СЭД Directum внедрена в ОГК-4
Компания Akelon завершила внедрение ECM-системы Directum в «Четвертой генерирующей компании оптового рынка электроэнергии» (ОГК-4). В рамках проекта были автоматизированы процессы делопроизводства и управления совещаниями, говорится в сообщении компании Directum.
Основной вид деятельности ОГК-4 – производство и продажа электрической и тепловой энергии. Помимо своей основной деятельности, компания занимается инвестициями: ведутся проекты по строительству новых мощностей на Сургутской ГРЭС-2 и Яйвинской ГРЭС, а также подготовка к строительству 3-го энергоблока Березовской ГРЭС. Недавно был введен в эксплуатацию новый блок на Шатурской ГРЭС. При реализации масштабных инвестиционных проектов специалисты ОГК-4 неизменно сталкиваются с необходимостью обработки больших объемов документации, включающих проектные и договорные документы, результаты интенсивной переписки с подрядными организациями и контролирующими органами, а также решения совещаний по проектам, протоколы которых могут занимать до семи листов. В этих условиях быстрый доступ и удобная работа с документами, а также эффективная организация совещаний и исполнения протоколов играют критически важную роль в деятельности компании.
Для обеспечения эффективной работы с документами и совещаниями руководством ОГК-4 был взят курс на внедрение системы электронного документооборота. В качестве решения была выбрана система Directum, отвечающая всем требованиям компании по функционалу, масштабируемости, интеграционным возможностям и устойчивости при одновременной работе большого количества пользователей, отметили в Directum.
Проект внедрения стартовал в конце июля 2010 г. и продлился три месяца, завершившись в октябре. Первоначально внедрением планировалось охватить блок инвестиций и развития, который занимается проектами нового строительства, а также службы капитального строительства на филиалах Шатурской ГРЭС, Сургутской ГРЭС-2, Яйвинской ГРЭС, Березовской ГРЭС. Однако в ходе проекта было принято решение о расширении автоматизации, в результате чего в Directum теперь работают делопроизводители всего исполнительного аппарата ОГК-4.
Ядром внедряемого функционала стал модуль «Канцелярия», с помощью которого были автоматизированы основные процессы делопроизводства. Благодаря данному модулю специалисты ОГК-4 получили возможность контролировать исполнение поручений по входящей корреспонденции, обращаться к единому архиву документов и быстро отслеживать всю историю переписки, сообщили в Directum.
Для создания эффективного механизма контроля исполнения решений, принятых на проектных совещаниях, был переработан функционал стандартного модуля «Управления совещаниями». На его основе, учитывая специфику деятельности компании, было создано новое решение для управления совещаниями по проектам строительства. Новый функционал предусматривает возможность автоматического создания событий в календаре Outlook прямо из Directum для более эффективной организации совещаний по проектам с большим количеством участников из различных подразделений.
В текущий момент вся переписка исполнительного аппарата, в том числе и по инвестиционным проектам, фиксируется в системе. Постепенно к работе в системе подключаются сотрудники служб капитального строительства филиалов, где реализуются инвестиционные проекты.
Таким образом, благодаря внедрению Directum ОГК-4 решила ключевые задачи по сокращению числа рутинных операций с бумажными документами, созданию эффективного механизма работы с совещаниями и общему повышению качества взаимодействия сотрудников.
© CNews
