ОСМП управляет договорами с помощью «БОСС-Референта»
Компания «Объединенная система моментальных платежей» (ОСМП) полностью перешла на управление договорами в системе «БОСС-Референт». Внедрение СЭД позволило компании перезаключить порядка 2,5 тыс. агентских договоров всего за 2 месяца. При этом процент договоров, согласуемых с опозданием, сократился с 20% до 0,5% в настоящее время.
Порядка 75% оборота компании дают платежи через автоматы самообслуживания, общее количество которых превышает 85 тыс. Собственниками автоматов являются порядка 2,5 тыс. агентов ОСМП. Помимо агентов, в бизнес-процесс реализации платежей включены процессинговый центр и сеть провайдеров (получателей платежей). Взаимодействие всех участников определяется договорами, которые приходится регулярно изменять, продлевать, оформлять оказанные услуги актами выполненных работ. Таким образом, в компании сформировался довольно объемный документопоток. Используемые средства – «1C», Excel, корпоративная почта – не обеспечивали требуемой оперативности.
«Эффективность бизнес-процессов компании зависела от эффективной организации управления документами. Перед нами стояла задача создания системы электронного документооборота, которая могла бы поддержать наши бизнес-процессы. При этом система должна была стать практически «кровеносной системой»: если бы мы теряли надежность в осуществлении документооборота, мы неизбежно теряли бы клиентов», – рассказал Алексей Рассказов, CIO компании ОСМП.
Первоначально ИТ-дирекция ОСМП решила выбрать масштабируемую транспортную среду. В результате выбор был сделан в пользу решения IBM Lotus, после внедрения которого корпоративная почта ОСМП стала работать без перебоев. В качестве основы для построения корпоративной СЭД была выбрана система «БОСС-Референт», с которой, по словам Алексея Рассказова, он был хорошо знаком по предыдущей работе, как с надежным, масштабируемым и гибким инструментом. В итоге, оптимальной была принята конфигураций «Lotus + БОСС-Референт», а для выполнения работ сформирована совместная команда специалистов ОСМП и компании «Аплана» (группа компаний «АйТи»).
Проект внедрения СЭД «БОСС-Референт», стартовавший в середине 2007 г., совпал с изменением законодательства, регулирующего правила работы на рынке приема электронных платежей. Перед ОСМП встала задача перезаключить в течение 2 месяцев 2,5 тыс. договоров с агентами, расположенными по всей России. При этом договор становился трехсторонним – третьей стороной выступал процессинговый банк. Задачу перезаключения договоров компания стала решать в запускаемой системе, пропустив фактически этап опытной эксплуатации. Правильность такого шага не обсуждалась, так как необходимо было успеть выполнить требования законодательства в срок. Учитывая сжатые сроки, на первом этапе был запущен только самый необходимый функционал системы по управлению агентскими договорами и сделаны минимальные доработки для поддержки поточного сканирования.
Каждый договор между ОСМП и агентом представляет собой пакет из 20 документов общим объемом около 40 страниц. А в процесс подготовки и согласования договоров с агентами включены коммерческий департамент, юридический департамент, финансовая дирекция, бухгалтерия и процессинговый банк. Как отмечается, «БОСС-Референт» быстро и эффективно обработал такой объем документов.
«В третьей версии «БОСС-Референта» появилась возможность быстро настраивать маршруты согласования документов, что позволило нам отладить процесс работы с агентскими договорами на первой сотне документов примерно за две недели, – пояснил Алексей Рассказов. – Поэтому когда поступил основной поток договоров, мы были полностью готовы как технологически, так и в плане обучения персонала – начальное обучение мы провели на стадии внедрения, а далее сотрудники осваивали систему в процессе работы».
В начале 2008 г. основная часть договоров была успешно переоформлена. Эффективность работы в системе и сотрудники и руководство компании оценили очень быстро. Если до внедрения системы из 200 договоров примерно 40 проходили процесс согласования с задержками, то теперь их количество снизилось до 1 договора на те же 200 документов. Дальше в системе было запущено управление договорами с провайдерами, общехозяйственными договорами, автоматизированы функции канцелярии.
В настоящее время компанией ОСМП приобретено около 300 лицензий, из которых 240 уже используется. Помимо договоров с внешними организациями, в системе реализован внутренний документооборот компании. В частности, в систему выкладываются решения директоратов ОСМП, полностью реализованы в безбумажном варианте заявки на оплату, обходной лист, командировочные и служебные записки. В системе полностью происходит процедура согласования договоров, на бумажном договоре ставится только подпись генерального директора. В планах компании – подключение к системе региональных филиалов.
© CNews
