Как бесшовно сменить корпоративный мессенджер на коммуникационную платформу29.11.2024 12:16

По данным исследования VK WorkSpace, классическая функциональность мессенджеров с личными чатами и групповыми каналами остаются популярными инструментами коммуникации в команде. Однако по мере роста бизнеса компании все больше обращают внимание на интеграцию мессенджера с другими сервисами и ИИ-инструментами. Например, для среднего бизнеса возрастает потребность в инструментах для управления командами: интеграция с почтой, календарями, ВКС и специализированные каналы. 

Бизнес ищет все более продвинутые и безопасные инструменты, которые позволяют не просто обмениваться сообщениями в чатах, но превращаются в полноценные платформы для совместной работы. Рынок гибко реагирует на эту потребность, и теперь коммуникации в команде — это еще и возможность проводить видеоконференции, обмениваться файлами и письмами в почте, тут же связываться через мессенджеры и подключать чат-боты.

Антон Тен, коммерческий директор коммуникационной платформы VK WorkSpace и Максим Закамсков, руководитель направления технической поддержки SimbirSoft, рассказывают, как компания отказалась от идеи обычного мессенджера и перевела коммуникации в команде на полноценную коммуникационную платформу.

Как в SimbirSoft отказались от Skype в пользу коммуникационной платформы

SimbirSoft — разработчик ПО и интегратор ИТ-решений. В компании со штатом более 1500 сотрудников и филиалами в нескольких городах в России долгое время для рабочих коммуникаций в основном использовался Skype, в частности, функция видеозвонков.

Но по мере роста бизнеса возможностей мессенджера уже не хватало. Не было возможности централизовано управлять учетными записями и обеспечивать нужный уровень безопасности. А управление доступами сотрудников отнимало очень много времени — приходилось вручную чистить чаты и удалять старые аккаунты.

В компании решили подобрать аналогичный корпоративный продукт и выбрали платформу VK WorkSpace с приложением VK Teams. Он отвечал всем требованиям: централизованное управление учетными записями, контроль доступов, функции мессенджера и видеозвонков.

Платформу можно было развернуть on-premise или выбрать облачный доступ. Сначала в SimbirSoft остановились на развертывании в собственном контуре, но со временем перенесли все коммуникации в облако.

Как переехать на коммуникационную платформу: 5 шагов

Чаще всего миграцию можно спланировать заранее и переносить данные постепенно, не отключая старые инструменты.

Но бывают ситуации, когда подготовиться не получится. Например, если разработчик решения внезапно объявил о блокировке доступов для российских компаний. Или в случае технических ограничений, как было у SimbirSoft. При первом переезде из Skype в VK WorkSpace компании пришлось буквально одним днем переводить штат в 1000 человек на новые мессенджеры и почты.

Вот какие шаги помогли компании дважды организовать миграцию всех сотрудников буквально за несколько дней.

Подготовили сотрудников

Перемены, которые «спускаются сверху», часто воспринимаются как дополнительная нагрузка. Из-за этого сотрудники до последнего держатся за привычные инструменты и неохотно следуют инструкциям.

Чтобы сопротивление команды не затормозило процесс миграции еще на старте, важно объяснить причины такого решения и показать преимущества нового инструмента. В SimbirSoft в подготовке участвовали не только руководители, но и HR и PR-отдел. Они записывали подкасты, снимали PR-ролики и рассказывали, как именно новая платформа поможет упростить работу.

Написали подробные инструкции

Гайды и схемы с иллюстрациями помогают по возможности автоматизировать процесс миграции. Чем больше вводных в такой инструкции, тем меньше вероятность, что сотрудник будет обращаться за дополнительной помощью.

Дополнительные материалы в помощь предоставила и служба поддержки платформы. Так как на всех этапах миграции SimbirSoft сопровождала команда VK Tech, то часть инструкций уже были готовы. Например, при переносе документов из облачного хранилища в файловое хранилище VK WorkSpace сотрудников просто перенаправляли в раздел помощи на ресурсах VK.

Сформировали roadmap для команды поддержки

Какими бы подробными не были регламенты, миграция неизбежно вызовет всплеск обращений в техподдержку. Поэтому обязательная часть всех гайдов — это инструкция о том, как обратиться за помощью.

В SimbirSoft подсчитали, что 85% сотрудников справились самостоятельно, а помощь понадобилась только 15%. Даже такая цифра вызвала трехкратный рост обращений в поддержку. Но подробный roadmap и предварительная подготовка помогли справиться со шквальным ростом заявок и вовремя обработать весь поток.

Использовали возможности автоматизации

В ситуации, когда данных слишком много, можно использовать дополнительные ИТ-инструменты. Например, SimbirSoft при миграции из on-premise в облако нужно было перенести в новый мессенджер 1200 чатов, из которых около 700 были групповыми, с несколькими сотнями участников. Заводить такое количество чатов вручную отняло бы слишком много времени.

Тогда в SimbirSoft написали чат-бота на базе RPA-технологий. Робот автоматически создавал чат, создавал в нем правила и описание и добавлял сотрудников согласно списку участников. С его помощью удалось перенести все данные за 38 часов.

Подобные решения можно реализовать самостоятельно или с помощью техподдержки разработчика. Например, при миграции в VK WorkSpace клиентам доступен проектный офис, который помогает с внедрением на каждом этапе и может помочь с разработкой дополнительных решений для переноса данных.

Итог — переезд на платформу помог вывести коммуникации на новый уровень

Смена мессенджера и миграция на коммуникационную платформу — непростой процесс, но затраченные усилия быстро окупаются.

Опросы среди руководителей, отказавшихся от простых мессенджеров в пользу платформы, показывают, что платформа:

• Упрощает общение и сокращает количество лишних коммуникаций, помогая быстрее решать задачи;
• Решает вопрос концентрации: командам проще фокусироваться на работе, они получают уведомления только по своим задачам, не отвлекаясь на лишнее;
• Повышает прозрачность работу: кросс-функциональные команды и руководители видят статусы, сроки, ответственных и могут лучше управлять процессами.

■ erid: LjN8K3RY4Рекламодатель: Общество с ограниченной ответственностью «ВК Цифровые Технологии»ИНН/ОГРН: 7714415613/5177746017158Сайт: https://tech.vk.com/

Полный текст статьи читайте на CNews