Как правильно организовать бизнес-процессы в компании?
Разработка системы бизнес-аналитики - задача сложная, требующая громадных усилий, но очень нужная руководителям, особенно в тяжелые экономические времена, когда любая информация может помочь бизнесу стать более эффективным.Компания Silicon.com дает пять советов по успешному внедрению проектов по организации бизнес-процессов.
1. Ставьте свои цели
"Критические факторы успеха очень просты: они должны быть ориентированы на бизнес", - считает Ронан Майлз, председатель группы британских пользователей Oracle UK, куда входят CIO, использующие базы данных Oracle и продукты по организации бизнес-процессов.
Очень часто бизнес-аналитика является скорее техническим проектом, поскольку вклад бизнес-руководителей в этот процесс явно недостаточен. Компании порой перестают тратить огромные суммы на инфраструктуру и инструменты отчетности, которые составляют суть бизнес-аналитики, не имея четкого представления о том, чего они пытаются достичь.
Андреас Биттерер, вице-президент по исследовательской работе в Gartner, говорит, что потенциальные приложения по организации бизнес-процессов будут отличаться друг от друга в зависимости от отрасли. "Например, сотрудники, занимающиеся материально-техническим обеспечением, стараются делать закупки по минимальным ценам. Возможно, они захотят проанализировать поставщиков, объемы и цены для того, чтобы свести показатели и сбить цену за счет эффекта масштаба".
А финансовые учреждения, наоборот, будут более заинтересованы в снижении рисков, не принимая неправильных решений о кредите, продолжает он. "Если бы финансовые институты имели бы лучшее представление о продукции, которой владеют их клиенты в различных бизнес-сферах, то им было бы легче просчитать возможные риски, которые связаны с клиентами".
2. Бережно обращайтесь со своими пользователями
"Симптом номер один, что внедрение не удалось (то, что мы наблюдаем постоянно), это то, что из вида постоянно упускается адаптированная версия для пользователей. Можно разработать прекрасное решение по бизнес-аналитике, но если вы не убедите пользователей применять его, тогда вся затея может провалиться", - говорит Джереми Джонсон, исполнительный директор американской группы пользователей бизнес-разработок Oracle.
Майк Джелен, вице-президент консультационного агентства по организации бизнес-процессов в BI Consulting Group, заметил, что здесь огромную роль играет обучение. Необходимо поближе познакомить пользователей с ПО, которое поначалу кажется им устрашающим. Тем не менее, по мнению Джонсона, на это часто не обращают никакого внимания.
"Необходимо создать информационные панели, которые будут удобны для конечных пользователей, - добавил Джонсон. - Довольно часто вы получаете набор приложений, которые раньше не использовались в компании, и неискушенные пользователи не могут с ними разобраться".
Майлз из пользовательской группы Oracle вспоминает одно приложение по организации бизнес-процессов, разработанное для того, чтобы сотрудники телекоммуникационной компании понимали, какова интенсивность нагрузки, объемы и расстояния телефонной линии. Разработчики создали продвинутый интерфейс, который позволял бизнес-пользователям "облететь" страну в виртуальном пространстве и просматривать данные в 3D. "Проблема заключалась в том, что для того, чтобы пользоваться таким приложением, пользователям не хватало знаний", - резюмировал он.
3. Начните с малого
При формировании системы по организации бизнес-процессов компании часто совершают одну общую ошибку, пытаясь создать этакого исполина, который покроет все аспекты бизнеса. "Если выпустить такое громоздкое приложение, то для пользователя оно может оказаться просто "неподъемным"! - предупреждает Джонсон из US Oracle. - Если вы разбиваете свой проект на определенные фазы, это не только поможет пользователю привыкнуть к нововведениям, но также поможет вам оценить, как проложить дальнейший маршрут для следующих стадий вашего проекта по организации бизнес-процессов. Вам легче будет понять, что действительно работает по мере вашего продвижения вперед, а что нет, вместо того, чтобы создавать все сразу, а потом искать и исправлять ошибки".
Также важно, есть ли у вас финансовая поддержка высшего руководства. Джелен из BI Consulting Group считает это ключевым фактором, который гарантирует успех проекта. Руководители, особенно во время экономического кризиса, не стремятся выделять крупные суммы денег на подобный широкомасштабный проект по организации бизнес-процессов. Но пилотный проект, который продемонстрирует все преимущества и выгоды в какой-то небольшой области бизнеса, возможно, облегчит в будущем реализацию более крупных замыслов.
4. Мыслите глобально
Биттерер из Gartner считает, что любые планы по организации бизнес-процессов должны представлять собой широкомасштабную стратегическую программу, а не только проект. "Бизнес-аналитика - это не просто проект, это гораздо более широкое понятие. Это вовсе не дополнительная работа. Необходимо создать отдельную организационную структуру, которая будет заниматься осуществлением определенной программы", - поясняет он.
Управление программами должно соединять воедино группы проектов для поддержки стратегического развития всей организации. Сложность организации бизнес-процессов и тот размах, с которым она захватывает различные дисциплины в организации, делает ее основным кандидатом для того, чтобы управлять программами.
По мнению Биттерера, это вовсе не означает, что с самого первого дня вам необходимо брать в команду каждого заинтересованного человека. Но это значит, что вам следует создать комитет, куда войдут ключевые персонажи, которые помогут связать воедино имеющиеся ресурсы, как только программа примет более понятной.
То есть, если вы будете обращаться с бизнес-аналитикой, как с ничего не значащим отдельным проектом, то, в конце концов, вас ждет разочарование.
5. Проверяйте информацию
Принцип "мусор на входе - мусор на выходе" все еще верен, когда речь касается организации бизнес-процессов. Извлечение данных из многочисленных источников - это не только задача систем интеграции; данные следует проверять и обеспечивать их преемственность. "Проверка корректности данных должна проходить как можно быстрее, потому что люди считают, что у них вечно не хватает времени", - отмечает Джелен из BI Consulting Group.
Мастер управления данными, являющийся неотъемлемым компонентом организации процесса управления, позволит найти записи-дубликаты, чтобы вам не пришлось, к примеру, столкнуться с множеством различных представлений одного и того же заказчика.
"Мастер управления данными - это важная тема для обсуждения. Многие компании даже представления не имеют, кто в организации является их клиентами, что они покупают и где они это покупают", - заключил Джелен.
© @Astera
