Цифровая трансформация Лениногорской профсоюзной организации ЛТППО ОППО ПАО "Татнефть"
ЗаказчикЛТППО ОППО ПАО «Татнефть» объединяет более 3000 членов и включает 28 первичных организаций. ЗадачаПовысить уровень прозрачности, улучшить управление мероприятиями и упростить учет выплат.
Лениногорская территориальная первичная профсоюзная организация ОППО ПАО «Татнефть» насчитывает более 3000 членов и включает 28 первичных организаций. Она активно работает на территории Лениногорского района и города Лениногорска, обеспечивая защиту трудовых прав, поддержку поддержки труда и развитие корпоративной культуры посредством организации различных мероприятий.
Современные реалии требуют более эффективных методов управления и взаимодействия с членами профсоюза. С развитием цифровых технологий возникла необходимость в комплексной автоматизации процессов. Главной целью стало создание удобной и функциональной цифровой платформы, которая позволит не только вести детальный учет членов профсоюза, но и отсрочить ресурсы материальной помощи, наград и премий, а также регулировать управление мероприятиями и документооборотом.
Внедрение единой цифровой экосистемы улучшает рабочие процессы, повышает оперативность принятия решений и обеспечивает прозрачность всех операций. Это не только ограничение качества взаимодействия профсоюза с ее участниками, но и повышение уровня доверия и прозрачности участников в деятельности профсоюзной организации.
Цели и задачи проекта
Основная цель
Разработка современной и удобной цифровой платформы, которая позволит автоматизировать процессы взаимодействия соединений с его компонентами, повысить уровень прозрачности, улучшить управление мероприятиями и проверить учет результатов.
Ключевые задачи
- Создание сайта профсоюзной организации с интеграцией с CRM-системой.
- Настройка системы учета членов профсоюза, их активности и участия в мероприятиях.
- Внедрение автоматизированного механического оборудования для обработки изделий на материальную помощь, награды и премии.
- Автоматизация процессов документооборота.
- Удобный механизм регистрации участников мероприятий и обратной связи.
- Интеграция различных каналов связи (мессенджеры, электронная почта, сайт).
Реализованные решения
1. Разработка и настройка сайта
Разработанный функциональный и понятный сайт, ориентированный на представительскую профсоюзную организацию. Он стал приспособлением для взаимодействия с членами профсоюза, предоставляя актуальную информацию, доступ к мероприятиям и возможность оперативного оформления заявок.
Ключевые возможности сайта:
- Актуальные новости и события — оперативное обновление информации о деятельности профсоюза, анонсы мероприятий и важных инициатив.
- Электронные формы — удобный способ предоставления материальной помощи, участия в мероприятиях и обратной связи с профсоюзной организацией.
- Интеграция с CRM — минимальное взаимодействие с базой данных, что обеспечивает быстрое управление учетными заявками, членство и персонализированную работу с пользователями.
Созданный веб-ресурс позволяет не только повысить прозрачность работы профсоюза, но и значительно упростить взаимодействие с его компонентами, выполнять процессуальные предложения, а также доступность и удобство получения информации.
2. Внедрение CRM для учета членов профсоюза.
Для эффективного управления участниками профсоюза была внедрена современная система учета на базе Битрикс24. Она обеспечивает централизованное хранение данных и автоматизирует ключевые процессы, связанные с членством и активностью профсоюзных работников.
Основные элементы карточки члена профсоюза:
- Личные данные — ФИО, дата рождения, семейное положение.
- Документы — паспортные данные, необходимые для формирования спецификаций.
- Информация о членстве — дата запроса, номер и проверка профессионального билета.
- Участие в мероприятиях — фиксируется история посещений, что позволяет формировать рейтинг активности.
- Материальная помощь и награды — учет всех выданных выплат, премий и наград.
- Аттестация по охране труда — система отслеживает время проведения аттестаций и автоматически уведомляет о необходимости их обновлений.
Благодаря этой системе удалось значительно сократить администрирование профсоюза, повысить прозрачность процессов и создать удобный инструмент для работы с участниками организации.
3. Автоматизация документооборота
Для оптимизации документооборота в профсоюзной организации была внедрена система упрощенного формирования деклараций и отчетности. Это сокращает время на обработку запросов, сводит к минимуму возможные ошибки и повышает эффективность взаимодействия с заинтересованными профсоюзами.
Ключевые возможности системы:
- Автоматическая подготовка документов — составление заявлений о предоставлении материальной помощи, премий и наград без необходимости ручного заполнения.
- Оповещение о мероприятиях — автоматическая отправка участников о предстоящих конференциях, тренингах и других значимых событиях.
- Формирование заключения — создание структурированной республики по выплатам, наградам и активности членов профсоюза, что является эффективным контролем и анализом данных.
Благодаря внедрению данной системы профсоюз получил удобный инструмент для управления документацией, что позволило повысить скорость обработки запросов и улучшить координацию внутри организации.
4. Организация мероприятий
Для повышения эффективности управления мероприятиями была разработана и внедрена интеллектуальная система автоматизации, которая значительно упростила процесс регистрации участников, учета посещаемости и обратной связи.
Основные возможности системы:
- Создание карточки мероприятия — в системе фиксируются основные данные: название, тип, место и дата проведения мероприятия.
- Упрощенная онлайн-регистрация — участники могут записаться на мероприятие через удобную цифровую форму.
- Автоматические уведомления — участники получают уведомления о событии через WhatsApp и по электронной почте о том, что ограничения допускают мероприятие.
- QR-коды для входа — проверка присутствия осуществляется с помощью уникального кода, что означает окончательный контроль посещаемости.
- Сбор отзывов и пожеланий — после мероприятия участники могут оставить свои оценки и комментарии, что позволяет улучшить организацию будущих событий.
Благодаря внедрению данной системы профсоюз получил удобный инструмент для эффективного администрирования мероприятий, повышения прозрачности участников и повышения качества мероприятий организации и корпоративной активности.
5. Автоматизация учета материальной помощи.
Разработан новый модуль для учета заявок на материальную помощь, который обладает рядом удобных функций.
Особенности системы:
- Автоматический сбор и обработка заявок в кратчайшие сроки.
- Фильтрация данных по различным параметрам, например, по дате или разделению.
- Генерация отчетов о нарушениях Выплата.
- Возможность выгрузки данных в различных форматах для дальнейшего использования в Республике Беларусь.
6. Учет премий и наград
Система позволяет вести учет выдаваемых наград и премий.
Возможности:
- Регистрация всех наград и премий в цифровом формате.
- Формирование республики по выдаче.
- Генерация документов о присуждении наград.
7. Интеграция с параметрами связи
Для удобства общения с участниками профсоюза были подключены различные каналы связи:
- Telegram и ВКонтакте — для информирования и обратной связи.
- Виджет на сайте — для отправки заявок.
- Доменная почта — для официальных обращений.
Результаты получения
После внедрения цифровой системы руководитель получил государственный инструмент для управления элементами организации, автоматизации всех ключевых процессов и улучшения коммуникаций.
Основные достижения:
- Полный учет членов профсоюза и их активности.
- Автоматизированный документооборот (заявления, отчеты, уведомления).Упрощение регистрации и учета посещаемости мероприятий.
- Цифровая обработка заявок на материальную помощь и награды
- Интеграция с современными методами связи (мессенджеры, электронная почта, сайт).
- Возможность быстрого формирования результатов и выгрузки данных.
Заключение
Благодаря цифровым трансформациям Лениногорская территориальная первичная профсоюзная организация ОППО ПАО «Татнефть» значительно повысила эффективность своей работы. Автоматизация позволяет упростить ключевые процессы, улучшить взаимодействие с представителями профсоюзов и обеспечить прозрачность всех операций.
Новый подход не только оптимизировал основные процессы, но и создал удобную систему, которая делает работу профсоюза более современной, доступной и эффективной.
Перейти на сайт
Полный текст статьи читайте на CMS Magazine
