В Государственной транспортной лизинговой компании внедрена СЭД Directum
Компания Directum завершила проект внедрения одноименной системы электронного документооборота в Государственной транспортной лизинговой компании. На данный момент в электронный архив переведено свыше 15 тыс. документов.
Государственная транспортная лизинговая компания (ГТЛК) поставляет в лизинг различные виды техники и оборудования для предприятий транспортной отрасли и других сфер экономики. ГТЛК активно сотрудничает с профильными государственными ведомствами и агентствами, ведущими российскими банками, производителями и поставщиками техники и оборудования.
В 2011 г. руководство ГТЛК приняло решение о внедрении ECM-системы, которая позволит перевести внутренние процессы компании на новый уровень эффективности. После сравнения нескольких вариантов автоматизации было решено остановиться на системе Directum как соответствующей всем основным требованиям. Это, прежде всего: регистрация и хранение больших объемов различных видов документов (в том числе архивное хранение); прозрачный контроль подписи, времени создания и согласования документов; удобный поиск и сортировка данных; интеграция с Outlook и 1С; удаленный доступ к системе через веб-браузер; простота и понятность интерфейса для пользователей.
Также дополнительным преимуществом стало то, что компания-разработчик обеспечивает максимальную отладку системы под нужды компании с учетом всей специфики бизнес-процессов.
Проект внедрения стартовал в середине августа 2011 г. В рабочую группу проекта вошли директор по информационным технологиям, директор по персоналу, финансисты, бухгалтеры, делопроизводители и ответственные сотрудники бизнес-подразделений.
В рамках внедрения был задействован функционал базовых модулей системы Directum, а также модуля «Управление договорами». С помощью коннектора из набора средств интеграции directum Integration Toolset была организована синхронизация данных с «1С:Предприятие 8». Мониторинг результатов проекта и дальнейшая оценка эффективности внедрения осуществлялась с помощью решения «Управление показателями эффективности».
В настоящее время идет промышленная эксплуатация системы. По словам директора по управлению персоналом ГТЛК Юлии Талышевой, «сейчас в СЭД компании работают все сотрудники, включая генерального директора. Пик одновременно работающих в системе пользователей – 78 человек. Выполнены основные требования к системе высшего руководства: постановка и контроль поручений, резолюции по входящей корреспонденции, подписание договоров и исходящих писем проходят в электронном виде».
На данный момент в электронный архив переведено 15 209 документов, планируется полный перевод всей документации. В день в среднем создается 65 документов, из них регистрируется около 50. Каждый день инициируется порядка 100 задач. Согласование договоров, служебных записок, входящих/исходящих документов происходит в электронном виде. Что касается интеграции систем, то оповещение о новых заданиях в Directum приходят на корпоративную почту сотрудников, а по ссылкам из 1С можно открыть документы в СЭД.
«Мы уже ощущаем, как ускорились процессы благодаря системе. Теперь много планов по развитию, тем более что за год проекта удалось расшевелить залежи исторически сложившихся процессов. Обязательно будем более тесно интегрировать 1С и Directum», –подводит итоги проекта директор по информационным технологиям ГТЛК Сергей Смирнов.
© CNews
