Как Low-сode система ELMA365 отвечает современным требованиям к электронному документообороту30.06.2021 11:30

Системы электронного документооборота известны на рынке уже много лет. В мире корпоративных ИТ систем уже давно устоялся образ того, что дает использование СЭД. Однако мир не стоит на месте, и то, что позволяло избавиться от бумаг и бюрократии 8 лет назад, сегодня уже не дает ускорения, а начинает мешать адаптации бизнес-процессов под стремительные изменения рынка.

Эволюция требований к СЭД

Сегодня мы видим, что устоявшиеся требования к системам документооборота эволюционируют и меняются. Часть требований переходит из года в год, но ожидания от одних и тех же функций меняются. 3–5 лет назад электронная подпись была нужна директору и главному бухгалтеру для работы с торговыми площадками. Сегодня под требованием электронной подписи понимают подписание большинства договоров с контрагентами и согласование рабочих графиков с мобильного телефона.

Сергей Королев, Product manag­er ECM ELMA365

Распознавание первичных документов и формирование единого архива электронных и оцифрованных документов — вот что ожидается сегодня, как приятный бонус, к системе документооборота. 5–8 лет назад требовалось поточное сканирование бумажных документов, не было вопроса: кто будет их потом классифицировать и распределять.

Тенденция расширения документооборота на внутренние процессы

Если вы являетесь участником конференций, посвященным электронному документообороту, то для вас не секрет, что сейчас документооборот все реже рассматривают изолированно. Все чаще говорят о сквозной автоматизации бизнес-процессов с документами. За договором всегда следуют процессы исполнения возникших обязательств, а до договора идут процессы продажи. Подписание трудового договора невозможно без заявки на вакансию и поиска кандидата, а графики отпусков рабочих смен не могут рассматриваться независимо от плана производства.

От информационных систем ожидают гибкости особенно там, где процесс выходит за рамки привычных операций согласования и подписания. BPM-системы были в тренде последние несколько лет, а сегодня и системы документооборота должны уметь автоматизировать процессы.

Отдельно можно отметить тенденцию на полноту автоматизации документооборота. Не так давно коллеги проводили вебинар о главных трендах автоматизации документооборота, где приводилась статистика по полноте внедрения («Три главных тренда автоматизации документооборота»).

Простота использования

Хотелось бы отметить тенденцию упрощения экранных форм и пользовательского интерфейса для работы с документом. Современные системы документооборота уже не похожи на интерфейс базы данных, где нужно знать, как найти документ, и понимать, какие действия с ним доступны. Сегодня интерфейс дружелюбен к сотрудникам. Поиск очевиден, а доступные действия видны сразу как интуитивно понятные кнопки и определены статусом самого документа и ролевой моделью.

Причина такого упрощения в повышении планки требования к простоте использования. Постоянное использование мобильных приложений и удобных сайтов, разработанных в условиях жесткой конкуренции за внимание пользователя, сформировали у сотрудников ожидание удобного, понятного и помогающего решать задачи интерфейса. Да, корпоративные системы не испытают такой же конкуренции за внимание пользователя, как рекламные сайты, но привычка уже сформирована, использовать неудобный интерфейс сейчас никто добровольно не будет.

Это привело к обновлению UI и UX в существующих и появлению новых систем документооборота. Простой и понятный интерфейс, который показывает только нужное и важное, — вот к чему сегодня пришли СЭД. Удобство работы больше не прихоть одного топ-менеджера, а необходимость для каждого сотрудника. Если нужно согласовать документ — покажите документ, а не таблицу атрибутов.

Также стоит отметить и работу с самим документом без лишних действий. Современные системы позволяют не только просматривать согласуемый документ, но и предлагать изменения и вносить правки одновременно с другими сотрудниками.

Если погрузиться в причины этого требования, то можно проследить эволюцию решения одной и той же проблемы — долгое согласование документа. Сначала документы согласовывались последовательно, и никаких конфликтов быть просто не могло, но это долго. Потом документы стали согласовываться параллельно, и возникла проблема, когда разные сотрудники предлагают правки в один и тот же документ одновременно. Чья версия будет актуальна? Как убедиться, что все замечания учтены, если за один день появилось 5 разных версий? Сейчас эти вопросы не возникают. Вносить правки можно одновременно, можно даже видеть, как они появляются «на лету» — все уже привыкли к тому, как это происходит в google-документах.

Конечно, можно заметить, что это одно возможное решение проблемы, но не единственное. На нашей практике мы знаем, что долгое согласование документов часто бывает проблемой того, как выстроен бизнес-процесс, самой маршрутизации документов и ограничения используемых технологий. И раньше, и сейчас мы предлагаем не только инструмент для решения последствий, но и устранение самой проблемы такими инструментами, как автоматическое определение отличий документа от согласованного шаблона и определения зон ответственности по отличиям.

Скорость внедрения

Нельзя не отметить и тенденцию на переход от детальных ТЗ к менее детализированным требованиям, которые уточняются в процессе. Подробное техническое задание устареет еще в процессе написания, а сроки внедрения до запуска первого контура в эксплуатацию сейчас редко превышают полгода. Возможно ли за полгода написать подробное ТЗ и пройти все закупочные процедуры?

Конечно, многие выбирают Agile подход при внедрении, но без платформы, которая позволяет получать результаты так же быстро, как завершается спринт, запустить опытную эксплуатацию будет не просто.

Low-сode подход, реализованный на платформе ELMA365, в таких условиях раскрывает свой потенциал, ведь можно за считанные дни создать прототип решения и начать им пользоваться, собирая обратную связь, а вносить изменения и улучшения можно без остановки работы системы.

Преимущества Low-сode

Low-сode в документообороте позволяет взять типовое решение и по месту изменить его под свои нужды, добавить специфику, и все это без долгих и дорогостоящих доработок.

Хорошей практикой будет вовлечение ключевых сотрудников в непосредственное развитие системы. Сложно себе представить, что на часовом совещании можно сделать не набросок карандашом на бумаге, а работающий прототип, но Low-сode подход это позволяет. Аналитик со слов коллег может «накидать» поля, и новый тип документа сразу же появится в системе и будет работать.

Технологии

В заключении отмечу также вопрос выбора технологий. И речь идет не о возможности хранить архив файлов «в холодном хранилище», вопрос о стоимости серверного оборудования уже давно не стоит остро. Речь идет о выборе платформы с наиболее передовыми технологиями «под капотом».

Для кого-то это вопрос поиска на рынке специалистов в штат для самостоятельного расширения. В этом случае технологический стек должен быть актуальным и перспективным.

Для тех, кто уже работает в СЭД длительное время и задумывается об обновлении, это, в первую очередь, вопрос поддержки и развития. Технологии должны способствовать развитию, а не быть сдерживающим фактором. Это является следствием того, что на сегодняшний день от новых систем документооборота требуется не автоматизация документооборота с нуля, а переход от устаревающих систем к новым и современным.

Сейчас от систем требуется легкость в использовании и внедрении, мобильность, скорость — то, что позволит работать в быстром темпе и не терять время из-за технологического отставания.

Полный текст статьи читайте на CNews