Лучшие функции 15 популярных систем управления проектами15.12.2021 05:02

Привет, меня зовут Екатерина Северная, я контент-маркетолог. Более 8 лет я работаю в удалённом режиме и за это время протестировала 15 систем управления проектами, которые помогают оставаться на связи с командой и наводить порядок в ежедневных задачах.

Каждая система ― это целый виртуальный офис, где есть свои особенности, свои инструменты под конкретные задачи, свои фишки и сильные стороны. В этом обзоре поделюсь самыми интересными функциями каждой системы. Выбрала 15 наиболее популярных и удобных для удалённых команд систем, в большинстве из них доступна бесплатная версия.

1. YouGile

Система управления проектами со встроенным чатом в каждой задаче. Объединяет работу с задачами, планирование и коммуникации.

Чаще всего ею пользуются производственные компании и креативные команды. Подходит для больших команд от 100 человек. А для маленьких — до 10 человек — система бесплатна без каких-либо ограничений.

Встроенный мессенджер в каждой задаче. Эта функция помогает оперативно решать вопросы по проекту. Не нужно уходить в сторонние мессенджеры, все согласования и обсуждения хранятся в одном месте ― там же, где ставится задача.

Лента событий. Это лог всех событий в системе, всех действий с задачами. Нужен для разбора инцидентов, быстрого поиска информации, прозрачности и понимания, кто над чем работает. Есть гибкая система фильтрации. Позволяет вывести, например, загруженные файлы за неделю, выполненные задачи сотрудника за день или удалённые задачи за месяц.

Открытые доски. Если поделиться доской по ссылке, на неё смогут заходить внешние пользователи — без регистрации в системе — писать комментарии в чате и создавать новые задачи. Можно даже соорудить собственный форум для обсуждения вопросов с коллегами или друзьями.

Сводки. Уникальная фишка, которая позволяет наблюдать за всем, что происходит в системе управления. Например, собирать отдельно задачи с горящим дедлайном, мониторить появление новых файлов и документов в системе, смотреть, чем занимается каждый сотрудник.

Личный планировщик. Кроме классических agile-досок с задачами есть отдельное пространство, где можно смотреть «Задачи на мне», «Порученные мной», «Чужие задачи», «Приватные задачи», «Избранные».

Гибкая система прав. Можно создавать роли для разных пользователей, команд и отделов и настраивать для них персональные права доступа. Незаменимо для больших компаний. Всего можно разрешить или запретить около 30 действий: например, удаление задачи, перемещение доски, изменение стикеров, добавление колонки.

Функция «Сводки»: сбор задач в колонку по разным параметрам, например, самые важные

2. Trello

Популярный планировщик задач. Яркий и интуитивно понятный, он подходит для личного пользования и для небольших креативных команд. Есть бесплатная версия, на которой доступны многие функции, но есть ряд ограничений.

Шаблоны. Удобные готовые шаблоны досок помогают быстро начать работу в системе. Они заточены под разные задачи: например, для ведения маркетинговых проектов, для сопровождения клиентов и сделок, для создания контент-плана, для техподдержки.

Автоматизация. Можно настроить автоматические действия с задачами, которые происходят при заданных условиях. Например, каждую пятницу в 18:00 перемещать выполненные задачи в отдельную колонку.

Календарь. Карточки можно группировать по датам в виде календаря, отслеживать важные события, например, ключевые сделки или собеседования. Можно растягивать карточки до нужных дат на несколько дней или недель.

Интеграция с почтой. Можно оставлять комментарии к задачам напрямую из ящика электронной почты, не заходя в систему.

Хронология. Это представление всей командной работы и её взаимосвязей между задачами на отдельной временной шкале. Карточки отображаются в виде полос, есть даты и стрелки времени. Позволяет мониторить, как продвигается каждый этап работы, и равномерно распределять нагрузку в команде.

Визуализация информации. В «Панели» представлен большой выбор дашбордов и диаграмм, которые позволяют наглядно оценить ключевые KPI команды, увидеть, как идёт работа над проектом, эффективно ли распределяются ресурсы.

Рабочие пространства. Доски можно хранить в определённых рабочих областях. Создавать личные и деловые пространства. Раньше в досках было сложно ориентироваться, царил хаос, особенно если досок было много. Теперь наводить порядок в задачах стало гораздо легче.

Календарь Trello с метками разного цвета и гибкими карточками, которые можно растягивать и перетаскивать

3. Asana

Система управления проектами, востребованная у небольших творческих коллективов: дизайнеров, редакторов, маркетологов. Подходит для планирования работы и наведения порядка в задачах.

В бесплатной версии можно работать с задачами и файлами, но остальные функции недоступны.

Гибкие задачи. Можно присваивать им разные теги, раскрашивать в разные цвета, ставить фотографии на обложки карточек. Всё это помогает легко классифицировать задачи и наводить в них порядок.

Все варианты отображения задач. Классические agile-доски, списки, хронология (таймлайн), календарь. Правда, для этого придётся сразу перейти на платный тариф.

Вехи. Когда ведём масштабный проект, лучше разбить его на этапы и для каждого этапа установить точки контроля. Это помогает следить за ходом работы.

Панель мониторинга. Можно вывести всю информацию по всем проектам сразу на единой панели, и данные будут обновляться автоматически в режиме реального времени.

Цели. Перед началом работы выставляем цели для команды и связываем их с рабочим процессом, а затем контролируем, приближаемся ли мы к результату. Выполняя задачи, команда видит на графике, сколько ещё осталось до реализации цели, — это повышает мотивацию сотрудников.

Файлы. Вложенные в проект файлы хранятся в отдельной вкладке. Это очень удобно, ничего не пропадёт.

Отображение задач в режиме хронологии

4. Битрикс24

Это, с одной стороны, система управления, с другой ― CRM. Лучше всего использовать программу как общее корпоративное пространство для больших команд. Есть много инструментов для отдела маркетинга и продаж.

В бесплатной версии доступны все основные функции, кроме конструктора интернет-магазинов и сквозной аналитики.

CRM-система. Позволяет отделу продаж вести клиентов с сайта, работать со сделками, собирать и систематизировать заявки.

Конструктор лендингов и email-рассылок. Маркетологи могут вести рабочие процессы в одном месте: ставить задачи, общаться в личных чатах, создавать сайты, верстать и рассылать письма.

Сквозная аналитика. Ещё одна удобная функция для маркетологов ― не надо далеко ходить, чтобы рассчитать ROMI, эффективность рекламы на разных площадках: к примеру, ВКонтакте, Facebook, Яндекс.Директ, Google Ads.

Коммуникации. Доступны аудио- и видеозвонки, в том числе совместные. Есть групповые и личные чаты.

Облачное хранилище. Можно загрузить в систему любые документы и файлы, а также редактировать их прямо в системе в режиме реального времени.

Группы. Можно создавать отдельные группы в виде папок, чтобы хранить в них файлы и обмениваться комментариями.

Контакт-центр. Интеграция с почтой, мессенджерами и социальными сетями, телефония, онлайн-чат. Ведётся учёт всех звонков и сообщений в разделе «Статистика диалогов».

Статистика диалогов в контакт-центре

5. Todoist

Эта система популярна на b2c-рынке. Её используют менеджеры и специалисты для повышения личной эффективности, составляют списки дел на день в мобильном приложении. Для управления задачами программой пользуются и команды.

В бесплатной версии доступны все функции, но можно вести не более 5 проектов.

4 уровня приоритета. Самые важные задачи выводятся на первый план.

Карма. Добавить к работе игровой элемент всегда приятно. Выполняем задачи своевременно, достигаем целей ― и получаем очки, которые плюсуются к карме. В зависимости от количества очков проходим уровни — от новичка до мастера. Это оригинальная функция, которая пока больше нигде не встречается.

Визуализация прогресса. Выставляем цели на неделю вперёд и следим за личным прогрессом.

Гибкие метки. Можно создавать любые метки и с их помощью классифицировать задачи.

Более 10 тем разного цвета и стиля на платном тарифе.

Система напоминаний о задачах. Действует на платных тарифах.

Задачи на день выполнены — теперь в карме прибавится очков

6. Wrike

Система подходит для больших команд, которые ведут масштабные проекты со множеством подпроектов, задач, подзадач и списков дел.

Большинство функций доступны на бесплатном тарифе.

Искусственный интеллект. Нейросети помогут определить, на каких задачах команде лучше акцентировать внимание. Есть функция распознавания текста в отсканированном документе или рукописных записках — на момент написания статьи только с мобильного приложения на iOS. Есть приём голосовых команд через Siri.

Готовые шаблоны проектов. Более 20 шаблонов — таких как управление маркетинговой кампанией, оказание услуг клиентам, планирование сложного многоэтапного проекта, согласование и утверждение дизайна, вывод продукта на рынок.

Массовое редактирование задач. Позволяет одновременно внести изменения в ряд задач и подзадач. Например, поменять статусы задач, назначить нового исполнителя или сдвинуть дедлайн на неделю. Это спасает, когда есть много однотипных задач: не нужно повторять одни и те же рутинные действия.

Параллельное редактирование. Вносим правки и делаем заметки в документах Microsoft Office одновременно с коллегами, не выходя из системы. Новые правки появляются мгновенно.

Конструктор отчётов. Наглядное отображение статусов проектов и всех данных. Есть шаблоны для отчётов. Также любой отчёт можно создать по любым параметрам с нуля.

Графики рабочей загрузки. Работу легко распределять в зависимости от загрузки каждого сотрудника. На графиках видно, насколько заняты сотрудники, на чём они фокусируются и сколько часов работают.

Гостевые пользователи. Опция позволяет приглашать гостевых пользователей с ограниченными правами в систему. Это удобно при взаимодействии с фрилансерами и заказчиками. Например, можно выстроить процесс, когда заказчик будет как гость заходить в проект и согласовывать результаты работы.

Искусственный интеллект подсказывает, на какие задачи стоит обратить внимание в первую очередь

7. Monday

Система пользуется популярностью в отделах продаж и маркетинга. Её удобно использовать как CRM и вести в ней клиентов и сделки, строить воронки продаж.

Есть бесплатная версия, но только до двух пользователей в команде.

Свыше 200 шаблонов досок и задач. Каждый шаблон заточен под определённую цель. К примеру, спланировать рекламную кампанию и вести контроль расходов, обрабатывать запросы клиентов и передавать их в работу, составлять контент-планы, проводить адаптацию новых сотрудников. Продумана логика рабочих процессов, остаётся только адаптировать шаблоны под себя.

Доступ в систему для гостей. Подрядчикам, фрилансерам и заказчикам выдаются гостевые доступы в проекты.

Инфобоксы. Специальное пространство в карточках задач, где удобно хранить файлы и оставлять заметки, чтобы всегда держать их под рукой.

Автоматизация. Для регулярных процессов задаётся автоматическое повторение и настраиваются определённые действия, которые будут совершаться на досках. Например, когда наступает дедлайн, а задача ещё не выполнена, участникам проекта рассылаются письма-напоминания.

Дашборды. Можно свести информацию с нескольких досок на единой панели в виде графиков и диаграмм. На дорогих тарифах данные собирают одновременно с 20, 30 и более досок.

Интеграция документов с досками. Особый формат документов системы — Workdocs — позволяет встраивать в документы доски, столбики с задачами и дашборды из системы, видео и общие заметки, а также синхронизировать и обновлять их в процессе работы.

Шаблоны досок и задач в системе под разные цели

8. Jira

Cистема №1 для команд разработчиков в России. Предназначена для работы с кодом, часто её применяют как багтрекер. Также её часто используют в больших компаниях как корпоративный портал.

Бесплатная версия есть, но скорее ознакомительная, с ограниченным набором функций.

Специальные модули для разных команд. Модуль ― это отдельное направление системы, отдельное пространство, организованное по той или иной методологии работы. Для команды разработки: скрам, канбан. Для отделов продаж и маркетинга: управление процессами, управление проектами, управление задачами.

Свыше 3 000 приложений. Можно интегрировать систему с любым сторонним решением или плагином, чтобы настроить её под задачи любой команды. Например, с приложениями для дизайнеров — Invision, Adobe XD, для бизнес-команд — Excel, Outlook, Gmail, Slack.

Интеграция с хостингом исходного кода Bitbucket и привязка программного кода к задачам в системе. Разработчики могут совместно обсуждать и согласовывать фрагменты кода прямо в карточках задач.

Документооборот. Удобное ведение документации при помощи модуля Confluence. Есть много готовых шаблонов документов: например, годовой план, маркетинговая стратегия, SWOT-анализ, дорожная карта продукта.

Багтрекинг. Карточки задач можно создавать напрямую из чата техподдержки, быстро фиксировать баги и запросы пользователей.

Более 10 встроенных отчётов для контроля работы по спринтам.

Дорожные карты. С их помощью формируют детальный план работы над проектом для одной команды или для нескольких сразу.

Инструмент управления кодом Bitbucket, который можно интегрировать в Jira, чтобы обсуждать фрагменты кода с командой разработчиков

 курс

Скрам-
мастер

Узнать больше

• Освоите профессию скрам-мастера и подготовитесь
  к сертификации PSM I
• Узнаете, как запускать scrum-команды, фасилитировать scrum-события и развивать продуктовое мышление команды
• Лучшие выпускники пройдут стажировку в Райффайзенбанке

9. Pyrus

Система управления задачами, предназначенная для ведения электронного документооборота. Больше всего подходит бухгалтерам, HR-специалистам, сотрудникам консалтинговых и юридических компаний.

Есть бесплатная версия с ограничением по числу готовых форм для задач и документов.

Автоматизация работы с документами. Можно организовать полный документооборот — от оформления заявок клиентов и согласования договоров до получения акта выполненных работ.

Готовые формы для задач и документов разного типа. К примеру, счёт на оплату, согласование договора, заявление на отпуск, договор аренды.

Расширенная работа с задачами. Примеры опций: отложить на потом, повторять по понедельникам каждую неделю, поставить напоминание, взять задачу на личный контроль.

Интеграция с CRM и 1С, синхронизация данных по клиентам и сделкам или сотрудникам.

Чатботы. Для решения рутинных задач. Например, когда договор согласован, счёт создаётся и выставляется клиенту по почте автоматически.

Учёт времени. Можно подсчитать время, потраченное каждым сотрудником на выполнение задач за выбранный период. Удобно для компаний, где оплата идёт почасовая.

Шаблон для согласования платежа

10. Планфикс

Гибкая и многофункциональная система управления проектами, которая подходит для больших команд, отделов маркетинга, бухгалтерии и продаж. Может использоваться как CRM или система для ведения электронного документооборота.

Все функции доступны на бесплатном тарифе.

Обработка контактов. Система позволяет полноценно взаимодействовать с клиентами: хранить и отправлять письма с электронной почты, копировать чаты из мессенджеров, собирать комментарии из соцсетей в задачи. Например, можно загрузить список контактов с именами, телефонами и email из других систем в табличном формате. Можно связать систему с группами в социальных сетях и настроить задачу, в которую будут попадать новые комментарии. Можно создавать личные карточки для каждого клиента.

Внешние пользователи. Предусмотрен доступ с ограниченными правами для заказчиков, партнёров, фрилансеров или подрядчиков.

Планировщик. Позволяет видеть план на текущую неделю, отслеживать хронику событий, смотреть задачи, которые ждут проверки, заходить в выполненные и избранные задачи.

Ежедневник. Удобно составлять для себя личное расписание с точностью до часа, планировать рабочее время и сортировать задачи в зависимости от важности.

Автоматические сценарии. Составляем сценарии для проектов и задач и задаём условия, при которых сценарий будет реализован. Например, когда статус задачи меняется на «оплачено», задача автоматически переносится в другой столбик. Или когда задача выполняется, клиенту автоматически присылается письмо с уведомлением о завершении работы.

Массовое редактирование. Проекты и задачи можно массово изменять по определённым параметрам.

Хронология событий: просроченные задачи, задачи на сегодня, на завтра

11. GanttPro

Система управления задачами, в основе которой лежит диаграмма Ганта. Больше всего подходит IT- и консалтинговым компаниям, отделам маркетинга. Главное отличие ― мощная визуализация информации в виде диаграмм и графиков.

Бесплатной версии нет, есть пробный тестовый период.

Управление ресурсами проекта. Позволяет распределять ресурсы между задачами на диаграмме Гантта и рассчитывать стоимость затраченных ресурсов на выполнение задачи.

17 параметров для сортировки задач. От даты и приоритета до времени выполнения задачи.

Бюджет проекта. Легко рассчитать и по ходу дела скорректировать общий бюджет проекта. Система подсчитает, сколько стоит проект, анализируя затраченные на него ресурсы.

Экспорт диаграмм. Любую диаграмму можно отправить коллегам в виде ссылки на неё. Диаграммы экспортируют и сохраняют в удобном формате — от картинки до электронной книги.

Автоматическое планирование. При внесении изменений в задачи — например, при сдвиге срока — система автоматически пересчитывает и обновляет остальные показатели. Например, указывает новую длительность работ по проекту.

Готовые шаблоны. Есть шаблоны проектов для разных сфер деятельности и команд: для дизайнеров, консультантов, разработчиков, маркетологов, HR-сотрудников и другие.

Диаграмма Ганта: на временной шкале указаны задачи, их исполнители и сроки дедлайна

12. Яндекс.Трекер

Система №2 — после Jira — для разработчиков в России. Также её используют дизайнерские студии и отделы кадров.

Есть бесплатная версия для небольших команд с ограниченными возможностями.

Очереди задач. Задачи из разных отделов можно группировать в очереди, что позволяет объединять работу разных команд. Например, если отдел маркетинга и отдел разработки ведут совместный проект, можно создать для них общую очередь.

Продуманная функциональность для разных команд. Работа со спринтами для разработчиков, удобные дашборды с графиками для маркетологов, совместное редактирование документов для бухгалтеров и т.д.

Учёт времени. Легко считать время, потраченное на решение каждой задачи.

Документооборот. Есть автоматизация работы с документами и заявками от клиентов. Например, переадресация заявок с почты или с формы на сайте в систему.

Шаблоны с описанием типовых задач. Упрощают постановку задачи для новых сотрудников, фрилансеров, подрядчиков.

Спринты для отдела разработки

13. Worksection

Система для совместной работы, которая больше всего подходит для дизайнерских бюро, веб-студий и агентств, где к работе привлекаются заказчики и внешние подрядчики.

Бесплатной версии как таковой нет, есть только ознакомительная ― на два проекта.

Защита данных. Проект скрывается от глаз заказчика, фрилансера или сотрудника другого отдела. Указываем, кому из пользователей системы проект доступен.

Тайм-трекер. Показывает, кто сколько времени проработал, кто просрочил дедлайны, кто сколько заработал. Удобно для команд, где введена почасовая оплата со стороны клиентов или со стороны руководства для сотрудников.

Отчёты по проектам. Удобно вести подсчёт средств, которые были потрачены на тот или иной проект. Это позволяет понимать, какие проекты были самыми дорогими и сложными.

Сравнение плана и факта. Перед началом работы над проектом указываем плановые затраты времени и денег, а после завершения смотрим, сколько было потрачено по факту и насколько эти показатели различаются.

Доступ для клиентов. В систему удобно приглашать как гостей заказчиков, подрядчиков и фрилансеров для совместной работы над проектами. Доступ с ограниченными правами.

Хранилище. К задачам привязаны загруженные документы и файлы. Их можно быстро находить по поиску и выводить в отдельном хранилище. Также можно настроить создание резервных копий документов.

База контактов. К база информации о сотрудниках и клиентах — имя, должность, статус в системе, email, телефон и другие контакты — можно быстро получить доступ по поиску.

Тайм-трекер: видно, сколько времени работала над проектом команда

14. Мегаплан

Система управления задачами и CRM — больше всего подходит для отдела продаж, так как в ней удобно вести клиентскую базу, выставлять счета, оформлять сделки. Правда, эти функции доступны только на платном тарифе — бесплатная версия скорее ознакомительная.

CRM. Возможность управлять базой клиентов, обрабатывать заявки и принимать платежи. Можно выстроить полноценную воронку продаж. Удобно, что можно соединить работу отдела продаж и отдела маркетинга в одной системе.

Документооборот. Обрабатываются поступающие заявки с сайта, ведётся учёт заказов, выставляются счета клиентам, согласовываются и принимаются платежи.

Автоматизация документооборота. Например, сохраняются все данные клиента, который ранее уже совершал оплату, и автоматически подставляются в новый счёт. Сохраняются сценарии сделок и шаблоны документов.

Иерархия задач. Любой проект легко сделать многоступенчатым: добавить подпроекты, задачи, подзадачи, наметить контрольные точки, вехи и составить список дел.

Интеграция с WhatsApp. Переписка в мессенджере начнёт повторяться и сохраняться в личной карточке клиентов в системе. Если настроить такую интеграцию, менеджеры компании смогут вести диалоги прямо в системе, сидя за компьютером, без использования телефона.

Видеоконференции. Доступны совместные видеозвонки внутри команды, защищённые сквозным шифрованием.

Интеграция с WhatsApp: карточка клиента и переписка

15. ClickUp

Система для творческих стартапов и креативных команд. Можно ставить цели, управлять задачами, создавать документы, составлять расписания и общаться. Иногда используется в командах разработчиков как багтрекер.

В бесплатной версии есть ограничение на количество действий.

Встроенный редактор документов. Позволяет создавать и редактировать документы совместно с коллегами прямо в системе, обмениваться комментариями, добавлять ссылки и теги, а также экспортировать файлы в разных форматах.

Чаты. Удобно вести коммуникации с коллегами во встроенном мессенджере в режиме реального времени.

Готовые шаблоны. Для начала работы выбираем продуманные шаблоны проектов и задач для своего отдела — кадров, бухгалтерии, продаж, маркетинга, дизайна, разработки или другого.

Визуализация данных. Информация выводится в виде электронных таблиц и mind-карт.

Работа со спринтами. Это функция в основном для команд разработчиков, но её могут использовать и другие отделы. Большие проекты можно разделить на временные этапы ― спринты ― и отслеживать скорость их выполнения. Система показывает, сколько времени было потрачено на каждый спринт. Есть статусы спринтов разного цвета: серый — не запущен в работу, синий ― выполняется, зелёный ― закрыт.

Связь между задачами одного проекта. Например, одна задача может ссылаться на другую, одна может быть главной — более значимой, чем другая.

Встроенный редактор документов с комментарием одного из сотрудников

Резюмируем

В каждой системе управления задачами ― свои крутые фишки и сильные стороны. Часть функций повторяется от системы к системе, часть ― уникальна.

При выборе системы стоит ответить на такие вопросы: «Поможет ли это выстроить нужные бизнес-процессы? Отвечает ли система нашим целям и задачам?».

Например, если главная задача команды ― ведение клиентов, лучше выбирать систему с функционалом CRM: Битрикс24, Мегаплан, Планфикс.

Если нужна система для разработчиков, подойдут заточенные под работу со спринтами: Jira, Яндекс.Трекер, ClickUp.

Если основная цель ― навести порядок в задачах креативной команды, лучше выбирать удобную систему с классическими agile-досками: YouGile, Asana, Trello, Monday.

Если хочется найти систему для себя, для личного планирования, лучше выбирать интуитивно понятные системы с полноценной бесплатной версией: YouGile, Todoist, Trello.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.