Метод ключевых действий01.12.2023 17:16

В статье описан авторский метод конструирования и схематизации деятельности, помогающий отделить функциональную структуру и структуру процесса от форм её воплощения. Метод появился на стыке схем системно-мыследеятельностной методологии и опыта автора в схематизации процессов в целях проектирования и разработки информационных систем.

Назначение метода

Метод поможет, когда требуется сконструировать деятельность с точки зрения её процесса как последовательности осмысленных действий и определить каких инструментальных средств она потребует. Метод разрабатывался для проектирования содержания деятельности «с нуля» в условиях высокой неопределенности.

В итоговой схеме метода фиксируется последовательность действий и операций, имеющих решающее значение с точки зрения рассматриваемой хозяйственной деятельности. Действия в схеме выстраиваются в цельный механизм, воссоздающий содержание деятельности. Такие действия были названы ключевыми, что и дало название методу.

Методологические предпосылки

Проектирование и разработка любых технических систем ведётся в рамках определённой деятельности. Технические системы служат инструментальными средствами в этой деятельности. Для работы с деятельностью важно понимать из чего она состоит. Системо-мыследеятельностная методология [1—3] вводит понятия деятельности и действия. Сильно огрубляя, мы можем считать, что деятельность состоит из набора согласованных друг с другом действий. Ниже приведены основные положения по понятию действия, важные для понимания устройства метода.

Ситуация — средства — цели

Согласно системно-мыследеятельному подходу любая деятельность, а также ее элементарный акт — действие — обладают следующими характеристиками:

ситуативная предопределенность, контекстность — то есть, действие всегда обусловлено содержанием какой-то ситуации;
целеоориентированность — у действия всегда есть замысел и направленность на некоторый конечный результат,
инструментальная оснащенность, адекватная целям и ситуациям — средств должно хватать, они должны быть подходящими, чтобы действие удалось.

Для планирования будущего действия важно сопоставить и в итоге согласовать все три перечисленных составляющих. Согласовать значит сделать так, чтобы содержание действия начало отвечать ситуации и с помощью искусно подобранных средств вело к последствиям и смыслам, схваченным в целях [1].

Схема простейшего акта действия требует согласованности трёх его фокусов

Хотелось бы чуть подробнее разобрать понятие ситуации. Приведу цитату.

«Хорошая погода и определенный ландшафт зовут нас на прогулку, ступеньки лестницы побуждают двухлетнего ребенка подниматься и спускаться, двери — открывать и закрывать их, мелкие крошки — подбирать их, собака — ласкать, ящик с кубиками побуждает к игре, шоколад или кусок пирожного хочет, чтобы его съели» [4]

В приведённой цитате ситуация или конкретные объекты, из которых она складывается (пироженое, кубики), побуждают нас совершать действия. Пусть иногда эти действия нельзя назвать осознанными, но из примера можно составить интуитивное представление о понятии ситуации.»[Деятельность] «подогнана» к тому, чтобы человек мог оперировать ситуациями или объектами определенного типа, и менять свою деятельность в зависимости от того, с каким типом ситуаций или объектов он имеет дело» [5].

Искусственное и естественное

Анализируя любые системы, важно отдавать себе отчёт в том, каким путём в них реализуются рассматриваемые функции. Путей в общем два, но чаще всего они встречаются в комбинации. Первый путь — естественное течение, когда всё происходит само за счёт каких-то механизмов, присущих самой системе и стабильно воспроизводящих определённое поведения из раза в раз. Второй путь — искусственный, когда нужное проявление само не происходит, и нам нужно сконструировать эти механизмы, чтобы что-то задвигалось в нужном направлении.

Естественные процессы окружают нас повсюда. Взрослое дерево яблони вероятнее всего само зацветёт весной и даст зрелые плоды ближе к концу лета — началу осени. Жаждущий человек начнёт искать средства утолить жажду. Внутри него есть что-то, что подаёт соответствующие сигналы и заставляет его пошевеливаться и предпринимать шаги, направленные на удовлетворение естественной потребности. Здесь и потребность, и сигналы по её удовлеторению возникают как будто бы автоматически, никто из людей их в себе искусственно не создаёт. А вот конкретные действия человека по её удовлетворению вполне себе часть искусственного процесса — человеку после обнаружения сигнала о жажде нужно сообразить, что именно предпринять, а затем осуществить это.

Если рассматривать технические системы, то окажется, что понятия естественного и искусственного применимы и к ним. Например, дверь с замком с автоматическим запиранием блокирует проём как только человек вернёт дверь в исходное положение в дверной коробке. Система человек—дверь—замок работает как естественная, или самоработающая по отношению к человеку, пользующемуся этой дверью. Про такие ситуации мы говорим — работает автоматически. Человек выходит, дверь сама запирается на замок, благодаря механизму замка. Но за счёт чего работает вся система? Кто-то когда-то разработал замок с автоматическим запиранием, кто-то позднее, зная существования таких типов конструкций, решил его применить в конкретной системе. Человек-пользователь в этой системе не делает ничего дополнительного для обеспечения запираемости. Процесс запирания как бы оестествился, натурализировался.

Может ли такая система превратиться в этом же аспекте в искусственную? Запросто. Как только замок перестанет защёлкиваться или будет сменён на замок без автозапирания, система перестанет работать естественным, самослучающимся образом. В таких случаях говорят, что требуется создать искуственные средства для того, чтобы система продолжила выполнять означенную функцию. Например, понадобится либо сформировать у человек привычку запирать дверь дополнительным к закрытию действием, либо снабдить его какими-то искусственными ограничителями, чтобы он не смог допустить ситуации, когда дверь останется не запертой.

Важным выводом о понятиях искусственного и естественного в контексте деятельности как системы является выход на вопросы:

работает ли что-то самостоятельно, естественным образом; за счёт чего оно работает и есть ли у нас гарантии долгосрочной воспроизводимости, работоспособности этой части деятельности;
если нет, то что мы предпримем для того, чтобы создать искусственные средства для воспроизводства этой части.

Преобразование и превращение материала

Любой акт действия имеет дело с преобразованием чего-то, что мы можем назвать исходным материалом, в некий результирующий продукт. Например, в информационных системах таким преобразованиям могут подвергаться наборы данных. В промышленных системах в разных действиях мы будем наблюдать переходы породы и сырья в сплавы, сплавов в заготовки, заготовок в детали, деталей в сборки. Таким образом, действие может также быть рассмотрено с точки зрения преобразования материала.

Часть трансформаций материала могут оставаться без внимания проектирующего, потому что они обеспечены за счёт работы сторонних систем или давно существующих механизмов внутри рассматриваемой деятельности. Такие трансформации мы вольны считать естественной частью системы и смотреть на них как на превращения как будто бы само собой происходящие в отличие от преобразований, требующих искусственного вмешательства.

Фрагмент схемы акта мыследеятельности [2] с искусственным (преобразование) и естественным (превращение) воздействиями на исходных материал, перетекающим в продукт

Бессубъектность

Вслед за некоторыми положениями методологии предложенный метод рассматривает деятельность бессубъектно. Это следует понимать так. Деятельность происходит как бы «между людей», реализуясь на людях и машинах, и в широкой исторической перспективе самовоспроизводится. Люди и машины являются лишь временными агентами исполнения отдельных действий как элементов деятельности.

Следует отметить, что действие здесь рассматривается не как индивидуальное проявление индивида и акт его волеизлияния. Это действие по кооперации в составной деятельности, когда продукт одного действия становится исходным материалом для другого, соединяясь в своего рода конвейер.

Выделяя ключевое для деятельности действие, мы не обязаны сразу отыскивать того, кому оно будет вменено. Кроме того, такое преждевременное назначение может снижать гибкость проектирования. Кто или что будет выполнять отдельное действие является предметом более детального дальнейшего рассмотрения. В процессе развития деятельности субъект действия может многократно меняться: его роль могут брать на себя то машины, то люди.

Содержание схемы ключевых действий

Если смотреть на схему издалека, то она представляет собой ветвящуюся «гирлянду» из прямоугольников-действий ▭, соединённых линиями-связями, задающими последовательность разворачивания процесса деятельности. Каждый прямоугольник-действие снабжен шестью «гнёздами», в соединении и заполнении которых и заключается суть метода. Действие на схеме — главный и целевой элемент её рассмотрения. Все остальные элементы схемы носят вспомогательный характер.

Схема метода издалека. Видна последовательная цепочка действий. Сокращения соответствуют следующим понятиям: ИсМ — исходный материал, Пр — продукт, Ак — актор, деятель

Действие

Главная элементарная частица схемы — действие. Действие фиксируется в специально разграфлённом прямоугольнике ▭. В центр прямоугольника записывается текстовая формулировка содержания действия в наиболее лаконичной записи, понятной всем участникам схематизации.

Синтаксически для записи действия наилучшим образом подходит односоставное предложение со сказуемым в форме глаголом начальной формы (делать то-то с тем-то) или подлежащим в форме отглагольного существительного (делание того-то с тем-то). Например, «Определить текущий уровень навыков сотрудника» или «Определение нового размера зарплаты оцениваемого».

Действия на схеме соединяются через производство артефактов ▱ или перетекание одной ситуации в другую через промежуточные события ◇. Чаще всего одно действие что-то передаёт в следующее, образую своеобразный конвейер, где продукт одного действия является «сырьём» для следующего.

Пример заполнения действий в схеме. Здесь два действия соединены через артефакт

Артефакты и гнёзда исходного материала и продукта

Метод требует явного выделения принимаемых и передаваемых каждым действием артефактов. Под артефактами понимаются любые предметы, вещи и информация, попадающие в действия в качестве исходного материала или получающаяся в них в результате и выступающие продуктами. Артефакты отображаются на схеме в форме параллелограммов ▱.

Каждое действие в цепочке получает что-то на вход в качестве исходного материала. Такие артефакты соединяются с гнездом «ИсМ». На выходе из действия появляется некий продукт. Такой артефакт-продукт соединяется с гнездом «Пр».

Исходным материалом могут быть как отдельные информационные сигналы так и существенные массивы данных, естественное сырьё или вещи. Продуктом на выходе из действия может быть любой вещественный, информационный или знаниевый артефакт.

Действия связываются друг с другом через гнезда исходного мастерила и продукта

События и триггеры

Альтернативным способом связать действия являются события и триггеры. Они обозначаются на схеме ромбом ◇. Обозначение для событий и триггеров не различается для упрощения нотации. Такое упрощение не проблема, так как, и события, и триггеры выполняют роль необходимости в цепочках причинно-следственных связей внутри процесса.

События маркируют точечные факты в процессе, случающиеся моментально и обозначающие некоторый промежуточный или окончательный результат действий. События удобны тем, что точно фиксируют моменты начала или завершения преобразований материала, происходящего в действиях. С их помощью можно разметить деятельности по принципу финиш-старт: когда одно действие закончилось определённым событием, это дало начало следующему действию или нескольким.

Текстовая формулировка события обычно фиксируется в форме глагола или причастия в прошедшем времени. Например, «письмо отправлено», «разгрузка машины завершена», «температура достигла 80℃». События на схеме «сидят» в разрывах линии процесса.

События — самые простые для выделения и фиксации организованности процесса, благодаря своей однозначности и простоте. Поэтому, если построение схемы в части действий идёт с трудом, удобно в начале выявить все события, ищущие друг за другом.

Триггеры — элементы ветвления на схеме. В триггер входит одна линия связи процесса, а выходят две или несколько, создавая разветвление. По форме обозначения «разводки» триггеры похожи на шлюзы в нотации BPMN. Текстовая формулировка триггера записывается в виде условия, по которому происходит ветвление, и удобнее всего формулируется в форме вопроса. Например, «есть брак?», «подключен ЭДО?».

Гнёзда ситуации, средств и целей

Каждое отдельное действие должно быть согласовано в отдельности. Для этого необходимо, чтобы три его фокуса: ситуация, средства и цели — были прилажены друг к другу в мысленном эксперименте. Другими словами, согласно особенности ситуации и целям должны быть выбраны адекватные им средства. Ситуация, средства и цели фиксируются в текстовом виде и крепятся к соответствующим гнёздам под действием.

Схема ключевых действий запросто может состоять из одного действия, если оно схвачено в самой общей форме, максимально высокоуровнено. Тогда самым важным будем именно согласование трёх его фокусов.

Гнездо а́ктора

В гнезде актора (Ак) или деятеля обозначают того, кому в итоге будет вменено спланированное действие или операция. Практика показывает, что на первых этапах достаточно обозначать будет это машина или человек. При дальнейшей детализации и дроблении схемы до уровня отдельных операций полезно указывать функциональные роли, организационные места или названия отдельных машинных сервисов.

Важно понимать, что недостаточно просто приписать какого-то человека в качестве деятеля к действию. Если он в реальности не является субъектом данного действия, то есть, не задумывал его, мало в нём заинтересован, ничего не знает о нём, то в схеме должны появиться соответствующие искусственные средства обеспечения включения человека к это действие.

Другими словами, конструируя машину деятельности с помощью предлагаемого метода, мы должны отдавать себе отчёт в том как в ней работает естественное и чем будет обусловлено работа искусственного. Что всё, что не придёт к требуемому исходу самотёком, должно получить искусственные средства, сконструированные нами, для такого перехода. Этот принцип лежит в основе методологической деятельности.

Порядок составления карты

1. Сборка опорной линии процесса из базовых элементов

Выберите один из трёх типов базовых элементов, с которыми вам проще всего разобраться в контексте анализируемой или проектируемой деятельности и начните их выносить на карту в порядке их следования в логике процесса. Базовыми элементами являются:

Приведём пример составления процессной линии из каждого типа базовых элементов. В примере будем рассматривать деятельности оказания услуг по изготовлению рекламного плаката и ремонта квартир. Эти деятельности объединяет наличие взаимоотношений заказчика и исполнителя. Их общность и различия помогут нам рассмотреть детали. Будем для краткости называть их печать и ремонт.

События ◇ Установим последовательность событий благоприятной ветки сценария:

получена заявка
исполнитель сформировал первичное понимание о задаче
понимание задачи подтверждено заказчиком
работа начата
исполнитель счёл работу завершенной
решение продемонстрировано
заказчик подтвердил удовлетворённость.

Артефакты ▱ Если пойти через сбор артефактов, создающих или претерпевающих преобразования в этих деятельностях, то скорее всего выделим следующие:

текстовые описания замысла, чертежи, эскизы, макеты или схемы — все артефакты, визуализирующие замысел предстоящего действия;
объект услуги до и после проделанных работ — состояние квартиры при ремонте, бумажная копия плаката в полиграфии;
документы, фиксирующие состояния движения в плане соглашений (договоры, счета на оплату, акты приёмки) и движения ценностей (получение товара, получение денежных средств).

Возможные артефакты в деятельности ремонта

Действия ▭ Если пойти от действий, то называют и записывают такие из них, без которых деятельность остановится или будет невозможна из-за разрыва процессуальной цепочки. В рассматриваемом случае с ремонтом, это могут быть последовательно:

установить функциональные и эстетические потребности и сформировать единое для всех участников понимание задачи;
сформировать образ результата;
достичь закрепления договорённостей о содержании замысла;
и так далее.

Обратите внимание, что действия на рисунке выше не соединены друг с другом на этом этапе. Это не ошибка, ведь ещё пока не выделены их продукты и исходные материалы, или же не выявлены события, через которые они соединяются. Точное соединение — предмет второго этапа.

Выделение ключевых действий требует сноровки и может быть препятствием для неопытного аналитика. Поэтому начинать с них может быть трудно. Если выявление действий стопорится, переходите к выявлению событий или артефактов, сопутствующих ходу деятельности — как правило, это сделать гораздо проще. Артефакты и события дадут опору для дальнейшего размышления о процессе. Полученный хребет процесса из артефактов и событий поможет на втором этапе расставить в промежутки недостающие действия.

2. Увязка элементов в цепочки

С каких бы элементов вы не начинали составление схемы, метод требует увязывания в цельный процесс всех действий ▭ друг с другом. Поэтому, начав с событий или артефактов, мы всё равно будем вынуждены перейти к фиксации действий. Ведь без действий артефакты и события не возникнут.

В итоге, каждое действие ▭ будет соединено либо с артефактом ▱, либо с событием ◇, а каждый артефакт ▱ или событие ◇ будут соединены с каким-то действием ▭. Два одинаковых типа элемента не могут идти друг за другом на схеме. Это бы означало, что мы упустили некоторые подробности, а значит не ответили на важные вопросы о составе рассматриваемой деятельности.

Если вам понадобилось разветвление для организации нескольких цепочек действий, введите его через событие ◇ или артефакт ▱. Несколько действий ▭ могут начаться от одного и того же события или артефакта, однако здесь требуется осторожность, ведь созданный на предыдущем действии продукт чаще всего потребует транспортировки до «мест» каждого действия, даже если эти места выражены не физически, а находятся в вычислительных сервисах на серверах. Составитель карты волен выбирать уровень детализации, и, например, опустить действия по транспортировки или учесть их в составе средств ближайшего действия.

3. Проверка и критерии завершённости

По мере заполнения карты следите за тем, чтобы на ней появились недостающие элементы и были удовлетворены следующие условия.

Cхема целиком наполнена действиями:
1. все артефакты-продукты получили свои действия;
2. нет ни одного места где бы два события или артефакта шли друг за другом без действия между ними;
3. действия соединены друг с другом посредством артефактов или событий.
У каждого действия
1. заполнены гнёзда ситуаций—средств—целей, исходного материала и продукта;
2. выбранные средства адекватны ситуациям и целям, описанным в действии.
Для всех ситуаций, где отсутствуют естественные механизмы, подобраны средства для их обыскусствления.

Если все условия в перечне выше удовлетворены, можно считать, что схема достроена и можно переходить к её использованию. Если вы положили какие-то средства для закрытия всех ситуаций и целей, то тем самым вы совершили первоначальное их планирование. После можно переходить к детальным работам по их проектированию, разработке и интеграции друг с другом в единую машину деятельности.

Методические замечания

Строгость

Выделение действий и последовательное их зацепление ведётся с предельной строгостью. Каждое действие либо создаёт ситуацию для следующего действия или призводит продукт, которым служит исходным материалом для следующего действия. Переходы между действиями не должны содержать «серых зон» — непонятных, упущенных в рассмотрении процессных частей. Например, если в предыдущем действии мы переплавили металл, а в следующем производим из него что-то, то ошибкой будет упустить действия по транспортировке и возможно складированию переплавленный заготовок. Руководством к подробности здесь будет — максимальная связь с картиной реальной деятельности.

Глубина проработки и понятие ключевого действия

Действия могут быть не только последовательно соединены, но и входить в состав крупных высокоуровневых действий по принципу матрёшки. Это не означает, что такая вложенность или иерархичность должна получить отражение на карте. Выбор уровня приближения, на котором будет рассмотрены действия, на усмотрении составителя схемы.

Например, если рассматривать деятельность по металлообработке, можно сформировать генеральное действие на самом высоком уровне так: обеспечить экономию инструмента в металлообработке. Но можно и расписать процедурные механизмы, обеспечивающие отдельными действиями выполнение этого генерального действия, и получить, например, такой набор:

обеспечить закуп режущего инструмента без излишков;
организовать испытания для определения характеристик новых образцов режущих инструментов;
исключить экономическую нецелесообразность замены режущего инструмента его аналогом;
обеспечить следование технологии обработки на местах: надлежащий выбор оборудования и режимов инструмента согласно материалу, детали и характеристик инструмента.

В название метода фигурирует понятие ключевого действия. Что же это за понятие и чем руководствоваться в выборе уровня детализации, ведь излишняя гибкость в выборе глубины проработки может привести к тому, что на схеме появятся любые операции и действия. Мы предлагаем смотреть на понятие ключевого действия с точки зрения смыслового содержания. Если в действии появляется новый смысл, зафиксированный в целях, которого не было ранее, значит мы имеем дело с ключевым действием. Если же у нас продолжение последовательности операций, смысл-результат которых не меняется в цепочке, вероятно мы взяли слишком детальный уровень и стоит вернуться на уровень выше.

Ветвления

Так как все действия попарно соединены друг с другом, то любой процесс, составленный из действий представляет собой ветвящуюся сеть. В самом простом случае процесс — это линия из действий или событий. Но чем больше в процессе разветвлений, тем более схема похожа на сеть.

Чем на больший детальный уровень описания деятельности мы погрузимся, тем больше ветвлений будет в процессе. Это вызвано тем, что в деталях мы в качестве действий рассматриваем отдельные операции и строим своего рода алгоритм процесса, то есть действуем согласно логико-лингвистической схеме «если S, то R1, иначе R2».

Метод ключевых действий хорошо работает именно на верхнем уровне, когда мы ещё не погрузились в детальные операции. В этом случае ветвление затронет лишь существенные части процесса, когда деятельность разделяется на две, потому что преследуются разные цели или ищутся разные продукты. Рекомендацией к использованию метода будет оставаться на более высоком уровне проработки действий. Для детальной проработки и соорганизации разных процессов в сложных системах мы рекомендуем метод детальной схематизации процесса Карта процесс—опыт, разработанный и применяемый автором и его коллегами в Byndyusoft, или же нотацию BPMN.

Целевой объект проектируемой деятельности

Это метод для прицельного рассмотрения серийной деятельности, многократно повторяемого процесса, а не чего-то единоразового. Примером единоразового здесь может быть деятельность по разработке и строительству средств для другой деятельности. Хотя последнее так же можно рассмотреть с помощью метода, в этом чаще всего нет особого смысла. Дело в том, что единоразовые процедуры организации деятельности по созданию средств для другой деятельности возможно больше потеряют в скорости и гибкости, чем приобретут при таком тщательном планировании. Вместе с тем, если цена ошибки высока или предполагается рассмотреть и детально простроить деятельность по воплощению проектов в какой-то сфере вполне можно простраивать её этим методом. Важно только удерживать мыслительную рамку, посещая в неё именно ту деятельность, что мы рассматриваем в качестве целевой.

Табличная разновидность схемы

В случаях когда у вас нет под рукой инструмента для составления диаграмм, всё описанное выше можно реализовать и с любым редактором таблиц. Ниже представлен пример заполнения двух действий в табличном формате.

Табличный формат лаконичен и удобен, но значительно ограничен в наглядных средствах для отображения соединения действий и ветвления. Как видно из примера соединения действий через артефакты производится цифро-буквенной маркировкой последних. Табличный вариант прекрасно подходит для линейных процессов, где действия, соединяясь друг с другом, «сидят» на одной линии.

Табичный вариант карты ключевых действий

Вместо заключения

Все рассмотренные выше схемы можно начать использовать уже сегодня. Для удобства старта мы подготовили шаблоны в сервисе Miro. Это тот же шаблон, что мы используем в своей работе. Рядом с пустым шаблоном есть по одному образцу на каждую из форм карт: табличный и в виде диаграммы.

Табичный вариант карты ключевых действий

Мы будем рады, если описанный формат схематизации ключевых действий поможет в вашем проектировании и исследованиях. Будем вдвойне рады диалогу, коррекциям и замечаниям по опыту вашего использования метода или подобных ему. Добрых вам изысканий!

Автор метода — Андрей Анатольевич Шапиро. Время разработки метода: январь–ноябрь 2023

Литература

Пётр Георгиевич Щедровицкий: Как современный управленец формирует картину мира. Цикл лекций. // Электронная публикация: Центр гуманитарных технологий. — 17.01.2013. URL: https://gtmarket.ru/library/articles/5547
Зинченко А.П., Базовые схемы и представления для методологиеской работы. «Музей/альбом схем». URL: https://priss-laboratory.net.ru/S.C. H.E.M. E.S.-/museum-schemes/museum-schemes.htm#1
Щедровицкий Г. П., Избранные труды, — Москва: Школа Культурной Политики, 1995. — 759 с. — ISBN 5–88969–011–9
К. Левин. Параллельные проявления истинных потребностей и квазипотребностей // Левин К. Динамическая психология: избранные труды. М.: Смысл, 2001. С. 138–144
Щедровицкий П.Г., PUZZLES: Как современный управленец формирует картину мира // Цикл лекций в НИТУ МИСИС г. Москва, 2010–2011 гг.