Эффективная работа с удаленщиками: решаем главные проблемы05.06.2019 09:49

Региональный маркетолог Wrike Яна Котруца перечислила основные проблемы в работе удаленных команд и дала советы, как их решить.

Обучение в онлайн-университете: курс «Project Manager»

Чтобы достигать результатов, удаленные сотрудники должны стать полноценными командными игроками, максимально вовлеченными в проект. Но они сталкиваются с похожими проблемами: чувствуют себя более одинокими и не до конца понимают свою роль в проекте и команде.

Разбираемся, как наладить эффективную работу с удаленщиками.

Рабочее время коллег из других стран

Важно учитывать разницу во времени с коллегами из других стран.

Совет. Поделитесь вашим календарем с коллегой, чтобы выбрать оптимальное время для звонков и коммуникации по проектам. Можно использовать Calendly или World Clock Meeting, чтобы не путаться в часовых поясах.

Интерфейс World Clock Meeting, зеленым отмечены рабочие часы

Помните о национальных праздниках — возможно, в ваш рабочий день у коллег из других стран официальный выходной. Создайте общий календарь команды и отметьте в нем праздники в разных регионах. Это поможет спланировать рабочий календарь.

Своевременная обратная связь

Регулярно давайте удаленным сотрудникам фидбек, чтобы они понимали, насколько качественно выполняют свою работу. Это поможет поддерживать их мотивацию.

По данным нашего отчета о стрессе и продуктивности, 39% респондентов называют основной причиной стресса на рабочем месте неэффективный обмен информацией. Это особенно актуально для удаленных сотрудников. Из-за дистанционной работы им сложно оценить вклад в дело команды. Чтобы обеспечить офисным и удаленным сотрудникам комфортные условия, нужно улучшать обратную связь.

Совет. Руководителям и менеджерам стоит проводить встречи один на один. Назначьте онлайн-звонки, например, видеоконференции через Zoom, Cisco Jabber или GoToMeeting с удаленными сотрудниками и проводите встречи регулярно — один-три раза в месяц.

Созвон в Zoom

Такой формат помогает оценить промежуточные результаты и ответить на вопрос: совпадают ли ожидания сотрудника с тем, что от него ждет команда. Важно включать не только звук, но и видео, чтобы максимально приблизиться к личному общению.

Что обсуждают на встречах тет-а-тет:

как у сотрудника продвигаются проекты, доволен ли он в целом;
возникают ли сложности, нужна ли помощь со стороны руководителя или команды;
прошедшие спринты и проекты, а также советы, что можно было бы сделать лучше и как именно — эта обратная связь должна быть двусторонней;
личные цели или OKR — Objective Key Results, цели и ключевые результаты. Если компания работает по этому методу, OKR позволяет синхронизировать индивидуальные и командные цели и следить за ходом проекта. На встрече можно обсудить, какой уже есть прогресс по ключевым результатам;
нейтральные темы, не касающиеся работы, если сотрудник готов их обсуждать.

Прозрачность рабочих процессов

Когда в рабочих процессах отсутствует прозрачность, эффективность сотрудников снижается. Часто проблема возникает из-за фрагментации информации. Сотрудники используют почту, мессенджеры и другие средства коммуникации, пытаются узнать о статусе проектов на совещаниях, в личной переписке. На это уходит много времени, а полная картина рабочего процесса может так и не сложиться.

Совет. Составьте список конкретных ожиданий от удаленных сотрудников и обсудите его в самом начале. Методы и способы взаимодействия должны быть прозрачны и понятны для всех участников. Для этого понадобятся гибкие инструменты, которые можно адаптировать под нужды команды. Во Wrike члены команды могут в любой момент отследить динамику развития проекта на диаграмме Ганта.

Диаграмма Ганта с вехами, сроками, назначенными задачами и исполнителями в сервисе Wrike

Для визуальной коммуникации, например, между дизайнерами и разработчиками, можно использовать Wrike Proof и Wrike Publish. В сервисах можно оставлять отзывы и комментарии в самих изображениях и файлах и оперативно вносить изменения по ним.

Комментарии по изображению в дополнении Wrike Proof

Общение с руководством

Часто у удаленных работников возникает больше вопросов, чем у офисных сотрудников. При этом у них нет возможности прийти к менеджеру в кабинет и лично их задать.

Совет. Устройте онлайн открытую Q&A-сессию, где все сотрудники смогут получить ответы от руководителей в режиме реального времени. Мотивируйте всю команду, чтобы они участвовали в дискуссии.

В Zoom 25 человек может одновременно включить камеру

Мотивация и вовлеченность удаленных сотрудников

Из-за недостатка общения менеджеру или руководителю сложно поддерживать мотивацию и вовлеченность удаленщиков.

Совет. Создайте один рабочий чат для всей команды, например, в Slack, и ведите в нем все обсуждения по проектам. Если компания большая, создайте несколько чатов: для маркетологов, контент-менеджеров, отдела продаж, сотрудников техподдержки. Удаленные сотрудники смогут общаться с коллегами и останутся вовлеченными в рабочий процесс.

Внедрите внутреннюю систему вознаграждения и мотивации, чтобы у удаленных команд был стимул работать еще продуктивнее. В этом поможет сервис Bonusly. В нем у каждого пользователя фиксированное количество бонусных баллов, например, 100 в месяц. Сотрудник перечисляет эти баллы коллегам за помощь в решении задач, выполнении поручений или за полезные советы. Накопленные бонусы они меняют на корпоративные подарки или дополнительные отгулы — призовой фонд определяют руководители компании.

Как начисляют бонусные баллы в Bonusly

Кросскультурный барьер

Из-за языкового барьера и разницы менталитета командам бывает сложно выстроить доверительные отношения.

Совет. Составьте для команды общие правила переписки в корпоративном чате. Например, язык общения — только английский. Это поможет избежать ситуации, когда сотрудники обсуждают на локальном языке общую проблему всей команды, а другие коллеги их не понимают.

Создайте общий чат «без темы», где команда будет делиться интересными фактами, фотографиями и статьями. Это поможет лучше узнать коллег и укрепить отношения. Играйте в интеллектуальные онлайн-игры и подключайте удаленных коллег, отправляйте друг другу подарки на праздники. Чем креативнее подход, тем лучше.

Неформальные встречи

Удаленных сотрудников сложнее привлечь к общим неформальным активностям, даже если вы проводите их регулярно.

Совет. Обязательно заложите бюджет на совместные мероприятия с удаленными сотрудниками. Если есть возможность, включите в него оплату проезда и несколько дней проживания в отелях для работников из других городов. Старайтесь каждый год проводить одну-две встречи сотрудников за пределами офиса. Это может быть выездной kick-off, тимбилдинг, или мероприятие в формате конференция + путешествие. Это отличная возможность обсудить совместные задачи, поделиться идеями и планами на будущее. После встречи обязательно соберите обратную связь с сотрудников по итогам прошедшего мероприятия. Это поможет понять, что прошло хорошо, а что стоит улучшить в будущем.

Если нет возможности организовать неформальную встречу, пригласите удаленных сотрудников поработать несколько дней в офисе. Это также отличный способ укрепить связь внутри команды.

Главное

Чтобы повысить эффективность команды с удаленными сотрудниками, придерживайтесь советов:

учитывайте разницу во времени и не забывайте о разных национальных праздниках;
регулярно проводите созвоны, чтобы получать обратную связь;
сделайте рабочие процессы понятными и прозрачными — позвольте офисным и удаленным сотрудникам отслеживать динамику проектов;
подумайте, как поддерживать мотивацию и вовлеченность удаленных сотрудников;
зафиксируйте правила корпоративного общения;
проводите выездные неформальные мероприятия или приглашайте удаленных сотрудников на несколько дней в офис.

Читать еще: «Как уменьшить пропасть недопонимания между разработчиками и менеджерами проектов»

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Полный текст статьи читайте на Нетология