Артак Оганесян, EPAM: Пути сотрудников внутри компании должны быть максимально оцифрованы
Интеграция Внедрения
23.11.2020, Пн, 11:00, Мск , Текст: Юлия Лихачева
В условиях удаленной работы вновь становится актуальной диджитализация рабочих мест специалистов и создание для них единого информационного пространства. В ходе решения этой задачи EPAM построил структурированное озеро данных и внедрил платформу со всеми необходимыми цифровыми сервисами для сотрудников и удобными средствами взаимодействия внутри компании. Об этом проекте и опыте его переиспользования у клиентов компании в интервью CNews рассказал Артак Оганесян, заместитель генерального директора EPAM.
«Перевозили домой к нашему сотруднику любимый кактус из офиса»
CNews: Пандемия поставила компании по всему миру в достаточно сложное положение в связи с необходимостью организации перевода сотрудников на удаленный режим работы. Многие поспешили отчитаться в том, что эти процессы прошли максимально гладко. Но ведь наверняка у организаций возникали какие-то сложности? О каких из них известно вам?
Артак Оганесян: В середине марта мы буквально за 2 дня перешли на домашний режим работы в рамках почти всей компании. На тот момент число сотрудников EPAM по всему миру превышало 36 тысяч человек. Некоторые наши офисы, например, в Китае, сделали это еще раньше. Для нас переход на удаленку оказался естественным. У EPAM много заказчиков в Северной Америке и Европе, при этом основные производственные ресурсы находятся в России и Восточной Европе (преимущественно в Беларуси, Венгрии, Польше), Индии и Китае. Над проектами работают гибридные команды, где UX-дизайнер может быть в Москве, разработчики в Минске, руководитель проекта в Нью-Йорке, а бизнес-заказчик в Гонконге. Поэтому наши внутренние системы много лет разрабатывались под поддержку дистанционного взаимодействия внутри команд и с клиентами. Дополнительно в последнее время мы серьезно инвестировали в оцифровку процессов рекрутинга, управления персоналом (HR), обучения и развития специалистов, управления финансами и других. Внутри компании мы называли эту инициативу EPAM+. Сейчас она преобразовалась в глобальный проект EPAM Anywhere, когда стать частью нашей команды может ИТ-специалист из любого региона в России или другой страны, даже если там нет офисов EPAM.
В результате у компании не было серьезных проблем при переходе на удаленку. Конечно, у самих сотрудников возникли определенные затруднения: у кого-то много детей, у кого-то маленькая жилплощадь и нет удобного рабочего места, как в офисе. Но мы всегда шли навстречу, выделяли средства и искали возможности помочь обустроить домашние рабочие места, например, предоставляли офисную мебель, был случай, когда перевозили любимый кактус сотрудника к нему домой.
Артак Оганесян: У компании не было серьезных проблем при переходе на удаленку
На нашей внутренней платформе TelescopeAI мы периодически проводим опросы, и каждый сотрудник может отметить, доволен он или нет удаленной работой, какие есть проблемы. Информацию видят его коллеги и руководители. Для них это хороший сигнал о том, что стоит обратить на что-то внимание. В целом порядка 15% высказываются за возвращение в офис, потому что дома не созданы условия: нет кабинета, вокруг шумные дети, домашние животные, ремонт этажом выше или, что самое страшное, беспокойные соседи.
CNews: Сейчас в России снова сложная ситуация. Вам удалось учесть весенний опыт?
Артак Оганесян: Мы по-прежнему работаем в основном удаленно. При этом внедрили схему, которую назвали «отельная система»: пронумеровали рабочие места в офисе и дали возможность сотрудникам удаленно бронировать любые из них на полдня, день или неделю, максимум — на две недели. Это удобно и для тех, кто предпочитает гибридный подход к работе, и тех, кто хочет работать в офисе. Забронировать можно также переговорные комнаты для проведения собраний команды, если есть такая необходимость. Выбрать можно рабочее место внутри любого офиса EPAM, не обязательно там, где числится сотрудник. Понятно, что на рабочих местах соблюдаются все предписанные местными госорганами правила, включая социальную дистанцию, дезинфекцию и так далее.
CNews: А с заказчиками проблем не возникало?
Артак Оганесян: На самом деле далеко не все из них были готовы к удаленному формату взаимодействия. Иногда замедлялись процессы, возникали вопросы в части информационной безопасности, обмена документами. Мы помогали им, делились своим опытом и даже решениями, которые позволяют работать удаленно: для электронного документооборота, поддержки работы распределенных команд, репозитариев документов и исходных текстов программ, совместной работы с артефактами по всему циклу разработки ПО.
В некоторых случаях мы помогали с ИБ и работой в командах. Особенно часто возникали вопросы, связанные с доступом к персональным данным. Банкам и страховым компаниям было сложнее организовать удаленную работу и при этом обеспечить защиту данных, соблюсти все условия. Это требует вложений в инфраструктуру. Справлялись с помощью токенов, системы двухфакторной авторизации, VDI и т.д.
«Идея рабочего места в облаке изменила подход к организации процессов»
CNews: Как обстоят дела с цифровизацией рабочих мест и созданием единого цифрового пространства на Западе? Почему наши компании относительно неспешно идут этой дорогой?
Артак Оганесян: По этому пути легче идти глобальным компаниям с распределенным характером бизнеса, особенно тем из них, кто уже давно думает о цифровых и мобильных рабочих местах. Как правило, это консалтинговые, сервисные, аутсорсинговые компании, где сотрудники мобильны и часто находятся в командировках. Здесь просто нельзя иначе обеспечить продуктивность работы.
Идея виртуального рабочего места в облаке изменила подход к организации рабочего процесса. Сотруднику достаточно иметь конечное устройство — планшет или ноутбук. Либо он может прийти в офис своей компании в любой стране, подключиться к стационарному компьютеру, загрузить свое рабочее место из облака и продолжить работу. Те, кто раньше всех применил концепцию Digital Workplace, или создания единого цифрового пространства и цифровых рабочих мест, теперь на шаг впереди остальных.
CNews: Применяет ли ее EPAM?
Артак Оганесян: У нас порядка 10–15% персонала постоянно ездили к заказчикам. Но в США в них включают тех, кто путешествует из города в город, а мы в каком-то виде считаем командировкой даже поездку с востока Москвы на запад: это же полдня в дороге и 3–4 часа работы у заказчика в «полевых» условиях. В первую очередь мы оцифровали процессы, которые затрагивают этих сотрудников, например, отчетность по командировочным расходам. Чек можно отсканировать или сфотографировать, а физические бумаги консолидировано отдать в конце месяца: оставить в приемной, откуда их передадут в соответствующую службу. Пожалуй, «полевые» сотрудники были максимально оцифрованы.
Как мы это сделали? Во-первых, проработали технологические нюансы — обеспечили хранение всего в корпоративном облаке, а не на диске или переносном устройстве, с которым человек путешествует. Во-вторых, отладили соответствующие права доступа и ограничения. На третьем этапе мы автоматизировали процессы внутри компании. Скажем, сотруднику нужно поехать в командировку, ему необходимо подтверждение командировочных затрат, оформление авансовых отчетов, оформление брони в гостинице. Все это должно оформляться без обязательного физического присутствия в офисе. В крайнем случае можно настроить процесс так, чтобы бумаги копились, а человек раз в месяц приезжал в офис и подписывал эту кипу чернилами, предварительно подписав цифровой подписью. Мобильный персонал в первую очередь задействован на фронте, то есть на переднем крае работы с заказчиками. Поэтому все системы, которые ориентированы на информационный обмен или взаимодействие с заказчиком, были адаптированы для доступа извне с помощью ноутбука, планшета или телефона. Мы много вложили в этот процесс, и пандемия доказала, что не зря.
Многое было сделано для комфортной работы территориально-распределенных команд. Нередко руководители проектов и менеджеры, которые отвечают за производство, не видят часть своей команды по географическим причинам. Мы хотели, чтобы сотрудники легко находили друг друга, могли обмениваться информацией, участвовать в общих процессах, собеседованиях, переговорах. Мы даже обучение перевели в цифру — вебинары, записи видео-конференций и офлайн-мероприятий. Во время пандемии процесс обучения не остановился. Для нас это очень важно — технологии быстро меняются, появляется что-то новое, постоянно приходится переобучать людей, повышать квалификацию, расширять компетенции.
Мы создали платформу, которая позволяет общаться. Фактически это еще и внутренняя социальная сеть. Люди раздают друг другу бейджики за достижения, у каждого есть своя «стена», где видны благодарности, которые ему писали, аттестации, которые он проходил, курсы, которые он проходил или где преподавал сам, и, конечно, перечень проектов, в которых он участвует прямо сейчас или принимал участие раньше. Это важно, потому что сотрудники обладают информацией друг о друге и находятся в общепроектной среде.
CNews: Какова структура вашей платформы для Digital Workplace?
Артак Оганесян: Мы выделили три ключевых компонента — это доступные данные, средства взаимодействия и цифровые сервисы.
Источник: EPAM, 2020
Данные собираются в озеро из самых разных внутренних систем — это всевозможные HR-решения, SAP,»1C», Jira, инструменты для совместного проектирования и планирования, системы учета рабочего времени, запросов, заявок, требований заказчиков и так далее. И они структурируются в озере таким образом, чтобы обеспечить быстрый доступ и легкий поиск.
Цифровые сервисы — это набор инструментов и приложений EPAM (в том числе с поддержкой самообслуживания), которые комбинируются и предоставляются сотруднику в зависимости от его рабочих обязанностей. У руководителя проекта функциональность одна, у разработчика — другая, у HR-специалиста — третья. Есть быстрый корпоративный поиск, персональные нотификации, информация, связанная с матрицей навыков и знаний, привязанной к карьерному пути, прохождению обучения, оценке.
Наконец, средства взаимодействия позволяют сотрудникам легко находить нужные контакты и работать друг с другом без посредников. Неважно, где работают специалисты и какие устройства они используют.
CNews: Почему вы выбрали интеграционный вариант со строительством озер данных с информацией из различных ИС компании?
Артак Оганесян: Поскольку мы сами себя автоматизируем постоянно и давно, то понимаем, что заменить большие системы, которые пустили корни во все процессы, очень сложно. Поэтому мы накрыли их «зонтиком». Сначала платформа представляла из себя просто «читалку»: можно было только смотреть информацию из разных систем. Потом она стала «писалкой» — был открыт доступ на изменение данных. Дальше «бродилка» — быстрые переходы по контексту в различные системы. Так со временем у нас сформировалась полнофункциональная платформа TelescopeAI.
Как это было реализовано на практике? В первую очередь, был построен интеграционный слой, который собирает данные, — это и есть озеро данных. С помощью эталонной модели, которая хранится в промежуточном слое, мы привели все данные в единый формат. В озеро заливается информация из разных систем и приложений, и оно их преобразовывает в канонический вид. Сверху «стоят» модули TelescopeAI. Соответственно, одни и те же данные можно получать от разных первоисточников, выбирать из них «золотую запись» — мастер-данные, и все остальное делать по образу и подобию.
Источник: EPAM, 2020
Интересно, что когда мы начали внедрять платформу у заказчиков, то увидели, что источником «золотой записи» могут быть самые разные системы: у кого-то это кадровое приложение, у кого-то — производственная система.
Сейчас в TelescopeAI собирается вся информация о сотрудниках и деятельности компании: какие проекты реализуются, какие люди и где требуются, с какими навыками, кто и где в какой роли отработал и даже как отработал. Это было сделано для того, чтобы руководители видели кадровый резерв и могли быстро формировать команды под различные проекты, а также чтобы сотрудники при желании сами могли найти для себя наиболее подходящие возможности и пути развития.
Отдельный блок, который стоит выделить, — качественная аналитика. Руководитель проектов видит аналитику по своим проектам, руководители стримов получают информацию по своим командам и потокам, ведущие специалисты отслеживают производительность и эффективность работы своей команды. Есть модули, которые позволяют ресурсным менеджерам и HR смотреть на «температуру» и настроение людей, отслеживать выгорание или заболачивание. Искусственный интеллект дает прогноз по вероятности ухода сотрудника из проекта или компании, подсказывает, где и когда надо провести ротацию, предсказывает вероятности попадания в сроки по задачам, конкретным исполнителям и так далее.
«Правильно выстроенные коммуникации уменьшают число ошибок в команде»
CNews: Еще один компонент, о которым вы упомянули, средства взаимодействия внутри компании. Речь идет о коммуникационных инструментах? Или не только?
Артак Оганесян: Не только, хотя есть и они. Для нашего производственного процесса важна такая составляющая, как совместная работа с ресурсами — это поиск, обучение, подбор, формирование и комплектация команд, их сокращение и расширение. В общем, все, что связано с динамическим процессом командообразования. Если где-то начинается новый проект и формируется команда, важно описать требования к ней, проставить все необходимые атрибуты, чтобы менеджеры из разных стран и городов могли посмотреть доступность своих ресурсов, которые соответствуют требуемым навыкам, знаниям, компетенциям, опыту и экспертизе. Это взаимодействие реализовано в единой системе. Сотрудники видят потребности компании в производственных ресурсах с определенной глубиной — это могут быть 3 или 5 месяцев, даже год. Можно назвать это внутренней ярмаркой специалистов, где каждый может предложить свои ресурсы, отдельных специалистов и целые сплоченные команды.
Артак Оганесян: Для нашего производственного процесса важна совместная работа с ресурсами
Второй производственный процесс — работа с заказчиком: формирование требований, аналитика, обследование, фиксация всех артефактов, которые хранятся в структурированном виде. Дальше следует передача этих знаний архитекторам, чтобы они приступили к процессу проектирования, прорисовки архитектуры. Следом — процессы разработки, тестирования, внедрения, техподдержки, сопровождения. Все процессы завязаны в единой информационной среде, чтобы обеспечить передачу знаний. Правильная организация коммуникаций позволяет совершать меньше ошибок и итераций по передаче информации.
CNews: Можно ли ваш опыт перенести на стороннюю организацию? Что делать компаниям, если понравилась концепция и существует ли пошаговая инструкция по ее реализации?
Артак Оганесян: Перенести можно, и у нас есть такие примеры. С методичками сложнее — единого рецепта нет, скорее, есть несколько возможных моделей, выстраданных жизнью, и опыт наших проектов. В первую очередь, нужно оценить, что есть у компании, какая у нее степень зрелости процессов, автоматизации, насколько люди готовы и желают работать в такой единой цифровой среде. Работа в удаленном режиме обезличена с точки зрения общения, кто-то может быть к этому не готов.
У нас есть проекты по цифровизации рабочих мест на Западе и в Азии, не только в ИТ, но и, например, в нефтегазовой сфере, есть интерес со стороны потенциальных клиентов в России. В основном, заказчики — это либо похожие на нас организации, либо крупные ИТ-подразделения компаний. Один из примеров — машиностроительное предприятие, где они оцифровали свое конструкторское бюро. Это было интересно, поскольку мы настраивали платформу под другую специфику: навыки, матрица знаний, специализаций, компетенций и процессы не для ИТ, а для инженерной работы.
Конечно, несмотря на всю пользу цифровизации, важно сохранять живое общение. Мы планируем в будущем использовать гибридный подход к работе и продолжаем адаптировать к нему нашу платформу. Всегда должна быть возможность сотрудникам собраться вместе и поработать в критичные моменты, сидя в одном помещении, потому что живое общение и живой обмен идеями дают ощутимый результат.
Полный текст статьи читайте на CNews
