Три способа обнаружения и устранения проблем в компании: Fishbone, SWOT-анализ и 5 Why
Привет, Хабр!
Все компании стремятся к постоянному улучшению своих процессов и продуктов. Самый основной шаг в этом процессе — умение выявлять и формулировать проблемы. Сегодня рассмотрим три проверенных метода, которые помогают понять причины возникших трудностей: Диаграмму Исикавы, метод 5 Why и SWOT-анализ.
Диаграмма Исикавы
Диаграмма Исикавы, известная как диаграмма «рыбья кость» или диаграмма причин и следствий, была разработана Каору Исикавой в 1960-х годах. Исикава была японским экспертом по управлению качеством, разработал эту диаграмму для использования в анализе причин проблем в производственных процессах на верфях Kawasaki.
В 1945 году он представил первую итерацию этой диаграммы, и с тех пор она стала одним из основных инструментов контроля качества. Диаграмма получила свое название благодаря своей форме, напоминающей скелет рыбы, где голова представляет проблему, а кости — различные причины.
Диаграмма Исикавы состоит из нескольких элементов:
Голова рыбы: представляет основную проблему или эффект, который необходимо проанализировать.
Кости рыбы: основные категории причин, которые могут способствовать возникновению проблемы.
Ребра: более детализированные подпричины, входящие в основные категории.
Основные категории часто выбираются в зависимости от специфики анализируемого процесса и могут включать:
5M (используются в производстве):
Персонал
Машины
Материалы
Методы
Измерения
4S (используются в сервисной индустрии):
7P (используются в маркетинге):
Процесс создания диаграммы начинается с четкой формулировки проблемы, после чего проводится брейншторм для выявления всех возможных причин, которые группируются в соответствующие категории. Затем для каждой причины проводится дальнейший анализ для выявления корневых причин.
Пример использования
Есть такой кейс, когда компания столкнулась с проблемой постоянных задержек в выпуске обновлений продукта. Используя диаграмму Исикавы, команда проекта определила следующие категории причин: персонал (недостаток квалифицированных разработчиков), методы (неэффективные процессы управления проектами), машины (недостаточная производительность серверов для тестирования), материалы (недостаточное количество документации) и измерения (нет четких метрик для отслеживания прогресса).
После детального анализа каждой категории выявили, что основными проблемами были недостаточное обучение новых сотрудников и отсутствие автоматизированных тестов, что приводило к длительным ручным проверкам. С помощью программ обучения и автоматизации тестирования позволили значительно сократили время на выпуск обновлений.
Метод 5 Why
Метод 5 Why был разработан в Toyota Motor Corporation и стал основой их системы управления качеством. Метод заключается в многократном задавании вопроса »Почему?» для каждой причины проблемы, чтобы докопаться до ее корневой сути.
Метод 5 Why основан на следующих принципах:
Итеративность: повторное задавание вопроса «Почему?» помогает глубже понять суть проблемы.
Фокус на процессе: ответы должны указывать на сбой или недостаток в процессе, а не на поверхностные причины, такие как нехватка времени или ресурсов.
Простота: метод прост в использовании и не требует сложных инструментов или спец.знаний.
Пошаговое использование:
Определите проблему: четко формулируется проблема. Например, «Приложение часто вылетает при запуске».
Сформируйте команду: собирается команда, включающую специалистов, которые непосредственно связаны с проблемой.
Задайте первый вопрос «Почему?»: все начинается с самой очевидной причины проблемы.»Почему приложение вылетает при запуске? » — »Потому что в коде есть ошибка.»
Повторяйте вопрос «Почему?»: задается вопрос «Почему?» к каждому ответу.
Почему в коде есть ошибка? — «Потому что не было проведено достаточное тестирование.»
Почему не было проведено достаточное тестирование? — «Потому что сроки разработки были слишком сжаты.»
Почему сроки разработки были слишком сжаты? — «Потому что проект был плохо спланирован.»
Почему проект был плохо спланирован? — «Потому что не было учета рисков и буферного времени.»
Определите корневую причину: обычно после пятого вопроса выявляется основнаяпричину проблемы.
Разработайте решение: далее разрабываются и внедряются меры, направленные на устранение корневой причины.
Примеры использования
Проблема 1: приложение вылетает при запуске.
Почему приложение вылетает при запуске? — В коде есть ошибка.
Почему в коде есть ошибка? — Недостаточное тестирование.
Почему недостаточное тестирование? — Сжатые сроки разработки.
Почему сроки разработки были сжаты? — Плохое планирование проекта.
Почему проект был плохо спланирован? — Отсутствие учета рисков и буферного времени.
Решение: Улучшить процессы планирования, включив оценку рисков и буферное время для тестирования.
Проблема 2: снижение трафика на сайте.
Почему снизился трафик на сайте? — Увеличился показатель отказов.
Почему увеличился показатель отказов? — Посетители находят контент нерелевантным.
Почему контент нерелевантный? — Контент не соответствует текущим потребностям аудитории.
Почему контент не соответствует потребностям аудитории? — Отсутствие недавних исследований рынка.
Почему не проводились исследования рынка? — Недостаток ресурсов и времени у команды маркетинга.
Решение: Выделить ресурсы для регулярных исследований рынка, чтобы контент соответствовал потребностям аудитории.
SWOT-анализ
SWOT-анализ помогает организациям идентифицировать их сильные и слабые стороны, а также возможности и угрозы, связанные с их внешней средой.
Основные компоненты SWOT-анализа:
Сильные стороны :
Это внутренние положительные характеристики компании, которые предоставляют ей конкурентные преимущества.
Включают в себя: уникальные ресурсы, сильные аспекты продуктов или услуг, квалифицированный персонал, положительную репутацию и лояльную клиентскую базу.
Примеры вопросов: Какие процессы работают эффективно? Какие активы являются наиболее ценными? Какие конкурентные преимущества у нас есть?
Слабые стороны:
Внутренние негативные аспекты, которые могут препятствовать достижению целей.
Включают: недостаток ресурсов, неэффективные процессы, слабые стороны продуктов или услуг, проблемы с персоналом.
Примеры вопросов: Что можно улучшить? Какие ресурсы нам не хватает?
Возможности:
Внешние факторы, которые могут способствовать достижению успеха.
Включают: новые рыночные тренды, изменения в законодательстве, технологические инновации, расширение рынков.
Примеры вопросов: Какие рыночные тренды могут способствовать нашему росту?
Угрозы:
Внешние факторы, которые могут негативно повлиять на компанию.
Включают: растущую конкуренцию, изменения в законодательстве, экономические нестабильности, технологические риски.
Примеры вопросов: Какие угрозы могут возникнуть на рынке?
Пример использования
Оптимизация внутренних процессов в IT-компании
Сильные стороны: высококвалифицированные сотрудники, инновационные процессы разработки, гибкость в управлении проектами.
Слабые стороны: недостаток координации между отделами, проблемы с управлением временем, высокие затраты на инфраструктуру.
Возможности: внедрение новых технологий для автоматизации процессов, повышение квалификации сотрудников, улучшение внутренних коммуникаций.
Угрозы: технологические сбои, изменения в рыночных условиях, возможные проблемы с поставщиками.
А подробнее про способы для обнаружения и устранения проблем в компании вы можете узнать на курсе Otus «BI-аналитика». Приходите на открытые уроки курса:
9 июля: Создание кастомных дэшбордов с помощью Plotly Dash. Запись
23 июля: Знакомство с Apache Superset. Установка, настройка и базовый функционал. Запись