Малый бизнес на карантине: паника — враг разума17.03.2020 15:48

Скажем прямо: оставить сотрудников работать дома в эти несколько недель — с одной стороны, круто, гуманно и правильно, даже вне паники, вне потока фигни от телеграм-каналов. И, как ни удивительно, Яндексу и другим крупным компаниям это сделать во многом проще, чем малому бизнесу, который «сидит» на постоянном цикле производства-продвижения-продаж и доходность которого привязана к 2–3 основным бизнес-процессам. Поэтому многие сейчас испытывают не панику, не страх, а растерянность: непонятно, как дальше жить, как выдержать, как не остановить дело? Или остановить и переждать? На самом деле, всё не так страшно — главное, сохранить разум, рационально использовать время, не попасть на деньги и сохранить человеческие отношения в коллективе. У нас есть несколько советов.

Кошек — не мучать! А вот офисные цветы разберите на время домой или не забудьте с запасом полить :-)
Этой статьи не было в нашем контент-плане, да и, честно говоря, ситуация пандемии — не лучшее время для бодрых публикаций. Но нас напрягли две вещи: упомянутая выше растерянность и поток рекламы нескольких онлайн-сервисов. Мы не будем тут заниматься морализмом и ловить за руку, просто поговорим об удалённой работе и её рисках для компании. Тем более что у нас в RegionSoft есть удалённые сотрудники и это ни разу за несколько лет не помешало им эффективно и местами даже классно продавать, презентовать и продвигать наши продукты — RegionSoft CRM и тикет-систему ZEDLine Support.

Ладно, хватит болтать — к делу.

Мы не будем говорить о торговых компаниях, кафе, непродовольственных магазинах и т.д., то есть о B2C-сфере, им придётся непросто и, чем жестче будет положение, тем проблематичнее будет сохранить компанию в том виде, в каком он вступила в этот год. Наш текст — для небольших B2B-компаний, которые занимаются разработкой, рекламой, производством для бизнеса и проч.

Не паникуйте и оценивайте риски

Да, ситуация сейчас не самая приятная. За счёт развития разнообразных СМИ, блогосферы и микро коммуникаций она выглядит в разы хуже, чем ситуация в том же 2009 году — просто потому что почти каждый может «экспертно» высказаться по теме и внести свой вклад в панику. Однако не стоит бросать всё и принимать скоропалительные решения. Дело в том, что в случае дистанционной работы да ещё на фоне общего экономического и социального кризиса у компании наверняка снизится объём реализации, вырастут затраты и как итог снизятся возможности для маневров, но при этом нужно будет исполнить все обязательства перед персоналом, клиентами, партнёрами, поставщиками и т.д.

Оцените риски. Если у вас небольшая компания, своё пространство в офисном центре, где вы можете обеспечить эпидемическую безопасность, стоит позаботиться об офисе (уборка, проветривание, сменная обувь, гели, салфетки и т.д.) и остаться на работе. Также благоприятный фактор — сотрудники на личном транспорте.
Если есть сотрудники, которые добираются на нагруженном транспорте (метро, длинные маршруты и т.д.), сдвиньте для них время прихода и ухода в офис на час-полтора (в сторону по выбору сотрудника), когда салоны транспорта будут свободнее.
Контролируйте состояние здоровья сотрудников — сейчас не время умирающих героев. Если повышена температура, есть кашель или насморк, смело отправляйте домой с перспективой больничного. Однако опять же не перегибайте, прислушивайтесь к сотрудникам, расспросите их: повышенная температура (до 37,3) без катаральных явлений может сопровождать гастрит, ревматизм, пульпит зуба и т.д. С этими болезнями сотрудники обычно предпочитают работать.
Попросите сотрудников питаться не в общепите, а в офисе едой из дома или магазинными упакованными продуктами. Объясните, что стоит повременить с готовой едой из кулинарии.
Не забывайте, что у нас очень большая страна и ваши клиенты находятся везде, а значит, вам нужно продолжать с ними работать в привычном режиме.

Карантин в компании должен быть не модной мерой, а рациональным, объективно необходимым решением, которое должно определяться не только положением дел в стране, но и общей эпидемиологической обстановкой в городе. Это всё же крайняя мера. Помните: карантин и дистанционная работа непременно скажутся на уровне вашей выручки, поэтому соотносите и просчитывайте риски.

Однако если решение о карантине принято и вы решили вывести сотрудников на режим хоум-офис, нужно действовать максимально грамотно, рационально и даже экономно. Это та самая ситуация, когда все ресурсы должны быть сосредоточены исключительно на рабочем процессе: не до жиру, быть бы живу.

Не оставляйте людей

Это важно. Сотрудник, который работал в офисе, с трудом переходит на удалённую работу, причём чаще всего случаются две крайности: 1) сотрудник впадает в отчаянный трудоголизм и работает всё время, которое не спит; 2) сотруднику сносит крышу от свободы и он активно погружается в домашние задачи, пуская работу по боку и лишь оставаясь на связи в чатах. Но обычно вне этих крайностей у человека в первые дни хоум-офиса наступает растерянность, усталость, угнетённое настроение и даже депрессия. Потому что изменилась привычная среда, изменился уровень общения, ушла привычная рутина. Наступило изолированное одиночество или бой за право работать внутри оруще-упрекающей орды.

Поэтому будьте все вместе, общайтесь в неформальном чате, начните новый необычный рабочий период с наиболее простых, «разгонных» задач, будьте на связи через привычные для вашей компании каналы: от чат-рума по телефону до скайпа или корпоративного мессенджера. Должно присутствовать ощущение единения коллектива и максимально рабочей обстановки.

Если вы почувствуете, что ваш коллега или подчинённый начал выпадать из рабочей реальности, поговорите с ним один-на-один, узнайте причину и помогите решить возникшую проблему. Нужно понимать, что работа должна продолжаться.

Увы, карантин кое-что расставит по своим местам и без работы будут просиживать «эффективные менеджеры и гроу-хакеры», которые проводили дни за совещаниями и микро-митингами. Вы сразу увидите лояльных и нелояльных сотрудников, сможете оценить, как устроен коллектив и психологию внутри него. Но это не значит, что нужно увольнять таких сотрудников! Дайте им шанс: нагрузите новой объёмной задачей, поручите координацию работы и обеспечение коммуникации и т.д. Все разборки оставьте на офисный период.

Соблюдайте трудовое законодательство. Если вы решили, что ваша компания именно продолжает работать и делает это в обычном режиме, если это возможно, не урезайте заработную плату, не откладывайте выплаты, не сокращайте день. Ничто не замотивирует грустненьких сотрудников на карантине так, как вовремя упавшая на карту заработная плата. Но если вы приняли решение о сокращении рабочего дня и о снижении заработной платы на это время, делайте это в соотвествии с нормами права. Вот хорошая инструкция для тех, кто хочет перевести сотрудников на удалёнку строго по закону.

Если необходимо, помогите сотрудникам перевезти домой необходимую для работы технику (из офиса!), прокиньте VPN, настройте телефонию. Ни в коем случае не ставьте на рабочие и тем более собственные ПК сотрудников системы трекинга рабочего времени, слежения, разные там кейлоггеры и прочую разрекламированную чушь. Доверие и уважение — вот две вещи, которые заставят работать на вас любого удалённого сотрудника даже на Луне. А если нет доверия, то и на ваши тайм-трекеры плевать. Как говорится, волк и считанных овец крадёт. Сохраните лишь те инструменты контроля, которые были в вашей компании на момент решения о дистанционной работе.

Позаботьтесь о безопасности данных

Любая удалёнка — удар по безопасности, потому что вы практически не контролируете сотрудников и сетевые подключения. Полбеды, если рабочее время уйдёт на сериальчики или домашние дела — хуже, если коммерческая информация будет активно передаваться под покровом ночи коронавируса. Поэтому соблюдайте несколько правил.

Логируйте всё, что можно логировать на уровне ПО или обращения к центральному серверу.
Закройте доступы к критически важной информации на время карантина.
Если есть небезопасные бизнес-процессы, которые можно временно игнорировать, откажитесь от них.
Если вы не уверены в надёжности каких-то сотрудников или были прецеденты, перепоручите им другие задачи, которые не требуют каких-то особых нюансов настройки безопасности.
Настройте двухфакторную аутентификацию для всех используемых в работе внешних и внутренних сервисов, включая корпоративную почту и мессенджеры.
Если у вас хороший системный администратор, пусть настроит VPN — так и работать будет несколько удобнее, и контроль за движением данных будет прозрачнее.

Главное, не допустите проблем в коллективе и конфликтов, чтобы не было обиженных и бесконтрольных увольнений с уводом важной коммерческой информации.

Работайте в привычном режиме — по возможности

Не нужно в корне менять процедуры взаимодействия, привычные каналы общения, даже обеденный перерыв. Пусть всё будет, как было в офисе, карантин не время для инноваций. Однако не забудьте, что у сотрудников освободится больше времени из того, что тратилось на болтовню, кофе и т.д. Не требуйте от них плотной работы, а сделайте сюрприз — например, оформите подписку на учебные курсы по профилям подразделений или подарите электронные книги, которые будет необходимо законспектировать и после выхода в офис рассказать коллегам.

Так вы убьёте сразу трёх зайцев: увеличите вовлечённость, прокачаете каждого сотрудника и сразу получите инструмент для эффективного возвращения в офис, которое начнётся с обсуждения полезных тем и мини-образовательного сета.

Однако ни к чему не принуждайте: если кто-то из сотрудников в личном порядке попросит у вас час-полтора на личные вопросы (например, общение с детьми), не отказывайте. Один фиг никто в офисе тотально 8 часов не работает :-)

Работайте над задачами, на которые не хватало времени

В компании всегда есть задачи, на которые чего-то не хватало. Например, формирование системы продаж, пересмотр бизнес-процессов, да хоть тестирование нового стека технологий для проекта! Поскольку в карантине вы всё равно откажетесь от части рабочей рутины, посвятите время этим «тяготеющим» задачам, разделив их между сотрудниками или парами сотрудников, которые смогут проще всего между собой общаться.

Попросите сотрудников предложить решения по задачам и расшарить их, например, в Google Docs, где каждый сможет внести правки или комментарии. В итоге вы получите пачку новых проектов, которые можно использовать в дальнейшей работе.

Важно: работайте над такими задачами в режиме мозгового штурма. То есть новые предложения не должны обсуждаться, критиковаться и тем более отрицаться, они должны просто дополняться предложениями. Все обсуждения и горячие дебаты последуют в оперативной и рабочей обстановке офиса.

Автоматизировать ли бизнес?

В определённой мере, сейчас даже хорошее время для автоматизации — потому что на фоне спада рутины у вас и ваших сотрудников будет больше времени на освоение нового ПО, обучение и наполнение данными. Этот тезис подтверждает многолетний опыт: наша десктопная RegionSoft CRM отлично показала себя в работе распределённых команд (тем более если говорить о тикет-системе ZEDLine Support, облако есть облако).

Если команда будет работать из дома, ничто не мешает обучению и внедрению CRM или иного ПО. Можно посмотреть онлайн-презентации вендора, пообщаться с ним, принять решение о покупке, установить необходимое ПО и провести централизованное онлайн-обучение с помощью инструментов конференц-связи.
Однако помните, что первое время работы в новой обстановке и тем более из дома обычные задачи кажутся более ощутимыми по нагрузке, поскольку нужно параллельно разобраться с техникой, обустройством рабочего места, унять домашних (которые тоже на карантине). Лишняя работа по освоению новой CRM-системы — нагрузка, поэтому не форсируйте события, позвольте сотрудникам разобраться в комфортном режиме.
Не ведитесь на рекламу бесплатных решений и на огромные скидки. Скоропалительно выбранная бесплатная система (сейчас есть на рынке горячие предложения) обойдётся вам дороже чуть позже: вы уже внесёте в неё данные и вам будет лень переходить на другую, придётся платить (вам будет мало обрезанного набора функций); через год условия использования могут измениться и т.д.
Если у персонала не будет достаточной мотивации, у вас не будет никакого процесса внедрения — просто начнёте ковыряться в новом интерфейсе для галочки и вскоре забросите, поскольку на данном этапе важны именно основные, привычные бизнес-процессы. Поэтому объясните сотрудникам, что новый софт — это не вынужденная мера, а важный задел для будущей работы.
Не пугайтесь страшилок рекламщиков! С вашей командой ничего не произошло, просто столы стоят не в соседних кабинетах, а в соседних домах или на соседних улицах. Как работали, так и работайте, но при этом не стоит останавливаться в развитии. Наоборот, отладьте бизнес-процессы, освойте автоматизацию и обойдите конкурентов как стоячих.

Именно сейчас отличное время для двух вещей — выбора будущего средства автоматизации и пересмотра бизнес-процессов для отличного внедрения. Выберите несколько CRM, ERP, саппорт-систем и т.д., неспешно свяжитесь с вендорами (у которых тоже упадёт нагрузка и они будут гораздо подробнее в общении) и начните совместно с сотрудниками тестировать демо-версии и обсуждать варианты.

Вместе с этим поручите каждому подробно описать все бизнес-процессы, в которых он участвует и честно указать слабые и сильные места в процессе. Затем соберите все эти данные и передайте опытному и погружённому в бизнес сотруднику для сведения процессов в единое целое. Когда у вас появится карта процессов, вы сможете приступить к их оптимизации и пересмотру. В итоге, выйдя с карантина, вы сможете внедрять нужное вам ПО по сформированным требованиям и не тратить на этот процесс время. Это будет отличный старт нового «нового» рабочего года, если вы решились на дистанционную занятость сотрудников.

В этих задачах есть важный плюс: сотрудники не расхолаживаются и находятся в состоянии отвественного решения новой проблемы.

Не делайте глупости

Не отправляйте тотально всех в административный отпуск — так вы потеряете часть сотрудников (уже появились те, кто сейчас активно собирает таких бедолаг к себе в компании). Если совсем туго, просто край — сократите рабочий день и пропорционально заработную плату, но пообещайте компенсацию после начала интенсивной работы.
Не увольняйте сотрудников — вы уже потратили кучу денег на их привлечение, адаптацию и развитие, новые обойдутся гораздо дороже.
Не арендуйте на время эпидемии корпус или этаж санатория для изоляции всей компании — во-первых, у всех есть семьи, во-вторых, в вашу уютную изоляцию инфекция может прийти с сотрудниками учреждения.
Не сваливайте массово в безопасную страну. Сейчас даже безопасные страны весьма условно безопасны: сегодня эпидемии нет, а завтра границы на замке. Кроме того, лечение за границей обойдётся таким инициативным ребятам весьма нехило.
Не требуйте от сотрудников поминутные отчёты и прочие истории про контроль рабочего времени. Опытный руководитель всё поймёт по результату.
Не бросайте офис: законсервируйте его по всем правилам, отключите холодильники, перекройте краны, проверьте состояние серверов и, если нужно, обеспечьте респиратором, дезинфицирующими средствами и такси или бензином дежурных по офису, системного администратора.
Не кидайте клиентов по причине форс-мажора: сохраняйте статус надёжной компании и отличного партнёра. Если есть реальные сложности, разъясните их и предложите последующую разумную компенсацию.
Не унывайте!

У всего в этом мире есть начало и есть конец. Буквально недавно мы встречали новый год и надеялись на лучшее, а в начале января смотрели на мир, который, казалось, вот-вот развяжет третью мировую. Кто-то сейчас об этом помнит? Нет. Также будет и с эпидемией — рано или поздно она стихнет или сойдёт на нет, ещё раньше мы все вернёмся в свои офисы, которые по-прежнему будут безопасными и уютными. В любой экстремальной ситуации важно оставаться людьми, сохранять человеческое достоинство, поддерживать друг друга. Вирус пройдёт, а люди останутся. И пусть всё будет по-прежнему и даже лучше.

И… будьте здоровы!