Зачем нужно предпроектное обследование
Данная статья будет полезна для борьбы с возражениями когда потенциальный клиент не хочет платить за обследование.
Лично я вообще не работаю без предпроектного обследования. И ниже предлагаю то объяснение, которое обычно даю своим клиентам.
Как ни странно, но вопрос, зачем нужно проводить предпроектное обследование, мне, как консультанту, клиенты задают достаточно часто. Казалось бы, ответ очевиден, чтобы понимать, что именно необходимо будет делать в рамках проекта. Тем не менее, нередко требуются более подробные пояснения. В этой статье я решил подробно обосновать необходимость такого обследования. Статья будет полезна как представителям бизнеса, так и консультантам, которые также сталкиваются с этим вопросом.
Если речь идет, например, о строительстве дома, сомнений в необходимости создания и согласования проекта ни у кого не возникает. Другое дело, когда речь идет о нематериальных вещах — о внедрении программного обеспечения, выборе решений для автоматизации бизнеса, организационных изменениях. Людям бывает сложно понять, почему для этого требуется обследование сложившейся ситуации.
Важные особенности любого проекта
Как я уже писал в прошлых публикациях, любой проект — это уникальная работа в уникальном окружении. Здесь очень важно понимать, что в рамках проекта люди занимаются тем, чем ранее не занимались, чтобы получить уникальный результат, необходимый в данном конкретном случае.
В отличие от процесса, где задействована одна и та же группа людей, которая выполняет из раза в раз определенную последовательность действий, проект — всегда уникален. И всегда оказывается чем-то новым для сотрудников организации.
В принципе, первое выполнение нового процесса, выпуск первой партии продукции, отладку производства также можно назвать проектом. И только после того, как последовательность действий будет повторяться из раза в раз, их можно будет называть процессом.
Надеюсь, с понятием проекта мы разобрались. Можно возвращаться к сути вопроса.
Коммуникации в проекте и роль обследования
В проекте внедрения есть две стороны — назовем их заказчик и исполнитель. Конечно, присутствует и третья сторона — государство, оно как сторона, зримо или незримо, выступает при осуществлении практически любой деятельности. Но мы его здесь не будем упоминать, так как нам важен другой аспект проекта — достижение результата.
Каждая из двух сторон участников проекта, в свою очередь, делится на две группы.
Заказчик
Со стороны заказчика — это руководство (директор, владелец бизнеса или другими словами ЛПР и т.д.) и сотрудники, которые непосредственно будут принимать участие в проекте. Например, при автоматизации процесса продаж в роли сотрудников будут выступать менеджеры по продаже. Они будут проходить обучение, использовать новое программное обеспечение, работать в рамках обновленного бизнес-процесса.
И здесь важно понимать, что руководство и сотрудники имеют разные интересы. Потому в рамках реализации поставленных задач со стороны сотрудников возможно недовольство и недопонимание. Они могут отвергать новое и саботировать внедрение.
Одновременно с этим важно, чтобы руководство четко понимало, что именно мы собираемся делать, и какие результаты будут означать успешное завершение сотрудничества. Для всего этого очень важно наличие плана проекта.
В качестве плана проекта может выступать отчет о предпроектном обследовании или сформированное на его основе техническое задание. Главное, это должен быть документ, согласованный двумя сторонами с четко обозначенными этапами работ и результатом.
Такой подход поможет избежать сложностей и недопонимания. Например, очень распространена ситуация, когда вы уже внедрили программное решение, готовитесь завершать работу, а сотрудник заявляет, что так ему работать неудобно, это все выглядит некрасиво или вообще, так это не должно работать. При наличии плана проекта вы можете открыть документ, определить, насколько обоснованы замечания сотрудника и согласовать все разногласия с заказчиком.
Предпроектное обследование и составленный на его основании отчет — это не только возможность своевременно и без неожиданных переработок завершить сотрудничество, но и основа для правильной коммуникации в рамках проекта.
Исполнитель
Вторая сторона — исполнитель — также состоит из двух групп участников. Это представитель исполнителя, который проводит переговоры и коммуницирует с заказчиком, и непосредственные исполнители работы (программисты, дизайнеры и т.д.). И здесь также предпроектное обследование помогает правильной коммуникации. В случае любых вопросов, всегда можно открыть документ и уточнить, что и как должно быть реализовано.
Итак, предпроектное обследование необходимо, чтобы четко и однозначно согласовать, что именно нужно сделать для реализации поставленной задачи. В дальнейшем именно этот документ становятся основой коммуникации между всеми участниками проекта, которая позволит избежать разногласий и успешно достичь поставленной цели.
«Вы изучаете мою компанию за мой счет?!»
Очень распространенное в малом и среднем бизнесе возражение. Действительно, я выполняю предпроектное обследование на платной основе. И считаю это правильным подходом, так как мое время, как и любого опытного специалиста в своей сфере, стоит дорого.
Конечно, я изучаю особенности каждой компании, которая обращается ко мне за помощью. Но здесь важно понимать, что если вы нанимаете опытного консультанта, то он на 99% еще до того, как появиться в первый раз у вас в офисе, уже знает, какие проблемы, скорей всего, имеются в наличии, и что нужно, чтобы выстроить бизнес-процессы правильно.
Предпроектное обследование помогает определиться с существующими возможностями, и речь здесь не только о финансах. Это могут быть уже внедренные программные системы, наличие или отсутствие в штате сотрудников для выполнения той или иной задачи и т.д. Но самое главное, оно необходимо для согласования всех этапов проекта и его результата.
Когда я прихожу к заказчику, мне важнее всего понять даже не его бизнес, здесь я редко сталкиваюсь с чем-то новым и неожиданным. Важнее всего для меня — сам заказчик. Задачи, которые он стремится решить. Приоритеты, которые он расставляет. Его возможности и ограничения.
Если вам интересно подробнее разобраться, как именно выполняется предпроектное обследование, рекомендую изучить мою статью Использование GAP-анализа для выявления и согласования задач по проекту.
Подводя итоги, можно сказать, что предпроектное обследование необходимо для того, чтобы заказчик получил какую-то модель для последующего согласования, а исполнитель — рамки проекта, в которых он будет работать.
