О Важном в управлении проектами
Всем привет! Меня зовут Андрей Софронов и я тимлид продукта «ЭДО и S2P». Всем нам знакомо потрясающее и волнующее чувство на старте нового проекта. Когда берёшь его, таким чистеньким, красивым, понятным и не всегда, и думаешь: «Сейчас как сделаю его! Как надо, как в книжках учили».
Для меня начало нового проекта — всегда очень волнительный момент. И сколько бы лет ни прошло вижу в этом интереснейшее приключение. При этом я часто ловлю себя на мысли, что неплохо бы иметь шпаргалку о самом важном в управлении проектами. Такого чек-листа, чтобы иногда взять в руки, остановиться и напомнить себе о главном. Ведь проект любого масштаба ежедневно тонет в вызовах, изменениях и задачах. А 70% проектов и вовсе не взлетают. Хочу поделиться с вами своим опытом — как можно посмотреть на проект и свою деятельность в целом, что следует учесть, что помнить и о чем позаботиться. Вот мой чек-лист из 7 пунктов, поехали!
1. Люди
Самое главное в проекте и в жизни в целом — это люди. Без команды не будет ни самих проектов, ни идей, ни результата. Нужно уметь выбирать людей в проект и уметь прощаться. Нужно уметь работать с теми людьми, которые уже есть в проекте и которые только придут в вашу команду, быть готовым делиться знаниями, опытом и функциями. Работать с любыми людьми, принимать их такими, какие они есть. Не бывает людей, с которыми нельзя работать, нужно найти тот самый ключик.
Необходимо быть внимательным ко всем: исполнителям и заказчикам, смежным службам и госорганам. Обязательно выслушивайте всех и учитывайте их ожидания.
Исполнители обычно хотят делать понятные вещи с понятной целью и ценностью. Ваша задача создавать для этих людей смысл и ценность того, что они делают каждый день и по много часов.
Заказчики и руководители хотят сначала понять, чего они хотят и как им это поможет решить их боль. А потом хотят всегда чётко знать когда и что из того, что им нужно, будет у них работать.
Смежные службы хотят понимать, какие изменения в работе вы принесёте им своим проектом и когда. А ещё иногда хотят, чтобы о них не забыли, потому что они очень важны для компании.
Госорганы хотят, чтобы интересы Государства и буква закона были учтены в полном объёме.
2. Структура и системный подход
a) Цели и результат
У любого проекта и дела должны быть цели. Запишите их, корректируйте, сверяйтесь время от времени. Необходимо обеспечить единое понимание результата проекта у всех участников. Корабль в море со временем утонет, если его никуда не направляют.
b) Kpi и метрики
Нужно с самого начала понимать, как измерить результат деятельности. Записать метрики, собирать их и контролировать исполнение.
Метрики бывают 2х видов:
· Финансовые. Выручка, прибыль, авансы по заказам, ROI — окупаемость инвестиций, CAC — стоимость привлечения клиента и другие.
· Нефинансовые. Количество пользователей на сайте, Среднее время внедряемых изменений, процент поставщиков организации, переведённых на ЭДО и другие.
Изменение метрик в нужном направлении означает, что ты совершаешь правильные действия и идёшь в нужном направлении. Если метрики плывут — сам понимаешь, что это значит.
c) Роли
Проект требует формирования матрицы ответственности, то есть определения функциональных областей ответственности всех участников.
Матрица RACI (матрица ответственности) — это таблица с помощью которой распределяют ответственность, полномочия и роли участников проекта.
Составив и согласовав качественную ролевую матрицу в начале проекта, ты сможешь распределять задачи без противоречий со стороны участников и даже требовать их исполнения :)
d) Гипотезы
Проверка гипотез производится по методу HADI:
· Hypothesis. Сформулируй гипотезу и проверь ее по SMART (конкретная, измеримая, достижимая, релевантная, имеет ограничение по времени).
· Action. Определи действия для проверки и выполни их.
· Data. Собери данные по метрикам, которые проверяешь.
· Insight. Проанализируй полученные данные и факты. Сделай вывод о жизнеспособности гипотезы. Сформулируй новую гипотезу.
e) Наличие документации.
Важно всегда нужно уметь объяснить заинтересованным лицам проект не на пальцах, а документально: что делаем, зачем, когда и сколько это стоит.
В данном вопросе можно посмотреть PMBoK и ГОСТы 54869, 54870 по управлению проектами и портфелем проектов, где подробно и структурно описано, что должно входить в проект, портфель проектов и как это выглядит. Всю мощь и удобство наличия документации ощущаешь, когда она готова.
f) Регулярные встречи и контроль прогресса
Обязательный атрибут любого проекта. Нужно держать руку на пульсе, направлять действия коллег, синхронизироваться со смежными командами, собирать обратную связь, планировать дальнейшие шаги, контролировать исполнение задач и сроки, учитывать меняющиеся вводные, митигировать риски.
Данный пункт, один из важнейших, на самом деле, т.к. при системном подходе, постоянной работе с обратной связью коллег, можно вытянуть другие «прихрамывающие» области и проект в целом.
g) Таблицы и Презентации
Без них никуда в современной проектной/продуктовой жизни. Было-стало, календарный план, список задач со статусом, сроками и ответственными — это все таблицы.
«Пиши/сокращай» — лаконично, структурно и понятно показывай в презентации имеющуюся информацию и данные. Возьми примеры и шаблоны у коллег, набирайся опыта.
h) Приоритеты: «Съешь лягушку»
Перечислю несколько основных методов приоритизации:
· ICE (Impact — влияние, Confidence — уверенность, Ease — легкость реализации). MVP в мире приоритезации. Каждый из этих факторов оценивается по шкале от 1 до 10, а среднее арифметическое покажет важность реализации.
· WSJF (Weighted Shortest Job First, «сначала — более важная и короткая работа»)
· Метод MoSCoW. Определяет, что важно в рамках четырех категорий: Must-Have (критически необходимые), Should-Have (важные), Could-Have (полезные, но не критичные), и Won«t-Have (необязательные).
· Cost of Delay — стоимость задержки релиза. Позволяет оценить бэклог в деньгах.
· Оценка возможностей. Попросите клиента/заказчика ранжировать Ваш бэклог.
Короче говоря, просто «съешьте лягушку» по Брайану Трейси — сделай самое сложное дело не откладывая.
i) План и дорожная карта
Разбей крупную задачу на мелкие, а мелкие задачи на конкретные действия конкретных людей — вот четкий план успешного достижения поставленной цели. В некоторых проектах достаточна дорожная карта и не требуется скрупулёзно проработанный, детальный план (который зачастую и невозможен). На дорожной карте уже видны основные вехи и повороты проекта, видно стратегическое направление и ожидаемый результат.
j) Методы ведения проектов
Для вашей деятельности может существовать свой лучший метод — нужно изучить варианты и выбрать тот, который структурирует работу команды по заданному принципу.
Наиболее распространённые методы:
· Водопад. Про последовательное выполнение задач в проекте.
· Agile и Scrum. Agile про принципы: командная работа, личность важнее процессов, гибкость, результат важнее документации, цикличность. Scrum — про инструменты и методы. Деятельность ведётся по спринтам. Динамичное внесение изменений.
· Гибрид — Объединение Водопада и Agile — подробное планирование в сочетании с цикличностью и адаптивностью.
· Kanban — про визуализацию процесса изменений
· PRINCE2 — один из основных методов ведения проектов, про 7 процессов управления проектом с чёткими принципами на каждом этапе.
· Метод критического пути — про выбор оптимальной последовательности выполнения задач проекта
· Метод критической цепи — про выбор оптимального использования имеющихся ресурсов
k) Процессы проекта
Интересный факт: в вашем проекте есть семь основных процессов управления проектом:
· процессы инициации
· процессы планирования
· процессы исполнения (координация людей и ресурсов)
· процессы анализа
· процессы контроля
· процессы управления (применение корректирующих воздействий)
· процессы завершения
Обрати внимание на свой проект и посмотри, все ли процессы учтены и запущены.
l) Декомпозиция
Декомпозицию применяют для продуктивного распределения времени и ресурсов. Обсудите с коллегами, как можно разложить вашу большую задачу на малые части, а малые части на небольшие тактические шаги.
m) Риски и потери
На каждом этапе проекта необходимо анализировать существующие и новые риски, оценивать их влияние, продумывать и реализовывать способы митигации. Контролируй потери, понимая их источники, чтобы разрабатывать способы их искоренения и уменьшения.
n) Границы проекта
Важно стараться направлять свои ресурсы внутри границ проекта. Когда границ нет, команда проекта постоянно будет получать новые задачи, отодвигая сроки получения нужного результата.
o) Видеть всю картину
В любой деятельности, проекте, продукте очень важно видеть все, что происходит и управлять этим. Можно осознанно не управлять, но нужно знать, что происходит.
Обязательно запишите все задачи, процессы, системы, ресурсы, людей, разберитесь, и структурируйте информацию. В вашем проекте не должно быть серых пятен или областей, в которые вы не посвящены.
p) Изменение мира и счастье
Помните, что Ваш проект меняет мир, словно эффект бабочки. Вы привносите что-то, чего раньше не было. Найдите свою радость и счастье в этих изменениях.
3. Время
Ваш ключевой ресурс. Вы управляете временем и тем, насколько оно будет ценно для всех, кто вместе с вами делает этот проект. Ваш план проекта — это обещание дать людям что-то нужное в какой-то точный момент времени. Не уверены — не обещайте. Пообещали — делайте. Важно, чтобы твоя команда обещала вместе с тобой.
Ожидания всех участников должны быть связаны с временем команды, с временем на реализацию задач. Если ты не можешь в моменте дать обещание, когда сделаешь задачу А, назови дату, когда сможешь вернуться и ответить.
Ты можешь и будешь переносить сроки, но каждый перенос воспринимай, как нарушение обещания. Каждый раз ты должен быть точно уверен, что сделал и попробовал все, чтобы не перенести сроков. И, конечно, о каждом переносе должны знать все люди, затронутые проектом.
Иногда нужно уметь выждать подходящих обстоятельств. Это время используй для подготовки.
4. Деньги/Ресурсы
На изменения нужны ресурсы. За деньги покупают сервера и платят зарплату, в том числе твою и команды, необходимо помнить об этом. Вовремя и с запасом заложи в бюджет все, что требуется для достижения намеченного результата.
5. Инструменты
Наличие инструментов, умение ими управлять и использовать — необходимый навык любого менеджера. Подумай и изучи, какие инструменты подойдут для твоей деятельности, как они будут работать не на бумаге.
Перечислю основные инструменты, на которые стоит обратить особое внимание:
· MS Project и Диаграмма Ганта
· Jira и Канбан-доска
· Производственный календарь на год
· User Story map
· Программы тайм-трекинга (зачастую не требуется отдельных и используются встроенные в Jira, Redmine или 1С).
· Отчёты из ваших информационных систем и созданные вами.
6. Отношение и Ценности
Подумай о том, с каким отношением тебе хочется нести людям то, что ты делаешь. С каким отношением хочется работать и взаимодействовать друг с другом. Задай себе эти важные вопросы.
a) Забота о ближнем.
Как ты относишься к людям? Хочешь ли ты помочь этому человеку? Подсказал ли ты верный путь к решению проблемы своему коллеге? Делай всё как для себя.
b) Работа на результат.
Твоё действие продвинет тебя к цели? Качественную ли услугу ты оказываешь? Как лучше реализовать идею? Выходи за рамки и не ищи отговорок.
c) Партнёрство
Смогли договориться? Если нет, пробуй ещё. Ищи общие точки, которые помогут договориться. Важно общее дело. Не бойся извиниться и поблагодарить.
d) Честность
Признавай ошибки, будь открыт к обратной связи, создавай атмосферу развития. Обещания выполняй. Будь человеком, которому можно доверять.
e) Гибкость
Ищи новые способы и варианты. Тестируй. Отказывайся от неактуального. Оптимизируй и автоматизируй.
f) Неравнодушие
Видишь проблему — решай или сообщи тому, что сможет её решить (позже спроси, решили или нет). Окажи поддержку и объединяй людей для решения задачи.
g) Ответственность
Ты несёшь личную ответственность за то, что делаешь, за общий результат работы команды.
7. Успех и Удача
Как известно, достижение результата складывается из 90% успеха и 10% удачи. Успех — результат кропотливого труда — ответственно подходи к своему делу. А удача придёт. Она любит смелых и тех, кто не боится делать новое. Все возможно и все получится!
P.S. Забыл важные пункты? Пишите в комментариях, буду рад обменяться опытом.
