Антикризисная уборка в компании
7 постулатов антикризисного времени: как навести порядок и оптимизировать производственные процессы в компании.
24.02.2015 | Автор: Никита Михеенков, Nimax (Директор по развитию) 
Количество докладов на Антикризисном семинаре SPECIA оказалось значительно больше, чем отведенное для них время, поэтому мой доклад плавно превратился в статью об антикризисном наведении порядка в компании.
Итак, давайте пройдёмся по всем аспектам работы веб-производства или агентства, которые можно и нужно быстро улучшить.
Тема моего доклада изначально звучала: «Как навести порядок в компании без смены деятельности», но если в вашей компании есть внутренний продукт или другое направление, которые не требуют большого и дорогостоящего штата специалистов, как заказная разработка сайтов (брендов, интерфейсов, приложений и т.д.), подумайте, может стоит переключиться на него? Студиям и агентствам, особенно крупным, скоро придётся непросто.
Не бойтесь сложных решений Самое главное отличие этого кризиса от прошлого — невиданный медиаохват. В 2008-м всё случилось в тишине и за кадром. Благодаря соцсетям, все события этого кризиса на виду, руководители и люди морально подготовлены к антикризисным мерам. Если вы сократите штат, уменьшите офис, закроете убыточные направления и т.д. — никто этому не удивится и не воспримет как слабость. Поэтому не бойтесь действовать и не парьтесь о чужом мнении.
Постулаты антикризисного времени:
Переходим на военное положение;
Усиливаем маркетинговую активность;
Отлаживаем финансовое управление;
Оптимизируем производство;
Внедряем безубыточную оплату труда;
Сохраняем и улучшаем команду;
Выходим на внешний рынок.
1Военное положение
Поиск сообщников Как руководитель, вы каждый день рефлексируете о состоянии своего бизнеса и изучаете обстановку вокруг. Возможно, ваша система наблюдения уже давно выдаёт тревожные сигналы. Всё это совсем не означает, что каждый из ваших сотрудников также держит руку на пульсе и понимает, что происходит. Если вам нужны соратники — самое время искать их среди сотрудников. Для начала расскажите своей команде о том, что вам нужна их помощь.
Чтобы рассказ получился связный и люди почувствовали — вы знаете, что делать, вам придётся уточнить и зафиксировать цели организации. Ответить на вопрос: «Какой вы видите свою компанию через 2–3 года?» очень непросто.
Сокращение затрат Если ваши дела шли хорошо в последний год, весьма вероятно, что постоянные расходы компании постепенно увеличивались. Сейчас самое время сбросить жирок, ведь клиенты уже не будут так легко расставаться с деньгами и их ценность для компании резко возрастёт.
Здесь вы найдете подробную инструкцию по поиску финансовых утечек: http://probusiness.by/strategy/484-kak-kompanii-optimizirovat-zatraty-v-krizis.htm
Уверен, что если вы всерьёз озаботитесь этой проблемой, то сможете найти несколько сотен тысяч рублей для ежемесячной экономии буквально на пустом месте.
Дисциплина Кризис — это битва, и вам потребуется железная армейская дисциплина. Уточните или опишите правила вашей компании: график работы, отпуска, отгулы и т.д. Начните с себя и других руководителей компании — приходите вовремя, действуйте быстро, не прокрастинируйте, установите себе блокиратор соц.сетей и научите этому коллег.
Если у вас есть люди, которые тянут общую дисциплину и боевой дух ко дну, объясните им, что неэффективная работа больше не допустима и вам придётся расстаться.
Ниже я буду писать о внедрении сдельных систем, которые, напротив, подразумевают учёт только результатов работ и их своевременность. Это другой подход, полностью противоречащий идеям армейской дисциплины.
2Усиление маркетинговой активности
Компенсация проседания среды Если окружающая среда просела и извлекать из неё ресурсы стало сложнее, значит нужно увеличить свою активность. В первую очередь, маркетинговую активность по привлечению и удержанию клиентов.
Есть очень большой, веселый и одновременно сложный материал о стагнации рынка провайдеров, только не начинайте его читать сейчас — это очень надолго: http://www.cmsmagazine.ru/library/items/management/nuances-of-stagnation/
Аккаунтинг Особенно важно научиться удерживать уже имеющихся в компании клиентов, не допуская их ухода. Каждый клиент — это потенциальная возможность для постоянного сотрудничества и цепочки дополнительных продаж. Обычно, за отношения с клиентом и качество сервиса в компаниях отвечают аккаунт-менеджеры, иногда эту роль выполняют руководители отделов или менеджеры продаж. Но в любом случае, внимание к вашим клиентам нужно увеличивать, а за их удовлетворенностью внимательно следить. Если системы аккаунтинга в компании нет, то ее нужно внедрять и перенастраивать вашу CRM с первичных продаж на долгосрочные отношения.
Позиционирование компании Время неспециализированных студий и агентств проходит. Таких компаний стало слишком много, и они просто не влезут в сокращающийся рынок. Впрочем, выход из зоны максимальной конкуренции — это хорошее решение для любого времени.
Я считаю очень удачной фокусировку агентства Kelnik на строительном рынке и 3D технологиях: http://www.kelnik.ru/
Специализироваться можно на определенных типах услуг, обслуживать клиентов определенных отраслей, строить уникальные процессы, недоступные конкурентам. Главное — начинать хоть чем-то отличаться от сотен универсальных компаний.
Но поскольку ситуация у нас особая, времени на радикальную смену позиционирования уже нет. Придётся найти уже имеющиеся сильные стороны и работать с ними.
Каналы привлечения Я насчитал 25 источников привлечения заказов, которые мы используем в Nimax и можем отдельно работать над каждым из них:
Брендированный трафик; Перекрестный обмен отделов клиентами; Ссылки на сайтах; Выступления; Презентации SlideShare; Рекомендации партнеров; Рекомендации клиентов; Рекомендации «адвокатов бренда» (маркетологи, фанаты); Переход лояльных контактных лиц из компании в компанию; Дополнительные продажи (повторные обращения в процессе работы); Вторичные обращения (возвращение старых клиентов); Собеседования (заказы от тех, кто хотел работать у нас); Рейтинги; Ассоциации; Конкурсы и фестивали; Внешние публикации; Портфолио на внешних площадках; Блог Nimax; Социальные сети; Тендеры закрытые (неформальные, пригласили); Тендеры открытые (официально, сами вписались); Cистемы сертификации (Яндекс, Bitrix); Рассылка; Платная реклама (баннеры, контекст, таргет); Поиск (SEO). Если вы не собираете данные по конвертации заявок из каждого канала, начинайте делать это. Если такая информация уже есть, то можно просто усилить работу над каждым эффективным источником, целенаправленно развивая его.
Проверка инструментария Приведите в порядок ваш сайт, блог, социальные сети, полиграфию и другие инструменты, которые вы используете в работе с клиентом. Если ваш сайт запущен в базовой версии, и вы дорабатываете его постепенно, хорошо бы завершить все работы на этой неделе.
Портфолио Традиционное больное место студий. На портфолио всегда нет времени. У каждой компании в закромах и погребах хранится множество неопубликованных работ. Обновление портфолио на сайте и его дополнительное размещение на Behance, Revision, каталоге CMS Magazine и других площадках помогут привлечь клиентов и сотрудников.
3Отлаженное финансовое управление
Учёт продаж и аккаунтинг В большинстве компаний CRM используются только для управления входящими заявками, но не применяются для улучшения отношений с клиентом, продления его работы с компанией и учёта выгодности такого сотрудничество. Правильная CRM позволяет дожимать несостоявшиеся сделки, увеличить число дополнительных, подключать клиентов к вашей рассылке, подсказывать менеджерам дальнейшие действия и т.д. Для этого нужен план внедрения, точная настройка CRM и система метрик для оценки эффективности работы менеджеров продаж. Тема эта большая и сложная, поэтому рекомендую ознакомиться с этими материалами:
Интересный пример внедрения CRM: http://megamozg.ru/post/2258/Про работу с базой клиентов в CRM: http://habrahabr.ru/company/ruward/blog/183698/
Очень важная поправка про CRM системы и продажи в целом. Система продажи не должна привлекать и удерживать максимальное количество клиентов любой ценой. Не секрет, что некоторые заказы лучше не получать — они как бомба замедленного действия в привлекательной упаковке от торта. Отбраковка потенциально опасных заказов и санация производства от невыгодных проектов — это важная часть антикризисной работы. «Больше», не всегда значит «лучше».
Управление производством Далеко не всегда руководители студий могут дать ответ на вопросы: Насколько выгодный для нас этот конкретный проект? Сколько мы заработали на нём? Сколько мы заработали или потеряли на этом конкретном этапе работ? Зарабатывает или тратит определенный сотрудник деньги?
Несмотря на всеобщую работу с задачами в Bitrix24, большая часть нашего собственного учёта, включая рентабельность проектов, затраты времени и прогнозирование загрузки, ведется в Google.Docs. Грамотное использование этой штуковины поможет значительно прокачать производство, очистить его от невыгодных проектов, а доходность остальных улучшить.
В качестве шпаргалки по выбору метрик веб-производства используйте эту статью: http://megamozg.ru/company/ruward/blog/8530/
Внедрение системы учёта ресурсов в компании — самая важная антикризисная задача, поскольку позволяет вытащить деньги, замороженные в неэффективных процессах.
4Оптимизация производства
Упрощение конвейеров Рабочий процесс имеет обыкновение самопроизвольно (или благодаря излишне увлечённым сотрудникам) усложняться и превращаться в монстра. Уверен, что вы замечали, как прототип почему-то превращается из чертежа в «шедевр», занимающий сотни часов рабочего времени, а испытание модного фреймворка удлиняет разработку в разы.
Сейчас самое время оптимизировать рабочий процесс и отказаться от всего, что не нужно вам и вашим клиентам.
Простые предложения Среди всех ваших услуг и проектов есть наиболее выгодные и востребованные среди клиентов, да ещё и простые в реализации. Возможно, вам стоит скомпоновать из них пакетные предложения, простые в продаже и понятные клиентам.
Это совсем не значит, что такие предложения должны быть примитивны и дёшевы. В нашем случае пример такого пакета — проектирование. Мы умеем это делать, в эту работу вовлечены минимум людей, дорогостоящие производственные этапы со всеми характерными для них рисками ещё далеко впереди. Вывод: нам выгодно делать проектирование сайтов, а реализацию отдавать партнёрам.
Если дела у вас уже идут туго, стоит обратить внимание на имеющиеся у нас предложения в низко-среднем ценовом диапазоне, срочно доработать и вывести на первый план. Примеры таких предложений: готовые сайты для определённых отраслей или сайты на готовых платформах типа Squarespace.
Напомню: чем сложнее проект, тем больше вероятность сесть с ним в лужу. Рентабельность максимальна для проектов разумного уровня сложности.
5Безубыточная оплата труда
Токсичный актив Производство студии или агентства становится «токсичным активном». Большая зарплатная масса в сочетании с невысокой рентабельностью может похоронить обладателя студии под неподъёмными долгами за 1–2 неудачных месяца. Особенно если в компании используется окладная система оплаты труда.
Выход из такой ситуации — введение такой системы распределения клиентских платежей, при которой доли менеджеров, исполнителей, всевозможные расходы и норма прибыли зафиксированы и не могут быть изменены. Соответственно все выплаты делаются только в рамках бюджета проекта, выход за которые технически не возможен.
Сдельные системы Большинство компаний боятся вводить сдельные системы оплаты труда и предпочитают оклады. Причина в том, что в «жирные годы» сотрудники могут просто не захотеть так работать. Но сейчас очевидно, что выживать компаниям и специалистам нужно вместе. Как компаниям не хочется терять специалистов, так сотрудникам не выгоден поиск работы в разгар кризиса.
Если вы ведете подробный учёт рабочего времени и всех завершенных специалистами проектов, то вполне можете ввести хотя бы скрытую сдельную систему. Зная долю ваших специалистов в каждом проекте, например процент верстальщика в его этапах. Вы сможете легко определить, помогает ли он компании зарабатывать.
Если вы начинаете платить только за результат, это значит, что вам потенциально больше не нужен офис, работа в рабочее время и другие условности. Сделка — первый шаг к распределённой компании.
Подробно о создании и работе распределенной компании: http://www.mikheenkov.ru/remote/
Долевая система Если переход на сделку представляется вам чем-то сложным и долгим, но платить привычные оклады уже не получается, можно хотя бы временно уйти от окладов и делать выплаты исходя из фактического заработка компании. По артельному принципу. Например, если в целом компания заработала меньше на 20%, чем усредненный месяц прошедшего года, значит все выплаты также уменьшаются на 20%.
Ещё раз уточню, что самый большой риск для основателя студии или агентства — это поздно заметить проблемы и накопить безумные зарплатные долги. Для сотрудников это тоже риск, поэтому обе стороны должны быть заинтересованы в нормализации финансовых отношений, в случае снижения доходности бизнеса.
6Сохранение и улучшение команды
Сохранение команды Если ваши дела начнут ухудшаться, то важнейшей задачей станет сохранение ядра команды. При первых же трудностях имеет смысл сократить специалистов к которым есть вопросы или чей жизненный цикл в компании в любом случае подходит к концу. Но основу команды нужно сохранить любой ценой.
Как определить, кто является основой компании? Это те люди, без которых эластичное сокращение закончится и начнется разрушение инфраструктуры. Можно подойти к этому с другой стороный: с кем из вашей команды вы быстро восстановите компанию после любой катастрофы? Вот они и есть ядро организации.
Улучшение команды Если состояние вашей компании будет лучше, чем конкурентов, появится отличная возможность улучшить команду за счет оттока людей из других компаний. Это потребует жёстких действий по замене отстающих специалистов.
Мы никогда не отказываемся от такой возможности и довольно часто делаем замены в команде. Только ротируя кадры, можно собрать действительно крутую команду. Идёт уже второй месяц кризиса, и если вы ещё не привлекли парочку толковых специалистов, то упускаете отличную возможность.
Соотношение производственного и административного персонала Попробуйте проанализировать соотношение производственного персонала, менеджеров продаж и проектов, административных сотрудников. Если у вас на каждого дизайнера и программиста по два менеджера и директор, такая компания далеко не уедет.
Особенно интересно количество административных сотрудников, вообще не вовлеченных в производство. В нашем случае, нужды 45 сотрудников обслуживают 5 сотрудников: директор по развитию, финансовый директор, корпоративный журналист, бухгалтер и системный администратор. Все остальные делают проекты или работают с клиентами. Соотношение 8 к 1.
7Выход на внешний рынок
На некоторое время у нас появилось преимущество в виде обесценивания нашей работы. Не стоит радоваться, ведь за это преимущество заплатили ваши сотрудники. Но пока мы работаем в старых рублёвых ценах, а индексация зарплат ещё не произошла, есть несколько месяцев на привлечение первых иностранных клиентов и сбор портфолио. Если у вас нет уникальных технологий и продукта, возможно этот вынужденный демпинг вам поможет.
Если у вас нет англоязычного сайта, то нужно запускать хотя бы краткий лендинг, затем полную версию. Полностью перевести перевести кейсы на английский, залить их на Behance и биржи подрядчиков. Массировано начать изучать языки в компании.
У нас сейчас все сайты переводится на английский язык и стартуют сразу несколько групп изучения английского. Начали мы с отдела брендинга: запущен англоязычный сайт и переведено всё портфолио: http://www.welovescience.pro/
Резюме Лучше всего будут себя чувствовать распределенные компании, которые не имеют офиса и постоянных расходов. Сотрудникам платят за результат, а норма прибыли жестко зафиксирована. Объединяющей основой такой компании будет не общий офис, а развитая система управления проектами и ресурсами. Такая компания будет лучшей в какой-то очень узкой области и сможет обслуживать западных клиентов.
Если вы не хотите ввязываться в изнуряющую борьбу с обстоятельствами, я описал также второй путь, позволяющий спокойно переждать трудные времена, сохранить силы и здоровье: http://www.cmsmagazine.ru/authors/mikheenkov/graceful-degradation-veb-studii/
Полный текст статьи читайте на CMS Magazine
