СЭД CompanyMedia введена в промышленную эксплуатацию в «Тамбовнефтепродукте»
В «Тамбовнефтепродукте» внедрена и введена в промышленную эксплуатацию на 120 рабочих местах система электронного документооборота CompanyMedia (разработка компании «ИнтерТраст»).
«Тамбовнефтепродукт», дочернее предприятие нефтяной компании «Роснефть», работает в Тамбовской области около двадцати лет. Сейчас в Тамбовской области 40 круглосуточно работающих автозаправочных комплексов «Роснефти» с ассортиментом товаров и услуг в 2 тысячи наименований.
Чтобы отвечать современным требованиям активно развивающегося рынка, предприятие ведет постоянную работу в области оптимизации своей управленческой структуры, совершенствования корпоративных коммуникаций и инструментов взаимодействия, сообщают в компании. Одной из необходимых мер в области улучшения управленческой структуры стал проект внедрения системы электронного документооборота.
Основными его задачами были упорядочение и ускорение движения документов внутри организации и налаживание строгого контроля исполнения документов на всех этапах их движения.
При выборе программного обеспечения специалисты «Тамбовнефтепродукта», учитывая планы по дальнейшей установке системы на другие рабочие места и ее развитию, ориентировались на масштабируемое решение, адаптируемое под особенности бизнеса заказчика.
Проанализировав имеющиеся на рынке предложения, специалисты компании-клиента остановились на системе электронного документооборота CompanyMedia: система масштабируема (подключение новых приложений/баз данных, неограниченного количества рабочих мест) и дорабатываема (преимущественно методом настроек), обеспечивает гарантированную доставку управленческой информации в территориально-распределенной среде.
Все работы по установке и настройке СЭД CompanyMedia осуществили сотрудники разработчика системы – компании «ИнтерТраст».
СЭД CompanyMedia была установлена на компьютерах: 2 делопроизводителей (для них были закуплены лицензии на «Универсальное рабочее место», обеспечивающее доступ к возможностям системы, и подсистему «CompanyMedia-Делопроизводство», обеспечивающую организацию делопроизводства полностью в электронном виде); 118 специалистов и руководителей высшего звена (с этой целью приобретены лицензии на «CompanyMedia-Универсальное рабочее место», обеспечивающее руководителям быстрый доступ ко всем документам по рассматриваемому вопросу, работу с содержанием документов, вынесение резолюций, формирование поручений, контроль за их исполнением и прочее, а исполнителям - средство для подготовки проектов и текстов документов, отчетов об исполнении заданий, взаимодействие в рамках рабочих групп, сбор рецензий и замечаний по подготовленному документу, поиск информации по интересующему вопросу и пр.).
У десяти из 120 специалистов дополнительно установлена подсистема «CompanyMedia-Договоры» (подсистема обеспечивает процесс обработки договоров от начала до конца: от создания до передачи в архив) и у 18 – «CompanyMedia-Поручения» (модуль обеспечивает возможность выдачи и контроля исполнения поручений по документам).
Внедрение системы электронного документооборота CompanyMedia помогло: увеличить скорость создания (за счет использования шаблонов), обработки (путем автоматизации многих рутинных процессов) и распространения (посредством обеспечения доступа к единому хранилищу документов, организованному на базе системы) информации; обеспечить максимальную прозрачность процесса обработки документов и заданий, оперативный контроль всех стадий управленческих документируемых процессов; сократить время движения документов внутри организации, скорость исполнения поручений по ним; создать качественно новый уровень управления, основанный на единых административных электронных регламентах.
К системе были подключены основные участники документооборота. В дальнейшем планируется расширение СЭД CompanyMedia на дополнительные рабочие места и вовлечение в электронное взаимодействие всех участников документооборота.
© CNews
