В Орловском областном Совете народных депутатов внедряют СЭД Directum
Агентство «Гарант-Инфо», партнер компании Directum, объявило о завершении первого этапа масштабного проекта внедрения системы Directum в Орловском областном Совете народных депутатов (г. Орел), в ходе которого была автоматизирована работа протокольного сектора, сектора по работе с обращениями граждан и сектора по работе со служебными документами.
В учреждении существует сложная и многоуровневая структура подразделений по работе с документами, которая обрабатывает огромное количество документов, поступающих и исходящих из областного Совета. Поддержка эффективности работы этой структуры требует много усилий и затрат. Поэтому, в связи с возникшей потребностью оптимизации внутреннего взаимодействия учреждения и автоматизации работы с документами, Орловский областной Совет народных депутатов приступил к внедрению системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum.
Система Directum была выбрана экспертной комиссией Совета как наиболее подходящая к специфической бизнес-среде учреждения и имеющая множество успешных внедрений в органах государственной власти, говорится в сообщении компании Directum. Внедрение началось в середине прошлого года. В ходе первого этапа внедрения проведено обучение пользователей, а система была установлена на рабочих местах всех ключевых сотрудников, специально для Совета специалистами «Гарант Инфо»проведено несколько модификаций Directum.
Для Протокольного сектора Совета на основе стандартного модуля «Канцелярия» разработан новый самостоятельный модуль «Протокольный сектор», учитывающий особенности работы сотрудников данного подразделения. Модуль поддерживает работу со специфическими реквизитами документов постановлений, законов и распоряжений, а также ведет учет и анализ командировок штатных и внештатных сотрудников.
Для сотрудников сектора по работе с обращениями граждан разработан модуль «Учет обращений граждан», позволяющий вести полный цикл регистрации и обработки обращений граждан с учетом требований Закона 59-ФЗ от 02.05.2006 г. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Данный модуль использует интеграцию с модулем «Канцелярия» для учета переписки в ходе работы с обращениями. Для сектора по работе со служебными документами в стандартный модуль «Канцелярия» добавлена возможность внесения данных в виде резолюций о передаче документов на рассмотрение во внешние организации.
Благодаря внедренному функционалу, помимо стандартных процессов канцелярии, в электронный вид перешли следующие бизнес-процессы Совета: создание и ведение реестра постановлений, распоряжений и законов; отслеживание связей между редакциями постановлений, между постановлениями и законами; получение бумажных реестров зарегистрированных документов; создание и ведение реестра обратившихся граждан; регистрация письменных обращений граждан в соответствии с действующим законодательством РФ и общепринятыми нормами делопроизводства в данной области; регистрация граждан на личный прием; регистрация данных о выданных резолюциях, о ходе рассмотрения обращения, о результатах рассмотрения обращения, о местонахождении бумажных документов; фиксация устного общения с обратившимися гражданами; отслеживание связей между обращением и сопутствующими его рассмотрению документами; контроль срока исполнения обращений в целом и резолюций по обращениям; поиск обращений и поручений, а также связанных с ними документов; подготовка отчетности по работе с обращениями и поручениями в различных разрезах; накопление истории по взаимодействию с гражданами.
Таким образом, в результате первого этапа внедрения Directum Орловский областной Совет народных депутатов получил полнофункциональный инструмент управления всеми работами, связанными с поступающими и исходящими документами. Упростился и стал более управляемым процесс работы с обращениями граждан, играющий центральную роль в учреждении, отметили в Directum. Также уменьшились риски срыва сроков обработки обращения, так как все этапы работы строго контролируются, а многочисленные отчеты позволяют анализировать данные по рассмотрению сотрудниками обращений, характеру поступающих обращений, своевременности их исполнения.
На последующих этапах внедрения предполагается увеличение количества автоматизированных отделов, автоматизация процесса создания и согласования постановлений (от момента создания проекта документа до его окончательного утверждения) и создание единого электронного архива документов.
© CNews
