Удалённая работа: 50 оттенков свободы
Рекомендуемые позы для удалённой работы в удовольствие
Битрикс24 решает проблемы удалённой работы
Битрикс24 часто используется для дистанционной работы. Инструменты Битрикс24 организованы таким образом, чтобы обеспечить покрытие всех задач и решить проблемы, которые в теории могут возникнуть между компанией и работником в процессе удалённой работы. Поэтому мы решили не скупиться на объём поста и подготовили для вас лонгрид из двух частей: в первой мы расскажем, как Битрикс24 помогает организовать работу с удалёнными сотрудниками, а во второй дадим советы по организации взаимодействия, которые мы собрали совместно с нашими пользователями.
Основным элементом взаимодействия с удалённым сотрудником являются задачи — набор работ, который он обязан выполнить в установленные сроки и с оговорённым качеством. С этого момента в дело вступает Битрикс24. В интерфейсе сервиса можно поставить задачу со следующими параметрами:
- лица, кому назначена задача — ответственный, постановщик, наблюдатели, соисполнители
- крайний срок и планирование сроков исполнения
- привязка к проекту и к другим задачам
- учёт рабочего времени, сколько было потрачено на задачу (особенно важно для удалённых сотрудников, чьё время практически невозможно контролировать)
- привязка задачи к диаграмме Ганта (сотрудник может оценивать зависимости в проекте)
- привязка к лидам, контактам, компаниям и сделкам из CRM (крайне важно для удалённого отдела продаж)
- чек-листы
Как только сотрудник приступит к выполнению задачи, начнётся отсчёт времени её исполнения. В дальнейшем менеджеру будет доступен счётчик, который показывает, сколько времени потребовалось на выполнение этой задачи. В течение работы руководитель оперативно получает информацию о начале и окончании работ, сдвигах сроков, просроченных заданиях. Если задачу можно поделить на этапы, стоит добавить чек-лист, в котором сотрудник будет отмечать выполненные шаги, а руководитель — контролировать процесс. Задачи можно связывать, делить на подзадачи, т.е. можно поэтапно разбить проект между внештатными работниками и контролировать каждого по отдельности.
Часто бывает так, что в процессе работы над задачей нужно что-то срочно обсудить с коллегами, обменяться файлами или документами. В Битрикс24 можно писать комментарии к задачам, подключать к ним соисполнителей, там же прикреплять файлы и изображения. Возможно совместное редактирование документа и контроль его изменений. Документы сохраняются на диске, поэтому доступны из любой точки мира, где есть Интернет.
Работу всей команды или отдельного проекта (например, выделенных в проект внештатных сотрудников или фрилансеров) можно отслеживать в ленточной диаграмме Ганта. Прямо на графике можно открывать и редактировать задачи и подзадачи или менять сроки выполнения работы простым перетаскиванием отрезков. Диаграмма Ганта хороша тем, что на ней видны зависимости задач друг от друга, и это важный инструмент в формировании дисциплины и мотивации выполнения заданий в срок.
Важный момент в работе с задачами — возможность привязывать их к CRM (лидам, контактам, компаниям и сделкам). В CRM есть специальный раздел «Мои дела», который выводит списком все задания, упорядоченные по сроку. Менеджер сразу видит, чем ему заняться в первую очередь, что он должен сделать для конкретного клиента, сделки, отбирает дела определенного типа (например, кому должен сегодня позвонить). Также CRM отправляет менеджерам оповещения — ни одно дело не будет забыто или просрочено. За счёт омниканальности и внедрения в Битрикс24 «умной CRM» (о ней мы уже писали), сотрудники могут собирать лиды со всех каналов коммуникаций и перераспределять их между собой. Географическое положение сотрудника значения не имеет.
Вообще, весь Битрикс24 нацелен на то, чтобы отвязать сотрудников от рабочих мест и позволить работодателям набирать персонал и формировать подразделения не в шаговой доступности от метро, а там, где находятся наиболее профессиональные и востребованные компанией кадры. Прежде всего, эти задачи решаются с помощью мобильного приложения, которое всегда под рукой. Это не обрезанная версия и не карточка клиента, а полноценная версия Битрикс24, в которой доступен максимум функциональности.
Работа с электронной почтой также была значительно доработана. Теперь каждый сотрудник сможет подключить рабочую почту к email-трекеру, и вся история общения с клиентом будет автоматически переноситься в CRM. Трекер проверяет входящие и исходящие письма, распределяет переписку с покупателями по карточкам клиентов. Если клиент новый, в CRM появляется «лид». История переписки с клиентом не теряется, даже если уволится сотрудник, который её вёл — удалённые сотрудники менее стабильны, чем те, которые привязаны к офису, а значит, даже при абсолютном доверии корпоративную информацию лучше защитить от форс-мажорных ситуаций.
Ещё один важный помощник в работе с распределенной командой — это автоматизация бизнес-процессов. С помощью простого редактора можно легко описать нужный процесс, выбрать ответственных за прохождение этапов и запустить в работу — для того, чтобы создавать и запускать бизнес-процессы, не нужно быть программистом или знать наизусть нотации. Предварительно, конечно, лучше написать цепочку БП на бумаге, затем перенести ее в Битрикс24, простым перетаскиванием блоков из меню.
С помощью бизнес-процессов в Битрикс24 можно решать широкий спектр задач: от согласования договора или заявления на отпуск до распределения лидов между менеджерами по продажам. Внутри процессов настраиваются типы и сроки оповещений, а также время каждого этапа процесса — ни один ответственный не сможет тянуть время и сдвигать сроки всего проекта.
По итогам выполненной работы руководитель может формировать отчёты, воронки, отслеживать рабочее время и оценивать эффективность работы каждого сотрудника и проектных команд в целом. Элементы корпоративной социальной сети Битрикс24, такие как Живая лента, бейджи, награждения и фотоальбомы помогают формировать корпоративную культуру онлайн и не дают географически распределенной команде ощущать себя разрозненно.
Битрикс24 помогает решать большинство проблем в работе с внештатными сотрудниками, его главное преимущество — это универсальность. Менеджерам не нужно устанавливать десятки приложений, мессенджеров, CRM и таск-менеджеров — все дела ведутся в едином сервисе, а это удобно и рентабельно с точки зрения управления и экономии времени. Больше времени остаётся на основную работу, а не рутину.
Лечим болезни по фотографии — советы компаниям
При работе с удалёнными сотрудниками важно соблюдать правила, которые сделают отношения полностью рабочими.
- Установить баланс между рабочими и неформальными отношениями. Сотрудник должен чувствовать себя частью коллектива, включаться в корпоративную культуру, но при этом понимать ответственность за выполнение работы и знать, каким образом она будет оцениваться.
- Определить параметры оценки работы и контроля ее исполнения. Контроль должен быть оперативным, открытым и понятным, чтобы удалённый сотрудник мог предпринять меры по корректировке своих действий.
- Выстроить взаимоотношения с другими сотрудниками, обеспечить постоянный контакт и совместную работу.
Для достижения этих целей можно воспользоваться советами, которые мы собрали от своих клиентов.
Обязательно общайтесь с сотрудниками как по рабочим, так и по абстрактным вопросам — используйте для этого чаты, интерактивные виртуальные доски, видео, что угодно. Не забывайте расспросить об отпуске, предложить обменяться фотографиями. Это особенно важно, если распределена не вся команда, а её малая часть, которая испытывает дискомфорт от отсутствия офиса. Проводите летучки, совещания, онлайн-встречи, в ходе которых сотрудник будет привлечён к обсуждению рабочих вопросов. Даже если вы столкнулись с интровертом, которому проще без общения, настаивайте на взаимодействии — это, прежде всего, работа.
Не ограничивайтесь телефонией и чатом, используйте видеосвязь. Дело в том, что помимо информации, человек получает и передаёт невербальные сообщения, которые можно только увидеть. Общаясь с использованием видео, вы не только создадите эффект присутствия, но и немного разрядите атмосферу делового общения. В нашей команде принято проводить «телемосты», когда удалённые группы и сотрудники собираются в одной комнате или на своём рабочем месте и видят друг друга, приветствуют взмахом руки, улыбаются и уж точно не жуют во время общения.
Приучите удалённых сотрудников делать отчёты и фиксировать проделанную работу. Если вы работаете с сотрудником по трудовому договору, то контролируйте его рабочее время. Удалённый сотрудник — не фрилансер, эта граница должна быть чётко проведена. Его рабочее время принадлежит компании. Что касается отчётов, то здесь проще всего дать доступ в CRM-систему или корпоративную социальную сеть и требовать своевременного внесения данных. Таким образом, в курсе дел будете и вы, и сам сотрудник.
Избегайте письменной коммуникации в критических ситуациях. Это связано с тем, что вы можете неправильно понять или транслировать интонации. Кроме того, говорить и обсуждать гораздо быстрее голосом, вы просто экономите время. Раньше мы использовали Skype, сейчас вполне хватает инструментов Битрикс24.
Оценивайте работу. Причём совершенно не важно, как вы это сделаете: напишете об итогах, прокомментируете отчёт, рассчитаете KPI или вывесите бейджик у аватара сотрудника. Находясь далеко от офиса, важно понимать, насколько ты справляешься с задачами и сколько пользы ты приносишь компании. Это не какая-то абстрактная мера похвалы, а база для анализа направлений дальнейшего развития.
Не бойтесь эмоций, используйте смайлики в письменном общении. Кому-то это покажется очень странным, но коммуникативная среда человека сегодня складывается так, что эмотиконы сопровождают его повсюду, и он привыкает к такому способу выражений эмоций. Это не отменяет делового тона общения, но вносит долю человечности.
Старайтесь видеться хотя бы раз в год оффлайн. Это могут быть корпоративные праздники, обучение, конференции или общегодовые собрания, но встречаться вне виртуальной реальности обязательно. Так вы сможете оценить уровень лояльности сотрудника, познакомить команду, продемонстрировать какие-то нюансы, которые не удаётся передать онлайн.
У нас, наверное, не уникальный случай, но всё же редкий. Обычно на удалёнке сидят разработчики, программисты, дизайнеры, копирайтеры, даже рекламщики. Мы рискнули и выиграли — у нас выстроен удалённый отдел продаж. Правда, до недавнего времени вся автоматизация заключалась в использовании CRM в Битрикс24 — по ней и судили об эффективности каждого. Но с обновлением Битрикс24 и вниманием к омниканальности мы получили всё, что хотели — теперь ни один лид не уходит ни от одного регионального продажника.
Подключили к CRM открытые линии, теперь абсолютно вся информация стекается в CRM, мы расширили каналы управления взаимоотношениями с клиентами: теперь это и чат на сайте (входит в Битрикс24), и социальные сети, и личные сообщения менеджерам. И главное, что всё это происходит в одном сервисе Битрикс24, нам не надо логиниться, переключаться, искать по скрытым папкам социальных сетей — все обращения попадают к нам гарантированно. Более того, ребята стали взаимозаменяемыми и, видя лиды, поступающие в CRM, могут их перераспределять.
Давайте сотрудникам их гарантированное время — они должны точно знать, когда могут с вами пообщаться один на один. Такой контакт важен с точки зрения работы над проектами и психологического взаимодействия.
Самое трудное — работать с мотивацией и корпоративной культурой. Бывает, что сотрудники, особенно удалённые, демонстрируют свою обособленность от коллектива и пренебрегают корпоративной культурой. С этим нужно бороться. Но сперва уяснить для себя, что корпоративная культура — это не выезды на шашлыки и в лазертаги, а прежде всего выстраивание внутренних коммуникаций, создание команды с единой целью.
Сперва мы использовали самописный корпоративный портал — если без пафоса, скромненький внутренний сайт с фотографиями, днями рождения, базой знаний, чатом и анонимными цитатами типа башорга. Был фан, но почти не было ценности. В итоге перешли на Битрикс24 как корпоративную социальную сеть. Всё устроило: чаты, живая лента, коммуникации, фотоальбомы и пр. Нам хватало бесплатной версии поначалу, но с ростом отдела и увеличением и усложнением процессов, она стала маловата. Сейчас перешли на коммерческий тариф и получили почти что внутренний космос (тут в плане не масштаба, а порядка). И да, все удалённые сотрудники радостно делятся интересными событиями, отраслевыми новостями, наполняют базу знаний — и, мне кажется, не последнюю роль здесь сыграло человеческое любопытство. А главное, работа над проектами заладилась — ощущается единство команды.
А что делать с фрилансерами?
Ещё один способ сэкономить на издержках и получить качественную работу — это работа с фрилансерами. Особенно популярен этот тип взаимодействиях в компаниях, где та или иная работа нужно от раза к разу, а не на постоянной основе.
Хороший фрилансер умеет организовывать свою работу, дробит проект на задачи и понимает, что уведомление клиента о ходе работ придаёт отношениями профессиональный статус. Должны быть установлены контрольные точки, чтобы заказчик был в курсе, как продвигается работа над проектом. Эту проблему помогут решить задачи в Битрикс24 и диаграмма Ганта.
Фрилансер работает на вас, вы ему платите деньги. Соответственно, вы имеете право контролировать работу. Чтобы контроль не выглядел навязчиво и бессистемно, разбейте весь проект на задачи, подзадачи, установите часы и дни до контрольных точек. Не позволяйте дедлайну выглядеть так:
Также диаграмма Ганта помогает отследить работу фрилансера в контексте деятельности всей команды. Это очень полезно в том случае, если нанятый работник должен встроиться в проект — например, это дизайнер для разработки нового лендинга к промо-акции.
Даже если вы работаете с надежным и проверенным фрилансером, обязательно контролируйте сроки и общайтесь с ним с помощью чатов, видео и проч. — так вы сможете поддерживать рабочее взаимодействие. Помните, что человек работает сам на себя, и его может перекупить более дорогой или интересный проект. Поэтому обратная связь — залог своевременного и безболезненного решения проблем.
В отличие от удалённого сотрудника, фрилансера не обязательно знакомить с командой — работайте с ним в выделенном, гостевом пространстве своей корпоративной информационной системы. Например, в Битрикс24 можно создать отдельный проект, и фрилансер будет иметь ограниченный доступ только к той информации, которую вы посчитаете нужным ему предоставить.
Если вы работаете с фрилансером в автоматизированной системе, например Битрикс24, то он все наработки передаёт вам через интерфейс системы, они сохраняются и бэкапятся на вашей стороне. Даже в случае неадекватного поведения работника, информация не будет повреждена или потеряна.
Удалённая работа и фриланс — сложные в организации процессы, который способен принести впечатляющий результат за период. Но при этом важно уделять внимание двум важным вещам: человеческим отношениями и автоматизации. Чем более продумана автоматизация, тем прозрачнее будут отношения и выше продуктивность работы. К тому же, такое взаимодействие строится с нуля —, а значит, у компании есть реальный шанс получить ценного сотрудника, а у сотрудника — продуктивную команду, интересные задачи и относительную свободу. В обмен на ответственность, разумеется. И Битрикс24 здесь — отличный помощник, просто потому что платформа идеально подходит для удалённой работы.
Комментарии (1)
29 ноября 2016 в 13:05
+1↑
↓
Интереса ради, а в вашей компании есть хоть один удаленный сотрудник, который работает хотя бы на 20% продуктивнее штатного персонала?
