УК «Проект» построила СЭД на базе «БОСС-Референта»
Компания BTLab завершила внедрение системы электронного документооборота «БОСС-Референт» в Управляющей компании «Проект». Благодаря организации единого информационного пространства и обеспечению оперативного доступа к информации удалось повысить эффективность управленческой деятельности заказчика, говорится в сообщении компании «БОСС-Референт».
Одним из основных направлений деятельности УК «Проект» является профессиональное управление проблемными активами, включающее в себя весь комплекс работ, связанных с реализацией прав кредитора, разрешением корпоративных проблем, аудитом бизнеса и финансовой экспертизой, а также нахождением наиболее эффективных путей капитализации и структуризации активов и достижения максимальной доходности. Деятельность компании подразумевает обработку больших объемов документов. Для построения эффективных внутренних бизнес-процессов необходимо было структурировать накопленную информацию, автоматизировать процессы ее обработки и повысить контроль исполнительской дисциплины. Для решения этих задач руководством УК «Проект» было принято решение о внедрении в компании системы электронного документооборота.
По итогам проведенного анализа рынка для построения ИТ-инфраструктуры была выбрана платформа IBM Lotus и ECM-система «БОСС-Референт», которые в наибольшей степени отвечали требованиям к функционалу и возможностям СЭД и позволили в разумные сроки успешно решить поставленные задачи.
В рамках проекта перед BTLab были поставлены следующие задачи: создать единое информационное пространство для совместной работы сотрудников с документами; организовать корпоративный почтовый сервер, отвечающий современным требованиям к защите информации; создать единое электронное хранилище документов с возможностью удобного и быстрого поиска; автоматизировать процесс обработки поручений; обеспечить контроль исполнения поручений руководства; автоматизировать процессы обработки входящей и исходящей корреспонденции.
В ходе проекта специалисты BTLab разработали детальный план организационных и технических мероприятий, а также проектную документацию, на основании которой были выполнены работы по установке и настройке программных средств. Командой проекта были созданы специальные шаблоны документов и настроены маршруты согласования. Были автоматизированы процессы обработки служебных записок, заявок и договоров. На завершающей стадии проекта было проведено обучение всех пользователей и опытная эксплуатация СЭД под контролем специалистов BTLab.
Проект начался в октябре 2010 г. и затронул все отделы управляющей компании. В мае 2011 г. СЭД была сдана в промышленную эксплуатацию. На данный момент в системе работает 110 пользователей, сообщили в «БОСС-Референте».
В целом в результате внедрения ECM-системы «БОСС-Референт» удалось автоматизировать все процессы делопроизводства и наладить контроль за всеми типами документов в компании, создать единое информационное пространство офисного документооборота для сотрудников компании, обеспечить оперативный доступ к информации сотрудников УК «Проект», а также удобные средства для быстрого поиска документов по содержимому и атрибутам с возможностью задания критериев поиска, ввести единый стандарт работы с электронными документами, обеспечивающий защищенность, управляемость и доступность документов.
© CNews
