Все филиалы «РН-Бурения» работают в единой системе электронного делопроизводства «Логика СЭД»
Компания «Логика бизнеса» (ГК «АйТи») внедрила в компании «РН-Бурение» систему электронного делопроизводства «Логика СЭД» на платформе IBM Notes/Domino. Автоматизация документооборота обеспечила структурированное хранение документов с возможностью их быстрого поиска, отчетность по событиям и действиям участников процессов, а также контроль исполнительской дисциплины. Об этом CNews сообщили в «Логике бизнеса».
Компания «РН-Бурение» создана на базе действующих в структуре «Роснефти» сервисных предприятий с целью оптимизации структуры управления профильными активами в сфере буровых услуг. «РН-Бурение» оказывает до 50% необходимых «Роснефти» сервисных услуг. Доля компании на рынке буровых услуг России составляет примерно 6%. В связи с расширением деятельности, учреждением дочерних компаний, открытием региональных представительств объем документооборота в «РН-Бурении» за последние годы вырос в несколько раз. При этом обмен документами между центральным офисом и региональными подразделениями осуществлялся перепиской по электронной почте. Отсутствие электронного документооборота и единых подходов к делопроизводству стало сдерживающим фактором развития компании. В итоге руководство «РН-Бурения» приняло решение о развертывании во всех офисах организации системы электронного документооборота.
Для внедрения информационной системы электронного делопроизводства была приглашена компания «Логика бизнеса», которая имеет опыт автоматизации документооборота в территориально распределенных организациях и уже выполняла подобные проекты для других дочерних обществ «Роснефти». Основой для ведения электронного документооборота стало решение «Логика СЭД» на платформе IBM Notes/Domino.
В ходе проекта специалисты «Логики бизнеса» провели детальное обследование бизнес-процессов «РН-Бурения», выполнили анализ стандартов и внутренних процедур, проанализировали текущую и планируемую инфраструктуру в компании. На основе оценки текущего состояния документооборота в компании были сформированы требования к системе, разработана архитектура СЭД и концепция ее дальнейшего развития.
В частности, специалисты «Логики бизнеса» предложили оптимизировать процессы работы с внешней и внутренней корреспонденцией, приказами, распоряжениями, доверенностями, договорами и т.д. С учетом специфики заказчика было предложено выполнять обработку как электронных, так и бумажных документов, причем бумажный документ использовался бы только в том случае, если без него нельзя обойтись.
Затем СЭД последовательно внедрили в центральном офисе в Москве и 8 филиалах в городах: Нефтеюганск, Иркутск, Красноярск, Губкинский, Усинск, Грозный, Сахалин, Краснодар. Как результат, в единую информационную среду было включено 819 сотрудников «РН-Бурения», которые ежемесячно обрабатывают порядка 8 тыс. документов.
По информации «Логики бизнеса», до проекта автоматизации существующие в компании четыре основных потока документации (входящие, исходящие, внутренние и договорные документы) регистрировались отдельно, при этом документы пересылались по электронной почте, что не соответствовало требуемому уровню информационной безопасности.
По отзыву заказчика, результатами проекта стали: повышение уровня информационной безопасности при работе с конфиденциальными документами; повышение эффективности информационного и документационного обеспечения управления; контроль рассмотрения и исполнения документов; сокращение сроков подготовки и согласования документов; введение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов; упрощение процедуры и сокращение времени поиска документов по известным реквизитам вне зависимости от места хранения документа; сокращение объема «бумажного» копирования документов в процессе рассмотрения документов; повышение качества работы участников процесса как на уровне персональной деятельности, так и на уровне организационных образований.
«В результате проекта мы создали единое информационное пространство для документооборота территориально-распределенной организации, — подвел итоги проекта Александр Шевцов, главный специалист по ИТ компании «РН-Бурение». — Организовано единое хранилище документов, единые справочники, единая среда для налаживания движения электронных документов между сотрудниками по любым маршрутам. При этом система «Логика СЭД» обеспечивает ряд административных и контрольных функций для поддержки оперативной работы с документами».
«Проект был реализован всего за 4 месяца, — отметил Георгий Подбуцкий, коммерческий директор «Логики бизнеса». — Этого результата удалось достичь за счет использования нашего коробочного решения «Логика СЭД», которое не требует дополнительных разработок и содержит весь необходимый функционал, включая требования информационной безопасности «Роснефти» по работе с документами».
© CNews
