John Deere оптимизировала процесс закрытия финансового месяца с помощью системы ЭДО «Диадок»
Компания John Deere, мировой производитель сельскохозяйственного оборудования, перевела в электронный вид 40 тыс. документов по продаже запасных частей, внедрив обмен электронными юридически значимыми документами через систему «Диадок» оператора «СКБ Контур» между внутренними подразделениями.
Российское представительство John Deere насчитывает несколько филиалов, в том числе продающее подразделение «Джон Дир Агрикалчерэл Холдингз» с головным офисом в Москве и «Джон Дир Русь», объединяющее в себе центральный склад в Домодедово и заводы по производству в Домодедово и Оренбурге. На территории России компания работает с более чем 30 дилерами, поставляя запчасти и технику более чем в 120 дилерских центров.
Как рассказали CNews в «СКБ Контур», процесс оформления продажи дилерам в John Deere состоит из двух этапов: сначала оформляются документы (счета-фактуры и товарные накладные ТОРГ-12) между «Джон Дир Русь» и продающим подразделением компании «Джон Дир Агрикалчерэл Холдингз». Это более 40 тыс. документов в год, которые в конце каждого месяца печатались и заносились в архив, что отнимало значительное время у бухгалтерского отдела компании. Вторым этапом происходит выставление счетов-фактур и ТОРГ-12 дилерам компании. Это удваивает количество документов до 80 тыс. в год и значительно увеличивает затраты на обслуживание бумажного документооборота: печать, обработку и доставку документов.
Поэтому в конце 2011 г. в российском представительстве John Deere началась работа по внедрению системы электронного юридически значимого документооборота (ЭДО) «Диадок».
«Юридическая значимость электронных документов обеспечивается электронными подписями, документы не требуют распечатки и передаются через интернет. Бухгалтерия сразу же проявила интерес к системе ЭДО, — рассказал Максим Вдовин, менеджер проекта «Диадок». — Это естественно, так как ЭДО — это способ не только сократить неизбежные и никому не нужные издержки на бумажный документооборот, но и оптимизировать работу внутренних отделов компании».
По информации «СКБ Контур», учет по продажам запасных частей в John Deere ведется в системе »1С: Предприятие 8.2», а по продаже техники — в SAP. Весной 2012 г. в систему 1С был встроен внешний интеграционный модуль, разработанный «СКБ Контур», который позволил обмениваться документами непосредственно из учетной системы. При этом не потребовалось никаких доработок конфигурации 1С, так как модуль был подключен как внешняя обработка. «Необходимо было только настроить терминальный сервер системы под работу с интеграционным модулем, так как пользователи работают через удаленный рабочий стол», — пояснили в компании.
После проведенных работ компания отправила первые документы между подразделениями для сопровождения последующих сделок по запасным частям с дилерами. На данный момент в John Deere полноценно реализован ЭДО в учетной системе 1С и началось планомерное подключение дилеров к «Диадоку».
«Теперь, когда у бухгалтерии нет необходимости тратить время на печать, подписание и архивирование внутренних документов по папкам, процесс закрытия финансового месяца стал быстрее и эффективнее. Если ранее в конце каждого месяца приходилось нанимать стажеров, то сегодня бухгалтерия не только самостоятельно справляется с объемом документооборота, но и решает дополнительные задачи по оптимизации работы. Система ЭДО является дополнительным фильтром своевременного распознавания всех ошибок в реализациях, таких, например, как отсутствие и длина обязательных реквизитов, соответствие единиц измерения и других, — сообщил Антон Шиманов, менеджер проектов в сфере информационных технологий компании John Deere. — До перевода документооборота со всеми дилерами в электронный вид о значительной выгоде в финансовом плане говорить не приходится (несмотря на то, что она все же есть и складывается из экономии на хранении и рабочего времени), но большой вклад в эффективность работы ощутим во многих спектрах, указанных выше».
В ближайших планах компании John Deere — перевод дилеров на ЭДО по сопровождению сделок по запасным частям, а также завершение интеграции с системой SAP для перевода в электронный вид документооборота по продаже техники, включая подписание договоров.
© CNews
