Альтернатива Zoom и Teams: опыт перехода на отечественную платформу коммуникаций
Поделиться
Даже после возвращения с удаленки компании продолжают проводить онлайн-встречи. Ведь это не только способ поддержать внутреннюю коммуникацию, но возможность оперативно выходить на связь с клиентами, экономить время и сокращать цикл сделки. И если пару лет назад все пользовались «Зум» или «Тимс», то в 2022 г. необходимо переходить на российские платформы. Компания «Аскон», разработчик и интегратор в сфере автоматизации проектной и производственной деятельности, выбрал сервис для совещаний и встреч Webinar Meetings от компании Webinar Group. Раньше в «Аскон» использовали американскую платформу Cisco Webex, но уже с 2020 г. стали искать новый сервис.В этой статье изучим опыт «Аскон» по переходу на отечественную платформу: какие критерии важны при выборе сервиса, могут ли российские компании предоставить достойную альтернативу популярным зарубежным платформам, как упростить с помощью онлайн-коммуникаций рабочий процесс. Своим мнением поделится ведущий менеджер по маркетингу «Аскон» Илья Коблов.
Российская платформа для онлайн-встреч
«Аскон» входит в топ-100 крупнейших российских ИТ-компаний, имеет 30 офисов в России и Казахстане, более 50 компаний-партнеров в России и за рубежом. Разработчики по опыту знают: российский продукт может не только не уступать, но и превосходить западных конкурентов. А чувствительные данные лучше хранить на российских серверах.
Отечественные сервисы не только позволяют заменить зарубежные аналоги и соответствовать 152-ФЗ, но и обеспечивают безопасность хранения персональных данных.
Webinar Meetings — российский сервис онлайн-совещаний и встреч, часть экосистемы Webinar Group.Компания не зависит от меняющихся условий благодаря собственным серверам в России и входит в реестр отечественного ПО. Бесплатный тариф позволяет подключать до 30 спикеров ко встрече, платные — до 100.
Если хотите увидеть Meetings в работе и узнать подробнее о внедрении сервиса в своей компании, посетите вебинар «Как развернуть в компании самую популярную российскую платформу для онлайн-встреч и мероприятий».
Ведущий менеджер по маркетингу компании «Аскон» Илья Коблов поделится своим опытом пользования сервисом, а представители Webinar Group расскажут о Meetings.
Другая причина, почему «Аскон«остановился на российских решениях — возможность быстро выйти на сделку. Компания заключила договор и приступила к использованию Meetings за 2 недели.
Не менее важна техническая поддержка, которую российские сервисы могут оказывать своевременно. Большие корпоративные решения периодически требуют участия технических специалистов со стороны платформы для ВКС. Оперативная русскоязычная поддержка — большой плюс.
На многих западных платформах с поддержкой можно связаться только письменно — ждать ответа приходится в течение нескольких недель. Часто пользователей ограничивают FAQ. Техническая поддержка Meetings на связи 24/7 по телефону, почту и даже в чате онлайн-встречи.
Еще одно преимущество — полностью русскоязычный интерфейс, что упрощает работу с клиентами, которые редко пользуются ВКС.
Интерфейс сервиса для онлайн-коммуникаций
В интерфейсе важен не только язык, но и отсутствие перегруженного меню, которое может замедлить скорость коммуникации.
Сотрудникам «Аскон» часто приходится работать с заказчиками, которые никогда не пользовались системами ВКС — платформа должна быть доступна всем.
В Meetings интерфейс интуитивно понятен: даже пользователи, которые с технологиями на «вы», могут легко подключиться ко встрече и использовать функционал сервиса.
Скорость и удобство подключения ко встрече
При планировании встречи важно, чтобы к ней могли подключиться сторонние участники. Некоторые платформы требуют установки приложений, специального ПО или регистрации на официальном сайте. Это замедляет коммуникацию и создает дополнительные сложности для клиентов и партнеров.
У «Аскон» постоянно появляются новые заказчики — разбираться с регистрацией и установкой ПО каждому клиенту нет времени. Легкость доступа — одно из ключевых требований.
В Meetings встреча создается за 5 секунд. Также пользователям сервиса доступны внешние интеграции: с помощью расширений для Google Chrome, Google Календаря и Microsoft Outlook.
Расширение для браузера Chrome позволяет начать встречу, даже не заходя в личный кабинет. С плагинами для Google Календаря и Microsoft Outlook можно создавать встречи в 2 клика через календарь и оттуда же приглашать участников. Это позволяет проводить регулярные митинги, брейнстормы, презентации продуктов, совещания с клиентами, подключаясь и приглашая участников оперативно.
Фиксация цели и результата встречи
У каждой онлайн-встречи должна быть цель и понятные результаты. Иначе растет риск потратить время впустую и не достичь четких договоренностей. Эффективность онлайн-встречи может быть выше очной, если хорошо подготовиться к совещанию: заранее обозначить повестку, следовать определенному плану, соблюдать временной регламент и очередность, не перебивать коллег.
В Meetings сотрудники создают повестку встречи, в которой прописывают цели и фиксируют результаты. После мероприятия повестка автоматически отправляется на почту всем участникам и возвращаться для контроля результатов.
Функционал для проведения встреч
Чтобы онлайн-совещания не превращались в рутинные созвоны, функционал встреч должен вовлекать и быть разнообразным.
В компании «Аскон» используют разные форматы демонстрации контента. Во время обучения тренерам нужно дистанционно показывать работу инженерного программного обеспечения и других программ. Для этого необходимо расшаривать рабочий стол и демонстрировать процесс в режиме реального времени.
В других случаях сотрудники заранее загружают презентации для демонстрации коллегам или клиентам. Это положительно влияет на внешний вид онлайн-мероприятия и избавляет от необходимости показывать рабочий стол, можно не переживать за конфиденциальные переписки.
Meetings поддерживает разные форматы файлов: MS Office, pdf, png, jpg, gif, а также видео из Youtube и Vimeo. Показывать можно как через демонстрацию экрана, так и через предварительную загрузку в файловое хранилище.
Во время онлайн-совещания также можно совместно работать на встроенной доске Miro и устраивать мозговые штурмы всей командой. А если необходимо сделать пометки, в Meetings доступны инструменты рисования: исправленные страницы сохраняются в файловом менеджере как новые документы.
Контроль за вовлеченностью сотрудников
На онлайн-встречах бывает непросто понять, насколько вовлечены участники в обсуждение. Они могут переключаться на другие вкладки, выключать звук и присутствовать лишь формально. Если спикер будет знать, что внимание аудитории падает, то сможет быстро сориентироваться: изменить формат подачи материала, задать вовлекающие вопросы или разрядить обстановку рабочей шуткой.
Meetings позволяет следить за вовлеченностью собеседников на встрече. Индикатор «Контроль внимания» покажет, кто из участников переключился на другие вкладки, свернул браузер и не присутствует во время обсуждения.
Для вовлечения аудитории внизу экрана расположена реакция «Огонек». С его помощью можно отреагировать на слова спикера — так он поймет, что именно вызывает отклик у собеседников.
Во время встречи сервис собирает подробную статистику, которая доступна в личном кабинете после завершения мероприятия. Она расскажет, как и сколько времени сотрудники проявляли активность на встрече, и кто из них просматривал другие вкладки.
Администрирование и автоматизация встреч
Администрирование корпоративного аккаунта должно быть удобным и экономить время ИТ-специалистов.
В Meetings есть модуль «Организация», который позволяет объединять несколько аккаунтов на платформе в единую систему, быстро добавлять людей в команду по ссылке или автоматически, управлять мероприятиями, файлами, переносить контент уволенных сотрудников на другие учетные записи.
Сервисы экосистема Webinar Group, в которую входит Meetings, поддерживают технологию единого входа под учетными данными из другой системы (SSO). Это ускоряет вход до пары кликов и позволяет однозначно идентифицировать вошедших в систему.
Meetings можно интегрировать по API с сайтом или CRM-системой. Это позволит внедрить на сайт каталог предстоящих и прошедших мероприятий и быстро подключиться ко встрече сотрудникам и клиентам, зарегистрировавшимся через сайт.
Для регулярных и однотипных мероприятий — еженедельных совещаний и планерок — в личном кабинете можно создать постоянную встречу. Она будет доступна по единой ссылке, ее не нужно будет каждый раз запускать или останавливать. В личном кабинете отображаются постоянные встречи, на которые вы были приглашены. Это позволяет быстро переходить к ним без необходимости искать ссылку.
Доступ к записям прошедших встреч
В большинстве случаев запись мероприятия необходима: чтобы в любой момент можно было в ней вернуться и уточнить моменты, а у отсутствующих сотрудников была возможность не выпадать из процесса.
Обычно в сервисах для ВКС нужно вручную запускать запись мероприятия, и всегда есть риск забыть нажать кнопку записи. Другая сложность — не всегда записи хранятся в облаке, а значит их нужно скачивать, что затрудняет возможность поделиться записью с остальными участниками.
В Meetings запись включается автоматически и сохраняется в личном кабинете. Сразу после мероприятия можно поделиться ссылкой с участниками и теми, кто пропустил встречу.
Так, в компании «Аскон» пропала необходимость вести протоколы встреч — менеджеры имеют доступ к любым записям, а сотрудники, пропустившие совещание, не выпадают из процессов.
«На Meetings есть масса полезных функций, упрощающих работу команды. Например, регулярные мероприятия с одной ссылкой, протоколирование встреч и автоматическая запись совещаний. Коллеги настолько привыкли к записям, что теперь все меньше пользуются другими инструментами. Удобно, что все необходимые функции в едином интерфейсе», — говорит Илья Коблов, ведущий менеджер по маркетингу «Аскон».
Хотите узнать о внедрении Meetings подробнее и увидеть его в работе? Компания приглашает на вебинар«Как развернуть в компании самую популярную российскую платформу для онлайн-встреч и мероприятий».
Представители Webinar Group расскажут о Meetings, а ведущий менеджер по маркетингу в «Аскон» Илья Коблов поделится своим опытом пользования сервисом.
Полный текст статьи читайте на CNews
