Перешли из Asana в Kaiten, чтобы упорядочить и автоматизировать работу бэк-офиса. Кейс «Академии Йоги»
Asana скоропостижно ушла из России, не оставив своим пользователям достаточно времени на поиск альтернативных решений. Имеем что имеем. Но по протоптанным тропам идти проще, чем прокладывать их самому. Поэтому мы решили поделиться историей компании, которая перешла из Asana в Kaiten заблаговременно. Возможно их опыт поможет вам сделать выбор.
Это кейс бэк-офиса онлайн-школы «Академия Йоги». HR-специалисты, юристы, IT-поддержка, бухгалтерия обрабатывают ежемесячно более 240 заявок, и с помощью Kaiten смогли автоматизировать рутинные процессы и увеличить скорость обработки задач.
Пару слов о компании
«Академия Йоги» — ведущая онлайн-платформа для обучения хатха-йоге в России. В штате компании — более 100 сотрудников, которые составляют 4 ключевых офиса:
Продуктовый — занимается разработкой курсов и проведением исследований.
Учебный — отвечает за весь обучающий путь студента, от приобретения курса до выпуска и помощи в трудоустройстве.
Коммерческий — управляет продажами, аналитикой, трафиком, креативом и дизайном.
Бэк-офис — обеспечивает поддержку продукта, включая юридические аспекты, IT и управление персоналом.
Бэк-офис выполняет роль оперативно-учетного центра, обеспечивая техническую поддержку компании и координацию работы между отделами. Здесь обрабатывается около 15 типов задач, связанных с обширным спектром сервисов.
Проблема: неэффективная обработка заявок
Без системы автоматизации справиться с колоссальным объемом ежедневных обращений практически невозможно. Традиционный подход, предполагающий создание многочисленных Excel-таблиц и Google-форм для каждой категории заданий, отнимал уйму времени.
Возьмем, к примеру, процесс оплаты счетов в бухгалтерии, куда поступает до 20 заявок ежедневно. Представьте, что каждый работник напрямую обращается к бухгалтеру с просьбой об оплате счета. Такая система работы приведет к хаосу: специалист рискует быть перегруженным обращениями и потеряться среди документов.
Также и с заявками на найм новых сотрудников, которые поступают от руководства.
Каждый такой запрос проходит через этапы согласования и создания профиля кандидата, затем следует оформление, включающее адаптацию с HR, внесение в зарплатные ведомости и предоставление доступа к внутренним системам.
В бэк-офисе таких обращений может накапливаться свыше двух сотен за месяц.
Обработка их вручную порождает беспорядок: исполнители излишне растрачивают свое время и силы, отсутствует четкая структура выполнения задач, обращения смешиваются и могут быть потеряны. Поэтому без специальной системы для обработки заявок рабочий процесс просто невозможен.
Наладили процессы в Asana, но пришлось искать альтернативу
Все отделы, включая бэк-офис, работали по спринтам в Asana. Сервис отлично справлялся с автоматизацией: например, при назначении исполнителя, к задаче автоматически привязывались комментарии.
Однако еще в 2022 году на волне ухода зарубежных компаний в «Академии йоги» решили подстраховаться и заранее перейти на российский софт. Хотя Asana на тот момент еще действовала в России, но предпосылки к блокировке были уже тогда.
Важными критериями для нового сервиса были:
высокая скорость переезда;
возможность безболезненного переноса текущих процессов;
быстрое освоение новой системы;
интерфейс должен быть интуитивно понятным;
оплата в рублях и приемлемая стоимость сервиса.
Сначала выбор пал на Bitrix24, который предлагал широкий спектр функций, однако его интерфейс показался сложным и неудобным. В итоге команда остановились на Kaiten, поскольку он показался наиболее понятным и похожим на Asana.
Я смогла разобраться всего за один день. Анна Егорова, ex-HR «Академии йоги»
Миграция в Kaiten заняла у бэк-офиса около недели, включая перенос всех процессов. Команда организовала рабочие пространства и перенесла задачи каждого отдела, создав как общие, так и специализированные доски для различных подразделений.
Пространство бэк-офиса «Академии йоги» в Kaiten
Учебный офис тоже довольно быстро адаптировался под новую систему, перенеся все свои задачи, а коммерческий отдел ограничился переносом лишь основных тасков и спринтов.
Пространство учебного офиса «Академии йоги» в Kaiten
Визуализация и автоматизация процессов бэк-офиса в Kaiten
При переходе на новую систему в компании решили в целом обновить подход к ведению заявок и автоматизировать рутинные процессы, поскольку в Kaiten были специальные инструменты, которые позволяли это сделать.
Сначала команда бек-офиса провела предварительную подготовку:
провели опрос сотрудников о существующих рабочих процессах;
визуализировали все операции, их подробное описание и последовательность действий в виде майнд-мэпа;
разделили задачи по категориям в зависимости от типа заявок;
создали отдельные доски в Kaiten для каждой категории заявок, визуализировав каждый этап работы над ними;
определили ответственных лиц за каждый этап выполнения задач.
Service desk для работы с заявками
Бэк-офис компании — по сути, сервисное подразделение. Kaiten — в свою очередь, сервисное решение. Используя специальный модуль Service desk, в компании настроили сервисы заявок разного типа: от найма персонала до учета отпусков, платежей, и составления документации.
Так выглядят сервисы для приема разных категорий заявок
Когда заявка поступает в работу, то запускается автоматическая цепочка по данному процессу, которая не требует дополнительного вмешательства и контроля от сотрудника на каждом этапе. Задача сама движется по заданной цепочке, генерируя соответствующие подзадачи в необходимых колонках, обеспечивая бесперебойный переход от одной стадии к другой.
Шаблон заполнения заявки. В нем прописаны все поля, которые должен заполнить заказчик.
Достаточно один раз заполнить шаблон заявки и запустить по заданному маршруту. Это позволяет каждому сотруднику быть в курсе своих обязанностей и наблюдать за процессом выполнения задач на своей доске без лишних действий, включая автоматическое прикрепление чек-листов и комментариев.
Так каждое подразделение бэк-офиса обладает доступом к своим задачам, последовательно обрабатывает их в соответствии с уровнем своей компетенции и передает дальше по цепочке.
Рассмотрим на примере пошагового процесса оформления нового сотрудника:
Наниматель направляет заявку с деталями вакансии.
Заявка направляется в бэк-офис на доску «Рекрутмент», где ожидает обработки.
После принятия в работу к заявке автоматически присоединяется чек-лист необходимых шагов.
Определяются исполнители и добавляются соответствующие комментарии.
По завершении процесса найма задача перемещается в статус «Готово».
Далее задача переходит в колонку «Оформление», где за каждым ответственным закрепляются конкретные пункты чек-листа, включая задачи от HR, бухгалтерии до IT.
Каждый отдел выполняет свою часть работы и отмечает выполнение.
В конце процесса оформления вносится окончательная отметка в чек-листе.
Пример заявки на найм сотрудника
Чек-лист в карточке с заявкой найма. В нем отмечены все ответственные за каждый пункт.
Дочерняя задача на внесение сотрудника в ЗП таблицу, которая создается автоматически
Система сама подсказывает, кто когда и какие действия должен выполнить. Руководители направлений, взглянув на доски, могут сразу увидеть текущий статус по каждой заявке. А исполнители могут получать уведомления о том, что задача готова к работе в специальном Телеграм-боте.
Результаты переезда из Asana в Kaiten
Команда бэк-офиса «Академии йоги» особенно оценила возможность объединить на пространствах Kaiten сразу несколько досок с разными процессами. Это позволяет быстро отслеживать статус по всем задачам, видеть приоритеты и срочность. Не приходится переключаться с одной доски на другую, пытаясь собрать разрозненную информацию воедино.
Рабочее пространство бэк-офиса. Несколько досок с разными процессами расположены на одном экране
Уже спустя 1 месяц работы в новом сервисе бэк-офис «Академии Йоги» смог автоматизировать 244 процесса с помощью Kaiten, в том числе:
46 запросов по операционным задачам HR;
76 вспомогательных операционных задач HR;
62 операционные задачи для финансового отдела;
16 задач для IT-отдела;
40 запросов на операционные задачи в финансовый отдел;
4 запроса в IT-отдел.
В Kaiten команды могут хранить всю информацию в одном месте, эффективно управлять задачами и настраивать неограниченное количество автоматизированных процессов.
Если вы тоже ищете аналог Asana, то можете протестировать Kaiten бесплатно — в течение 14 дней попробовать все функции сервиса.
