Нельзя так просто взять и всё успеть: как работать с задачами
Два года назад я задался вопросом «Как мне все успевать?». Вопрос пришел в веселой компании усталости, прокрастинации и выгорания. Каждый день проходил по такому сценарию.
заглядываю в список дел, а там несделанные со вчера задачи
рад бы доделать, но их вытесняют задачи на сегодня
к ним вмешиваются задачи коллег в течении дня с пометкой «срочно».
расставить в этом приоритеты — отдельная сложная задача
День проходит в потоке суеты и приходится делать ровно то, что попало в луч моего внимания. Попадание носит случайный характер в блиц-формате «стимул-реакция». В 18.00, лишенный сил и веры в людей, думаю «Я ничего не сделал».
После решения проблемы с задачами, сценарий дня выглядит иначе:
список задач, когда бы к нему не обратился — приятно читать, я ему доверяю
приоритеты на сегодня, завтра или неделю — понятны и систематизированы
все задачи организованы и доступны в пару кликов
исключил переработки и с чистой совестью закрываю день в 18.00
Не скажу, что теперь я успеваю всё. Но подтверждаю, что успеваю на порядок больше чем раньше и что самое главное — чувствую себя гораздо лучше. Правильное ведение задач — это тот фундамент, на котором держится хорошее самочувствие.
Выводы в этой статье не претендуют на истину в последней инстанции. Это личный опыт. Буду рад, если такой опыт окажется для вас полезным. Если вещи о которых я здесь пишу покажутся очевидными — делитесь в комментариях другими методологиями.
Принципы работы с задачами
Оглядываясь назад я понимаю свою главную проблему. Это отсутствие четких принципов, правил, норм работы с задачами и временем. Каждый день ставил вызовы, проблемы, задачи и заставлял тратить много сил на то, чтобы адаптироваться, разобраться и сделать, то что нужно. Без единых универсальных правил я оказался вынужден каждый раз изобретать велосипед, оставаясь на уровне операционной работы. Как следствие я не имел возможности подняться над процессом чтобы посмотреть на происходящее здраво и осознанно.
Поэтому первое с чего я начал это выработка и поддержание общих принципов работы с задачами. Появился алгоритм, набор принципов — который думает за меня. Больше не надо изобретать велосипед. Появилось готовое решение.
Принцип №1 — Регулярные обзоры
Сущность процесса представим схемой.
Схема «Как работает обзор?»
В первом варианте происходит работа с задачами напрямую. Каждый раз при переключении с задачи на задачу происходит обдумывание и только потом действие. Каждая следующая задача стягивает на себя наше внимание и тяжело отследить все задачи глобально.
Во втором варианте обдумывание сведено в одну точку — обзор. Во время обзора происходит обдумывание и приоретизация, после него остается только последовательно действие. Раздумывание над каждой конкретной задачей мы перемещаем в одну точку. Так как точка обзора одна — её легко поддерживать в порядке и регулярно проверять.
Предвижу вашу мысль: «Если я утром буду думать над всеми задачами — на это уйдет весь день. Работать когда?». На первые итерации уйдет много сил. Мозг будет сопротивляться. Но с каждой итерацией это будет занимать меньше времени. Обдумывание в одной точке всех задач, перед тем как начать их делать, может подсветить интересные закономерности. Например, задача которая постоянно откладывается и при этом считается важной — на самом деле бредовая идея.
Я совершаю обзоры задач каждый день и каждую неделю. Рассмотрим подробнее процесс и комментарии к каждому пункту.
Обзор задач на день
Чек-лист обзора задач на сегодня.
Разобрать входящие. Первым делом иду во входящие, разбираю задачи, которые там накопились за вчера и сегодня. Распределяю задачи по проектам, сущностям, приоритетам или удаляю если понимаю что задача больше не актуальна.
Зачем? Все что прилетает от других людей или напоминание от себя самого — в 90% случаев лежит в одном месте. Во входящих. Я знаю что утром просмотрю входящие и разберу задачи. Это гарантия того что ничего не будет пропущено или забыло. Для меня это отсутствие лишних поводов переживать. Ритуал разбора входящих — точка, которая дарит спокойствие.
Пройтись по задачам на «когда-нибудь». «Когда-нибудь» это статус задачи, который можно назвать «на этой неделе». Когда я присваиваю такой статус — значит это можно сделать на этой неделе. Я использую всего 3 статуса. Задача у который есть четкая дата, задача без даты и задача «когда-нибудь».
Зачем? Чтобы не забыть сделать вещи, которые нужно сделать на этой неделе, но не важно или пока неизвестно в какой именно день. В проектах лежат задачи без дат, а в «когда-нибудь» задачи которые ближе всего к выполнению.
Распределить задачи от сложного к простому. Задачи в которых нужно сесть подумать, озадачиться, в которых нет очевидного решения т.е. сложные задачи я стараюсь двигать в первую половину дня до 12 часов. После обеда я ставлю задачи над которыми не надо думать, а которые просто нужно сделать.
Зависимость концентрации от времени (в общих чертах)Так я учитываю свой уровень энергии и подбираю задачи исходя из него. Когда я свеж и бодр высока вероятность что я осилю интеллектуальный подвиг. Пример задачи: годовой отчет, собеседование, ответственный созвон, годовой план релизов, разбор аналитического отчета и т.д. После обеда когда уровень энергии неминуемо падает — я делаю то, что нужно просто делать, не думая. Пример задачи запланировать, позвонить, написать, напомнить, загуглить, проверить, найти и т.д.
В прошлом проблемы начинались тогда, когда я на максимуме энергии делал простую мелочь, а на минимуме энергии пытался решить глобальные креативные вопросы. В последнем случае к концу дня я чувствовал себя полностью разбитым и обессиленным, а качество выполнения задачи меня не устраивало.
Учесть свою пропускную способность. Принцип прост. Не планировать на день больше, чем сможешь сделать. От себя на день я планирую 11–15 задач. Еще столько же прилетает в течении дня по независящим от меня причинам.
Зачем? Если планировать 10, по итогу получится 20. Если планируешь 20 по итогу получится 30. В итоге легко перенести все на завтра и начать копить снежный ком, который будет тянуться изо дня в день до самого дедлайна, когда придется перешагивать через себя, чтобы сделать то, что уже больше нельзя откладывать. Почему именно 11 задач? В течении года я вносил в трекер практически все основные задачи, которые мне нужно было сделать за день. Пример задач: завтрак, поход в магазин, созвон, напомнить, запись в дневник и т.п.
Диаграмма выполненных задач по днямБывали дни когда я делал по 40 задач, а бывали и такие, что по 5 или 10. В среднем в будний день я закрывал 21 задачу. Так я определил свою пропускную способность. За день в среднем самочувствии я могу сделать 21 задачу. Мне кажется очень важным знать свои границы и учитывать это. Иначе можно надорваться в забеге под лозунгом «Сегодня, сделай больше чем вчера!»
Переименовать задачи, которые остались со вчера. Если задача не была сделана в запланированное время и переехала на сегодня. Скорее всего что-то с ней не так. Меняем формулировку на первое минимальное действие, которое поможет начать решать задачу.
Зачем? Когда задача переезжает на завтра с той же формулировкой — мы перестаем обращать на нее внимание. Наступает баннерная слепота. Когда мы переименовываем такие мигрирующие задачи мы как бы трогаем их мозгом, напоминаем себе о них и как итог вероятность того что задача будет сделана — повышается.
Разделить больше задачи на маленькие. К большим задачам сложно подступиться, не знаешь с чего начать. В списке она выглядит малюткой, но сделать ее тяжело. Поэтому внутри я делаю чек-лист или переименовываю задачу в первое минимальное действие.
Зачем? Так я очищаю список от тяжелых «камней», к которым тяжело подступиться и которые могут прокрастинироваться и переезжать на завтра портя всю идиллию. Но стоит разбить такую глыбу на средних размеров камни — как принципы сами перемалывают их в нужный результат. Остается только проставлять галочки в чек-листе.
Пусть это кажется сложным и громоздким, но стоит внедрить это в свою рутину — и это происходит легко и естественно.
Ежедневный обзор занимает лично у меня не более 5–10 минут. И эти минуты не обременительны — напротив, разбирая задачи ты настраиваешься на «рабочий ритм» и с него легко переключиться на первую задачу в списке и начать ее делать.
Чтобы вы не делали в жизни и делах периодически будет нарастать хаос. Энтропия постоянно увеличивается в замкнутой системе. Такие повторяющиеся обзоры уменьшают количество хаоса. Люблю метафору с пульсом где каждый удар это обзор системы. Дневной пульс, пульс недельный и т.д. Если его не будет — все охватит хаос.
Обзор задач на неделю
Чек лист обзора задач на неделю.
Каждый понедельник разбираю задачи на неделю вперед. В повторяющейся задаче простой чек-лист.
Опустошить входящие. Когда входящих нет, планировать гораздо приятнее. Вообще держать входящие пустыми — очень приятно.
Обзор проектов. Далее я прохожусь по проектам в списке. Просматриваю каждый проект и задачи внутри него. Нужное переношу на эту неделю, неактуальное удаляю, то для чего еще не пришло время — остается нетронутым. Автор Джедайских техник Максим Дорофеев рекомендует не тратить на еженедельный обзор дольше 5 минут, иначе он будет прокрастинироваться. Действительно, чем меньше времени занимает такой обзор — тем лучше. Я работаю менеджером проектов и у меня на обзор проектов уходит 25 минут — ровно один помидор. Бывало я его прокрастинировал. Но как делать его быстрее пока не придумал. Работаю над этим.
Разметить зеленые задачи. Отмечаю тегом «зеленая задача», те задачи, которые приближают меня к моим целям. Например «написать статью на хабре». Если я ее не сделаю — ничего не случится. Но если сделаю — это доставит мне удовольствие, приблизит меня к моим приоритетным целям. Рекомендуются делать минимум одну зеленую задачу в день, лучше утром. У меня это получается не так хорошо как хотелось бы.
Зачем? Если в списке будут только скучные рабочие задачи с тегом «не хочешь, но надо» — такой список вскоре не захочется просматривать. Когда в списке есть зеленые задачи, которые при выполнении приносят удовольствие — этот список видеть приятнее, он не вызывает такого сопротивления. Со временем в мозге появляется связка — делать задачи = приятно.
Просмотреть календарь на месяц. Открываю миниатюрный календарь. Вспоминаю какой сейчас месяц. Скольжу взглядом по неделям и если вспоминаю о каком-то деле — записываю во входящие или на конкретный день.
Зачем? Такая проверка расширяет горизонт планирования и напоминает о событиях к которым нужно подготовиться.
Удалить 10% задач. Этот пункт добавился в еженедельный обзор в последнее время. Когда вносишь в список задач все подряд, есть соблазн сделать внесенные задачи на автомате. Этот пункт напоминает о том, кто не обязательно делать все что есть в списке задач. Нужно оценивать критично что важно сделать, а без чего можно и обойтись. Так можно обезопасить себя от работы ради работы, задач ради задач и уделить больше внимания и времени действительно важным вещам.
Принцип №2 Разделение сущностей
Основные сущности
Записи, найденные во входящих разделяем на 3 типа. Задача, идея и проект.
Задача — то что можно сразу сделать. Не обдумываем действия. Что, как и зачем — определены. Берешь и делаешь.
Для помощи себе важно формулировать задачи понятно и просто. Из важного и срочного мы, положа руку на сердце, всегда выберем простое. Формулировка задачи содержит глагол в самом начале. Глагол в совершенном виде дает четкое понимание действия.Примеры задач:
Написать Сергею Б, о звонке сегодня в 13.00
Купить кошке корм
Позвонить арендатору
Вынести мусор
Проект это сущность где много задач.
Примеры проектов:
Английский язык
Релиз 2.1.3
Книга "Анти хрупкость"
Домашние дела
Отпуск
Идея это то над чем стоит подумать, копнуть по глубже, задержать на этой мысли внимание. Идея требует приложить некое количество усилий для того, чтобы она превратилась в задачу или проект.
Зачем?
Разделение входящих на сущности упрощает работу с тем, что приходится делать.
Задачи это список действий.
Проекты выполняют функцию разделения задач по категориям.
А для идей есть отдельный процесс, который называется «Инкубатор идей».
Инкубатор идей
Два раза в неделю повторяется задача «провести 20 минут в инкубаторе идей». Заходим в проект «Инкубатор идей» где за неделю накопились разные идеи. Медленно просматриваю каждую. Взгляд скользит по списку и останавливается на минутку другую. За это время я успеваю понять стоящая идея или нет. Если идея дельная — переформулирую идею в задачу и кидаю в проект. Если идея бесполезная — удаляем.
Это крайне полезный ритуал с точки зрения энергосбережения. Потому что если идея возникает в середине дня, легко можно на нее отвлечься и пропустить действительно что-то важное. А если идея пришла во время низкого уровня энергии, например в 16.00, то мы ее и подумать нормально не сможем и соки из себя последние выжмем.
Иногда кажется, что идея настолько важна, крута и гениальна что если вот сейчас ее не подумать, то потом будет она безвозвратно потеряется. Но это только кажется. То о чем стоит подумать перемещаем туда, когда мы способны эффективно размышлять -, а это часто начало дня.
Принцип №3 Авторизация результата
Последний третий, но не по важности принцип это авторизация результата. Использование этого принципа помогло мне справиться с выгоранием.
Где бы вы не вели задачи, важно отмечать уже сделанное. В конце дня вы должны видеть все что сделали. Утром смотрите в список с задачами на сегодня — 1,2,3,4. А вечером видите что сегодня сделали 1,2,3,4 и еще 5, хотя не обязаны были делать. Так или иначе эта информация мелькает перед глазами и создает ощущение от сделанного. Вы видите прогресс и понимаете сколько сделали. Появляется осязаемое ощущение от проделанной работы. Это позволяет завершать день с мыслями «Ай да Пушкин! Ай да сукин сын!»
Корни моего выгорания и прокрастинации лежали в том, что я не ощущал сделанную работу. Результат работы менеджера часто сложно проверить и ощутить даже самому менеджеру. Как только я стал видеть и ощущать сколько задач сделано сегодня это позволило сдвинутся с мертвой точки, найти силу и мотивацию, подкреплять себя.
Если в конце дня у вас нет визуализации того, что вы сделали — это приведет к тому, что мотивация будет падать, список задач будет вызывать отторжение и желание прокрастинировать все что только можно. В 18.00 может быть 2 сценария развития событий.
Вы будете испытывать чувство вины и думать что: «Блин, наверное я сделал сегодня недостаточно, поработаю еще часок, там столько задач ещё». Так вы не восстанавливаетесь. Следующим утром вам труднее разлепить глаза, сложнее себя заставить включиться в работу и всё это накапливается как снежный ком, который сложно разгрести.
Вы будете закрывать ноутбук с мыслью «какой сегодня был плодотворный день, я столько сделал!» и пойдете восстанавливаться и отдыхать. Утром следующего дня с новыми силами встретите новые задачи. Благодаря этому вечером еще останутся силы на семью, кошку и любимую книгу.
Думаю, второй сценарий выглядит притягательнее.
Задумайтесь. Когда в машине надо менять масло, через 10 000 км пробега мы едем и меняем. Потому что если не поменять — потом будет много проблем. А вот когда нужно после работы восстановиться, чтобы завтра утром сохранять постоянную эффективность и работоспособность — тут мы решаем что это необязательно.
Хотя казалось бы где «я» как мой рабочий инструмент и где моя машина на шкале «что для меня важно» и «что требует заботы и внимания».
Выводы
Наши задачи, это прежде всего наши задачи, делать их придется именно нам. Если так сложилось, то логично было бы себе в этом помочь. Я помогаю себе соблюдением этих принципов.
Регулярные обзоры. Чтобы доверять своему списку дел.
Разделение сущностей. Чтобы раскладывать все по полочкам.
Авторизация результата. Чтобы чувствовать сделанную работу.
Порядок это благо. Если вести задачи стихийно, как сложилось, то мы неизбежно столкнемся с хаосом и неразберихой. Нам нужно будет прикладывать много усилий и тратить много энергии чтобы удерживать все под контролем.
Предостережение
Не нужно думать, что эти принципы — серебряная пуля. Они не решат вашей проблемы сами по себе. Все равно придется над собой поработать и приложить усилия.
Если вы все таки осмелитесь на этот шаг, хочу предостеречь вас от моей ошибки. В первый месяц работы с задачами по новым принципам я заканчивал до обеда то, что раньше еле успевал к позднему вечеру. Я был так окрылен своими успехами и эффективностью что подумал: «Пффф, до обеда я сделал 30 задач. Успею еще 10.» Через месяц таких подвигов я выгорел. Выгорание подкралось незаметно и только оглядываясь назад из ямы усталости я понял, что не надо было так делать. Нужно было остановиться.
Поэтому когда вас окрылит ваша работоспособность — насладитесь пару дней, а потом сделайте паузу. Закончив все задачи раньше обычного — отправляйтесь погулять в парк. Уделите время полноценному отдыху.
