Завершено тиражирование системы Directum в филиалах «Газпром трансгаз Чайковский»

Компания Directum объявила о завершении тиражирования ECM-системы Directum на всю структуру газотранспортного предприятия «Газпром трансгаз Чайковский» (ГТЧ). По результатам проекта в системе одновременно работает порядка 1100 сотрудников на 16 серверах. При этом количество зарегистрированных пользователей насчитывает более 2200. Ежедневно в системе создается от 500 до 750 документов, говорится в сообщении Directum.

Проект внедрения ECM-системы Directum на предприятии «Газпром трансгаз Чайковский» начался в конце мая 2008 г. Кроме классических задач ускорения документооборота, работы с входящей и исходящей корреспонденцией и создания единого электронного хранилища документов перед рабочей группой внедрения были поставлены специфичные для предприятия задачи — в частности, работа с внутренними документами «Газпрома».

Реализация проекта была разделена на три этапа. В первую очередь, внедрение Directum было проведено в Управлении материально-технического снабжения и комплектации (УМТСиК), затем, на втором этапе, к системе электронного документооборота подключилась управляющая структура. На первом и втором этапах было проведено исследование и разработаны проектные решения, которые должны были стать основой для последующего внедрения во всех филиалах, отметили в Directum.

Тиражирование системы на всю структуру ГТЧ стало третьим этапом проекта внедрения. Работы по тиражированию стартовали в марте 2009 г. В состав рабочей группы тиражирования вошли консультанты компании Directum, а также специалисты сертифицированного партнера Directum — компании «Перминтех», которые привлекались для консультации пользователей и проведения обучающих семинаров. В ходе третьего этапа были автоматизированы следующие бизнес-процессы: работа с входящими документами; работа с исходящими документами; согласование приказов и распоряжений по основной деятельности; согласование служебных записок; согласование договорных документов; согласование заявок на авто- и авиатранспорт.

В первую очередь, автоматизация распределилась на филиалы, находящиеся в непосредственной близости от «Чайковского»: «Инженерно-технический центр» (ИТЦ), «Чайковское ЛПУ», «Управление Аварийно-восстановительных работ № 1». Параллельно с этим осуществлялся мониторинг работы системы в управляющей структуре. По итогам первых 6 месяцев полноценной работы администрации в Directum был проведен аудит системы, в результате чего были определены пожелания по дальнейшему её развитию и созданы 2 новых типовых маршрута, обеспечивающие работу сервисных служб компании: «Работа с заявками в ИТЦ» и «Заявки в службу автоматизации, информатизации и телекоммуникации (САИТ)». За счет перевода в электронный вид процесса подачи заявок в ИТЦ и САИТ значительно сократилась нагрузка на сотрудников этих служб и ускорилась обработка заявок, поступающих централизованно из всех филиалов, пояснили в Directum.

В 2009 г. была завершена автоматизация филиалов, находящихся на территории Удмуртской республики: «Воткинского ЛПУ» и «Увинского ЛПУ». С 2010 г. тиражирование осуществлялось параллельно двумя командами с привлечением партнеров. При этом в ходе проекта 2 филиала из 18 были автоматизированы самостоятельно силами специалистов ГТЧ.

По информации Directum, технически работа сотрудников ГТЧ в системе Directum организована на 1 главном и 15 вторичных серверах. На главном сервере, помимо администрации Общества, работают еще 2 удаленных подразделения администрации, 3 филиала и одно подразделение удаленного филиала.

Кроме того, в рамках проекта осуществлена интеграция Directum с ERP-системой КАС «Бизнес-Люкс». В системе реализованы процессы, проходящие между несколькими филиалами: согласование служебных записок; согласование договорных документов; работа с заявками в ИТЦ; согласование заявок на спецтехнику и авиатранспорт; заявки в САИТ.

«Если в начале проекта сотрудники ГТЧ настороженно относились к внедрению Directum, то к концу тиражирования филиалы уже ждали консультантов с нетерпением, поскольку со временем все ощутили преимущества работы в едином информационном пространстве, — сообщил Евгений Дурманов, руководитель проекта внедрения компании Directum. — Стимулом для сотрудников стал ощутимый эффект от внедрения: до появления Directum согласование договоров со Службой корпоративной защиты в “Чайковском” занимало до месяца, а после внедрения системы в филиалах процесс согласования значительно сократился».

Как отмечается, дальнейшее развитие системы Directum в ГТЧ будет связано с реализацией дополнительных пожеланий и требований заказчика, возникших в ходе тиражирования.

©  CNews