Эффективность на удалёнке. Часть 1 — про личную самоорганизацию12.05.2020 11:48

С введением режима самоизоляции множество компаний спешно перешли на удалёнку. У тех, кто привык работать в офисе, это вызвало определённые проблемы. Наша компания и сотрудники — не исключение. Многим из наших «офисников» оказалось совсем не просто привыкнуть к домашней атмосфере и сидению в четырёх стенах.

В первой части этой статьи я расскажу, как поддерживать личную эффективность, работая удалённо, какие ловушки при этом подстерегают и как их избежать. А также расскажу, за что не надо себя ругать :)

Материал будет полезен не только во время всеобщей изоляции, но и просто всем, кто хочет или уже начал работать на удалёнке.

Я литературный редактор и корректор в рязанском диджитал-агентстве EMAILMATRIX. Я работаю в компании удалённо, из Иркутска.

Я обычный человек — не высокоэффективная личность, не гений тайм-менеджмента. Тем не менее уже 10 лет я успешно работаю из дома, в иные времена совмещала по несколько работ — мой график никогда не был особо расслабленным. Мне есть чем поделиться с теми, кто без предварительной подготовки из-за пандемии или ещё по каким-либо причинам был вынужден перебраться в хоум-офис. Мои советы просты, и чтобы применить их на практике, понадобится совсем немного усилий и чуть-чуть внимательности к себе.

Обезвредь коварную пижамку и придумай ритуалы

Пижамка — это хитрый враг, буквально волк в овечьей шкуре. Опасайся его! Кажется, что вот он, главный плюс домашней работы — никакого дресс-кода, можно расслабленно работать хоть прям из кровати, даже без трусов! Оуе! Но это коварный плюс.

Чересчур свободный внешний вид потихонечку «разжижает», и вот ты блаженно растекаешься не только физически, но и мозгами. Сосредотачиваться всё сложнее, всё чаще рука тянется к телефону, чтобы проверить соцсети… А вот аккуратная форма одежды дисциплинирует, бодрит и настраивает на рабочий лад. Лично мне, чтобы сосредоточиться на работе, надо сначала умыться, надеть аккуратную домашнюю одежду и избавиться от гнезда на голове.

Но знаю, что есть люди, которым совершенно неважно, что на них надето и как давно посещало душ их тело, — они прекрасно сосредотачиваются и эффективно работают в любых физических условиях. Казалось бы, и хорошо, но это тоже скользкая дорожка: в условиях изоляции, когда нет необходимости выходить «в люди», очень легко запустить себя и превратиться в покрытого колтунами Робинзона.

Так что первый совет: следи за собой и одевайся аккуратно — если уж охота работать в пижаме, пусть это будет парадная пижама, в которой и в люди (то есть в Zoom) выйти не стыдно.

Может быть, тебе поможет настроиться на рабочий лад специальная «рабочая одежда» — разумеется, не деловой костюм, но что-то, в чём ты будешь только работать.

Ещё помогают утренние ритуалы: для кого-то это обязательная чашка кофе, для кого-то — макияж, для кого-то — десяток приседаний, чтобы взбодриться. Такие же ритуалы стоит придумать и для завершения рабочего дня, чтобы эффективнее разделять рабочее и личное время в пределах одного и того же пространства: например, заиметь для работы отдельный ноутбук и закрывать его в конце дня, ну или по крайней мере выключать почту и рабочий мессенджер, выходить из «офисной» комнаты…

Я по утрам обязательно надеваю любимые серьги-перья. А вот особого сигнала для окончания рабочего дня у меня нет — я просто стараюсь заканчивать работу в 19 часов.

Приглуши «шумы»

Дом не офис. Здесь частенько слишком много лишних вещей в поле зрения, а в условиях карантина ещё и громкие домочадцы, запертые на той же подводной лодке. Постоянно всплывают какие-то небольшие, но очень важные домашние дела, требующие выполнения «прямо здесь и сейчас». Всё это рассеивает внимание, дезорганизует и деморализует. И со всем этим нужно как-то справляться, иначе продуктивной работы не получится, а одна лишь нервотрёпка.

Наведи порядок на рабочем месте. В обычной жизни дома мы не всегда ощущаем, как сильно утомляет визуальный шум. Порядок в доме (или хотя бы на рабочем месте) дисциплинирует так же, как аккуратный собственный внешний вид. Поэтому для начала обустрой свой рабочий стол. Идеально, если в рабочее время на нём не будет ничего, что не относилось бы к работе: только компьютер, ежедневник и ручка, нужные документы, любимая чайная кружка.

Мой ежевечерний ритуал перед сном — заполнить дневник за сегодня, ежедневник на завтра и навести порядок на столе. В конце дня это успокаивает, а назавтра порядок и готовый план помогают быстрее приступить к задачам.

Разберись с источниками шума. От громких домочадцев в самоизоляции точно никуда не деться! Здесь помогут только совместно выработанные правила поведения и строгое их соблюдение. Хорошо, если есть возможность разойтись по разным помещениям. Но если нет (или если это всё равно не спасает), заключите с семьёй «договор тишины» — не шуметь, не болтать во весь голос по телефону, не отвлекать работающего человека по мелочам. Да, с маленькими детьми это сложно —, но можно. Я знаю примеры. Но лично пока не пробовала, поэтому конкретных советов давать не буду.

Ну и, если уж всё равно шумно, кого-то спасут наушники с любимой музыкой. А ещё в любой аптеке продаются беруши разных типов, можно подобрать для себя самые удобные — я проверяла, хорошая штука.

Следуй распорядку дня. Какой график был у тебя в офисе? Придерживайся его и дома: в рабочее время рабочего дня — работа на первом месте. Остальное — в свободное время, не отвлекайся! Не надо думать, что «ну, я сейчас быстро посуду вчерашнюю помою — и сразу за задачи». Это коварная ловушка.

У меня есть планируемые и внезапные рабочие задачи. Загрузка в течение дня может быть очень неравномерной, поэтому я для самоорганизации использую полный список дел: в ежедневник записываю все дела на день, и рабочие, и домашние — просто разделяя на странице на блоки. И если у меня появляется «окошко» в работе, я встраиваю в него подходящее бытовое дельце.

Тому, кто склонен чересчур погружаться в поток задач и забывает о разгрузочных паузах, наверняка помогают помидорки. Впрочем, об инструментах тайм-менеджмента не одна статья написана, не буду тут повторяться.

Заканчивай работу вовремя

Бесконечный рабочий день — ещё одна ловушка, подстерегающая удалёнщика, но чаще в неё, конечно, попадают фрилансеры, совмещающие несколько работ, а не «офисные» работники, оказавшиеся во временной домашней изоляции. Кажется, что можно посидеть чуть подольше, ну или даже немного поработать в выходные — всё равно же дома сидим! Не ведись. У рабочего дня должны быть чёткие границы. Иначе ты вообще перестанешь отдыхать, тебя затянет в трясину постоянного «рабочего настроения», которое потихонечку задушит в тебе жизнь. Это я говорю со знанием дела: я в этот капкан не раз и не два попадала.

Заботься о себе

Бывает, тебя что-то тяготит, мучает тревога и на задачах сосредоточиться никак не получается. В период самоизоляции из-за коронавируса, когда нервы на пределе из-за общей неопределённости, такое со многими происходит. Не стоит ругать себя за «леность и тупость» — это тревожность, и это нормально! Переключись ненадолго на спокойное занятие, дающее отдых мозгу, — например, на уборку или на хобби. Расслабься, а потом вернись к задачам.

Мои любимые хобби — уход за растениями и кукольная миниатюра. Растения для меня — настоящая «скорая помощь» от приступов тревожности! Когда понимаю, что категорически не могу сосредоточиться на задачах, откладываю работу на 15–30 минут и ухожу к какому-нибудь из зелёных подоконников. Поливаю, опрыскиваю, меняю местами, чтобы всем хватало света, перекладываю покрасивее камушки и фигурки в горшочках — и вот уже и дышится свободнее, и напряжение ушло, можно возвращаться к работе. А миниатюра — это занятие на вечера и выходные. Мастерю малюсенькие креслица и кроватки из дерева, обтягиваю мягкие диваны тканью в цветочек, шью крошечные подушечки — это увлекает и очень успокаивает. Погружение в маленький мир, рождающийся и живущий по моим собственным правилам, ощутимо раздвигает границы надоевших «четырёх стен».

Победи прокрастинацию

Прокрастинация — неизменный спутник тревожности. Чтобы она не влияла критично на продуктивность (а я — ужасно тревожная личность), у меня есть подборка способов, которые помогают выйти из ступора. Их автор — художница Алика Калайда, она в своём блоге много пишет про самоорганизацию и делает это так человечно, без суперменства и назиданий, что мне очень импонирует. Вот мои любимые способы:

• Разобрать задачу «на детальки» и понять, что именно мешает ею заняться: зачастую это сущая мелочь, устранишь её — и дело двинется. Например, недавно я долго откладывала пересадку цветов, хотя в общем-то люблю это занятие. Всё дело было в том, что из-за ремонта в квартире контейнер с нужными горшками был задвинут «неизвестно куда». Но когда я взялась за его поиски, он отыскался за десять минут.

• Делать дело не линейно, а «сетчато»: не по порядку, а начиная с уже известных, понятных частей, для которых всё есть. А пока занимаешься ими, непонятные части прояснятся. Здесь можно привести в пример написание статьи: когда готов план, я начинаю писать не с первого пункта, а с того, про который больше всего знаю.

• Метод таймера: включить таймер и поделать «нежеланное» дело хотя бы 15 или даже 5 минут — ведь это совсем несложно! Потом ещё один подход… А потом обычно втягиваешься и просто делаешь.

Ну и списки, конечно, очень помогают, например — джедайская техника «дефрагментации» большого и пугающе сложного с виду дела на множество маленьких и вполне выполнимых задач. Слова «генеральная уборка» звучат как приговор к каторжным работам? Пожалуй. А вот «вернуть книги на стеллажи протереть пыль, вымыть пол, постирать шторы, помыть окна…» — уже ничего так. «Вымыть пол» звучит всё так же страшно? Что ж, повторяем операцию: «собрать с пола кошачьи игрушки, пропылесосить, налить ведро воды, достать перчатки и швабру…» ;)

Это основные способы поддержания нормальной личной продуктивности на удалёнке — согласись, не так сложно всё это внедрить.

• Обеспечь себя комфортным рабочим пространством.

• По возможности придерживайся «офисного» расписания, договорись с домашними о взаимопомощи и честном разделении бытовых забот.

• Не пытайся быть суперэффективным, заботься о себе: в четырёх стенах риск выгореть высок.

Приглашаю в комментарии детных читателей, работающих удалённо: расскажите, как вы справляетесь? Как по мне, удалёнка на самоизоляции с детьми — это уровень суперпрофи.

Во второй части статьи я расскажу о том, какие инструменты мы в EMAILMATRIX используем для дистанционной командной работы и какими правилами руководствуемся, чтобы поддерживать не только рабочую, но и эмоциональную связь с коллегами.

Полный текст статьи читайте на CMS Magazine