Вам не нужен time management, вам нужен attention management
Привет, меня зовут Ася Исакова, и я организационный психолог. Я уже 10 лет работаю с разными командами, и за это время видела сотни горящих, выгорающих и сгоревших на работе людей. В этой статье я расскажу, как управлять своим вниманием так, чтобы хватало сил на важные дела и оставалось на себя.
Разбираемся с управлением вниманием на примере огурцов, снежков и медведей
Управляй вниманием лайк э про, даже когда с неба падают неопределенные объекты, огуречные формы тают в атмосфере, а сам ты — медведь
Представьте, что вы играете в снежки. Вам нужно лепить ровные снежные шарики, складывать их в кучку, уворачиваться от летящих в вас комков, метко прицеливаться и стрелять в многочисленных соперников. А теперь представьте, что в это время еще нужно делать вашу работу: писать код, продумывать архитектуру, писать статью или закатывать банки с огурцами (не знаю, что вызывает в вас больше чувств). Последствия легко себе представить: снежки кривые, у вас подбит глаз, вокруг разлит рассол из огурцов.
Теперь давайте приложим к этой ситуации тайм-менеджмент: поставим помидорку на 45 минут (автор, а не многовато ли овощных метафор для первых 3 абзацев статьи про работу?), поставим цель, сделаем ту-ду лист, забьем соответствующий слот в календаре, поставим дедлайн, не будем отвлекаться на соцсети. Поздравляю, теперь у вас кривые снежки, подбит глаз, вокруг разлит рассол из огурцов, а еще календарь услужливо присылает уведомление: ваше время на 3 банки консервированных огурцов для клиента подошло к концу!
Управление вниманием — это про то, как намеренно фокусироваться на закрытии огурцов вместо того, чтобы реактивно отбиваться от летящих со всех сторон снежков. Он про то, как разделять метафорические огурцы и снежки и сохранять фокус на важном.
Я уверена, котлеты от мух (как и огурцы от снежков) каждый может разделить самостоятельно, не прибегая к советам из интернета. Однако с работой все выглядит иначе: в среднем, сотрудники трогают свои телефоны 2617 раз в день, проверяют почтовые ящики 74 раз в день, получают 46 пуш-уведомлений в день. Это и есть те самые снежки-стимулы, которые сыпятся на нас со всех сторон.
Чтобы вернуться в контекст работы после переключения контекста, людям требуется 9.5 минут. Постоянные скачки от задачи к задаче снижают продуктивность на 40% и утомляют, потому что у нашего мозга ограниченная оперативная память. Мы так устроены физиологически, и это нельзя изменить. Можно только построить работу так, чтобы наши отрезки непрерывного погружения в работу действительно ничем не прерывались.
Окей, думаете вы, отключаем уведомления и расходимся работать. Но не всё так просто. Хорошее управление вниманием = высокая продуктивность. А еще это ваша возможность управлять своей жизнью и выстраивать её вокруг того, что имеет для вас значение. Это чуть больше, чем умение фокусироваться. Это про возвращение вам контроля над вашим временем и вашими приоритетами.
Продуктивное время на важные дела
Если станете медведем, не называйте календарь так, как на этой картинке
Представим, руководителя Григория, который говорит: «Больше всего в своей работе я люблю помогать своим ребятам и менторить их. Мне очень радостно видеть, как мои люди растут, мне важно понимать, что я что-то меняю в мире. Пожалуй, это та часть работы, от которой я чувствую себя крутым руководителем и хорошим человеком».
Как же построен день Григория? «В основном, я тушу пожары и отвечаю на письма. Я сделал план 1:1 встреч для моих ребят на год, составил приоритеты по их развитию, но у меня постоянно возникает то одно, то другое. На менторинг не остается времени».
Григорий понимает, что не получится менять мир, пока его действия не соответствуют его личным ценностям. Но кто же будет тушить пожары? Волшебной таблетки нет, ваши пожары по-прежнему будете тушить вы, а григорьевы — Григорий. Только я предлагаю тратить продуктивное время не на них, а на то, что имеет бо́льший личный смысл. Например, Григорий мог бы начать день с 1:1 встречи: поставить себе блок в календарь, сделать статус «Недоступен» в мессенджере, поставить телефон на авиарежим и сделать дело, которое приносит ему силы и радость.
Попробуйте изучить, когда вы работаете продуктивно, и используйте это время на то, что вам важно. Один из методов: продвинутый вариант теории о жаворонках и совах. Это теория хронотипов, которая делит людей на медведей, львов, волков и дельфинов (внимательный читатель заметит, что от флоры в первой части статьи мы медленно передвинулись к фауне).
«Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
«Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
«Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
«Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.
Отмечайте в календаре недельку-другую, в какие часы вас больше прёт на продуктив, последите за сном и планируйте дела в зависимости от этого. Например, я лучше всего работаю по утрам, поэтому планирую на это время интеллектуальные задачи. Интервью, рабочие встречи и переписки провожу во второй половине дня.
Изучив, когда вам думается лучше всего, заблокируйте это время в календаре под решение приоритетных задач. Функция «Focus time» есть в Гугл календаре. В некоторых офисах практикуют дни без встреч, а Shopify в 2023 году вообще отменил все встречи где больше 2 участников. Людям нужно время, чтобы работать работу.
Когда разобрались с продуктивным временем, обратите внимание на среду и организуйте себе фокус-пространство. Расставляйте границы, используйте наушники, поставьте на стол знак «DO NOT DISTURB», объясните его значение своей собаке и другим сожителям. Попробуйте сменить локацию, экспериментируйте и наблюдайте, где и когда лучше всего удается сосредоточиться: мешает ли вам шум? Нравится ли вам работать среди других людей? Какая музыка помогает вам сосредоточиться? Работа идет быстрее с маленьким или большим монитором? Фиксируйте наблюдение и меняйте свою реальность в соответствии с открытиями о себе.
Переключение контекста
Кому мама в детстве говорила, что если устал от уроков, то можно помыть посуду? «Смена деятельности — тоже отдых». И да, и нет. К смене деятельности есть 2 подхода:
Не меняем виды деятельности, используя batching — группировку похожих задачек. У вас запланировано 5 фидбеков 1:1 в рамках перформанс ревью? Поставьте встречи одну за другой, но запланируйте 15-минутный отдых после каждой и часовой обед посередине. Когнитивная нагрузка может снизиться за счет того, что вы не меняете глубину погружения, просто немного корректируете темы и меняете собеседника.
Слушаемся маму и меняем деятельность. Если вы попробовали способ номер 1 и спеклись, значит, вероятно, вам не подходит batching. Вторая стратегия: work-life integration. Попробуйте чередовать стратегические и тактические задачи, встречи и легкие механические дела и последите за собой: какой вариант заходит вам лучше?
В рамках одной рабочей темы (скажем, консервирование огурцов) мы можем оперировать на двух уровнях: на стратегическом (какие консервированные огурцы мы хотим получить, огуречный ВИЖЕН) и тактическом (кого отправить на рынок за 92 кг пупырчатых хрустящих друзей).
Картинка для вдохновения к огуречному вижену
Последите, что происходит с вашим вниманием, когда вы:
А. Остаетесь в одной теме, но переключаетесь от стратегии к тактике и/или обратно (огуречный вижн → кто пойдет за огурцами).
Работаем в рамках одной темы на разных уровнях
Б. Переключаетесь на разные темы, но остаетесь на стратегическом уровне (огуречный вижен →территориальная экспансия вашей компании).
Переключаем темы, но работаем на одном уровне
В. Переключаетесь на разные темы и разный контекст с тактического на стратегический и обратно (кто пойдет за огурцами → территориальная экспансия).
Переключаем темы и уровни
Если записывать задачки по типу и следить за уровнем энергии, которые они потребляют, можно со временем выявить паттерны. На основе полученной информации можно изменить свое расписание: скажем, не размазывать звонки по неделе, а проводить их скопом. Либо посвящать один день стратегии по нескольким темам, а в другие заниматься тактикой. Правильного ответа нет, есть только то, что подходит лично вам.
Паузы
Настоящая пауза — это когда шестеренки в вашем мозгу замедляются, а потом замирают хотя бы ненадолго. Когда вы обедаете с телефоном в руке, набирая сообщение, ваш мозг перегружается. Когда вы смотрите ТикТоки в 15-минутные паузы между звонками, тоже (это я себе).
Как научиться не отвлекаться? Попробуйте побыть в тишине сначала небольшие отрезки времени, потом все больше. Например, отдохнуть 5 минут без телефона. Посмотрите в стену. Изучите, сколько у вас пальцев. Понаблюдайте, как поднимается ваша грудная клетка. Если вам в голову приходит какая-то невероятно крутая идея, запишите её на бумажку (не трогайте телефон!) и вернитесь к изучению пальцев. Бесит даже читать это? Отлично, значит впереди много неизведанного.
А еще есть спорт. Да, сори, броз, после пробежки или зарядки голова реально лучше работает. Ну встаньте. Ну потянитесь. Ну разомните ножки, подышите, пройдитесь, присядьте десяток раз. Если будете делать так недели две подряд, втянетесь.
И что это было?
Управление вниманием предлагает приоритизировать людей и проекты, которые нам действительно важны. Как говорит организационный психолог Адам Грант, «управление вниманием — это искусство делать правильные дела в правильное время и в правильном месте».
Чтобы научиться управлять вниманием, в первую очередь нужно знать себя, свои паттерны работы, заряжатели и разряжатели, особенности переключения хитрой машинки в голове и расхода энергии на каждый контекстный прыжок. Если возьметесь за изменения, подумайте, по каким критериям можно оценивать успех проведенных мероприятий. В числе показателей того, что навыки управления вниманием прокачались, должно быть что-то про «поменьше хочется сдохнуть в конце рабочего дня».
Управление вниманием — не волшебная таблетка, оно не изменит количество входящих сообщений, объем обязательных к тушению пожаров и количество отвлекающих факторов. Зато оно поможет фокусироваться на том, чем вы действительно можете управлять: куда вы обращаете свое внимание и какие дела приоритезируете. Это еще называется «контроль над своей жизнью». Попробуйте, я уверена, вам понравится.
В канале Компас конгруэнтности я рассказываю о том, как хорошим людям становиться крутыми руководителями и выстраивать работу с учетом человеческих особенностей. Если вы работаете с биороботами, вам не понравится. Остальных буду очень рада видеть в подписчиках.
Что почитать по теме
Stop Letting Push Notifications Ruin Your Productivity
What is context-switching
How to sleep according to your sleep chronotype: an interview with Michael Breus, phd
How to sleep according to your sleep chronotype: an interview with Michael Breus, phd
