Месяц удалёнки. Подводим итоги и делимся лайфхаками от руководителей рабочих групп «Инфосистемы Джет»
Мы начали переходить на удаленную работу в середине марта, — в техническом плане для нашей компании это не было трудно: в частности, мы занимаемся организацией виртуальных рабочих мест (VDI) и помогали оборудовать удаленный доступ многим крупным российским компаниям. В то время оставался открытым другой важный вопрос: сможем ли мы работать так же эффективно из домов и дач, в окружении любимых детей, прочих родственников и жаждущих внимания домашних животных.
Завтраки с топ-менеджерами, котики и гладильные доски
Чтобы наши сотрудники не чувствовали себя слишком изолированными, мы запустили телефонную горячую линию, на которой можно получить консультации или обратиться за помощью, в том числе с личной проблемой.
Раз в неделю у нас проходят онлайн-завтраки с топ-менеджментом, где любой сотрудник может задать вопрос и получить на него ответ от одного из руководителей компании. Теперь многие признаются, что в офисе никогда так часто не общались с топ-менеджментом.
Из положительных моментов можно отметить буйный расцвет наших телеграмм-каналов и соц. сетей, — мы замечаем, что начали больше узнавать о работе других подразделений, чем в офисе, общаясь в основном со своей командой. В начале эпохи удалёнки были забавные приступы стихийных флэш-мобов, — например, мы делились фотографиями наших новых рабочих мест, — кому-то пришлось заседать посреди ремонта на даче, а один из наших руководителей спрятался от детей в гардеробной в окружении нарядов жены, водрузив на гладильную доску компьютер. Кстати, многие признались, что гладильная доска оказалась идеальной рабочей поверхностью, — она мобильная, ее можно отрегулировать по высоте, а ширина позволяет разложить все необходимое для работы.
Потом кто-то запостил фото своего кота, и понеслось: тележка наполнилась котиками. Владельцы собак и прочей живности молчали недолго: когда коты исчерпали себя, народ начал показывать коллегам своих собачек, попугаев и крыс.
В мирное время большинство Джетовцев регулярно путешествуют:, а сейчас мы в ностальгическом порыве начали эстафету воспоминаний о самых необычных поездках в нашем Instagram.
Удивительно, но таким образом мы лучше узнали коллег с другой, «неделовой» стороны, увидев друг друга в домашней обстановке, с детьми и животными, на природе и в путешествиях.
О менторстве
Тем, кто впервые столкнулся с проблемами самоорганизации на удалёнке, и не знает, с чего начать, у нас есть хороший совет от Галины Левицкой, руководителя Центра внедрения бизнес-систем «Инфосистемы Джет»: «Почти 90% людей не занимаются планированием рабочего времени. Их горизонт планирования — рабочий день, не более того. Если вы еще не занимались тайм-менеджментом, выберите человека в своей компании, в своем окружении, которого вы считаете эффективным и успешным, обратитесь к нему за советом и постарайтесь выполнять его советы и указания. Мы в компании практикуем традицию наставничества, это очень помогает развитию новых сотрудников».
О тёмной стороне удалёнки
Обнаружились и негативные стороны удаленного образа жизни. Роман Грибков, заместитель начальника отдела и руководитель рабочей группы рассказывает: «В первую очередь, очень удлинились коммуникации. Раньше, когда ты сидишь с кем-то рядом, ты можешь через комнату бросить задачу, а сейчас надо позвонить и пообщаться. Кроме того, народ скучает по живому общению, начинает с тобой разговаривать чуть дольше, и это съедает больше времени, которое ты мог тратить на выполнение задач.
Для сотрудников изменилось то, что задачи поступают сейчас в большем объеме, впрок. Мы даем больше задач потому что нет прямого доступа и нельзя в любой момент через комнату крикнуть: «Посмотрите это!» Я часто звоню с утра своей команде и обрисовываю задачи на день, для всех сейчас очень важно получать обратную связь от руководителей, в первую очередь — сроки выполнения задач и их приоритетность».
Галина Левицкая, руководитель Центра внедрения бизнес-систем, рассказала, что усложнилось для ее команды: «Skype For Business (мы пользуемся им для внутренних коммуникаций) — это вещь, которая позволяет дернуть каждого в любой момент, и, если раньше ты думал, звонить ли человеку после 18.30, то теперь, как только нужно что-то сообщить, ты делаешь это несмотря на время. Границы личного пространства стерлись, но, насколько я вижу, пока всем это нравится, несмотря на усталость. С удалёнкой было тяжело визуалам, но мессенджеры и Zoom минимизировали дискомфорт».
Еще один побочный эффект от многочисленных конференций и видео-совещаний, с которым многие сталкиваются: когда в ходе совещания вы себе что-то записали, вроде бы внимательно слушали, а через 2 дня половину контекста забыли. Для решения этой проблемы сотрудники научились использовать «правило 30 секунд»: сядьте и потратьте сразу после совещания 30 секунд, чтобы просмотреть то, что вы записали. Это совершенно меняет ваше восприятие увиденного и услышанного. В результате, вы даже спустя длительное время можете вспомнить нужный контекст.
О джедайских техниках и индивидуальной природе
У нас в компании и в обычное время популярны книги по самоорганизации, а теперь многие признаются, что еще сильней почувствовали в них необходимость. Уже давно изучающий разные техники Максим Белицкий, руководитель отдела, делится опытом:
«Когда постоянно пытаешься оптимизировать свои задачи и время, пробуешь разные подходы, наступает момент, когда начинаешь осознанно делать дела и быть более организованным и эффективным, и сам по себе можешь оценить, насколько ты справляешься. Главное, научиться четко оценивать свой объем задач и уметь отличать их по степени важности. В этот момент появляется некая точка отсчета.
Главное, что я понял: не надо пытаться целиком применить какую-то систему тайм-менеджмента, которую предлагает тот или иной автор, потому что это не универсальное знание, и подходит не всем. Лучше набрать несколько приемов из разных источников, которые именно вам подходят, и в комплексе это сработает. Раньше я пытался во всех этих книгах найти единый секрет, который поможет мне решить все сразу. Я его не нашел, потому что его не существует. Не стоит пытаться искать универсальное правило на всю жизнь, вы его не найдете.
Один из приемов, который я применяю, это «Правило двух минут»: Макс Дорофеев говорит, что это правило бывает опасным, так как можно застрять в куче небольших задач и не сделать что-то масштабное и важное. Но мне оно подошло. Когда я разбираю свою почту, если на письмо требуется не более 2 минут, я сразу его обрабатываю, чтобы к нему больше не возвращаться.
Также у Макса Дорофеева я подсмотрел хорошую методику по составлению списка задач: я всегда пишу себе первое действие, которое я должен сделать для выполнения какой-то большой задачи. Это мне помогает быстро в нее включиться. Из таких маленьких хитростей я составил собственную систему самоорганизации, но саму идею я почерпнул у Дэвида Аллена, автора «Getting Things Done». Я пытался сделать свою систему абсолютно идеальной и полностью ей соответствовать. Но понял, что это невозможно: система — это живой организм, который постоянно надо будет пересматривать и переделывать.
То же самое с разными программами: ни одна программа и ни один ежедневник не будут вам на 100% удобны. Сначала я этому не верил, но, когда я перебрал сотни программ и исписал сотни ежедневников, я понял, что в чем-то все они неудобные. В конце концов, я пришел к выводу, что, когда моя система дает сбой и я начинаю в ней теряться, я просто переезжаю из одного ежедневника в другой, либо из одной программы в другую, тем самым пересматривая всю свою систему самоорганизации, выявляю все, что там лишнее, и добавляю что-то новое. Такой лайфхак на тему перестройки.
В общем, система самоорганизации и личной эффективности — индивидуальная вещь. Я ее рекомендую всем тем, у кого сильно расширяется список обязанностей и задач, чтобы снизить уровень стресса. Не пытайтесь сделать все идеально: вы потратите очень много сил, и все равно у вас не получится. Делайте хорошо, это будет наиболее эффективно», –заключает Максим.
О тревожных расстройствах и перфекционизме айтишников
Некоторые наши сотрудники делились, что на удалёнке начали чувствовать себя тревожно, ощущая, что сделали недостаточно. Галина Левицкая рассказывает: «Нам, айтишникам, нужно помнить, что перфекционизм — это наша профдеформация, нас этому учат еще в вузах. У нас, например, был предмет «Технология программирования», и там говорили, что только 10% рабочего времени разработчика занимают прямые алгоритмы, а остальные 90% времени — это ловушки обходных путей и «защита от дурака». 90% нашей деятельности — поиск способов подстраховки.
Могу посоветовать одну очень действенную технику: вы прямо на бумагу выписываете два столбика: в первом перечисляете свои должностные обязанности, во втором то, что вы сами требуете от себя в своей профессиональной деятельности. И вы увидите, что нет для человека более страшного судьи, чем он сам. Это поможет понять, из чего складываются ваша работа (1) и ваше внутреннее напряжение (2).
Выделите себе слот времени для того, чтобы написать список задач и разделить их по важности и срочности — скажем, полчаса в день. Все стрессообразующие факторы и мероприятия по контролю задач планируйте в календаре. Дело в том, что наибольшее напряжение приносит не то, что вы нервничаете, а то, что вы эти цепочки держите в своей оперативной памяти. Если вы используете системный подход, то у вас сложится картина того, за что вы отвечаете и как этим правильно управлять.
Хочется обратить внимание на то, что люди и их отношение к тайм-менеджменту делятся на право- и левополушарных: левополушарным помогают списки, правополушарным –цветовые дифференциации, пометки, ассоциативные подходы. Каждый наверняка знает, к какому типу людей он относится. Если у вас преобладает правое полушарие, не мучайте себя списками, сделайте разноцветные схемы.
И, помните, что наша основная задача — сохранение своей психической целостности».
