Что такое HCM-системы и какие задачи они ставят перед ИТ-подразделениями30.10.2024 09:01

HCM-системы (Human Capital Management) появились относительно недавно, хотя их корни уходят в традиционные HR-системы, существовавшие уже много лет. Однако именно в последние годы благодаря развитию технологий и изменениям в подходе к управлению персоналом HCM-системы стали неотъемлемой частью многих крупных и средних предприятий.

HCM-система, или система управления человеческим капиталом, представляет собой комплекс программных решений для автоматизации процессов управления персоналом в организации. Она охватывает задачи, связанные с управлением сотрудниками, начиная от найма и заканчивая их увольнением.

В отличие от традиционных HR-систем, которые часто фокусируются лишь на отдельных аспектах работы с кадрами, HCM стремится объединить все процессы в единую платформу, обеспечивая целостный подход к управлению талантами.

Основные функции HCM-систем

HCM-системы обеспечивают автоматизацию процессов управления жизненным циклом сотрудника, планирования и распределения рабочей силы, администрирования персонала, финансовых аспектов, а также анализа и отчетности.

Благодаря использованию HCM-решений компании могут существенно повысить эффективность своей работы с кадрами, улучшив взаимодействие внутри команды.

Перейти к обзору HCM 2024

Управление жизненным циклом сотрудника

Управление жизненным циклом сотрудника (Employee Lifecycle Management) представляет собой процесс управления всеми этапами взаимодействия сотрудника с организацией, начиная от найма и заканчивая увольнением. Этот процесс включает в себя такие этапы, как подбор персонала, адаптация новых сотрудников, развитие и обучение, оценка эффективности, а также завершение трудовых отношений.

HCM-системы помогают автоматизировать этот процесс, обеспечивая централизованное хранение информации о сотрудниках, улучшение взаимодействия внутри компании и соответствие законодательству.

Функциональные модули в HRM-системах включают планирование численности персонала, управление рабочим временем и отсутствием, расчет вознаграждения, онбординг, рекрутмент, управление талантами и планирование обучения и развития.

Планирование и управление рабочей силой

Планирование и управление рабочей силой (Workforce Planning & Management) — это процесс прогнозирования кадровых потребностей организации на основе текущих и будущих бизнес-задач, а также оптимальное распределение человеческих ресурсов для достижения этих целей. Это ключевая функция HCM-систем, которая помогает компаниям эффективно управлять своими трудовыми ресурсами, чтобы минимизировать риски нехватки или избытка персонала.

Прогнозирование потребности в персонале. В этом плане в компании анализируются текущие и будущие бизнес-планы, чтобы определить, сколько сотрудников потребуется для выполнения поставленных задач. Это может включать оценку изменений в спросе на продукцию или услуги, сезонные колебания, расширение бизнеса и другие факторы.

Оптимальное распределение ресурсов. На основании прогнозируемых потребностей распределяются существующие кадры между проектами, отделами и задачами. Важно учитывать квалификацию сотрудников, их загруженность и доступность, чтобы максимально эффективно использовать имеющиеся ресурсы.

Управление расписаниями и сменами. Для организаций с сменным графиком работы важно правильно распределить сотрудников по сменам, учитывая требования законодательства и индивидуальные предпочтения работников. Это особенно актуально для производственных предприятий, медицинских учреждений и сферы обслуживания.

Мониторинг производительности. Контроль за выполнением задач и соблюдением сроков позволяет своевременно корректировать планы и перераспределять ресурсы в случае необходимости.

Администрирование персонала

Администрирование персонала (Personnel Administration) — это одна из специализированных функций в управлении персоналом, направленная на управление наемным трудом. Обычно она выполняется отделом кадров или службой управления персоналом.

Администрирование включает в себя профессиональные практики, такие как кадровый документооборот, учетные системы, рекрутмент, обучение и развитие, вознаграждение. Оно основывается на профессиональных принципах, стандартах, законодательстве и зависит от развития соответствующей инфраструктуры рынка труда.

Цифровой профиль сотрудника

Идея использования цифрового профиля сотрудника возникла в результате эволюции подходов к управлению персоналом и внедрения цифровых технологий в бизнес-процессы. Компании постепенно осознали необходимость перехода от бумажных архивов и разрозненных баз данных к более эффективным и удобным системам хранения и обработки информации о сотрудниках.

Что такое цифровой профиль сотрудника

Цифровой профиль сотрудника — это единая база данных, содержащая информацию о работнике, которая собирается и обновляется из различных источников, таких как ФНС, МВД, Росреестр, ПФР и другие государственные органы.

Однако в контексте HCM-системы (Human Capital Management) цифровой профиль сотрудника — это электронная запись, содержащая всю необходимую информацию о конкретном сотруднике, собранную и структурированную в рамках единой платформы.

Перейти к рейтингу HCM-систем 2024

Такой профиль объединяет данные из разных модулей системы, таких как управление персоналом, расчет заработной платы, обучение и развитие, а также аналитическая информация. Он служит основой для взаимодействия между сотрудником, руководством и HR-службой, позволяя всем участникам процесса иметь доступ к актуальной и полной информации.

Зачем цифровой профиль нужен сотруднику

Цифровой профиль сотрудника предоставляет ему удобный и эффективный способ управления своей профессиональной деятельностью и развитием внутри компании. Сотрудник получает доступ к множеству возможностей, которые помогают ему лучше понимать свои обязанности, планировать карьеру и взаимодействовать с коллегами и руководством:

• Просмотр личной информации и документов:
  • Проверка и обновление контактных данных, паспортных сведений, банковских реквизитов.
  • Доступ к трудовым договорам, приказам о назначениях и другим документам, связанным с работой.
• Контроль над рабочим графиком:
  • Просмотр своего расписания, запланированных смен, отпусков и отгулов.
  • Заполнение заявок на отпуск, больничный лист или изменение графика.
• Отслеживание финансовой информации:
  • Получение информации о зарплате, премиях, бонусах и налоговых вычетах.
  • Ознакомление с расчетными листками и другой финансовой документацией.
• Участие в программах обучения и развития:
  • Выбор и регистрация на курсы, тренинги и семинары, предлагаемые компанией.
  • Отслеживание прогресса в обучении, получение сертификатов и дипломов.
• Оценка собственной эффективности:
  • Анализ результатов аттестаций, отзывов от руководства и коллег.
  • Мониторинг достижения поставленных целей и KPI.
• Взаимодействие с коллегами:
• Планирование карьеры:
  • Определение своих сильных сторон и зон для развития.
  • Постановка карьерных целей и отслеживание прогресса.
• Запросы и обращения:
  • Отправка запросов на изменения в рабочем процессе, повышение заработной платы, перевод в другое подразделение и т.д.
  • Обратная связь с HR-службой и руководством.

Нюансы HCM с точки зрения ИТ

Внедрение HCM-системы (Human Capital Management) требует подготовки и участия различных подразделений компании, включая ИТ-отдел. Особенности внедрения HCM с точки зрения ИТ-отдела связаны с техническими аспектами проекта, интеграцией с существующими системами, обеспечением безопасности данных и поддержкой пользователей.

Интеграция с существующей ИТ-инфраструктурой

Тут трудности составляют две задачи:

• Синхронизация данных: Необходимо обеспечить передачу данных между HCM и другими системами компании, такими как ERP, CRM, бухгалтерские программы и т.д. Это позволит избежать дублирования информации и повысит точность данных.
• API и коннекторы: Если стандартные механизмы интеграции отсутствуют, возможно, придется разработать собственные API или коннекторы для передачи данных между системами.

Безопасность данных

Безопасность — бич всех облачных платформ, поэтому крупный бизнес предпочитает использовать on-prem решения.

Основное внимание приковано к защите персональных данных: HCM содержит конфиденциальную информацию о сотрудниках, поэтому необходимо обеспечить высокий уровень защиты данных. Подразумевается шифрование, аутентификация, авторизация и аудит действий пользователей.

Перейти к обзору HCM 2024

Обучение и поддержка пользователей

Сотрудники, особенно линейный персонал, в большинстве случаев бойкотирует внедрение современных ИТ-технологий. На конференциях CNews, посвященных цифровизации HR можно услышать три ключевых совета:

1. Начать внедрение с тех, кто согласен, чтобы они увидели преимущества и постепенно вовлекли в процесс других сотрудников компании.
2. Сделать использование новых сервисов обязательным. Спустя некоторое время недовольства улягутся.
3. Вывести в приложение расчет зарплаты, премии и отпускных. Ради знания этих цифр каждый сотрудник достаточно быстро установит любое приложение и будет им пользоваться.

Заключение

Итак, HCM-решения объединяют в себе управление жизненным циклом сотрудника, планирование и управление рабочей силой, администрирование персонала, финансовые аспекты, а также анализ и отчетность.

Использование HCM-систем помогает компаниям повысить эффективность работы с кадрами, улучшить взаимодействие внутри команды и принимать обоснованные управленческие решения на основе актуальных данных.

Полный текст статьи читайте на CNews