«Роял Тайм Групп» внедрила Directum
Компания Directum сообщила о внедрении одноименной системы электронного документооборота в компании «Роял Тайм Групп». Как говорится в заявлении Directum, поступившем в редакцию CNews, использование СЭД обеспечило непрерывность бизнеса заказчика. Командировки ответственных сотрудников теперь не затягивают процесс, все задачи выполняются в срок.
Ключевое направление деятельности «Роял Тайм Групп» — это планирование и реализация инвестиционных проектов в различных сферах бизнеса РФ и стран ближнего зарубежья (в том числе игорного, ресторанного и развлекательного бизнеса, а также строительства). Организация активно развивает внутренние технологии и повышает культуру управления взаимодействием. С этой целью в марте 2013 г. было принято решение о внедрении ECM-системы Directum. Работы выполнял партнер компании Directum — компания «МайТэк».
Масштаб и серьезность осуществляемых «Роял Тайм Групп» проектов требовали детального планирования деятельности и грамотного управления финансовыми потоками. Специалисты компании имели четкое представление о том, что хорошо поставленная работа договорного отдела облегчает финансовое планирование. Поэтому одной из важнейших задач, стоявшей перед командой исполнителя, была жесткая регламентация данных процессов по срокам и распределение зон ответственности каждого участника.
Реализовать поставленную задачу удалось с помощью бизнес-решения Directum «Управление договорами». Результатом автоматизации договорной деятельности стало электронное согласование проектов документов, утверждение их с помощью механизма электронной подписи, возможность контроля возврата документа и ведение реестра договоров. Также был настроен и механизм анализа, напоминания и контроля показателей, которые часто упускаются из вида при работе с договорами. «В качестве примера можно привести уведомление о сделке в ФАС, предоставление документов для финансового мониторинга, оформление паспорта сделки в случаях, когда это необходимо», — пояснили в Directum.
«В силу специфики нашего бизнеса к внедряемой системе мы предъявляли жесткие требования в области обеспечения безопасности и разграничения прав доступа к хранящейся в ней информации. Также требовалась грамотная оптимизация процессов взаимодействия и четкая регламентация работ, — рассказала Алина Фасхутдинова, финансовый директор «Роял Тайм Групп». — Все эти требования были реализованы в рамках данного проекта. Хотелось бы отметить возможность удаленной работы пользователей через веб-клиент, так как многие из наших сотрудников часто бывают в командировках, а это не должно затягивать процесс согласования документов и выполнение особо важных задач».
Ощутимый эффект от автоматизации, по отзыву заказчика, был получен и в области согласования счетов и заявок на оплату. Прозрачность системы позволяет каждому сотруднику теперь быть в курсе о местонахождении документа и произведенных по нему платежах.
Работа с документами, задачами и заданиями ведется в едином информационном пространстве, доступ к которому сотрудники могут получить из любой точки мира. Этот критерий являлся одним из ключевых при выборе системы, учитывая удаленность объектов инвестирования друг от друга и разъездной характер работы специалистов.
Кроме того, система охватывает процессы кадрового делопроизводства и процессы по работе с входящей, исходящей и внутренней документацией (служебные записки, приказы, распоряжения). Благодаря созданию структурированного электронного архива снизился риск потерь документов и повысилась их конфиденциальность.
По информации Directum, в дальнейшем систему планируется активно развивать. Специалисты «МайТэк» уже приступили к работам по автоматизации кадровых процессов. К работе в системе подключатся также и удаленные подразделения холдинга.
© CNews
