Автоматизация финансов. Часть 2: как вести сделки так, чтобы учесть всё09.04.2024 12:15

В первой части мы рассказали о том, как корпоративный портал помогает планировать расходы и платить сотрудникам.

Как рождаются сделки

Когда создается сделка, автоматически запускается сметный калькулятор. Это такой инструмент, который позволяет автоматизировать создание КП для клиентов. С помощью калькулятора можно выбрать те или иные товары/услуги, которые нужны клиенту. Как это обычно происходит в Битрикс24: ты товаров накидал, количество указал — и все, больше с этим ничего сделать не можешь. А нам нужна была смета в нормальном ее понимании, когда мы добавляем работы, указываем количество ресурсов, которые необходимо потратить, услуг, продуктов, лицензий, заводим этапы и вехи, отражаем коэффициенты на налоги/срочность/сложность, процент рисков и другое.

В итоге мы сделали свой инструмент, более продвинутый и более удобный в плане работы, который при этом позволяет использовать функционал Битрикс24 для оплат и дальнейшего учёта — в нём есть часть инструментов, которая хорошо синхронизируется с банками и отчётностью.

Ведение сделки — как мы работаем

У каждой сделки мы сделали стандартные этапы — брифинг, подготовка предложения, ожидание решения, отложено, подписание контракта, в работе и оплата. Мы не стали углубляться в детали и добавлять сюда что-то ещё, потому что это будет перегружать процесс и систему.

В момент создания сделки автоматически заводится рабочая группа — единое пространство для менеджеров и сотрудников, участвующих в ведении сделки. В группе можно обмениваться документами, видеть обновления по статусам, ставить задачи, планировать и так далее. Помимо прочего, когда мы составляем КП в сметном калькуляторе и заводим вехи проекта, его основные рабочие этапы, они перекидываются в группу в виде задач и в виде плана работ уже с установленными сроками. Также можно зайти в рабочую группу, сдвинуть сроки в диаграмме Ганта, настроить план — и это обратно синхронизируется со сметой. В группе также считается количество встреч, запланированных в календаре, звонков, совершенных через телефонию в рамках Bitrix24, количество писем и другие бизнес-показатели.

Когда мы будем показывать клиенту коммерческое предложение, там уже будут автоматически прописаны сроки: что за чем идет, что сколько займет и сколько это будет стоить. Это делает предложение прозрачнее для клиента и понятнее для нас самих — мы заранее понимаем объём работ и не возникает непредвиденных ситуаций.

Также у нас есть определенный лимит, сколько времени сделка может находиться в той или иной стадии во время продаж. Например, мы можем готовить предложение 3 дня. После этого, если предложение не будет готово, поле со статусом этапа станет жёлтым — это сигнал всем ответственным, что с задачей что-то не так. Если движения по проекту нет, через 5 дней этап станет красным — и это уже серьёзное происшествие, которое требует немедленной реакции.

Простая подготовка любого коммерческого предложения

Для подготовки коммерческого предложения необходимо определить состав работ и роли, которые потребуются для их выполнения. Например, в проекте по разработке веб-портала можно выбрать руководителя проекта, арт-директора, дизайнера, верстальщика, тимлида, и тестировщика. Для каждой роли указывается ставка — сколько эта работа стоит в час или за определённый объём. Периодически эти ставки меняются, поэтому нужно не забывать их обновлять, чтобы система всегда показывала актуальные данные.

Также система позволяет закладывать в смету налог и обслуживание. Обслуживание — это, например, деньги на аренду, расходные материалы, покупку техники и так далее.

Риски и честность

Теперь про риски. В хорошо настроенной системе процент риска должен формироваться на основе заполнения чек-листа проекта на предмет рисков. Например, если заказчик — крупный бизнес или государство, то риск совсем небольшой — 5%, если в проекте есть сложный ЛПР — плюс 3% и так по всем остальным критериям. В итоге получаем какой-то коэффициент по рискам, который мы обязательно закладываем в смету и можем честно и открыто об этом говорить заказчикам.

Это нормально — сказать на переговорах, что у нас вот так вот сложилось исторически, и что мы учитываем разные ситуации и хотим, чтобы они не повлияли на ход проекта. Есть такие риски, мы считаем, что они вполне реальны, и из-за этого вот такая стоимость. Когда мы начинаем защищать смету, мы либо предлагаем сокращать работы, если нужно сэкономить, либо исключать риски теми или иными договоренностями.

Коротко про процент прибыли (но это очень важно)

Этот параметр — та прибыль, которую мы планируем получить. Тут может быть маржинальность 30%, может 40 или 20 — всё зависит от проекта. Если мы закладываем 20% прибыли, значит, мы ожидаем её именно на этом уровне, какую бы скидку мы ни дали. И это будет видно уже в отчете по проектам — какая прибыль планировалась и какая получилась.

Выгрузка КП и дополнительные возможности

Сформированную смету можно выгрузить в PDF, Excel или отправить клиенту ссылку на отдельный лендинг (веб-страницу), где будут визуализированы все расчеты и этапы.

Если мы отправляем клиенту ссылку на веб-страницу со сметой, удобным инструментом будут «открытые линии» с руководителем проекта с нашей стороны. Это значит, что клиент может прямо на странице нажать кнопочку в чате и адресно написать свой вопрос. Это создаёт нагрузку на систему и требует более сложной организации, но иногда такой подход себя оправдывает.

Один из важных элементов этой страницы — наш бриф для клиента. В нём мы полностью описываем, как мы поняли задачу, какие видим проблемы, как мы его понимаем и какие предлагаем решения для каждой ситуации.

Там же можно сразу выбрать кейсы, которые подходят к ситуации — и они тоже станут частью КП, чтобы клиент мог изучить наш релевантный опыт.

Как контролируются документы по сделке

Прозвучит очевидно, но мы фиксируем все документы и действия по сделке в рамках проекта. Сюда попадают все внутренние письма и документы по проекту, общение с клиентом и ответы от него, рабочая переписка и любые файлы, которые там используются.

Кроме этого, система следит за тем, чтобы письма не оставались без ответа. Если она видит, что никто не ответил на входящее письмо или не поставил галочку, что письмо не требует ответа, то через несколько дней она в отчёте пометит это жёлтым, мол, внимание, тут может быть проблема.

Такой подход не нужен, если компания в один момент времени всегда работает только с одним клиентом, но когда в работе много проектов, она помогает ничего не пропустить и отследить все сроки и договорённости. А ещё это просто удобно — система сама напоминает всем, что на письма нужно отвечать и не тянуть с решениями.

Работа с подрядчиками

У каждой сделки есть поле Подрядчики. После того, как мы заполнили это поле, в расходных транзакциях появляется возможность выбрать того подрядчика, которому мы платим. Это значит, что мы в принципе не можем в рамках проектной работы заплатить неизвестному подрядчику. Получается, что нам нужно, чтобы вся информация была уже в сделке — что у нас есть такие подрядчики и что только руководитель проекта им может платить.

Получается, что в этом случае мы просто ставим все финансовые отношения в определенные рамки и отслеживаем перечень наших подрядчиков. При этом у нас есть специальный отчёт по подрядчикам: сколько заплатили мы, сколько потратили на сопутствующие статьи расходов. Также есть вся история по каждому подрядчику — совершенные платежи по всем нашим счетам, состояние счетов и статей расходов понедельно, помесячно, поквартально и за год. И, соответственно, мы можем двигаться по этому таймлайну влево-вправо или отфильтровать по счету, чтобы увидеть конкретные расходы или статьи.

Если убрать фильтры, можно увидеть всю финансовую деятельность нашей компании, которая произошла за этот или прошлый месяц. Мы настроили так, что система показывает состояние счетов на начало и отдельно на конец периода. Также сразу виден общий итог: сумма всех совершенных транзакций за этот период и финальное состояние по счету по итогам месяца.

Отчёт по текущим проектам, без которых никуда

Когда мы посчитали сделку и начали по ней работать (от подготовки документов до сдачи всех работ), то нужен инструмент, чтобы всегда можно было посмотреть, как идут дела в проекте в целом и в деталях. За это у нас отвечают отчёты по проектам.

Например, можно посмотреть все проекты в стадии продажи. Эта штука полезна для принятия решения о завершении той или иной продажи. Дело в том, что в отчете по продажам не видно фактических затрат, но на пресейл в какой-то сделке мы потратили уже 400 тысяч. Пресейл длится почти там полгода и, наверное, стоит подумать, что хорош, либо мы идем и окончательно договариваемся о старте или принимаем решение, что по этому проекту не работаем и эти деньги списываем в убыток.

Также очевидный отчёт — план-факт по срокам, он показывает, насколько ход работ укладывается в график, нет ли отставаний или где-то вообще всё заморозилось. Если система видит, что через 10 дней наступит конец очередного этапа, она подсветит их жёлтым — это сигнал руководителю посмотреть, всё ли там по плану и точно ли все задачи будут сделаны через 10 дней.

Если какие-то задачи провалены по срокам, они помечаются красным и попадают в отчёт о проблемах — на него мы обращаем особо пристальное внимание. Если одна и та же проблема, отдел или сотрудник попадает в отчёт, это признак того, что такая же проблема повторится и в других проектах с этими же исходными данными.

«Проектор» — очень удобный бот для контроля сделок

Для удобства работы по сделкам и проектам мы сделали бота, который называется «Проектор».

Когда начинается рабочий день, бот автоматически присылает менеджеру или руководителю проекта общий отчёт, который касается всего, что есть в зоне внимания этого человека. Для этого он проверяет все связи в системе, которые могут повлиять на ход проекта или на работы в них и рассказывает о проблемах, которые там могут появиться.

Например, бот может сказать, что нашёл две проблемы в продажах и одну — в текущем проекте. Можно нажать на кнопку с продажами и тогда бот расскажет, что в одной сделке, где вы ответственный, расхождение между плановыми и фактическими затратами уже превысило 10%. А в другой сделке плановая рентабельность составляет 74%. Казалось бы, чем выше рентабельность, тем лучше, но система относится подозрительно ко всем проектам, где рентабельность больше 50%. Чаще всего это говорит о том, что руководитель проекта либо не разобрался в задаче и не учёл какие-то подводные камни, или не учел все расходы, или пытается сделать что-то выходящее за рамки. И то, и другое требует пристального внимания и бот нам сразу об этом сообщает.

Кроме этого, бот — универсальный инструмент, чтобы держать руку на пульсе, когда сводную информацию о проекте и сделке нужно получить здесь и сейчас. Он сам просмотрит все отчёты, соберёт нужную информацию и выведет её в коротком или расширенном виде.

Что в итоге и что будет дальше

Благодаря нашей выстроенной доработанной системе финучёта мы видим всю историю по проекту: сколько сотрудники потратили времени на работы, сколько это нам стоит, сколько мы заплатили подрядчикам, сколько налогов заплатили. После этого, в самом конце — сколько мы получили и сколько у нас осталось денег за тот или иной проект.

Без этой системы работать с таким большим финансовым потоком было бы очень сложно — именно поэтому мы сделали её и дорабатываем до сих пор. Всё для того, чтобы в любой момент видеть реальное положение дел и строить планы на будущие периоды.

В следующий раз — про внутреннюю финансовую кухню компании: как не потеряться в потоке данных, сумм и отчётов.

Полный текст статьи читайте на CMS Magazine