Оформляем приложения по ГОСТ 7.32 в MS Word и не только
В статье предложены некоторые приемы форматирования текста, которые могут существенно облегчить оформление документов, разрабатываемых по ГОСТам, техническим писателям и всем, кто занимается разработкой таких документов.
Подходы к автоматизации форматирования текста Приложений документов рассматриваются на примере ГОСТ 7.32–2017 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления» в редакторах MS Word и LibreOffice Writer. Предполагается, что читатель знаком со стилями, применяемыми в этих редакторах, и активно их использует в повседневной работе.
В этой статье предложены некоторые приемы форматирования текста, которые могут существенно облегчить оформление документов, разрабатываемых по ГОСТам, техническим писателям и всем, кто занимается разработкой таких документов.
Подходы к автоматизации форматирования текста Приложений документов рассматриваются на примере ГОСТ 7.32–2017 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления» в редакторах MS Word и LibreOffice Writer. Предполагается, что читатель знаком со стилями, применяемыми в этих редакторах, и активно их использует в повседневной работе. В противном случае, рекомендуется потратить некоторое время и ознакомиться с очевидными преимуществами их использования при оформлении документов. Поверьте, лучше день потерять, потом за пять минут долететь оно того стОит.
Если не принимать во внимание архаичность и противоречивость некоторых положений ГОСТов вообще и ГОСТ 7.32 в частности, то его требования в достаточной степени просты и понятны. Но реализация этих требований в части автоматического форматирования с учетом ограничений текстовых редакторов совсем не очевидна. Особенно это касается приложений.
По требованиям ГОСТа элементы оформления Приложения А должны выглядеть примерно следующим образом:
Проблема 1
По ГОСТ 7.32 (п. 6.17.7) все Приложения должны быть перечислены в содержании отчета (при наличии) с указанием их обозначений, статуса и наименования.
Ограничение (или особенность?) редакторов заключается в том, что каждая строка заголовка, заканчивающаяся знаком абзаца, считается законченной. Это значит, что в автоматически генерируемом содержании будет:
Если вместо знака абзаца (Enter) для переноса текста заголовка Приложения использовать знак мягкого переноса (Shift-Enter), то эта проблема легко решается, и в содержании будет строка, соответствующая требованиям ГОСТ:
Проблема 2
По ГОСТу текст каждого Приложения при необходимости может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого Приложения, а перед номером ставится обозначение этого Приложения, т.е. вид нумерации заголовков должен иметь вид А.1, Б.2.3 и т.д. Это требование распространяется также и на нумерацию рисунков и таблиц.
Реализовать автоматическую нумерацию заголовков Приложений, чтобы после Приложения А появлялось Приложение Б и т.д., совсем нетрудно.
MS Word
Для этого достаточно создать многоуровневый нумерованный список, как показано на рисунке ниже, и связать его со стилем Заголовок 1–9.
Выбор номера стиля Заголовок 1–9 зависит от конкретного ГОСТа или решаемой задачи. Для ГОСТа 7.32 наиболее практичным решением представляется выбор стиля Заголовок 5. В этом случае стили Заголовок 1–4 используются для форматирования 4 уровней заголовков основного текста (разделы, подразделы, пункты, подпункты), Заголовок 5 — для нумерации Приложений, а оставшиеся Заголовок 6–9 — для форматирования 4 уровней заголовков Приложения. При этом все заголовки будут читабельно отображаться в окне навигации.
При необходимости использования бо́льшего числа вложений основного текста можно связать нумерованный список со стилем Заголовок 9 и использовать до 8-ми уровней вложенности заголовков основного текста, а Заголовок 9 использовать для Приложений. Заголовки нижних уровней Приложения также можно реализовать на вышеописанном принципе, но в окне навигации пользоваться ими будет неудобно.
LibreOffice Writer
В этом редакторе подход к решению совершенно аналогичен, но определяется нумерация
глав (Сервис\ Нумерация глав), которая привязывается к стилям, как показано на следующем примере.
Проблема 3
MS Word
Ограничение редактора заключается в том, что автоматическая нумерация рисунков и таблиц во всем документе привязана только к одному стандартному стилю из перечня Заголовок 1–9. Это значит, что если попытаться назначить автоматическую нумерацию рисунков/таблиц к стилю Приложения, например, Заголовок 9, то все номера рисунков/таблиц в документе, которые не относятся к Приложениям, будут перенумерованы по стилю Приложения, и в зависимости от уже существующего форматирования могут появиться ошибки типа «Ошибка! Текст указанного стиля в документе отсутствует».
Для решения этой проблемы можно создать новые названия рисунков и таблиц Ссылки\ Вставить название) вида пробелРисунок и пробелТаблица, а затем связать их со стилем Приложения, как показано на следующих рисунках.
LibreOffice Writer
Подход к решению в редакторе LibreOffice Writer также совершенно аналогичен. Здесь также создаются новые названия рисунков и таблиц, как показано на рисунке ниже, но только с помощью нового стиля, основанного на стиле Название, и другого вида названий Рисунокпробел и Таблицапробел.
Созданный стиль точно также привязывается к уровню.
При желании пробелы в начале/конце строки названий в конечном варианте документа можно удалить, при этом после обновления полей эти пробелы не восстановятся. Но можно этого и не делать, потому что при печати и обычном просмотре на мониторе их заметно не будет.
Заключение
В этой статье предложены некоторые лайфхаки (ужасное слово) приемы работы с текстовыми документами в редакторах MS Word и LibreOffice Writer, которые могут помочь техническим писателям и другим специалистам при оформлении документов в соответствии с требованиями ГОСТов (и не только). Подходы, изложенные в этой статье, с большой долей вероятности применимы и в других редакторах, использующих стили.
