Почему умный офис — не роскошь, а необходимость19.12.2024 18:46

Создание умного офиса влечет за собой значительные расходы. Однако сегодня это не просто роскошь, а необходимость. На фоне кадрового голода кандидаты выбирают компании, в которых создана комфортная цифровая среда. Кроме того, само привлечение специалистов превратилось в гонку технологий, позволяющие делать это быстро и эффективно, говорят участники организованной CNews Conferences конференции «Современный цифровой офис 2024».

Зачем нужен умный офис

«Умный офис — это возможность обеспечить работу сотрудников в режиме онлайн», — начал свое выступление Алексей Карпинский, заместитель генерального директора iCore. Он поделился данными исследования Стэнфордского университета, которые показывают, что сотрудники работают гораздо эффективнее, если им предоставить возможность два дня в неделю работать удаленно.

«Если главная цель компании — занять монопольное положение на рынке, ей не нужен умный офис. Если же она хочет приносить реальную пользу людям, без умного офиса не обойтись», — говорит Алексей Карпинский. Он поделился опытом iCore. В понедельник офис компании полон, в пятницу — пуст. Руководство подсчитало, сколько стоит оборудование одного рабочего места и пришло к выводу, что теряет немало денег.

Выгода гибкого офиса

Тем не менее, сегодня для того, чтобы найти сотрудников, надо иметь возможность предлагать им удаленку или гибридный формат работы. Однако очень важно правильно выстроить внутренние процессы и корпоративную культуру. «Молодым сотрудникам важно донести смысл деятельности и тогда они будут работать с удовольствием. Но они не готовы брать на себя дополнительные обязанности с целью увеличения дохода — баланс между работой и личной жизнью для них важнее», — отмечает Алексей Карпинский. Он подсчитал, что организация гибридного офиса окупается за 4 месяца.

Игорь Кудинов, руководитель отдела развития отраслевых решений и интеграций Okdesk, отметил, что стоимость «умных» или сервисных офисов существенно выше, чем традиционных. Но и управление сервисным офисом осуществляется иначе. В них максимально эффективно используются площади (шеринг, эргономика, комбинация приватных/общественных пространств), осуществляется многофакторный контроль качества работы штатных сотрудников и подрядчиков, управляющая компании более гибко подходит к требованиям арендаторов.

Инструменты, которые традиционный офис может перенять у сервисного

Для того, чтобы обеспечить высокое качество обслуживания в сервисном офисе, управляющая компания работает с большими данными по сервисной деятельности; контролирует скорость и качество работы сотрудников и подрядчиков; использует обратную связь заявителей; ведет цифровых двойников оборудования и планируется работы по его обслуживанию. «Опыт сервисных офисов можно перенимать традиционным офисам с целью увеличения арендной ставки и сокращения вакантности», — уверен Игорь Кудинов.

Технологии современного офиса

Юрий Хомутский, директор ИТ-маркетплейса Market.CNews, модератор конференции, напомнил, что важной частью современного цифрового офиса являются корпоративные коммуникации. Market.CNews проанализировал имеющиеся на рынке решения по множеству показателей и опубликовал рейтинги «Корпоративные почтовые решения», «ВАТС и IP-телефония», «Корпоративные мессенджеры», «ВКС-платформы» и «Унифицированные коммуникации».

Юрий Хомутский отметил, что несмотря на то, что компании используют множество видов корпоративных коммуникаций, статистика говорит о том, что традиционная электронная почта по-прежнему актуальна. «Электронная почта была и остается главным средством связи, особенно в корпоративной среде. Да, быстрые коммуникации перешли в чаты и мессенджеры, но как только требуется более официальный запрос, сразу возникает фраза: «Напиши мне письмо», — говорит он.

Проанализировав «Корпоративные почтовые решения», аналитики Market.CNews присудили награду в категории «Универсальное почтовое решение» продукту DeepMail от компании «Иридиум». DeepMail имеет микросервисную архитектуру и устанавливается on-premise. Уровень цен — средний, тестовый период — 90 дней.

Если говорить об унифицированных коммуникациях, то, по мнению аналитиков Market.CNews, здесь очень важен экосистемный подход. Поэтому предложения на рынке унифицированных коммуникаций были дополнительно проанализированы на предмет экосистемного подхода и степени развития сопутствующих сервисов. В плане экосистемности лидером признано решение Mango Office. Для него характерны развитые возможности по коммуникациям, наличие отраслевых решений, широкие функции речевой аналитики.

«Современный рынок труда — это рынок соискателя», — напомнила Алена Тараканова, руководитель проектов компании «Актив». А значит, компании должны постараться создать для сотрудников максимально комфортные условия работы. Digital-комфорт — это удобство и удовлетворенность работой с цифровыми инструментами и сервисами компании. Для внедрения digital-комфорта понадобятся смарт-карты «Рутокен».

О чем грустят сотрудники

Смарт-карта «Рутокен» — это инфраструктура PKI, аутентификация, вход в здания и на парковку, физический носитель ключа и сертификата электронной подписи, защищенный ЭДО и другие полезные функции. «Актив» также предлагает считыватели для смарт-карт и ПО, которое дает возможность считывать их с помощью смартфона.

В компании Sokolov работает много сотрудников во всех регионах страны. Раньше кадровые документы оформлялись в 1С: ЗУП и перевозились из региональных офисов в центральный в коробках. «Объемы бумажного оборота были колоссальны. Потери при логистических операциях неизбежны, а их следствие — необходимость восстановления», — говорит Ольга Шаталова, руководитель управления автоматизации и кадрового администрирования компании Sokolov.

В феврале 2022 г. было принято решение о переходе на КЭДО. Пилотный проект был запущен в июне 2022 г. А к июлю 2023 г. на КЭДО перешла вся компания. Теперь все документы направляются сотруднику в личный кабинет. Он может с ними ознакомиться и поставить свою электронную подпись. После подписи сотрудника автоматически проставляется подпись работодателя.

Ирина Мельзак, руководитель направления развития легкой сети Альфа-Банка, рассказала, каким ее компания видит современный банковский офис. Несмотря на появление множества электронных сервисов, клиенты банков не готовы полностью перейти на онлайн-обслуживание. Однако обслуживание в офисе должно быть таким же удобным, как цифровое.

Изучив мировой опыт, Альфа-Банк решил открывать Phigital-офисы. Путь клиента в Phigital-отделение начинается с мобильного приложения, где он предварительно записывается на прием. При входе в офис специальная система распознает клиента, а в его личный кабинет приходит фото и имя менеджера, который будет его обслуживать. Когда клиент подходит к менеджеру, у того автоматически открывается карточка клиента, все операции подтверждаются в электронном виде. По завершении обслуживания клиент может оставить отзыв о его качестве.

Виктория Белоусова, начальник управления технологических проектов Альфа-Банк, отметила, что в ходе реализации проекта особое внимание уделялось обеспечению безопасности операций. Были внедрены шифрование передаваемых данных в соответствии с ГОСТ, фильтрация от DDOS-атак. Фотографии не сохраняются на мобильном устройстве, а действия сотрудника логируются на всех этапах.

В списке новый технологий, внедренных в Phigital-офисе, сканирование документов с использованием мобильного сканера, обслуживание клиентов без паспорта, выдача карт без использования пин-пада и подтверждение рисковых операций с помощью биометрии контролирующего сотрудника.

Николай Лазарев, директор по развитию и поддержке информационных систем компании «Росводоканал», рассказал, что в его компании у сотрудников есть личный кабинет, где они могут в любой момент получить доступ к важной информации и документам. КЭДО доступен не только для офисных сотрудников, но и для всех категорий промышленного персонала. «Наш проект реализован своими силами с небольшими затратами, без привлечения подрядных организаций», — говорит Николай Лазарев.

Он рассказал, как в компании происходила цифровизация процесса работы с командировками, оптимизация работы с договорами и письмами, какие сервисы созданы для повышения качества обслуживания населения. И, конечно, в «Росводоканале» внедрены роботы для автоматизации рутинных задач при обработке банковских выписок, автоматического формирования справки 2-НДФЛ, распознавания файлов в формате PDF, автоматического создания пользователей в информационных системах.

Подробнее об использовании электронного документооборота в «Росводоканале» рассказал Виталий Слободин, руководитель направления развития ЭДО. Переход на электронный кадровый документооборот осуществлялся в период с 2021 по 2022 гг. Проект ЮЗДО инициирован в июне 2021 г., первые документы в электронном формате появились в ноябре 2021 г., полностью проект завершился в декабре 2023 г. В рамках ЮЗДО в электронный формат переведено 16 процессов. В рамках КЭДО — более 50 процессов.

«При внедрении ЭДО надо стремиться к экономической целесообразности, а не получению прибыли, избегая избыточных затрат», — уверен Виталий Слободин. Необходимо постоянно работать над оптимизацией процессов и технических решений: если количество, сложность и продолжительность операций, затрачиваемых сотрудниками на работу с электронным документом, будет больше, сложнее и дольше аналогичных операций, выполняемых с бумажным документом, пользователи будут выбирать бумагу.

Юлия Герфурт, менеджер по цифровизации «Лента», рассказала, что сотрудники ее компании совершают около 18 тыс. командировок в год. В компании решили автоматизировать и централизовать процесс их оформления. Имеющиеся на рынке решения оказались слишком дорогими, поэтому компания пошла по пути разработки собственного продукта.

Решение было создано на базе уже существующих в компании технологий. Веб-версия реализована на базе Omnitracker, мобильная — на базе мобильного приложения «Лента Спутник». В рамках проекта настроены интеграции между системами SAP ERP, SAP HR, Omnitracker, online booking tool, «Лента Спутник». Собственная разработка обошлась в 4 раза дешевле, чем покупка готового продукта на рынке.

В Fesco работает около 7 тыс. сотрудников, но персонала не хватает. Поэтому необходимо как можно быстрее принимать решение о найме сотрудника и ускорить процесс его оформления, говорит Ольга Туруханова, начальник управления по подбору персонала транспортной группы Fesco. В компании решили интегрировать CRM для рекрутмента с 1С: ЗУП. Чтобы ускорить процесс поиска кандидатов, внутренняя CRM интегрирована с сайтами по поиску работы и корпоративным карьерным сайтом.

Загрузка резюме кандидата происходит одним кликом. Также ему в электронном виде отправляется анкета, в том числе на мобильный телефон. Все данные анкеты и документы кандидата интегрируются из CRM в 1C. Также в компании запустили HR Assist — сервис, дополняющий рекрутера в решении рутинных задач и повышающий эффективность коммуникации как с заказчиком подбора, так и с кандидатами.

Ярослав Кабаков, директор по стратегии ИК «Финам», тоже уверен, что плодами ИИ должны пользоваться не только клиенты, но и сотрудники. Например, GenAI может помочь в написании отчетов на основании баз данных аналитиков, чат-боты и виртуальные ассистенты избавить сотрудников от рутинной работы. Также технологии ИИ уже хорошо зарекомендовали себя в сфере кибербезопасности.

В компании «Основа» кандидата просят предоставить документы еще на этапе собеседования. Они проходят проверку, после чего кандидату делают предложение, рассказал Роман Налепов, директор по цифровизации ГК «Основа». Будущий сотрудник загружает документы на сайт. Когда он выходит на работу, его регистрируют в КЭДО, и после этого происходит оформление всех необходимых кадровых документов.

В компании есть корпоративный портал, через который можно заходить в информационные системы, например, для согласования договора. На портале создан Банк идей, в скором времени авторы лучших предложений будут получать вознаграждение. Там же размещен виртуальный Зал славы с портретами сотрудников.

Предметом гордости компании является платформа Terra360. Это программный продукт для объективного и оперативного контроля процессов на строительных объектах. Основа технологии — высококачественная панорамная фотосъемка с возможностью автоматической идентификации дефектов.

Полный текст статьи читайте на CNews прочитано 769 раз