Что такое нормативный контент и как им эффективно управлять29.06.2023 14:15

Эксперты Консорциума «Кодекс» рассказывают, почему важно системно управлять нормативным контентом предприятия, как выстроить простую и эффективную инфраструктуру управления и какие инструменты для этой цели дает цифровая платформа «Техэксперт».

Почему важен порядок в нормативных документах?

Мы все живем в удивительную эпоху цифровой трансформации абсолютно всех отраслей экономики. Семимильными шагами развивается цифровизация в социальной сфере, в предоставлении государственных и муниципальных услуг, образовании, быту, торговле, не отстаёт и производственная среда. Государство взяло устойчивый курс на стимулирование автоматизации производств, что не могло не сказаться на работе с нормативно-правовыми и техническими документами, а также обеспечении производственной безопасности.

В этой статье эксперты Консорциума «Кодекс», разработавшие цифровую платформу «Техэксперт», представляют свой взгляд на организацию системной инфраструктуры для управления внутренним и внешним фондами нормативной документации. Более чем 30-летний опыт Консорциума позволяет делать предположения о том, как будет развиваться управление нормативным контентом в будущем и чего от этого будущего ожидают промышленные предприятия.

Ни одна организация не работает в вакууме: кроме функциональных и ресурсных требований к производимой продукции/услугам деятельность любой компании опутывает плотная среда, состоящая из требований разных нормативных документов. Многолетний опыт работы Консорциума «Кодекс» богат на примеры недостаточной осведомлённости сотрудников на местах о нормативных требованиях, которым должны соответствовать продукция или бизнес-процессы. В лучшем случае такие примеры заканчивались штрафами, простоем производства, выпуском бракованной продукции или заказом комплектующих по устаревшим стандартам. Но бывали и куда более печальные ситуации, когда несоблюдения требований безопасности вели к человеческим травмам и жертвам. Едва ли нужно долго доказывать важность соблюдения таких требований: актуальность проблемы подкрепляется горьким опытом — хорошо, если чужим.

Но если вопрос о том, выполнять или не выполнять нормативные требования, не стоит, то вопрос, как именно выполнить все эти требования, остаётся открытым. Как обеспечить сотрудников на местах нужной информацией? Как убедиться в их осведомлённости? И как можно перевести работу с документами на «цифровые рельсы», снизив издержки и вероятность ошибки из-за человеческого фактора? Более чем 30 лет опыта в сфере цифровизации позволяют экспертам Консорциума «Кодекс» сформулировать критерии, которым должна соответствовать информационная среда предприятия, чтобы обеспечить выполнение всех требований к продукции — как функциональных, так и нормативных.

Какой должна быть информационная среда предприятия?

Идеальная информационная среда предприятия:

Полная и прозрачная. Информации должно быть достаточно для принятия решения: рядовой специалист и топовый руководитель — все должны получать информацию в том количестве, которое необходимо для выполнения их рабочих задач. Вся информация должна быть проверяемой за счёт обеспечения связей между данными. В такой среде руководитель может опираться в принятии решения не только на отчёт о, например, соблюдении правил пожарной безопасности на производстве, но и «пройти глубже», вплоть до записи об инструктаже конкретного работника или установке конкретного огнетушителя.

Адресная. Информацию получает именно тот сотрудник, которому она предназначена. У работников нет необходимости выделять из общего массива рабочей документации ту, которая нужна именно для выполнения его задач.

Актуальная и достоверная. Использование устаревших или нерелевантных данных недопустимо. Полученной информации важно доверять и не тратить время на её перепроверку и актуализацию.

Управляемая. В любой момент информационные потоки могут быть перестроены. Рынок не стоит на месте, и все его игроки обязаны адаптироваться, искать возможности для развития и менять свои бизнес-процессы. Потоки документов и доступ к информации должны быть гибкими и простыми в изменении.

Защищенная. Информация может иметь ограниченный круг распространения и быть защищённой от несанкционированного использования. Мало защитить то, что является предметом коммерческой тайны: очень многие документы, попав не в те руки, могут быть использованы во вред или неверно истолкованы.

Кроме обеспечения качественной информационной среды важно системно подходить к обороту нормативной и технической документации на предприятии. Внешний и внутренний фонды должны образовывать единое пространство во избежание коллизий между нормативными документами и внутренними стандартами, правилами работы предприятия. Именно в устранении таких противоречий лежит основная ценность системного подхода цифровой платформы «Техэксперт». Решения платформы позволяют работать с внутренним и внешним фондами предприятия, используя единый набор инструментов и единый интерфейс. Именно так специалист получает полный и бесшовный доступ ко всей необходимой документации.

Схема системной работы с документами

Чтобы наглядно показать своё видение системной работы с фондом документации, эксперты Консорциума «Кодекс» используют образ пирамидки. Каждое её «кольцо» — это уровень документации, а «ось» — инструментарий платформы «Техэксперт», который объединяет и пронизывает все уровни (см. рис. 1).

В таком подходе грань между внутренней и внешней нормативной средой стирается, что в разы ускоряет и повышает эффективность работы с документами. Между всеми объектами Единого фонда выстраиваются двусторонние связи, что позволяет всегда держать его в актуальном состоянии, а проверку внутренней документации на соответствие внешним нормам производить в автоматизированном режиме.

Объединив внутренний и внешний фонды единой логикой, разработчики цифровой платформы «Техэксперт» не остановились. Как говорилось выше, мало иметь возможность проверить актуальность документов — для качественной информационной среды необходимо также соблюсти критерии адресной выдачи, управляемости и т. п. По этой причине для решений цифровой платформы «Техэксперт» была выбрана модульная, или плагинная, архитектура с возможностью организации работы вокруг ядра — банка внутренних документов (впрочем, в некоторым случаях можно обойтись и без него). Программные решения платформы могут поставляться как комплексным пакетом, так и наборами модулей — в зависимости от того, какие задачи стоят перед предприятием и его специалистами. Покупая большой комплексный продукт, пользователь приобретает ряд преимуществ —, но будет ли он этими преимуществами пользоваться? Даже на обывательском уровне, выбирая телефон или автомобиль, люди часто не используют тот самый функционал, из-за которого они этот телефон или автомобиль приобрели, — и тем более не используют 100% его возможностей. С крупными промышленными ИТ-решениями то же самое, и в текущей рыночной ситуации команда Консорциума «Кодекс» сделала упор на более рациональное использование ресурсов предприятий.

Внедрение платформы

Хорошее программное решение мало приобрести — его ещё нужно внедрить. Внедрение — это всегда отдельная головная боль руководителя предприятия и ИТ-специалистов. Разработчики цифровой платформы «Техэксперт» много работают «в поле», хорошо знакомы с трудностями внедрения программных решений и вопросами интеграции продуктов в экосистемы предприятий. Именно поэтому в Консорциуме «Кодекс» при разработке продуктов в приоритете стоят простота, скорость внедрения и интуитивно понятные интерфейсы. Внедрять модули платформы «Техэксперт» можно поступательно, без лишнего стресса и необходимости останавливать бизнес-процессы.

Чтобы визуализировать возможности платформы, можно рассмотреть её в образе дома (см. рис. 2), где кирпичи — это отдельные инструменты и модули систем, которые доступны пользователям. Как дом может быть в несколько или всего один этаж, с балконом, террасой или без, так и выстроенная на технологиях платформы «Техэксперт» индивидуальная система предприятия может содержать какое угодно количество модулей, которые могут быть внедрены практически в любом порядке, в зависимости от интересов, потребностей и возможностей предприятия.

Рассмотрим подробнее «кирпичи», из которых складывается качественная цифровизация работы с нормативной и технической документацией на предприятии.

Эффективная работа с фондом внешней документации — фундамент нашего «дома». Консорциум «Кодекс» лидирует на рынке профессиональных справочных систем уже более 30 лет и имеет в своём портфеле более 200 различных информационно-программных решений под брендами «Кодекс» и «Техэксперт» для технических специалистов, инженеров по производственной безопасности, метрологов и специалистов лабораторий, проектировщиков, технологов и высококвалифицированных работников многих других отраслей экономики. Суммарный фонд цифровой платформы — более 100 млн документов.

Получение консультационных услуг по широкому спектру вопросов в области применения нормативной документации. Мало получить актуальный документ — нужно ещё понять, как правильно применить его в своей деятельности. Пользователям решений цифровой платформы «Техэксперт» доступны услуги поддержки пользователей по широкому спектру вопросов производственной безопасности, метрологии и другим областям знания.

Хранение и организация фонда внутренней и внешней документации. Единое корпоративное хранилище — это фонд самых разнообразных документов, необходимых в текущей операционной деятельности предприятия, которые находятся в единой цифровой среде и благодаря SMART-формату поддерживают использование одинаковых «умных» сервисов.

Работа напрямую с нормативными требованиями, а не с документами. Выделение положений нормативного документа, т. е. нормативных требований — естественный процесс в работе любого специалиста. Эту часть рутинной работы эксперты Консорциума «Кодекс» взяли на себя, выпустив реестры нормативных требований в строительном сегменте, сегменте производственной безопасности и разных других областях.

Контроль информационной безопасности. У руководителя есть возможность посмотреть действия пользователей в системе, списки открытых, распечатанных и изменённых документов, а также проконтролировать уровни доступа и число пользователей, имеющих эти доступы.

Автоматизация процесса разработки документации в соответствии с установленными требованиями к структуре, содержанию и оформлению. Ускорение разработки документов, контроль единства терминологической базы предприятия и соблюдения требований к структуре, выстраивание связей с другими документами внутреннего и внешнего фонда, создание документов в машинопонимаемом формате с возможностью передачи нормативных требований на оборудование напрямую.

Совместная разработка документов: обсуждение, согласование, подписание, опубликование — автоматизация процесса совместной разработки документа.

Контроль и проверка актуальности документов. Внутренние документы предприятия должны соответствовать задачам предприятия и внешним нормативным документам. Проверка актуальности внутренних документов доступна в автоматизированном режиме.

Адресная настройка информационного пространства с выделением только значимых для специалиста документов. На цифровой платформе «Техэксперт» есть возможность настройки персональных рабочих пространств с выделением не только значимых внутренних, но и отслеживаемых внешних нормативных документов.

Выделение требований из документов и создание собственных чек-листов. Решения цифровой платформы «Техэксперт» по работе с требованиями позволяют размечать нормативные документы на отдельные логические сегменты, в т. ч. фрагменты текста, ячейки таблицы, графические объекты, и далее консолидировать их в единое требование. Такие требования, в свою очередь, сами становятся дискретной информационной единицей, «маленьким документом» со своим жизненным циклом — это позволяет работать с нормативной информацией точечно и отслеживать малейшие её изменения быстрее и точнее.

Сквозной оперативный контроль работы с документами (автоматизированное рабочее место руководителя).

Контроль ознакомления сотрудников с документами. Формирование списков документов на ознакомление с рассылкой по выбранным подразделениям или сотрудникам, а также формирование отчётов о результатах ознакомления и обороте учтённых копий документов на предприятии;

Автоматизация процессов создания требований к продукции на основе нормативной документации и требований заказчиков. Цифровая платформа «Техэксперт» обеспечивает информационно-аналитическую поддержку всех стадий жизненного цикла продукции путём предоставления актуальных, проверенных и утверждённых требований ко всему изделию, его составным частям, деталям и особенностям производственных процессов.

Передача нормативных требований напрямую на оборудование, которое изготавливает продукцию. Интеграционные возможности платформы широки и позволяют передавать требования к продукции, конструкциям и т. д. в стороннее программное обеспечение, например CAD-системы. В перспективе, при переводе требований в машинопонимаемый формат, возможна и передача в CAM-системы для станков с ЧПУ.

Достижение нулевого травматизма. Выстраивание системной и непрерывной работы по улучшению условий труда, снижению рисков, сохранению жизни и здоровья сотрудников предприятия.

Формирование аналитической отчётности о состоянии производственной безопасности, а также контроль полноты выполнения требований в сфере производственной безопасности на предприятии или в филиальной сети.

Автоматизация и цифровизация процессов в производственной безопасности и, как следствие, снижение ошибок, связанных с человеческим фактором, уменьшение времени, затрачиваемого на выполнение задач в области производственной безопасности за счёт автоматизации процессов.

Планирование разработки нормативной документации. Наглядное управление всем процессом: подготовка плана работ, контроль сроков и исполнения, построение отчета о реализации плана.

Принцип модульности, лежащий в основе платформенных решений, позволяет встраиваться в существующий IT-ландшафт предприятия и как учитывать уже внедрённые решения автоматизации, так и предлагать собственные революционные решения.

При внедрении решений платформы «Техэксперт» на предприятии практически всегда решаются вопросы интеграции, в первую очередь с целью обеспечения сквозного обмена и использования данных: для сквозной авторизации пользователей, интеграции с существующими справочниками и классификаторами, переноса существующих фондов нормативных документов из текущих программных решений в единый фонд. Неизменным спросом пользуется интеграция с прикладным программным обеспечением заказчика — портальными решениями, СУЗами, CAD-, MDM- и другими системами, используемыми в производственном процессе.

В укрупнённом масштабе встраивание в бизнес-процессы и инфраструктуру пользователя можно рассматривать на двух уровнях:

• на уровне консолидации разрозненных источников данных в единую систему;
• на уровне эксплуатации документа в связке с программным обеспечением (автоматизированными системами), в котором хранятся объекты, ссылающиеся на нормативные документы, для возможности простановки гиперссылки.

Для каждого из них разрабатываются и постоянно совершенствуются различные модули и системы. Интеграционные решения, основанные на собственных разработках Консорциума «Кодекс», могут предлагаться в виде как готовых пакетов, так и реализуемых уникальных проектов по запросам заказчика.

В итоге

Подводя итоги, можно сказать, что платформа «Техэксперт»:

• помогает получать только те данные, которые актуальны для решения текущих задач;
• обеспечивает полный контроль производственной безопасности и работы с нормативными документами;
• отвечает всем требованиям к созданию системной базы знаний;
• может развиваться на предприятии поступательно: нет необходимости в приобретении всей группы продуктов и резком вмешательстве в привычные рабочие процессы предприятия;
• позволяет поступательно развивать уже сформированную систему путём добавления отдельных модулей, решающих текущие задачи;
• имеет возможности интеграции с широким набором программного обеспечения зарубежного и отечественного производства;
• не имеет аналогов в России по единству подхода работы с документацией и требованиями;
• сочетает в себе возможности профессиональной справочной системы, а также систем ECM, BI, LIMS, MIS и др.

Больше узнать о разработках Консорциума «Кодекс» и возможностях цифровой платформы «Техэксперт» можно по электронной почте spp@kodeks.ru или телефону 8–800–505–78–25.

Материал подготовлен информационной сетью «Техэксперт»

Полный текст статьи читайте на CNews