СЭД DocsVision внедрили в Республиканском Ипотечном Агентстве
Компания «Программные Технологии» (г. Самара) завершили удаленное внедрение системы DocsVision в Республиканском Ипотечном Агентстве (РИА) (г. Якутск). В результате проекта автоматизирован процесс делопроизводства и организационно-распорядительного документооборота РИА.
Отличительной особенностью проекта является территориальная удаленность заказчика: все работы связанные с внедрением, обучением и администрированием проводились на расстоянии 7 тыс. километров. «Большую помощь оказали специалисты отдела информационных технологий и внутреннего обеспечения технического отдела РИА. Они не только обеспечили бесперебойный доступ к серверам, но и активно консультировали пользователей на этапе опытной эксплуатации. Таким образом, все первоначально поставленные цели были достигнуты в соответствующие сроки», – рассказал Евгений Бармин, руководитель проекта, «Программные Технологии».
Основными пользователями системы являются 47 человек: директорат, главные специалисты, начальники управлений и отделов, а также помощники указанных руководителей, ответственные за делопроизводство.
В ходе внедрения обеспечен бесперебойный доступ к архиву электронных документов; ускорена обработка документов; реализованы функции контроля над своевременным исполнением поручений по документам; предоставлены удобные средства оперативного контроля организационно-распорядительных процессов.
Для достижения поставленных целей проект был дополнен модулями, которые не были предусмотрены в техническом задании. «При начальном планировании системы мы рисовали для себя общую картину, но при переходе к частным деталям потребовалось учитывать дополнительные факторы», – пояснил Максим Колоцай, руководитель проекта со стороны заказчика. Таким образом была оптимизирована система доставки документов (реализовано автоматическое формирование отчетов, которые позволяют анализировать загруженность курьеров и объем доставляемой корреспонденции).
При вводе системы в опытную эксплуатацию заказчик предпочел перевести на новую систему всех пользователей. Обучение, проведенное «Программными Технологиями», помогло сотрудникам адаптироваться и начать повседневную работу с DocsVision.
«Поводя итог нашему проекту, хочется выделить несколько преимуществ, ощутимых уже сейчас. Это, прежде всего, удобное управление жизненным циклом документов и их эффективный поиск. Работа с системой повышает исполнительность сотрудников – каждое задание сопровождается соответствующей карточкой, можно проконтролировать не только его выполнение, но и доставку поручения до адресата», – отметил Максим Колоцай.
«С помощью системы нам удалось обеспечить более прозрачный контроль над исполнением подчиненных заданий; возможность обсуждать, корректировать и самое главное – фиксировать задания в ходе исполнения. Мы считаем, что процесс прохождения в электронном виде документов внутри предприятия – это уже сама по себе оптимизация документооборота», - прокомментировал итоги проекта Роман Некрасов, первый заместитель генерального директора Республиканского Ипотечного Агентства. По его словам, в ближайшей перспективе ожидается сокращение сроков исполнения бизнес-процессов, уменьшение канцелярских расходов, уменьшение трудозатрат и, соответственно, увеличение производительности труда, рост личной и коллективной ответственности.
© CNews
