Функционал современных корпоративных мессенджеров
Поделиться
Мессенджеры — программы для обмена информацией: сообщениями, файлами, видеоматериалами и изображениями. Они существуют столько же, сколько и сам интернет, а некоторые из них — ICQ, Skype — были популярны задолго до того, как стали неотъемлемой частью современной жизни любого человека, обладающего мобильным телефоном. Что характерно, уже тогда прослеживалось условное разделение направления развития: ICQ в основном использовался для личного общения, а вот Skype больше полюбился бизнесу.
Сегодня мессенджеров очень много, а применяют их для самых разных целей — большинство имеет отдельные версии, нацеленные на оказание бизнес-услуг. В целом, сложилась ситуация, когда выбрать что-то одно не получается, и пользователь вынужден устанавливать несколько приложений, к которым добавляются социальные сети.
Кажется, что их возможностей достаточно для того, чтобы организовать работу любой компании, а лишние приложения только усложнят обмен данными, но это не так. У бизнеса свой подход к коммуникациям, который требует особенного отношения и повышенной кастомизации.
Что такое корпоративный мессенджер и для чего он нужен
Корпоративные мессенджеры — это программное обеспечение для коммуникации сотрудников компании посредством текстовых и голосовых сообщений, а также видеосвязи. При этом достигается более высокий уровень безопасности и удобства, что особенно ощущается в крупных организациях.
Корпоративные мессенджеры решают наиболее явные проблемы, которые испытывают компании, использующие общедоступные мессенджеры:
- ограниченный функционал — массовые решения прежде всего нацелены на стабильность и опции, достаточные для простого обмена информацией, но недостаточные для бизнес-решений;
- смешивание личной и рабочей переписки — это отвлекает сотрудников, которые вынуждены непрерывно просматривать уведомления, не имея возможности отделить сообщения, поступившие по работе, от сообщений, присланных друзьями и родственниками;
- плохое управление — настройка и управление в обычных мессенджерах очень ограничены: если работать с большим количеством чатов и групп, легко запутаться и пропустить важные операции, например исключение из группы уволенного сотрудника.
Кроме этого, одной из важнейших проблем, которую решают корпоративные мессенджеры, является работа с клиентами и хранение информации в инфраструктуре организации.
К примеру, если компания использует обычный мессенджер, а менеджер ведет общение с клиентами со своего личного аккаунта, то при увольнении у него останется доступ и к клиентам, и к информации, которая накопилась в ходе рабочей переписки; с корпоративным решением такая ситуация исключена.
Базовые функции мессенджера
Несмотря на то, что корпоративные мессенджеры позволяют вести любой тип переписки, включая личный, основные их отличия заключаются именно в реализации командной работы и встроенных интеграциях. Базовый функционал, как правило, включает в себя:
- текстовый чат — обмен текстовой информацией с другими участниками, уведомления о поступлении сообщений и их статусах;
- групповые чаты — выделенные чаты с доступом только для определенных участников: отделов, сотрудников, руководства и так далее;
- пересылка файлов без сжатия — к сообщениям можно прикреплять любые файлы, документы, скриншоты и другие данные;
- аудио и видеозвонки — наряду с простыми текстовыми сообщениями давно стали неотъемлемой частью базового функционала.
Помимо того, у каждого из корпоративных мессенджеров есть и другой функционал, которого нет в обычных: расширенные настройки управления доступом, тесная интеграция с инфраструктурой компании и внешними сервисами, а также автоматизация.
Эти возможности реализованы по-разному: где-то не в полной мере, а где-то напротив — сверх описанного в материале; это зависит от типа мессенджера.
Расширенные функции корпоративного мессенджера
Управление доступом — базовый функционал, позволяющий управлять большим количеством чатов, групп и сотрудниками, состоящими в них. Благодаря тонкой настройке можно настроить не только права — чтение, редактирование, возможность поделиться, удалить и так далее —, но и оповещения, сроки жизни доступа и многое другое.
Интеграция в инфраструктуру компании существенно повышает скорость и качество работы менеджеров и других сотрудников. К примеру менеджер, сделав звонок клиенту, может сразу прикрепить его аудиозапись к сделке и назначить ответственного, который, в свою очередь, будет иметь доступ к истории переписки с клиентом: его обращениям, пожеланиям, замечаниям.
Автоматизация и роботизация — создание чат-ботов позволяет ускорить решение рутинных задач и моментально обеспечить пользователя важной информацией. Возможности, которыми будет наделен чат-бот, зависят от потребностей компании — сегодня можно реализовать довольно сложные схемы, в которых чат-бот будет выступать в роли полноценного помощника.
Самым распространенным вариантом роботизации является информационный бот, помогающий новым сотрудникам быстрее освоиться, предоставляя по запросу различную информацию.
Голосовая и видеосвязь
Наличием голосовой и видеосвязи сегодня удивить сложно, она реализована во всех популярных мессенджерах. Корпоративные мессенджеры — не исключение. Но, как и в случае с текстовыми сообщениями, основной упор сделан на интеграцию и видеоконференции с поддержкой большого количества участников и расширенных средств модерации.
Групповые видеозвонки — это то, без чего не обходится ни одна компания, имеющая более одного офиса. Удаленная работа из различных географических точек делает невозможным проведение обычных совещаний, а живое обсуждение вопросов заменить очень сложно. Видеосовещания стали неотъемлемой частью стратегии развития продукта во многих организациях, поддерживающих высокий уровень командной работы.
Поддержка групповых звонков необходима для проведения совещаний, вебинаров и онлайн-конференций. Инструменты, предлагаемые мессенджерами для организации и управления видеозвонками, отличаются более богатыми настройками и поддержкой большего числа участников, в том числе и незарегистрированных в мессенджере, с доступом через обычный браузер по специальным ссылкам.
Контроль, актуализация и конфиденциальность
Корпоративные мессенджеры хранят всю переписку сотрудников на своих серверах — собственных или серверах поставщика услуги, поэтому она всегда открыта для руководства. Уволенный сотрудник не сможет получить к ней доступ, а работающий — удалить или изменить сообщения. Контроль за рабочей перепиской и звонками — важный аспект для грамотного управления персоналом и повышения качества обслуживания клиентов.
Обновление контактов при появлении/увольнении сотрудников — еще одно преимущество корпоративного мессенджера, которое упростит жизнь всем участникам корпоративной сети. Администратор создает и поддерживает в актуальном состоянии книгу контактов компании, в которой представлены все участники с указанием необходимых характеристик: должность, отдел, ФИО и так далее. Таким образом, для обращения к нужному сотруднику достаточно выбрать его из списка контактов компании.
Режим повышенной конфиденциальности — все рабочие переписки остаются на сервере компании, доступ к которому можно настроить в соответствии с политикой организации. В отличие от общественных мессенджеров, контроль за содержимым переписки по-настоящему находится в руках предприятия — можно редактировать и полностью удалить. Если же переписка хранится на серверах поставщика, как это организовано в привычных мессенджерах, убедиться в том, что она удалена и не осталась в снимках резервного копирования — невозможно.■
Полный текст статьи читайте на CNews
