В администрации Астрахани запустили в эксплуатацию СЭД «Дело»
Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) сообщила о том, что с 2011 г. в администрации Астрахани началась промышленная эксплуатация системы электронного документооборота «Дело».
В рамках требований федерального закона от 21.07.2005 г. N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» в 2010 г. администрацией Астрахани был объявлен открытый конкурс на выполнение работ по поставке лицензий на программный продукт и проведение работ по его внедрению с целью комплексной автоматизации системы документооборота и делопроизводства в аппарате администрации и подведомственных ей структурах города. В результате проведенного конкурса была выбрана система электронного документооборота «Дело» (разработка ЭОС). Победителем конкурса был признан партнер ЭОС в ЮФО — научно-производственный центр «Космос-2» (Ростов-на-Дону), говорится в сообщении ЭОС.
В администрации Астрахани подготовительные работы по внедрению системы электронного документооборота были начаты в третьем квартале 2010 г. Основными задачами автоматизации, поставленными заказчиком, являлись: регистрация документов, выдача поручений и контроль их исполнения, переход на безбумажный документооборот с использованием электронной подписи для внутреннего документооборота, а также подготовка аналитических отчетов, позволяющих контролировать исполнительскую дисциплину, статистику по типам документов, сканирование документов и т.д.
В результате обследования документопотоков между подразделениями аппарата администрации и в структурных подразделениях города была разработана схема электронного документооборота, определены участки этой схемы по использованию клиентских мест СЭД «Дело» и «тонких клиентов», «Дело-Web». По информации ЭОС, схема автоматизации учитывала действующий регламент движения документов и технологию контроля исполнительской дисциплины. Часть лицензий была приобретена на льготных условиях миграции от ЭОС, остальные — докуплены на общих основаниях. Общее количество составило 500 лицензий.
Руководством администрации было принято решение использовать поточное сканирование при регистрации входящих документов, а при регистрации исходящих внутренних документов — электронно-цифровую подпись. Таким образом, обеспечивался переход к безбумажной технологии документооборота, пояснили в ЭОС. На основании созданного документа обследования были начаты работы по подготовке объекта к внедрению: наполнение базовых справочников, регистрация пользователей и распределение прав по работе в системе. Была произведена генерация ключей для использования в системе ЭЦП, настройка всех клиентских мест, ряд подсистем и опций системы «Дело». Для получения отчетных форм использовались стандартные отчеты ЭОС. В том случае если необходимых форм отчетностей было недостаточно, для генерации новых отчетов использовалась АС «Отчеты для СЭД “Дело”». В процессе внедрения системы и обучения пользователей были разработаны дополнительные шаблоны печати, сервисы, спроектированы и реализованы в промышленном исполнении процессы управления событиями и документами.
В промышленную эксплуатацию система «Дело» в администрации Астрахани запущена в конце декабря 2010 г. В единую базу данных электронного документооборота включены все структурные подразделения аппарата администрации города, администрации четырёх районов города, управления, комитеты, некоторые муниципальные учреждения и предприятия. По информации ЭОС, электронные документы, формируемые участниками проекта в процессе исполнения и подписываемые ЭЦП, поступают с использованием СЭД «Дело» напрямую в различные структурные подразделения через 3-5 секунд после их создания, что снижает затраты рабочего времени и увеличивает эффективность движения и исполнения документов. В то же время, повысилась прозрачность документооборота, сократилось время согласования проектов документов в электронном виде по всем подразделениям и исполнителям администрации Астрахани, обеспечен контроль исполнения управленческих решений, возросла производительность труда делопроизводственного персонала на фоне сокращения объема бумажной документации.
В настоящее время начались работы по развитию системы СЭД «Дело» и наращиванию количества клиентских мест. Все работы по установке, настройке и обучению пользователей СЭДД «Дело» в администрации Астрахани проводились специалистами НПЦ «Космос-2» Ростова-на-Дону совместно со специалистами администрации города.
© CNews
