Как бизнесу избежать кассовых разрывов при помощи платёжного календаря08.07.2021 17:33

Если в бюджете компании наблюдается временный дефицит и не хватает денег, например, на зарплату сотрудникам и оплату подрядчикам — это называется кассовым разрывом.

Расскажем, почему возникает кассовый разрыв и что поможет не сталкиваться с ним.

Кассовый разрыв — это ситуация, когда бизнесу не хватает денег

Не хватать может на зарплаты, оплату поставщикам, налоги — на что угодно. При этом точно известно, что они обязательно ожидаются позднее, то есть это временное явление.

С 22 апреля до 6 мая компания в кассовом разрыве до поступления следующей крупной оплаты

Так часто бывает в проектном бизнесе. Компания выполнила заказ, потратив деньги на сырьё, аренду, зарплаты. При этом клиенту дали отсрочку и деньги придут в компанию только через месяц. Прибыль есть, но есть и кассовый разрыв.

Давайте подробнее разберёмся, из-за чего компании попадают в кассовый разрыв.

В каких ситуациях траты опережают поступления

Предоставили отсрочку

Допустим, вы поставщик цветов и даёте клиентам отсрочку на 2 недели. Фактически товар вы реализовали, но денег нет. А нужно платить за аренду, логистику, выдать зарплату. Выходом из ситуации будет сокращать период отсрочки или частично брать предоплату.

Не учли сезонность

Зимой фильтры для бассейна будут продаваться хуже, а аренду склада оплачивать нужно круглый год. В этом случае лучше в сезон позаботиться о будущих расходах и отложить в резервный фонд запасы на следующий период.

Заморозили деньги

Такое часто бывает в торговых и производственных компаниях, которые закупают товар или сырье про запас.

Когда запасов слишком много, деньги в них замораживаются. Сотрудники сидят без денег, зато склад заполнен, к примеру, сапогами, граблями или кирпичами.

Не запланировали траты

Появились деньги на счёте, и собственник сразу закупает новое оборудование в цех или выводит дивиденды. А через две недели надо платить НДС.

Выход один — планировать поступления и выбытия. 

 курс

Финансист
на удалёнке

Узнать больше

• Сможете работать дистанционно и вести несколько проектов одновременно
• Поможете клиентам улучшить финансовые показатели и увеличить операционную прибыль
• Повысите свою ценность как эксперт и станете востребованным специалистом в малом бизнесе

От кассовых разрывов спасает платёжный календарь

Кассовые разрывы чаще всего возникают из-за неправильного планирования денежного потока или отсутствия планирования в принципе.

Удобнее всего для планирования денежного потока использовать платёжный календарь — таблицу для занесения планируемых поступлений и выбытий. Ведение календаря позволит не потратить лишнего.

Пользоваться платёжным календарем несложно:

• вносите в календарь все планируемые поступления в текущем месяце: платежи, кредиты, постоплаты, дотации и инвестиции;
• распишите все планируемые расходы: зарплата, амортизация, ГСМ, аренда, оплата поставщикам, налоги и другое;
• если видите, что кассовый разрыв может наступить, подумайте, как его избежать: перенесите часть оплат на следующий месяц, сократите период отсрочки для клиентов или отложите закупку.

Может случиться и так, что при заполнении платёжного календаря обнаружится, что через две недели случится кассовый разрыв. И это хорошая ситуация, ведь деньги и так закончились бы, но теперь компания заранее узнала об этом и может принять меры. Например, договориться с клиентом о более ранней оплате, отказаться от какой-то траты или передвинуть её на другое время.

Пример платёжного календаря: 7‒8 августа компания в кассовом разрыве

Как вести платёжный календарь

Назначить ответственного за заполнение платёжного календаря

Лучше всего поручить эту задачу сотруднику финансового отдела, например, бухгалтеру. Так не возникнет ситуации, когда с календарём одновременно работают все. Например, таргетолог вносит в календарь траты на рекламу, а офис-менеджер в это время отмечает, сколько денег нужно на печеньки и кофе. Если кто-то из них ошибётся с ячейкой, другие данные могут потеряться. В конце месяца приход и расход не сойдутся, а отвечать будет бухгалтер.

Определить центры планирования

Чтобы ничего не упустить, нужно составить список статей расхода и дохода. В каждом таком центре планирования будет свой ответственный: сотрудник, который соберёт и передаст информацию тому, кто заполняет платёжный календарь.

Это может выглядеть примерно так:

• управляющий — планирует расходы на администрирование бизнеса;
• маркетолог — рассчитывает бюджет на продвижение;
• руководитель отдела снабжения — закупает материал, занимается логистикой.

Расписать процесс планирования

Рекомендуем точно знать, кто и когда предоставляет данные ответственному за заполнение календаря.

Например, если еженедельная планёрка проводится во вторник после обеда, копия заполненного календаря должна быть на столе у ключевых сотрудников в понедельник вечером. А для этого в понедельник утром необходимая информация должна быть у бухгалтера.

Внести данные в платёжный календарь

В календаре есть несколько основных разделов: дата, поступления, выбытия, остаток. Нужно указать период планирования, внести статьи планируемых доходов и расходов, а в конце недели уточнить фактические данные. После этого оценивается остаток средств на счете и корректируются финансовые цели на следующие неделю.

Регулярно проводить планёрки и анализировать план‒факт

План-фактный анализ помогает понять, удалось ли заработать или потратить столько, сколько запланировали. Если что-то пошло не так, на планёрке определяют узкие места планирования и находят источник проблемы.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.