Начало пути к RPA в компании «Силовые машины»
Технология роботизации процессов RPA (robotic process automation — роботизированная автоматизация процессов) — это активно развивающийся рынок решений для роботизации и автоматизации бизнес-процессов. Прежде всего RPA позволяет записать последовательность действий на пользовательском компьютере и затем многократно их воспроизводить. Если говорить совсем просто, это кликер, который повторяет действия за пользователем.
В современной мировой ИТ-индустрии технологии RPA стали определенным трендом, который очень помогает упростить жизнь сотрудников в океане корпоративных бизнес-процессов.
Но нельзя забывать, что не каждый процесс можно роботизировать с помощью технологии RPA. Идеальный процесс для роботизации должен отвечать следующим требованиям: поддаваться четкому алгоритмическому описанию, быть цифровым, трудоемким, рутинным, монотонным и желательно кроссплатформенным, то есть выполняться в нескольких классических системах.
Предпосылки роботизации в компании «Силовые машины»
«Силовые машины» — одна из крупнейших энергомашиностроительных компаний мира по объему установленного оборудования, с численностью сотрудников более 14 000 человек.
Немалую часть от этого числа составляют офисные сотрудники. Доля рутинных операций, выполняемых ими вручную, велика и растет с каждым годом, соответственно растут и временные затраты на их выполнение. Это неминуемо приводит к переработкам, расширению штата, нехватке времени на интеллектуальный труд, личностное и профессиональное развитие.
Кроссплатформенность большинства таких процессов зачастую затрудняет, а иногда делает просто невозможной их доработку в классических системах или взаимную интеграцию.
Также трудозатраты, которые требуются на доработки процессов в классических системах, нередко при оценке оказываются несоизмеримы с эффектом от их внедрения, либо влекут за собой необходимость приобретения дополнительного программного обеспечения.
Говоря о трудозатратах, требующихся для автоматизации в классических системах, следует отметить, что такие проекты могут растягиваться на длительное время, а робот всегда может прийти на помощь как относительно недорогое, но эффективное временное решение проблемы.
Если идти в ногу со временем, то какую же платформу RPA выбрать?
На основании всех имеющихся факторов в 2021 году было принято решение о внедрении RPA в компании. Нами было рассмотрены несколько платформ, как российских, так и зарубежных.
Были выбраны следующие основные критерии для их оценки: стоимость программного обеспечения и внедрения, соответствие техническому заданию, совместимость с программными продуктами, используемыми на предприятии, а также возраст и зрелость платформы.
Платформы, которые не отвечали всем требованиям технического задания, были вычеркнуты сразу. В основном, большинство платформ не прошло по критерию отбора — совместимость с пакетом программных продуктов, входящих в рабочий портфель «Силовых машин».
По зрелости и опыту работы иностранные платформы бесспорно выигрывали у отечественных. Но в условиях определенных ограничений, с которыми «Силовые машины» сталкивались при контакте с зарубежными поставщиками еще в 2010-х годах, компания решила обратить более пристальное внимание на предложения от отечественных разработчиков, чьи платформы как минимум по заявленным характеристикам не уступали их западным конкурентам.
Данное решение оказалось очень удачным: в 2022 году, когда все вышеуказанные иностранные поставщики прекратили работу с российскими компаниями, «Силовые машины» избежали ситуации, в которой пришлось бы мигрировать на другую платформу, не завершив внедрение изначально выбранной, потеряв деньги и, главное, время.
Из двух оставшихся платформ PIX RPA и PRIMO RPA последняя выигрывала в оценке стоимости внедрения, а также обладала всеми схожими заявленными характеристиками и возможностями — она и была выбрана.
Несмотря на заявленные характеристики и возможности PRIMO RPA, путь к ее внедрению в компании оказался совсем не быстрым и тернистым, но это уже тема совсем другой статьи.
Внедрение RPA: через тернии к звездам
После закупки минимально необходимого пакета PRIMO RPA для начала работы над роботами встал вопрос, с каких процессов начинать внедрение.
В первый блок для роботизации вошли процессы бухгалтерии и казначейства, связанные с выгрузками и загрузками данных в Банк-клиенты, SAP ERP-систему и формированием финансовых отчетов.
На начальном этапе было решено выполнять работу силами подрядчиков, так как не было понимания, насколько успешным окажется проект и стоит ли набирать под него команду.
Так, процесс выгрузки выписок из всех Банк-клиентов (а их в «Силовых машинах» более 20) с последующей загрузкой в ERP-систему ограничен по регламенту временем выполнения (до полудня текущего дня) и требует привлечения нескольких сотрудников бухгалтерии. На первый взгляд, процесс интересен для роботизации, но это заблуждение — он оказался очень объемным, технически сложным и подверженным основным крупным рискам роботизации.
С другой стороны, на первоначальном этапе не было ИТ-эксперта со стороны «Силовых машин», и бизнес-аналитики подрядчика общались напрямую с бизнесом. Это привело к завышенным требованиям от заказчиков и выбору неоптимальных путей достижения результата из-за незнания структуры тех или иных ИТ-систем компании, а в конечном итоге — к ряду проблем. Например, к следующим:
Робот RPA взаимодействует напрямую с пользовательскими интерфейсами, следовательно, зависит от любых изменений, внесенных в них, это требует постоянной поддержки «изменился интерфейс — изменился робот».
Web-интерфейсы Банк-клиентов менялись с завидной периодичностью даже на этапе разработки, их постоянно приходится переписывать. Сейчас, по прошествии более двух лет, у нас есть определенные правила при разработке — например, «все, что можно сделать без кода, нужно делать без него». Но в каждом правиле есть исключение, если мы понимаем, что интерфейс часто подвергается изменениям, то лучше воспользоваться API и не быть потом постоянными «рабами поддержки» такого процесса. Тогда же нас никто не предупредил о всей сложности и серьезности, связанными с таким риском. Полученный опыт дал понимание: сталкиваясь с такими потенциальными процессами, стоит оценить, какие затраты пойдут на дальнейшую поддержку робота, и не окажемся ли мы в ситуации, когда заменяем одного сотрудника на другого более дорогого.
Все роботы делятся на автономных и интерактивных.
Автономные роботы работают самостоятельно, чаще всего запускаются по определенному триггеру. Интерактивные роботы зависят от пользователя и нуждаются в его вмешательстве.
Аутентификация в Банк-клиенте завязана на многоуровневые проверки, а также в целях безопасности должна выполняться только человеком. Таким образом, выгружая выписки из 20 Банк-клиентов, сотрудник бухгалтерии должен 20 раз в день «помочь» роботу и выполнить аутентификацию в каждом из них, а значит должен периодически следить за ходом выполнения процесса.
Робот должен быть оптимальным. Но это напрямую зависит от того, как изначально был проведен бизнес-анализ.
В случае с Банк-клиентами при последующем анализе процесса были найдены слабые стороны анализа, проведенного подрядчиком. Так, после выгрузки выписок из Клиент-банка и загрузки их в ERP-систему, робот должен сделать отчет по остаткам денежных средств на счетах компании. Для этого необходимо загружать курсы валют в таблицу с отчетом в MS Excel. Рабочая группа, состоящая из специалистов бухгалтерии и специалистов подрядчика, выбрали как решение загрузку курсов валют с сайта ЦБ РФ. После изменений на сайте ЦБ РФ робот перестал составлять корректный отчет ввиду ошибки загрузки курсов. На тот момент в группе RPA уже имелся свой аналитик, который предложил изменить процесс и загружать курсы валют из SAP, где они хранятся в таблице, а вероятность ее изменения минимальна в сравнении с неизбежностью очередных изменений сайта ЦБ РФ.
Это и есть яркий пример выбора оптимального решения, к которому, к сожалению, мы пришли не сразу, затратив дополнительно ресурсы на доработку.
Данная ситуация показала нам, что «слона все-таки лучше есть по частям», и стоило брать для первого раза более простые процессы с более быстрыми результатами. Взяв сложные процессы, не имея опыта работы с RPA, положившись во всем на компетенцию подрядчика, недооценив огромное количество рисков и столкнувшись с определенными недочетами платформы, мы сильно затянули сроки внедрения проекта, что вызвало усталость и перегорание в процессе ожидания первых результатов. Проект тянулся месяцы, сроки сдвигались, тестирования и доработки казались нескончаемыми — и в какой-то момент возникло ощущение безуспешности всей затеи.
Но были и успехи, и еще в конце 2021 года на стадии тестовых запусков процессов стал заметен большой интерес коллег к проекту RPA — тогда же и было решено создать собственную команду для поддержки и развития направления. На начальном этапе она состояла из двух человек: программиста и аналитика.
Прежде всего команда должна была не только быстро вникнуть в суть уже реализуемых проектов, но и познакомиться с RPA, т.к. ранее никто не занимался роботизацией. Уже к концу 2021 года команда роботизировала своими силами первые небольшие процессы, а с начала 2022-го — активно продвигала и популяризировала RPA в компании, привлекая внутренних заказчиков.
Первый серьезный и нужный процесс для разработки собственной командой не заставил себя долго ждать. И здесь мы совершили вторую ошибку: являясь новичками в вопросе создания роботов, взяли на себя очередной крупный процесс. Сейчас уже сложно вспомнить: понимали ли мы сразу его масштабность, переоценивали свои силы — или же процесс разрастался по мере погружения в него.
Разработка процесса растянулась, как у подрядчика, на месяцы. Не обладая достаточной квалификацией, многие «приемы» мы старались подсматривать и копировать из кода более опытных коллег, что потом сыграло злую шутку. Сейчас инструментарий, использовавшийся в том процессе, кажется совсем не подходящим, что временами вызывает желание освободить время и переписать его, уже с точки зрения более грамотного эксплуататора PRIMO RPA.
Будет совершенно неправильно винить в тех ошибках наших коллег из подрядной организации, скорее наше «вникание в инструментарий» совпало с началом масштабных переходных изменений на самой платформе PRIMO RPA. С одной стороны, в 2022 году ее разработчики столкнулись с огромным притоком новых клиентов, что вначале не могло не радовать. С другой же стороны большинство клиентов мигрировали с опытных зарубежных платформ, и оказались очень искушенными в своих запросах заказчиками. Это всколыхнуло отечественный рынок RPA и дало толчок к развитию семимильными шагами, чтобы соответствовать высоким требованиям и ожиданиям. Менее чем за год инструментарий и функционал платформы PRIMO RPA преобразились до неузнаваемости.
По моему субъективному мнению, жизнь отечественных технологий RPA разделилась на «до» и «после». Поэтому пока мы осваивали то, что было актуальным до 2022 года, не успели оглянуться, как реалии изменились, технологии шагнули вперед, и стали применимы более оптимальные методы разработки.
Жизнь отечественных технологий RPA разделилась на «до» и «после». Поэтому пока мы осваивали то, что было актуальным до 2022 года, не успели оглянуться, как реалии изменились, технологии шагнули вперед, и стали применимы более оптимальные методы разработки.
Поэтому главный совет для всех желающих внедрить у себя RPA такой: начинайте с маленьких легких процессов, иначе не вы одолеете процесс, а он вас. В данном случае, вначале лучше не гнаться за высокими показателями эффективности, а учиться и экспериментировать на простом. Мы же попали еще и в ловушку того, что пока решали свои глобальные проблемы, не уследили за глобальными изменениями технологий.
К середине 2022 года команда RPA состояла уже из трех человек, что позволило приступить к разработке более мелких и легких процессов и немного оптимистичнее смотреть в будущее. Также заметно выросло количество процессов в очереди — коллеги из бизнеса стали проявлять интерес к новому направлению.
В третьем квартале 2022-го, когда в опытной эксплуатации был ряд роботов, а подрядчик начал сдавать процессы один за другим, команда столкнулась с проблемой распределения нагрузки на роботов и управления ими. В связи с этим было решено внедрить оркестратор Primo RPA — команда оказалась в ситуации, когда он стал нужен не завтра, а уже вчера.
На случай, если нас сейчас читают люди, пока еще далекие от RPA и лишь задумывающиеся о его внедрении: оркестратор — программный продукт с собственным пользовательским интерфейсом, помогающий распределять нагрузку на лицензии роботов, отслеживать ход выполнения запущенных процессов, создавать очереди, запускать процессы по разным триггерам, составлять расписания, обновлять все лицензии на роботов централизованно.
Развертывание оркестратора является хорошим примером того, как жизнь платформы Primo RPA разделилась на «до» и «после». Так совпало, что первые наши процессы были предназначены для запуска на локальных машинах, и «подсматривая» за подрядчиком, мы учились разработке именно локальных роботов, и судя по всему сами подрядчики ранее реже получали заказы на разработку роботов для оркестратора, либо подход к локальным и «оркестральным» запускам не отличался. Но когда количество процессов увеличилось, и мы доросли до мысли о том, что самостоятельно запускать роботов и следить за ними уже сложно, оказалось, что оркестратор изменился до неузнаваемости, и наши роботы зачастую требовали больших доработок.
Внедрение оркестратора началось в октябре 2022-го, в проактивную фазу перешло к декабрю, и только в мае 2023-го мы очень осторожно и почти шепотом смогли сказать, что, кажется, у нас все работает на 90%. Конечно, с многими проблемами мы уже справились, хотя так или иначе они еще продолжают возникать, и иногда в самый неожиданный момент. Но это — тема для совсем другой статьи.
В начале 2023 года, когда мы приняли решение еще расширить свою команду, появилась возможность вырваться из жесткого графика и освободить время для новых начинаний. Появились планы по развертыванию у себя тестовой среды, которой до этого момента просто не было ресурсов заниматься. И к концу лета эти планы были успешно реализованы, что также облегчило выполнение многих возникающих задач.
Оценивая результаты пройденного пути, можно сказать однозначно: роботизация в «Силовых машинах» — очень перспективное направление, и по ряду процессов роботы уже стали надежными и эффективными помощниками бизнеса, но самой большой ценностью компании все равно остаются и останутся люди, чьи совместные усилия и стремления приводят к новым результатам и победам.
Карпова Мария Александровна Руководитель направления RPA «Силовых машин»
