Now you see us — 2. Лайфхаки для подготовки к онлайн-конференции
Похоже, онлайн-мероприятия — от школьных уроков до недель высокой моды — с нами надолго. Казалось бы, в переходе в онлайн-формат не должно быть больших трудностей: всего лишь читайте свою лекцию не перед толпой слушателей, а перед веб-камерой, да слайды вовремя переключайте. Но нет:) Как выяснилось, для онлайн-мероприятий — даже скромных конференций, даже внутрикорпоративных митапов — есть свои «три кита» лучшие практики, полезные советы и лайфхаки. Сегодня о них — в разговоре с Денисом Чураевым, тимлидом команды техподдержки Veeam, Бухарест, Румыния (хотя в мире Work from Home это не так уж и важно).
— Денис, в этом сезоне ты вместе с коллегами участвовал в онлайн-конференции VeeamON 202 — в новом мероприятии Veeamathon. Расскажи, пожалуйста, чуть подробнее, что это было?
— Нашим инженерам техподдержки было выделено ограниченное количество времени на то, чтобы продемонстрировать какие-то знания либо умение что-то сделать нестандартно для решения проблем (troubleshooting) или задач конфигурации. То есть был такой блиц для саппорта, чтобы показать, что ещё можно делать с продуктами Veeam, помимо всем известных задач, и насколько наши ребята крутые.
Изначально [идея Veeamathon-a] выглядела чуть радужнее, потому что не было закрытых границ из-за вируса, и мы все надеялись поехать и на месте устроить такое интересное шоу. Но в итоге это перенеслось в онлайн-формат, и достаточно неплохо.
— И как вы это проводили? Это были доклады, онлайн-демо или записанные демо?
— Как я уже говорил, в этот проект были привлечены инженеры. В принципе, саппорт не имеет проблем в общении с клиентами, у нас ребята очень подкованы технически и хорошо разговаривают [на иностранных языках], но некоторые чувствуют себя недостаточно комфортно, чтобы презентовать себя перед большим количеством людей —, а там были тысячи людей, которые нас смотрели (и потом это еще записывается и перепоказывается).
Соответственно, кто-то приготовил живую запись, откорректировал её и, когда был доволен результатом, просто выложил её. То есть это был как будто бы стрим, но на самом деле это была запись. Но при этом автор доклада был в самом стриме, и когда люди спрашивали его в чате, он отвечал.
А был формат, когда люди вживую представляли [свои выступления]. Например, мой случай: у меня, во-первых, не было достаточно времени, чтобы готовить и редактировать видеозапись, а во-вторых, я достаточно уверен в своих спикерских способностях, поэтому я напрямую выступал.
Одна голова — хорошо, а две — лучше
— Возьмем пример с Teams (о нем Денис уже упоминал — прим. ред.) — это был мой коллега из Санкт-Петербурга Игорь Архангельский (мы с ним вместе работали над подготовкой докладов). Он тоже вживую выступал.
И в итоге мы вдвоем друг другу помогали: по моей части — это решение проблем с VMware и ESXi — он был моим wingman-ом, так сказать, он отвечал на вопросы, а я вел живую часть. А потом наоборот: мы поменялись, то есть он рассказывал про восстановление Teams и что можно бэкапить, а я в этот момент в чате отвечал на вопросы клиентов и тех людей, которые смотрели запись.
— У вас, получается, был такой тандем.
— Да. У нас было всего 20 минут на каждое выступление, и большинство наших выступлений включало в себя минимум 2 человек — потому что не хотелось отвлекать главного спикера от повествования, но при этом хотелось максимально полно ответить на вопросы. Поэтому мы заранее синхронизировались по темам, узнали детали, продумали, какие вопросы могут быть, и в ходе стрима, в ходе презентации второй человек был готов отвечать не хуже, чем первый.
Полезный совет №1: У слушателей должна быть возможность задать вопросы «в потоке» — то есть здесь и сейчас. Ведь за ответами на свои вопросы многие и приходят на конференцию. А когда «поезд ушел» (начался другой доклад), то человеку уже сложнее — надо переключиться, отдельно написать куда-то, потом ждать ответа, и дождешься ли… это же не офлайн-конференция, где можно поймать докладчика на кофе-брейке. Часто на вопросы оставляют время в конце выступления, там их озвучивает голосом модератор, а отвечает спикер. Работа в тандеме — один докладывает, второй в чате тут же отвечает на вопросы — тоже хороший вариант.
— Ты упомянул, что у тебя уже большой опыт выступлений. А у других инженеров? Часто ли они выступают для широкой аудитории?
— Про опыт — интересно, что он есть у многих. Потому что мы уже внутри саппорта привыкли друг для друга готовить презентации-тренировки. У нас вся процедура обучения построена на том, что сам саппорт находит ключевых специалистов, которые в чем-то разбираются, и делает тренинги.
NB: О том, как наш саппорт строил свою систему обучения, можно узнать в статье на Хабре.
Аналогично было и при подготовке Виматона — [на призыв об участии] отозвалось очень много людей, а в большой массе людей всегда есть кто-то с интересными идеями. То есть если мы возьмем лишь одного человека, ответственного за все, и он будет готовить темы — то один человек может быть ограничен своим кругозором. А когда мы включаем много людей сразу, то такой brainstorming происходит, приходит много интересных идей.
В таком же формате мы делаем свои тренинги: у нас есть и практика подготовки видеозаписи выступлений, и мы читаем лекции коллегам просто в ходе ежедневной работы.
И хотя ни у меня, ни у коллеги не было практики выступления перед большим количеством людей, но когда говоришь с экраном (не видишь людей, сидящих перед тобой), то просто себе представляешь, будто рассказываешь для класса или для группы. И это помогло не теряться, не нервничать.
Лайфхак: Если у вас хорошее воображение, то можно представить себе аудиторию. Кому-то поможет фоточка с толпой коллег или просто очень известное изображение множества людей:
«Внимание, вопрос!»
— Были ли каверзные вопросы, на которые вы не могли сходу ответить?
— Каверзных вопросов как таковых по теме не было, потому что мы свои темы знали достаточно хорошо и могли ответить на любые вопросы. Но возникали почему-то вопросы, которые совершенно не относились к теме. (То есть несколько секунд нужно было у себя в голове проработать, а почему человек вообще об этом тебя спрашивает здесь?) Таким людям мы говорили либо чтобы они подождали и после сессии обращались за ответом, либо говорили, что есть вот такая другая тема, которую презентует Имярек, и по вашим вопросам вы можете пойти туда и спросить у специалиста, который в этом лучше разбирается. Давали какие-то ссылки на общие ресурсы, на документацию и прочее.
Например, у меня почему-то на тренинге о том, как разбираться со скоростью работы дисков VMware, спрашивали про лицензии Вима. Я отвечаю: ребята, вот вам ссылка на документ, и можете сходить на презентацию по лицензиям, вам там тоже подскажут.
Полезный совет №2: И для докладчиков (как и для слушателей) нужна памятка-программа мероприятия, с тематикой всех докладов и расписанием.
— А встретились ли какие-либо трудности при подготовке или проведении? Что было самым сложным?
— Сложнее всего ответить на этот вопрос:) Нам об участии в этом мероприятии было сказано еще в феврале. Соответственно, у нас была куча времени подготовиться: все слайды, тесты, лабы, тестовые записи были сделаны за несколько месяцев. По сути, нам просто не терпелось все это сделать, чтобы мы уже результат свой увидели. То есть в том, как это было организовано, сколько нам было дано времени, сложностей никаких не было. В конце мы уже просто ждали, когда наконец-то VeeamON случится. Уже по 10 раз все отточили, перепробовали, и уже не было никаких проблем.
Про «отсев»
— Главное было «не перегореть»?
— Как я понимаю, трудно было тем, кто решал, пойдет или не пойдет [участвовать] после того, как выяснилось, что мы не едем в Лас-Вегас. Как только стало ясно, кто остался — все оставшиеся были уже заинтересованы в этом [онлайн-мероприятии].
— То есть были люди, которые стремились именно на офлайн-ивент поехать?
— Мне кажется, что такое всегда есть, потому что это же новый опыт, общение с людьми, живой нетворкинг… Это интереснее, чем вот так вот сидеть за компьютером и рассказывать в экран. Но, как я помню, не так много людей «отвалилось». Все спикеры, с которыми лично я общаюсь — они все остались. И я могу объяснить, почему столько людей осталось. Потому что, во-первых, обидно было, что ты уже приготовил [материал] — и его хотелось бы показать. А во-вторых, всё-таки хотелось, чтобы Виматон был успешным, чтобы он повторился в следующем году. Это всё было в наших интересах.
— Как я понимаю, подготовка началась у вас ещё с зимы, то есть call-for-papers был ещё в начале года?
— Да, я сейчас посмотрел на даты — это было очень давно, у нас была куча времени. Я за это время три раза свою лабу ломал, в которой я тест проводил. То есть у меня было время полностью всё проверить. (Я даже много чего нашёл для себя, что я не включил в презентацию, это было интересно.)
— Были ли какие-то специальные требования, ограничения, какие-то нюансы относительно докладов?
— Да, я могу сказать, что доклады были выбраны методом исключения, так как желающих было много.
У нас есть группа Veeam Vanguards, они достаточно продвинутые. Плюс продакт-менеджеры и другие товарищи, которые хорошо знают направления компании. И вот они проверяли наши темы и тезисы на соответствие тематике VeeamON.
Вот, например, моё выступление: у меня было две темы разных вместо одной. Они были совершенно не связаны. Но мне ни одну из них не прикрыли, мне никто не говорил: «Сфокусируйся только на одной, другие не делай!». И там, и там я получил минимальные коррекции.
По сути, всё упиралось в некий тайм-менеджмент и лимит времени, потому что для 20 минут этого [контента] слишком много — я же сначала пришёл с огромным количеством идей, я хотел всё рассказать, но невозможно! Всё-таки каждому нужно дать время высказаться.
Поэтому мой обзор слегка сократили, я в итоге сфокусировался на более чётких вещах, и это, наверное, лучше. Потому что люди потом давали фидбек: «Вот это то, что я искал! Это то, мне было бы интересно знать!» А если бы я говорил о большем количестве вещей, я бы про это не смог рассказать.
Соответственно, нам дали какие-то рекомендации, помогли что-то подкорректировать, но при этом у нас была достаточно широкая свобода в подготовке.
Полезный совет №3: Тайминг — это наше всё. Rule of thumb: если на 30 минут в докладе приходится 20 слайдов, велик риск затянуть выступление и залезть на чужое время. Фокус — на самых важных вещах. Редакторская группа, затем репетиции. Результат, как видите, радует слушателей и самого докладчика.
Про картинки
— Даже слайды мы делали сами, нам дали возможность делать наш собственный дизайн (единственное, нам дали определённый бэкграунд и прочее, то есть формат нам дали, картинки, битмэпы там, чтобы мы рисовали). Никто не ограничивал нас в том, что мы там делаем. Вот я не люблю, например, когда я делаю какой-нибудь классный тематический powerpoint-слайд, а потом его дизайн-команда берёт и переделывает так, что в итоге ничего не понятно даже мне. То есть это может выглядеть красивее, конечно —, но для инженера непонятно. Ну, а тут в этом плане проблем не было, всё было очень хорошо.
— То есть все, что касается оформления, вы сами делали?
— Сами, но мы всё равно сверялись с Каринн [Биссет], которая была ведущим лидом всего проекта. Она нам давала хорошие рекомендации, ведь у неё опыт уже есть в этой сфере, она в VeeamON участвовала не раз, поэтому она нам помогла подкорректировать.
Полезный совет №4: Шаблоны, конечно, здорово упрощают жизнь. Но если вы делаете, например, внутреннюю конференцию, то вполне можно дать выступающим определенную свободу творчества. Иначе представьте себе 5 докладов подряд с абсолютно идентичными шаблонными, хоть и красивыми слайдами. Визуально, скорее всего, не «зацепит» ни один.
— Каринн, как я знаю, выступала в качестве идеолога и вдохновителя.
— Она была по сути организатором, да. То есть она изначально заинтересовала людей, привлекла, составила списки, собрала систему. Без неё мы бы это не сделали. Каринн нам очень помогла.
— И в итоге ты подготовил целых 2 выступления.
— Да, я рассказывал две совершенно разные темы, и они были в разное время. Одну я презентовал во время [сессии для региона] US и потом для [азиатско-тихоокеанского] региона APG (то есть Азия и Европа её прокручивали позже), другую рассказывал во время APG, а для US её прокручивали. Соответственно, у меня утром и вечером было две презентации. Я даже поспал между ними.
Про аудиторию
— А на своих коллегах, на джуниорах ты уже обкатывал эти презентации, эти темы?
— Нет. Это была такая задумка: я специально никому ничего не показывал, а потом сказал: «Ребята, поддержите меня!» Мне хотелось, чтобы больше людей пришло и посмотрело на VeeamON, и они мне сказали спасибо в итоге, им было интересно.
Знаешь, как иногда бывает: казалось бы, какой-то интересный ивент —, но ты занят, тебе некогда [на него прийти]. (Это, кстати, опять-таки вопрос тайм-менеджмента.) А тут те, кого я заинтересовал, мне потом сказали спасибо, так как они немного отвлеклись от такой рутины и что-то другое, интересное поделали.
— То есть ты привёл целевую аудиторию с собой?
— Ну, частично да, несколько менеджеров, моих коллег и инженеров — они посмотрели. Не все смотрели онлайн, некоторые смотрели в записи. И они тоже подтвердили, что перепрокручивание — в хорошем качестве, видео — видно, и всё нормально. Они смогли насладиться моей презентацией в другое время, когда они были не так заняты.
Лайфхак для тех, кто планирует посетить онлайн-мероприятие в реальном времени:
Здесь можно и нужно делать почти всё то же, что и на офлайн-встречах: планируйте время для участия, готовьте и задавайте вопросы, делайте заметки, скриншоты, обсуждайте, делитесь опытом. Чем больше ваша вовлеченность, тем лучше концентрация внимания и, соответственно, польза от участия. А еще бывают призы за лучший вопрос:)
— Много ли было российских участников, помимо твоих коллег из Санкт-Петербурга? Были ли русскоязычные слушатели?
— Посетители были, но докладчиков из России было мало, и это хотелось бы исправить в следующем году. Как я понял, некоторые ребята в этом году упустили возможность участия в ивенте. Почему? Потому что в прошлых годах, как я говорил, это мероприятие касалось других отделов, а саппорта не очень. И не все увидели в огромном таком письме о проведении VeeamON, что там будет еще и Виматон для саппорта. А мы когда стали людей подключать, к сожалению, некоторые просто уже не успевали материал подготовить. Но сейчас, после того, как ребята это посмотрели, уже есть больше заинтересованных. И я уверен, что в следующем году мы саппорт (в том числе и русский саппорт) подключим к этому вопросу гораздо активнее.
— А фидбек вы получили?
— Да, каждому спикеру по его презентации высылался экселевский файл с ответами, с личным фидбеком (понятное дело, анонимным) ото всех, кто просматривал. И так как там были сотни людей, то там огромный файл каждому пришёл.
Насколько я знаю и спрашивал у других ребят, все [слушатели] были достаточно адекватные в плане понимания некоторых технических проблем (когда у кого-то интернет провисал, что-то ещё), и все были очень рады самому контенту.
Полезный совет №5: Сделать для слушателей небольшую памятку по устранению возможных неполадок — ЧаВо, которые могут возникнуть по ходу мероприятия. Хотя наверняка и в чат все равно пришлют крики о помощи, но краткую инструкцию лучше выдать всем заранее. Для спикеров тоже предусмотреть поддержку, особенно в выступлениях с живыми демо (кто-то на такой случай как раз делает запись видео). Продумать, что и когда может пойти не так, и придумать work-around-ы. Лучше всего, если техническим обеспечением будет заниматься отдельный человек, который будет помогать, начиная с репетиций; про то, как это было на Veeamathon-e, Денис рассказывал раньше.
— Фидбек, который мы запомнили — это то, что 20 минут — слишком мало, чтобы рассказать какую-то интересную тему. То есть в следующем году скорее всего придётся либо делать двойные сессии — например, делить на 2 части — либо сокращать количество материала, чтобы людям было проще его усваивать. Потому что мы — технари, мы уже много знаем, мы говорим по технической сути, а, возможно, кому-то не хватало небольшого введения или чуть больше простого материала.
В целом было много хороших моментов, которые подтолкнули организаторов к мысли о том, чтобы сделать гибридный формат в следующем году. Так что коллеги из Veeam могут уже сейчас готовиться к тому, что call for papers будет для многих команд, для разных регионов.
Готовь сани летом, а телегу — зимой
— Видя, как некоторые ребята не успевали заявиться на участие, могу сказать тем, кто задействован в Knowledge sharing: лучше заранее запланировать на следующий год, на каких конференциях ты хочешь выступить, и приготовиться заранее. И потом уже спокойно ждать эту конференцию. Так гораздо меньше стресса, чем когда ты готовишься в последнюю неделю.
У меня раньше был принцип, что я всем занят, у меня календарь. И я когда делал доклады, то уже перед самими ивентами готовился. Так вот в этом году я получил гораздо больше удовольствия, зная, что я готов заранее, всё проверив и сделав. Как это говорится? Just do it. Потому что обычная проблема — как бы успеть сделать слайды и все остальное. Но эту проблему мы себе сами создаем. Это тоже вопрос тайм-менеджмента. К сожалению, я сам раньше этого не осознавал, хотя делал много работы в этой сфере — и только вот сейчас это понял. Может быть, кому-то этот совет поможет.
Полезный совет №6 от Дениса: Кто-то хочет участвовать в конференциях? Очень хорошая идея: на выходных или в свободное время хотя бы по полчаса в неделю что-то делать для своего выступления. И вы не заметите, как быстро наберется материал. Это очень помогает.
— Очень хороший и вроде даже не трудный в реализации совет, спасибо!
— И еще — не стрессовать. Потому что, повторюсь, если время есть заранее, то можно совершенно не парясь спокойно приготовиться, и при этом выглядеть гораздо профессиональнее тех, кто это сделал в последний момент. К сожалению, я только сейчас, после Виматона это понял, когда так получилось, что у меня просто было много времени [на подготовку]. И я постфактум понял — что же произошло, что мне было так приятно и весело этим заниматься? А потому что меня никто не подгонял, у меня была куча времени, и я спокойно это сделал. Это было очень здорово.
— Могу только поаплодировать!
— Да, главное — максимум выжимать из каждой возможности, и все будет хорошо.
