В современном цифровом мире, где электронные документы становятся все более распространенными, вопрос подтверждения авторства и правомочности подписи остается актуальным. В этом контексте вступают в игру машинно-читаемые доверенности (МЧД) — инновационный инструмент, предназначенный для упрощения процесса подписания электронных документов и обеспечения безопасности электронного документооборота.

В данной статье мы рассмотрим цели внедрения МЧД, их определение, а также основные преимущества и недостатки этого инструмента в современном бизнес-окружении.

Общие сведения

МЧД является электронным вариантом обычной бумажной доверенности, используемой для утверждения электронных документов. В ней содержится информация о том, кто выдает доверенность (доверитель), кому она предоставляется (уполномоченному сотруднику), а также о их конкретных правах и обязанностях.

Основная цель внедрения машинно-читаемых доверенностей (МЧД) состоит в том, чтобы подтвердить, что сотрудник или контрактный работник имеет право подписывать электронные документы от имени организации.

Доверенность подписывается директором компании с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП). При представлении отчетности или утверждении счетов-фактур сотрудник прикрепляет МЧД к пакету подписанных документов.

Перейти к обзору СЭД 2024

Примеры реализации МЧД в отдельных СЭД

Вендоры реализуют возможность работы с МЧД в виде встроенного функционала и дополнительных модулей, подключаемых через маркетплейс решений.

На примере СЭД ELMA365 ECM

В СЭД ELMA365 ECM предусмотрен бесплатный модуль «Управление МЧД». Он позволяет выдавать сотрудникам машиночитаемые доверенности, автоматически регистрировать их через распределенный реестр ФНС и хранить в интерфейсе ELMA365. «Управление МЧД» помогает:

автоматизировать процесс оформления доверенностей в электронном виде по утвержденному ФНС формату;
выдавать доверенности физическим лицам или зарегистрированным индивидуальным предпринимателям;
выбирать тип доверенности и указывать сведения о передаваемых полномочиях;
подписывать доверенности квалифицированной электронной подписью доверителя организации;
автоматически регистрировать выданные доверенности в распределенном реестре ФНС;
вести учет действующих и истекших доверенностей, сохраняя их в отдельном приложении.

Модуль состоит из трех компонент:

модуля для оформления доверенностей,
модуля для маршрутизации доверенностей,
модуля интеграции с сервисами Диадок и Контур.Довернности для автоматической регистрации доверенностей через распределенный реестр ФНС, отзыва и отслеживания их статуса.

На примере СЭД ТЕЗИС

СЭД ТЕЗИС поддерживает и развивает функциональность работы с машиночитаемыми доверенностями.

В системе реализована возможность использования машиночитаемых доверенностей созданных на сайте ФНС или других системах, как при подписании и отправке документов с ЭП через систему Диадок, так и при работе с внутренними документами.

Система позволяет выбирать сотруднику при подписании одну из нескольких МЧД, выпущенных на его имя, в зависимости от типа подписываемого документа и необходимых полномочий при подписании.

Сергей Голицын, T1: 70% компаний, применяющих ИИ, подтверждают положительный эффект

Цифровизация

В СЭД ТЕЗИС доступна поддержка нескольких наиболее востребованных типов МЧД:

Формат ФНС для B2B операций — 1.02;
Формат доверенности, подтверждающей полномочия представителя налогоплательщика, используется при передаче документов в ФНС — 5.01;
Формат единой формы доверенности в электронной форме в машиночитаемом виде — EMCHD_1;

Помимо этого, поддержка МЧД при подписании добавлена в мобильное приложение СЭД ТЕЗИС.

В планах команды СЭД ТЕЗИС реализация в системе возможности ведения МЧД внутри системы (формирования МЧД через конструктор, выпуск, подписание и отзыва), создание процессов выпуска и отзыва доверенностей, отправка доверенностей в распределенный реестр ФНС с помощью интеграции с одним из сервисов управления МЧД.

Перспективы технологии

Перспективы будущего МЧД пока не исключают наличие проблем, но есть определенные направления развития. Минцифры РФ активно работает над разработкой стандартов и форматов для МЧД, включая возможное создание единой базы данных и обмена информацией между различными системами.

Операторы электронного документооборота активно тестируют новые функциональности МЧД, стремясь сделать их использование более удобным и безопасным для клиентов. Уже сейчас можно начинать применять МЧД в отчетности и электронном документообороте, но для этого необходимо убедиться в готовности и вашей компании, и ваших контрагентов к работе с электронными доверенностями.

Преимущества

Преимущества МЧД по сравнению с обычной бумажной доверенностью:

Надежность. Исключается возможность подделки рукописной подписи руководителя организации. МЧД сохраняется безопасно в нескольких информационных блокчейн-системах, принадлежащих различным организациям, включая операторов электронного документооборота, аккредитованные удостоверяющие центры, ФНС России и Минцифры.
Удобство. Процесс управления доверенностями становится легким, быстрым и беспроблемным: от создания и подписания до передачи представителю, изменения прав доступа сотрудников и отзыва МЧД.
Экономия. Использование цифровой формы доверенности позволяет сократить расходы на бумагу и расходные материалы для принтеров. Также не требуется оплата доставки доверенности, если она предназначается для сотрудника из другого региона.
Исключается необходимость обращения к нотариусу — МЧД оформляется без его участия. Руководителю компании нужно лишь подписать документ своей электронной подписью и отправить его сотруднику.

Перейти к обзору СЭД 2024

Недостатки

К недостаткам МЧД можно отнести следующее:

Отсутствие единой базы данных. На данный момент нет централизованного хранилища для всех доверенностей, что затрудняет доступ к ним. Сотрудникам необходимо знать, где искать нужную доверенность, что приводит к потере времени и увеличению административной нагрузки на организации.
Несовместимость с некоторыми системами. Некоторые платформы еще не поддерживают машиночитаемые доверенности, что создает необходимость использования других форм подписи документов, либо приводит к использованию разных типов доверенностей в разных системах.
Недостаточная готовность некоторых организаций. Многие компании только начинают переходить на электронные доверенности и сталкиваются с проблемами внедрения. Это включает в себя необходимость обучения сотрудников, получение электронных подписей физических лиц и организацию процесса хранения и передачи доверенностей.

Заключение

Машинно-читаемые доверенности (МЧД) — цифровая форма традиционных бумажных документов, предназначенная для подписания электронных документов. Их внедрение направлено на упрощение процесса подписания и сокращение затрат. Преимущества включают надежность и экономичность, но существуют недостатки, такие как отсутствие единой базы данных и несовместимость с некоторыми системами. В целом, МЧД являются перспективным решением, требующим доработки и адаптации со стороны организаций и технических платформ.

Полный текст статьи читайте на CNews прочитано 11336 раз