Как успешно внедрить кадровый электронный документооборот24.10.2023 12:46

Внедрение кадрового электронного документооборота, как и любого другого ИТ-проекта, требует экспертизы и грамотных действий интегратора, чтобы проект оказался успешным. В данной статье расскажем, как пошагово внедрить кадровый электронный документооборот.

Интегратор КЭДО «КИТ Консалтинг»

Системный интегратор «КИТ Консалтинг» предоставляет полный спектр услуг для автоматизации как малого и среднего бизнеса, так и крупных промышленных предприятий — от консультации и анализа бизнес-процессов до внедрения и поддержки таких систем, как CRM, BPM, ECM, SRM, а также обеспечивает обучение сотрудников и сопровождение проекта после внедрения.

Компания является партнером таких вендоров, как ELMA, 1С, BPMSoft, Битрикс.

Начиная с 2022 г. «КИТ Консалтинг» помогает отечественному бизнесу мигрировать с зарубежных информационных систем на отечественные платформы

Как кадровый электронный документооборот помогает экономить ресурсы отдела кадров

Электронный кадровый документооборот (КЭДО) позволяет уменьшить расходы на печать, логистику, обработку и хранение документации. Положительным моментом от внедрения системы становится и ускорение кадровых процессов, а также сокращение трудозатрат на оформление и поиск требуемой документации.

Отказ от бумажной волокиты

Одним из основных преимуществ кадрового электронного документооборота является сокращение времени на обработку документов. Вместо ручной работы с бумажными документами, которая требует много времени и усилий, все процессы обрабатываются автоматически. Сотрудникам больше не приходится тратить время на поиск бумажных документов и их передачу из одного отдела в другой. Все необходимые документы доступны в электронном виде, что существенно сокращает время на их поиск и обработку.

Высокая технологичность взаимодействия с кадрами

В процессе внедрения кадрового электронного документооборота могут быть использованы различные инструменты и технологии, такие как электронные формы, электронная подпись, автоматическое индексирование документов и многие другие. Например, применение электронной подписи позволяет существенно ускорить процесс подписания документов, так как все сотрудники могут подписывать их электронно, не выходя из своего рабочего места. Также возможно автоматическое оповещение о необходимости подписания документа, что позволяет значительно сократить время на его обработку.

Безопасное хранение данных сотрудников

Кроме того, кадровый электронный документооборот позволяет сократить затраты на бумажные материалы и хранение документов. Все документы хранятся в электронном виде, что значительно снижает расходы на покупку бумаги, печать документов и содержание архива. Кроме того, применение этой системы позволяет существенно сократить риски потери или повреждения документов, которые являются не только материальными, но и имеют большую информационную ценность для организации.

Несмотря на множество преимуществ, успешное внедрение кадрового электронного документооборота требует комплексного подхода и хорошей подготовки сотрудников. Важно провести аудит текущих бизнес-процессов и определить, какие документы нужно включить в систему, а также разработать соответствующие правила и процедуры для их обработки. Также необходимо организовать обучение сотрудников работе с системой и постоянную поддержку со стороны ИТ-специалистов.

Получить консультацию интегратора КЭДО

Основные этапы внедрения КЭДО: от выбора программного обеспечения до обучения сотрудников

Внедрение кадрового электронного документооборота, как и любого другого ИТ-проекта, требует экспертизы и грамотных действий интегратора, чтобы проект оказался успешным.

Выбор системы КЭДО

Правильный выбор программного обеспечения существенно повлияет на результат внедрения и удовлетворение потребностей организации. Необходимо провести анализ доступных на рынке решений, оценить их функциональные возможности, изучить отзывы пользователей и принять во внимание свои бизнес-цели и требования.

Предпроектное обследование и разработка технического задания

Прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо провести анализ текущих процессов работы с кадровой документацией. Определить степень автоматизации процессов и идентифицировать основные проблемы, с которыми сталкиваются сотрудники. Это поможет лучше понять, какие именно функции электронного документооборота должны быть внедрены для оптимизации работы и минимизации ошибок.

Далее необходимо определить цели и ожидаемые результаты от внедрения, а также составить схему взаимодействия между всеми участниками процесса — сотрудниками HR-отдела, руководством компании и ИТ-специалистами.

После предпроектного обследования необходимо разработать план внедрения проекта, который должен включать задачи, сроки и ответственных лиц. Важно также определить роль проектного лидера, который будет контролировать весь процесс внедрения, координировать работу команды и общаться с поставщиком ПО.

Этап внедрения системы

Следующим этапом является процесс внедрения и адаптации выбранной системы под требования организации согласно ТЗ. Также немаловажным фактором успешного внедрения КЭДО является обеспечение высокой степени безопасности системы, в том числе, организации резервного копирования данных и правильной настройки прав доступа и шифрования данных.

Внедрение системы с недостаточным уровнем безопасности может привести к потере конфиденциальной информации и серьезным финансовым последствиям для организации.

Обучение сотрудников и создание регламентов

После завершения адаптации необходимо обеспечить качественное обучение сотрудников. Обучение должно быть построено таким образом, чтобы сотрудники усвоили все функции программного обеспечения и были готовы его использовать в рабочих процессах. Важно понимать, что внедрение КЭДО потребует не только технической подготовки, но и изменения рабочих привычек и организационных процессов.

Получить консультацию интегратора КЭДО

Ключевые аспекты безопасности при внедрении кадрового электронного документооборота

Внедрение КЭДО — это важный шаг для компании, который позволяет существенно улучшить эффективность кадровых процессов и повысить безопасность хранения и обработки персональных данных сотрудников. Правильная организация кадрового ЭДО позволяет не только автоматизировать и ускорить процессы, но и сократить возможные риски, связанные с нарушением законодательства о персональных данных.

Соответствие требованиям законодательства

Одним из главных аспектов безопасности при внедрении КЭДО является соответствие системы требованиям законодательства. В России существует ряд нормативных актов, регулирующих обработку персональных данных, таких как Федеральный закон «О персональных данных» и Постановление Правительства РФ «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных». При внедрении КЭДО необходимо учитывать требования этих законов.

Шифрование конфиденциальной информации

Следующим аспектом безопасности при внедрении кадрового ЭДО является криптографическая защита данных. Кадровый электронный документооборот часто включает в себя обработку и передачу чувствительной информации, например, данные о заработной плате сотрудников или медицинские данные. Для обеспечения конфиденциальности и целостности таких данных необходимо использовать средства криптографической защиты, такие как SSL/TLS протоколы, асимметричные алгоритмы шифрования и даже хэширование.

Надежное хранилище данных

Еще одним важным аспектом безопасности при внедрении кадрового ЭДО является физическая безопасность системы. Организация должна обеспечить надежное хранение и ограниченный доступ к серверам и базе данных, где хранятся персональные данные сотрудников. Резервное копирование данных и их защита от нежелательного доступа также являются неотъемлемой частью мер по обеспечению физической безопасности системы кадрового ЭДО.

ELMA365 КЭДО — комплексная автоматизация кадрового документооборота

ELMA365 КЭДО объединяет более 25 процессов, что позволяет консолидировать весь кадровый цикл в одной системе для быстрого и эффективного взаимодействия:

Модули для процесса оформления сотрудника:

• Приказ на прием
• Трудовой договор
• Договор о материальной ответственности
• Соглашение об обработке персональных данных

Сверхурочная работа:

• Документы вызова
• Согласие на сверхурочную работу
• Приказ на привлечение к сверхурочным работам
• Уведомление о праве отказаться

Перевод сотрудника:

• Заявление на перевод
• Приказ на перевод
• Дополнительное соглашение

Также данная платформа предлагает множество других модулей, в том числе, для автоматизации процессов оформления отпусков и командировок. Узнать подробнее про Elma365 КЭДО

ELMA365 КЭДО легко подстраивается под особенности организации, позволяет менять процессы прямо во время эксплуатации и настраивать собственные маршруты движения благодаря Low-code инструментам.

При этом маршруты остаются прозрачными, и можно настраивать дополнительные эскалации по этапам без активностей.

Встроенный конструктор документов

Конструктор новых документов позволяет адаптировать систему, используя встроенные Low-code инструменты: быстро вносить изменения в существующие документы и легко создавать и настраивать новые. Используя инструменты системы, можно реализовать необходимые автоматические проверки при формировании документа, которые снижают потребность ручного контроля.

ELMA365 AI — распознавание документов

Искусственный интеллект ELMA365 AI позволяет распознать личные документы сотрудника, минимизирует ошибки ручного ввода данных: Паспорт РФ, СНИЛС, ИНН и т.д.

Интеграция с учетными системами

В решении предусмотрено взаимодействие с 1С: ЗУП для автоматической передачи информации по штатному расписанию и сотрудникам, чтобы не приходилось заносить эту информацию вручную. Кроме того, можно настроить интеграцию с другими учетными системами.

Узнать подробнее про Elma365 КЭДО

■ erid: Kra23WjedРекламодатель: ООО «Группа КИТ»ИНН/ОГРН: 9717055271/1177746183669Сайт: https://kit-consulting.ru/

Полный текст статьи читайте на CNews