Легкий способ автоматизировать бизнес-процессы, о котором не знает Аллен Карр
Кроме шуток, речь пойдет о том, как автоматизировать бизнес-процессы минимальным набором инструментов. Будет интересно тем, кто сталкивался с автоматизацией, внедрял ее в своей компании или знаком с темой со стороны разработчиков. А нам будет полезна ваша критика, потому что как раз сейчас мы в поиске оптимального способа реализовать эту концепцию. Также ищем веб и мобайл разработчиков, об этом подробнее в конце.
Самый популярный способ автоматизировать бизнес-процессы
Обычно бизнес-процессы представляют вот такими схемами в стиле BPMN:
BPMN схема из ВикипедииБольшинство процессов состоят из одних и тех же действий:
загрузка документа (или заполнение по готовой форме)
проход документа по цепочке сотрудников (которые либо вносят в него какую-то информацию, либо согласуют, либо просто уведомляются)
условия (определяют дальнейший ход процесса)
и т. д.
Поэтому, сделав несколько проектов по автоматизации, у разработчиков появляется желание автоматизировать саму работу по автоматизации — создать конструктор бизнес-процессов, в котором заказчик сам сможет нарисовать схему своего бизнес процесса и получить готовую программу, в которой этот процесс можно организовать. И так как большинство задач формулируется на языке BPMN, часто создание конструктора начинается с редактора BPMN схем. Для этого уже есть готовые движки, позволяющие не только рисовать схемы, но и конвертировать их в код и запускать его, вызывая нужные процедуры в порядке, описанном в схеме.
Редакторы BPMN (и похожих на BPMN) схем реализованы во многих продуктах. Например: Тезис, ELMA, Bitrix. И это неплохой подход, который не хочется даже критиковать, но раз уж будем рассматривать альтернативы, нужно обозначить его недостатки:
Рисовать схемы надо уметь. Просто рисовать схемы для людей и рисовать схемы, которые автоматом превращаются в ПО — не одно и то же. Заказчику для этого нужен компетентный специалист.
Схема описывает логику работы, но не описывает интерфейсы. Как это будет выглядеть глазами пользователя? Обычно для этого используют заранее подготовленные интерфейсы для разных видов задач (один — для загрузки документов, другой — для согласования, третий — для уведомления пользователей).
Схема описывает процесс, но не описывает содержимое документов. Для них нужен еще один редактор — конструктор форм. Причем само содержимое документов может влиять и на ход процесса (например, документ «Заявка на оплату» содержит поле «Сумма», заявки с маленькой суммой согласует менеджер, а большие обязательно проходят через финдиректора).
В итоге, порог вхождения оказывается настолько высоким, что многие процессы проще организовать пересылкой документов по электронной почте. Ну и ведя реестр в экселе «для порядку». Это не критика самой BPMN нотации. Часто без нее просто не обойтись. Вопрос вообще не в нотации, а в предлагаемом заказчику продукте. Кажется, для многих задач можно обойтись более простыми инструментами.
Альтернативный подход
Проблематика понятна, что же мы предлагаем?
Идея звучит так: почти любой бизнес-процесс можно организовать с помощью пары настраиваемых интерфейсов: таблицы и формы документа.
А выглядит так:
Рассмотрим на примере простого процесса согласования:
менеджер проекта может подать заявку на расходы (надо ему купить что-то для проекта)
заявку должен согласовать начальник отдела
затем одобрить финансовый директор
затем бухгалтер отправляет оплату в банк
и после того, как контрагент подтверждает оплату, менеджер закрывает вопрос
Таких заявок может быть много. И вот заказчик кое-как описал бизнес-процесс и попросил нас автоматизировать работу. Что ж, приступим. Начнем с формы документа, которую можно наполнять компонентами (которые, в свою очередь, тоже имеют возможность настройки).
Заказчик нам говорит, что заявка на оплату это такая штука, у которой есть название, описание и сумма. С его слов будем наполнять нашу форму компонентами:
Основной компонент для организации работы здесь — Статусы. По сути это выпадающий список, с настройками «кто из какого и в какой статус может перевести». Смотря на бизнес процесс, понимаем, что заявка проходит несколько этапов:
открыто
согласовано начальником отдела
согласовано финдиректором
оплачено
закрыто
Причем каждый сотрудник может перевести заявку только в определенные статусы, это указано в настройках правил Статусов.
В каком то смысле, в компоненте статусы мы описали бизнес-процесс. После формы создания заявки столбцы таблицы подстраивается под тот же набор компонентов, и можно начинать работать. То есть, создавая заявку, мы описали и таблицу. Теперь по настроенной форме можем создавать заявки и заполнять значениями.
Итак, менеджер создал заявку, и она попала в таблицу, которую пока все видят одинаково. Начальник отдела видит заявку в статусе Открыто, открывает ее, при необходимости может написать что-то в комментариях и переводит в статус «Согласовано начальником отдела». На заявки с таким статусом обращает внимание Финдиректор, открывает и переводит в статус «Согласовано финдиректором». Ну и аналогично бухгалтер переводит в статус «Оплачено», и в конце концов менеджер в «Закрыто». Все изменения и комментарии сохраняются в истории. Вот так это выглядит на разных этапах работы:
Когда заявок станет слишком много, простота обернется хаосом. Тут-то и понадобятся возможности настройки таблицы под каждого участника. Для этого можно использовать стандартные возможности фильтрации, сортировки и группировки. И если фильтрация и сортировка всем и так знакома хотя бы по икселю, то автоматическую группировку можно описать так: она объединяет строки с одинаковыми значениями по определенному столбцу и может быть многоуровневой. Ниже на картинках варианты настройки для разных участников.
Менеджеру проекта интересно видеть только свои заявки — фильтруем по столбцу Инициатор и группируем по Статусу. Тогда создаваемые им заявки будут попадать в группу Открыто, и в процессе работы он будет наблюдать, как они перемещаются в группу Согласовано начальником отдела, затем в Согласовано финдиректором и так далее:
Директору интересна общая картина, какие заявки в каком статусе и в каком отделе — делаем двухуровневую группировку по Начальнику отдела и Статусу:
Бухгалтеру вообще ничего не интересно, он просто хочет видеть какие заявки надо оплатить. Фильтруем только статус «Согласовано финдиректором»:
Так выглядит общая логика организации согласований. Дальнейшее развитие во многом будет заключаться в создании компонентов. Например, только что мы сделали статусы с помощью выпадающего списка, потому что у нас был известен последовательный порядок перевода статусов. Для параллельного согласования можно сделать чекбоксы, а интерфейс бухгалтера настроить фильтрами так, чтобы в него попадали только заявки с двумя отмеченными чекбоксами.
Если понадобится создать бумажный эквивалент заявки, можем сделать компонент, заполняющий вордовский шаблон. Например, вот так: у нас в карточке уже есть названия полей, можем указать их в шаблоне, так чтобы, когда пользователь нажмет кнопку, скрипт сделает автозамену по каждому полю и сформированная версия документа прикрепится к карточке.
В общем, если бы Ален Карр знал об этом методе, то написал бы о нем книгу, которая, наверняка, стала бы бестселлером)
Осталось еще рассказать про ссылки пару моментов. Первое — у каждого документа в таблице есть свой URL, который можно отправить коллегам, например, в мессенджер или мейл. Кроме того, в карточке одни документы могут содержать ссылки на другие, обеспечивая связи между ними. Связанные документы тоже можно выводить в отдельный столбец таблицы и использовать их для организации работы, но не буду углубляться в примеры, чтобы пока не отвлекаться от основной идеи.
Лирическое отступление. Когда не было икселя и компьютеров, чтобы организовать согласование, придумывали форму документа (акта, обходного листа), в котором содержалась логика процесса (инициатор, сроки, список и порядок согласующих, текущее состояние, визы и комментарии). Это очень простой способ, который можно улучшить современными технологиями.
Что дальше
Конечно, в процессе работы изначальная простота обрастет справочниками, отчетами, ролями, но все это должно уложиться в общую логику. Возможности работы с информацией в таблицах знакомы многим пользователям, а группировка может также заменить раскладывание документов по папкам, давая, при этом, возможность более гибко настроить структуру.
И да, все эти решения не новы, наверняка многие увидели знакомые приемы из CRMок и таск-трекеров (Jira, Redmine), чем-то это похоже и на Airtable, Notion, Planfix, и даже на Unity 3D (там тоже каждый игровой объект является набором компонентов, которые определяют его поведение). Но в приложениях, автоматизирующих процессы промышленных компаний, примеров не много.
Сейчас у нас в разработке несколько IT-продуктов (стек: Java, MongoDB, React) и мы в поиске разработчиков. Если вы знаете таких спецов, поделитесь с ними ссылкой. Если есть идеи, как это лучше реализовать, поделитесь мыслями. Если же видите слабые места этого подхода, я (тот, кто продвигает идею в нашей компании) открыт к критике и обсуждениям. Для связи — комменты и телега @planer484.
