Как выбрать процесс для роботизации и рассчитать эффективность RPA18.04.2023 08:02

Несмотря на то, что RPA в России активно развивается, наша страна еще отстает от мирового уровня примерно на 7–8 лет. Многие компании по-прежнему не верят в эффективность роботизации. Как убедить руководство в достоинствах роботов, научиться находить процессы, роботизация которых окажется наиболее выгодна, рассчитать эффективность робота и преодолеть сопротивление сотрудников, которые видят в RPA угрозу своей занятости, говорили участники организованной CNews Conferences конференции «Роботизация бизнес-процессов 2023».

Технология RPA в России

Технология RPA активно развивается и уже используется в большинстве крупных и средних компаний, начал свое выступление Андрей Коптелов, вице-президент ABPMP Russia. Однако роботы не в состоянии полностью заменить человека и полностью автоматизировать бизнес-процесс, а перед разработкой робота необходимо рассчитать текущие экономические затраты на выполнение бизнес-процесса и сопоставить с затратами на разработку и внедрение робота.

Робот может с успехом заниматься сверкой и переносом данных из одной информационной системы в другую или из файла в информационную систему, создавать электронные письма для рассылки и обрабатывать входящую корреспонденцию, собирать информацию из различных источников, верифицировать и загружать данные в систему или работать с системами, у которых нет API.

Российский рынок RPA отстает от мирового примерно на 7–8 лет. Однако российские вендоры RPA — уже далеко не стартапы, а достаточно зрелые компании, говорит Светлана Архипкина, генеральный директор ROOMY bots. В 2021 г. объем российского рынка RPA составлял около ₽16 млрд, а в 2022 г. в связи с уходом западных вендоров сократился до ₽500 млн. «Это показывает, какие возможности открываются перед российскими производителями», — говорит Светлана Архипкина. По ее мнению, в ближайшее время он будет расти в среднем на 30% в год.

Широкому применению роботов мешают несколько факторов. Во-первых, их внедрение занимает много времени — роботизация осуществляется сверху вниз по классической схеме автоматизации: поиск и консолидация процессов, внедрение интегратором или центром компетенции. Во-вторых, все представленные на рынке игроки предлагают платформы, на которых роботов создавать и тиражировать сложно, это сложные системы, требующие высокой квалификации. В-третьих, нет подходов к массовому поиску процессов, находятся несколько очевидных и закрываются небольшим количеством роботов. При таком подходе не охвачены потребности пользователей на местах, которые в совокупности могут составить гораздо больший объем задач под роботизацию. Кроме того, процессы на местах сложно выявлять в конкретном моменте, и пока они дойдут до разработчиков, проходит время.

Выход на массовую тиражируемость возможен, если платформа проста для создания роботов самими пользователями, пользователь мотивирован в роботизации своих персональных бизнес-задач, есть инструмент быстрого поиска готовых роботов или того, кто сделает его быстро, а также есть платформа, где можно расширять комьюнити разработчиков с моделью монетизации. Светлана Архипкина призвала создавать маркетплейс роботов, где их можно взять и использовать после минимальной доработки или даже без нее.

Платформа ROOMY bots

Светлана Архипкина рассказала о платформе ROOMY bots. Она состоит из нескольких модулей, которые дают широкие возможности автоматизации: от оптимизации верхнеуровневых процессов при помощи BPM и Process Finder до автоматизации конкретных действий пользователей на персональных компьютерах. «Как правило, другие платформы концентрируются на чем-то одном, что дает им преимущество в своей области, но выгода для бизнеса появляется скорее на стыке разных технологий, а не на одной конкретной», — уверена Светлана Архипкина.

Инструменты роботизации

Новые технологии и тенденции в RPA могут значительно расширить возможности бизнеса и увеличить эффективность работы его сотрудников. Роботы забирают до 80% рутины во многих процессах, говорит Мария Сочельникова, руководитель направления RPA «РДТех». В качестве примера она привела роботов для подбора соискателей, для сбора KPI, для контроля документов, для выдачи справок, для подготовки отчетов, для обработки запросов, для оформления найма и увольнения сотрудников.

Уже появляются роботы с дополнительным функционалом и боты нового поколения. Они могут использоваться при автоматизации интерактивных процессов, для анализа данных в реальном времени и обработки неструктурированной информации. В списке трендов — улучшение производительности RPA, масштабируемость, поддержка новых языков и форматов данных, а также большая агилизация при разработке и установка стандартов безопасности и конфиденциальности.

RPA: тенденции и ожидания

Удобным инструментом роботизации может стать система Proceset, которая анализирует процессы и бизнес-операции, выявляет отклонения и узкие места, говорит Александр Бочкин, основатель «Инфомаксимум». Она состоит из сервера, куда стекаются данные из информационных систем, и модуля мониторинга. Доступ к серверу осуществляется через Web-интерфейс. Proceset позволяет посмотреть, какие операции наиболее часто выполняются, сколько времени на это уходит и сколько сотрудников занято этим процессом. На основании этих данных можно принимать решение о роботизации. Сортировка операций по трудозатратам поможет понять, какие из них роботизировать в первую очередь.

Схема работы Proceset

В качестве примера Александр Бочкин рассказал об использовании Proceset для автодетекции операций по копированию и заполнению форм. В целом использование системы позволило одному из сотовых операторов топ-3 сэкономить 16 тыс. часов в год рабочего времени одного подразделения, банку из топ-5 — найти ₽200 млн в год недополученной прибыли, а факторинговой компании из топ-3 на 36% ускорить процесс онбординга.

Возможности роботизации

В Росбанке роботизацией занимаются 12 человек. С 2019 г. в компании внедрено около 60 роботов, рассказала Наталья Синайская, начальник управления развития гибких решений и инструментов ОПЕР Росбанка. 12.04.2022 истекал срок действия лицензий зарубежной платформы. Уже в марте банк выбрал российскую альтернативу, потому что регулярно занимался исследованием рынка.

Для перехода на платформу Sherpa RPA потребовалось переделать свое решение. Кроме того, плохо работал высоконагруженный робот, были проблемы с оркестратором и горизонтальным масштабированием. Все эти проблемы удалось решить при активном участии вендора.

К июню 2022 г. самые простые роботы были перенесены на новую платформу. Сейчас Росбанк занимается переносом сложных роботов и миграцией на Postgres. Возобновились работы по разработке новых роботов и систем контроля за ними. В планах на 2023 г. дорасширение сервиса RPA распознаванием неструктурированного текста, предложение распознавания как самостоятельного сервиса, пилотирование децентрализованной разработки цифровых сотрудников.

«Гринатом» занимается RPA с 2017 г. Роботы уже присутствуют более чем в 70% процессов по бухгалтерской функции. На текущий момент реализовано более 400 роботов, которые взаимодействуют с 20 различными системами. В разработке участвует более 60 высокопрофессиональных специалистов, которые базируются в собственном центре компетенций RPA. Эффекты от реализации роботов составляют более 200 FTE, рассказал Николай Комраков, ведущий консультант по цифровым продуктам «Гринатом».

В планах к 2025 г. наращивание потенциала роботов, обучение бухгалтеров, кадровиков основам их разработки, создание новых «интеллектуальных» роботов, например, с технологией OCR-распознавания.

Николай Комраков поделился опытом, как сделать процесс роботизации успешным. По его словам, важно разработать методологию. Роботы должны создаваться быстро и дешево. Надо наладить поиск процессов для роботизации. При этом, по мнению Николая Комракова, process mining для этого совершенно не нужен: лучше мотивировать сотрудников самостоятельно предлагать процессы для роботизации.

Проект миграции программных роботов

«Гринатом» предлагает свою RPA-платформу «Атом.РИТА», которая позволяет организовать полный цикл программной роботизации бизнес-процессов: создание программных роботов, отладка, поддержка и развитие. Платформа содержит конвертеры, которые помогают быстро и безболезненно переносить роботов.

Роботизацией в «БКС Мир инвестиций» занимаются уже 2,5 года. В проекте заняты 3 человека. На начало 2023 г. было запущено 20 роботов, рассказала Елена Сухова, руководитель центра роботизации бизнес-процессов «БКС Мир инвестиций». Она поделилась методикой оценки эффективности роботизации. Учитываются несколько параметров: стоимость выполнения роботизируемой операции человеком, расходы на разработку и сопровождение конкретного робота, стоимость выполнения операции роботом, включая расходы на его сопровождение и лицензии, период времени, в течение которого окупятся затраты на разработку робота. При этом надо учитывать, что человек работает 8 часов в день, а робот — круглосуточно.

Оценка эффективности

В Уралхим внедрение роботов началось в 2018 г. — первым проектом стала подготовка справки по форме 2-НДФЛ. В 2019 г. состоялось первое внедрение искусственного интеллекта — помощника оператора Service Desk, рассказал Алексей Горбунов, руководитель департамента корпоративных сервисов, «УралАйТех». К 2020 г. было роботизировано уже 46 бизнес-процессов. В прошлом году открылась Школа аналитика данных, произошло импортозамещение платформы RPA, был запущен пилот чат-бот SD, стартовал проект по разработке Единой корпоративной прогнозной модели (предсказание цен на продукцию), было собрано 65 инициатив на внедрение программных роботов.

На сегодняшний день 100% пакетов фактической управленческой отчетности формируется, контролируется и при отсутствии ошибок утверждается роботом. Все банковские выписки обрабатываются роботами, на основании выписок генерируются сканы и прикрепляются к системным документам. 80% заявок на настройку обмена документами с внешними контрагентами в «Диадок» обрабатываются роботами. 95% кадровых справок формируются роботами.

«Выполнение рутинных операций приводит к эмоциональному выгоранию сотрудников. Поэтому их надо роботизировать», — уверен Роман Кривошеин, владелец продукта RPA «Комус». Он рассказал, как в компании роботизировали электронный документооборот. В этом процессе было задействовано множество legacy-систем, поэтому полностью заменить человека роботом не удалось.

Также в «Комус» роботизирован процесс обработки запросов в контакт-центр. Роман Кривошеин рассказал, как разрабатывался алгоритм и правила маршрутизации. Первая версия появилась уже через 2 месяца. После дообучения модели 99% заявок маршрутизируются правильно.

RPA-боты могут выступать в роли сотрудников разных профессиональных областей: финансы и бухгалтерия, управление персоналом, продажи, логистика, обслуживание клиентов, информационные технологии. Многие бизнес-заказчики считают роботов потенциальной заменой персоналу, средством для решения любых проблем, экономически доступным, простым и быстрым решением автоматизации, а иногда и чем-то удивительным, технологичным и невероятным, говорит Артем Бибик, ведущий разработчик по автоматизации бизнес-процессов DPD в России.

Чек-лист заявок на роботизацию

Он предложил участникам конференции использовать чек-лист при рассмотрении заявок на роботизацию и рассказал несколько кейсов использования роботов для найма персонала, рассылки актов сверки партнерам и клиентам. За последний код в компании создано 29 RPA-ботов в логистике, работе с обращениями клиентов, финансах и бухгалтерии. Разработан собственный механизм сбора статусов и отслеживания ошибок роботов, что позволило не покупать лицензию Orchestrator.

Полный текст статьи читайте на CNews