Какие сложности возникают при внедрении электронного документооборота
Поделиться
В 2022 г. рынок СЭД в России, по оценкам экспертов, опрошенных CNews, продемонстрировал уверенный рост. По итогам 2023 г. большинство игроков рынка также ожидают увидеть положительную динамику. В 2020 г. мощным стимулом для развития рынка стала пандемия и связанный с ней массовый переход на удаленную работу. Бизнес начал внедрять СЭД и КЭДО, а также сопутствующие решения, такие как системы распознавания документов, конструкторы документов, электронный архив документов. О том, что происходит на рынке ЭДО, говорили участники организованной CNews Conferences конференции «Электронный документооборот: итоги 2023 года».
Российские решения для ЭДО
«Вендоры едва поспевают за новыми законами», — начал свое выступление модератор конференции Юрий Хомутский, директор ИТ-маркеплейса Market.CNews. Речь идет о законодательных инициативах в области электронных подписей, электронных трудовых книжек, узаконивания и эксперимента с КЭДО, создании всевозможных реестров (ЕГРЮЛ, ЕГРИП, ЕГРН) и операторов данных (ОФД, ОПД, ОРД), внедрении машиночитаемых доверенностей. При этом из-за особенностей национального законодательства проблема импортозамещения в этом сегменте менее заметна, а в КЭДО ее практически нет — спросом пользуются исключительно российские решения.
Сергей Парфенов, начальник проектного управления по реализации мероприятий по развитию электронного взаимодействия органов государственной власти департамента проектного управления ФГБУ ЦЭКИ, подвел итоги развития государственного электронного документооборота в 2023 г. ГосЭДО призван создать единое пространство с едиными правилами и справочниками для обмена информацией между госорганизациями. Участниками единого информационного пространства должны стать госорганы, региональные органы власти, госучреждения, граждане, бизнес.
Единое информационное пространство ГосЭДО
До настоящего времени на ЭДО перешло лишь 60% регионов. Для них разработана ГИС «Типовое облачное решение СЭД». К системе уже подключились более 13 тыс. организаций из 88 регионов. Еще одна ГИС «Платформа «Центр хранения электронных документов» предназначена для организации постоянного и временного хранения, комплектования, учета и использования электронных архивных документов, включенных в состав Архивного фонда, с сохранением их юридической значимости в течение всего срока хранения. Пока она доступна только федеральным ведомствам.
Сергей Парфенов рассказал об инициативе «Электронный документооборот», в рамках которой планируется к концу 2024 г. отправлять 100% юридически значимых уведомлений гражданам и организациям в электронном виде через ЕПГУ и РПГУ, обеспечить хранение и обработку 90% документов обязательной отчетности бизнеса в электронном виде и обмен 60% документов с использованием утвержденных форматов электронных документов в различных областях и при помощи унифицированных стандартов взаимодействия.
Геннадий Попов, генеральный директор WSS-Consulting, рассказал о решении WSS Docs 5. Первоначально в его основе лежала MS Sharepoint, затем она была перенесена на Open Source. Главная особенность WSS Docs 5 — мощный no-code движок, благодаря которому самый сложный функционал можно реализовать простыми настройками. Решение доступно on-premise, в облаке и в частном облаке.
В коробочной версии реализовано согласование, электронное подписание (КЭП) и исполнение внутренних документов, согласование через личный кабинет и обмен через операторов с контрагентами, создание архива и поиск в нем. Внутреннее согласование документов полностью автоматизировано.
Интерфейс WSS Docs 5
Геннадий Попов продемонстрировал, как происходит настройка функционала с помощью no-code. Он также отметил, что в решении реализован функционал по работе с кадровыми документами: организация найма сотрудников, согласование и подписание заявлений, приказов. Существуют интеграционные шлюзы для SAP, 1С, Oracle, DiaDoc, СБИС, Taxcom, OpenOffice, Р7.
«Заказчики понимают под переводом документов в цифровой вид разное — для кого-то это СЭД, для кого-то ECM, для кого-то BPM, для кого-то CSP», — говорит Анастасия Литвиненко, директор по работе со стратегическими заказчиками ITFB Group. Встает вопрос, что выбрать: коробочное решение или платформу? Анастасия Литвиненко предложила обсудить плюсы и минусы каждого подхода.
Критерии выбора «Коробка» vs «Платформа»
Платформу внедрять дольше и дороже, но с ее помощью можно создавать новые сервисы. Коробочное решение можно внедрить быстро, но список сервисов в нем ограничен, а кастомизация может занять много времени.
Анастасия Литвиненко рассказала о платформе «Симфония» для управления цифровым контентом организации и выстраивания сквозных бизнес-процессов. В ее основе лежит микросервисная архитектура с набором конструкторов для самостоятельного администрирования. Реализован модуль распознавания и извлечения данных собственной разработки с применением ИИ. В списке крупных заказчиков платформы — «Гринатом», «Автодор», МОЭК, «Яндекс» и пр.
Почта России доставляет множество писем, и организации вынуждены отправлять за ними курьеров в отделения. Решение проблемы предложил Роман Лутковский, руководитель отдела по развитию продукта «Оцифровка письменной корреспонденции» Почты России. Организация предлагает услуги по созданию скан-образа документа и отправке его непосредственно в СЭД адресата. Распознавание происходит как с использованием автоматизированных средств, так и с помощью операторов.
Где доступна услуга «Оцифровка письменной корреспонденции»
Организации получают возможность начать работу с документом в электронном виде через 10 мин после его поступления на почту. После того, как скан отправлен адресату, бумажный документ хранится на Почте России 30 дней, после чего может быть передан в архив.
Как внедрить ЭДО
После создания Объединенного центра обслуживания все документы начали передаваться в бухгалтерию через СЭД, рассказал Николай Лазарев, директор по развитию и поддержке информационных систем «Росводоканала». По правилам, все первичные документы должны проводиться на третий день после поступления. В компании задумались, как это организовать.
Изначально в «Росводоканале» была выстроена система, когда документы формировались в ОЦО продавца и отправлялись покупателю через СЭД. Но частенько возникала ситуация, что версии документов у продавца и покупателя отличались. Кроме того, документы могли потеряться или проводиться разными отчетными периодами. Николай Лазарев рассказал, как для решения этих проблем был доработан функционал учетной системы. Кроме того, была проведена унификация НСИ, учетные системы были интегрированы между собой. В результате трудозатраты ОЦО по отражению операций сократились в 2 раза, данные продавца и покупателя стали идентичны. Теперь закрытие месяца происходит вовремя.
До самого последнего времени только 20% из более чем 1 млн документов в год в «ВТБ Лизинг» обрабатывалось в электронном виде. Компания работала только с одним оператором ЭДО, что приводило к долгому ожиданию настройки роуминга, ошибкам при передаче документов. Расходы на печать, пересылку и хранение бумажных документов были весьма значительные. «Мы решили автоматизировать процесс подписания документов в лизинговой сделке», — говорит Наталья Калашникова, руководитель проектов ЭДО «ВТБ Лизинг».
Как подготовиться к сложному интеграционному проекту в субъекте КИИ
Цифровизация
Был создан интеграционный шлюз, к которому подключили ИТ-системы компании. В шлюзе подписываются документы из информационных систем. Схема работы такая: документы направляются контрагентам, после того, как они их подписали, возвращаются назад, подписываются «ВТБ Лизинг» и отправляются оператору ЭДО и в архив.
Разработка решения заняла 8 мес., в команде было задействовано 13 человек. Через год после запуска проекта почти 10 тыс. контрагентов переведены на ЭДО. В 80% сделок хотя бы один из участников использовал ЭДО.
СЭД в пивоваренной компании «Балтика» была внедрена в 2016 г. Это было единое решение для всех компаний Восточной Европы группы Carlsberg. СЭД создавалась на заказ и была глубоко интегрирована с другими информационными системами. Она располагалась в облаке MS Azure, рассказала Ольга Токарева, руководитель направления развития СЭД пивоваренной компании «Балтика».
10 простых шагов: как заменить Jira
Импортонезависимость
После того, как Carlberg решил избавиться от российского бизнеса, возникла необходимость разделить российский и европейский сегменты СЭД. Кроме того, в «Балтике» начался ребрендинг. На настоящий момент российская часть СЭД перенесена на локальную инфраструктуру. Выполнена миграция бизнес-процессов из систем Carlsberg, реализован функционал электронного подписание документов УКЭП, новый формат доверенностей, доработан интерфейс. В будущем планируется перенести СЭД в облако и отказаться от использования продуктов Microsoft.
Кирилл Комиссаров, заместитель генерального директора по инжинирингу ОКБ «Гидропресс», поделился опытом перевода в электронный вид конструкторской документации, полученным в период работы в «ОКБМ Африкантов». Он рассказал о проблемах, которые возникают в ходе создания документации для производства изделий.
Решение было реализовано на базе PLM-платформы. В 2018 г. был внедрен электронный подлинник технологической документации, в 2020 г. электронные документы стали доступны через веб и через терминалы, в 2022 г. запущен полный электронный документооборот для одной группы изделий. В настоящий момент происходит масштабирование решения на другие группы.
Виталий Слободин, руководитель проекта «Росводоканал», рассказал о внедрении ИТ-платформы юридически значимого электронного документооборота в компании. Он стартовал в августе 2021 г. На первом этапе в электронный вид были переведены договоры и корреспонденция, авансовые отчеты в части командировок, протоколы и служебные записки и три процесса внутригруппового оборота.
Второй релиз подразумевал развитие функциональности обмена электронными договорами, перевод в электронный формат внутренних учетных документов и первичной документации с контрагентами. На третьем этапе на ЭДО перевели акты сверок взаиморасчетов, выбытие и списание, передача ТМЦ в эксплуатацию. Был выбран оператор ЭДО. «ЭДО — это не об экономии бумаги и не о спасенных деревьях. Это изменение отношения к работе с документами, это увеличение скорости бизнес-процессов, быстрое взаимодействие с контрагентами, снижение временных потерь при работе с документами, изменение подходов к работе — экстерриториальность и т.д.», — говорит Виталий Слободин.
«Мегаполис» — это крупный дистрибутор продуктов. Компания была вынуждена одна из первых переходить на маркировку товаров, а значит, выстраивать электронный документооборот с контрагентами, рассказал Илья Шатунов, ведущий менеджер по развитию ЭДО и SAP финансового департамента «Мегаполис». Он подчеркнул, что ЭДО — это оптимизация процесса документооборота, возможность автоматизации при работе с документами, экономическая эффективность, сокращение затрат на бумагу и, конечно, сохраненные деревья.
Однако есть и оборотная сторона. Илья Шатунов привел несколько примеров. Так, крупная торговая сеть отказалась принимать груз без электронного передаточного акта, а у оператора ЭДО возникли технические проблемы. В результате простой грузовиков обошелся бизнесу недешево. Эксперт также считает, что стоимость электронных документов с учетом необходимости организации специального рабочего места для их обработки и найма соответствующего специалиста может превышать стоимость бумажных.
Наталья Рудычева
Полный текст статьи читайте на CNews
