Легализация удаленки на зарубежную компанию без бухгалтера. Step by step guide 2021
Преимущества удаленной работы на зарубежного заказчика с получением выплат в валюте очевидны, но после заветного офера встает вопрос об оформлении. Многим зарубежным компаниям, не имеющим представительства в России, не выгодно оформлять сотрудника, находящегося в другой стране, в штат из-за дополнительного налогообложения, юридических сложностей и проч. Гораздо выгоднее (причем для обеих сторон) взаимодействовать с заказчиком как ИП (индивидуальный предприниматель). Ниже я на своем примере опишу все шаги от открытия ИП до вывода средств на счет физического лица, не переключайтесь.
Шаг 0. Выбор налогового режима
Мне поступило предложение об удаленной работе в стране Евросоюза по оказанию услуг проектирования и сопровождения компьютерных систем. Для легализации наших отношений мой выбор пал на ИП на УСН с налогом на доход 6%. Почему именно так и какие есть альтернативы? Разбираем по пунктам:
ИП. В некоторых регионах России действует такой налоговый режим как самозанятость. У него очень много преимуществ, основным из них является неимоверная простота в отчислении налогов. Но есть и существенный недостаток: ограничения на доходы. В год самозанятый должен получать не более 2,4 млн рублей, то есть при пересчете на «зарплату» — не более 200 тыс. рублей до вычета налогов в месяц. Мне это не подходило, так что было принято решение оформлять ИП.
УСН, упрощенная система налогообложения. Также имеет ограничение на доходы, но уже до ~200 млн рублей, что мне уже более чем подходило. Если больше — это совсем другой масштаб и ООО. Почему не ПСН (патентная система налогообложения) — обсудим в конце.
Налог на доход с фиксированной стандартной ставкой 6%. Есть еще налог на «доход минус расход», но это подходит для другого типа бизнеса, где, например, есть закупка сырья, аренда помещения и проч. Конечно, можно сказать, что плата за интернет и новый ноутбук — ваши расходы, но с налогом на доход IT-удаленщику гораздо проще жить.
С ИП на УСП на доход нужно платить, собственно, 6% налога на доход, а также фиксированные страховые взносы за обязательное пенсионное страхование (~ 32 тыс. рублей в год) и за обязательное медицинское страхование (~ 8 тыс. рублей в год) за себя (т.к. наемных сотрудников у нашего ИП нет). Примечательно, что из суммы налога на доход вычитается сумма уплаченных фиксированных взносов. Также если доход в год составил более 300 тыс. рублей (а в нашем сценарии он составит, иначе зачем ИП?), то нужно заплатить 1% с разницы между фактическим годовым доходом и этими 300 тыс. лимита.
Из отчетных документов от ИП на УСН потребуется только подать декларацию в налоговую раз в год, до 30 апреля года, следующего за расчетным. То есть за 2021 нужно подать до 30 апреля 2022.
Итак, выбор сделан. Переходим к следующему шагу.
Шаг 1. Регистрация ИП
Возможно, еще 5–7 лет назад данная процедура представляла собой утомительный поход в налоговою, но сейчас, благо, открыть ИП можно не выходя из дома.
Рекомендую сразу определиться с банком, в котором вы откроете ваш расчетный счет, и через этот банк и регистрировать ИП. На что обращать внимание при выборе банка интуитивно понятно: это стоимость тарифа, степень цифровизации (стабильные приложения, широкая онлайн функциональность и т.д.) и общий уровень адекватности (пусть каждый под этим поймет что-то свое). Мой банк также предлагал бесплатную онлайн бухгалтерию: в приложении автоматически формируются счета на оплату взносов, налога, есть экспорт готовой декларации. Очень удобно.
После выбора банка на официальном сайте находим опцию по регистрации ИП и подаем заявление онлайн. Я не знаю, как проходит процедура в каждом конкретном банке, но общая суть у них, думаю, одинаковая и выглядит примерно так:
Выбор налогового режима. У нас это ИП на УСН на доходы.
Выбор вида экономической деятельности. Речь о так называемых ОКВЭД. Для нас с вами подходят ОКВЭД 62-ой серии. Нужно выбрать один основной вид деятельности (для меня это был 62.02.20.110 «Услуги по планированию и проектированию компьютерных систем») и любое количество дополнительных. Так как названия деятельностей очень обобщенные, дополнительных может быть действительно много (у меня вышло около 15). Включайте сразу все виды деятельности, которыми теоретически можете заниматься в дальнейшем, даже если это не IT. Например, если в планах в свободное время делать ноготочки, этот вид деятельности тоже нужно включить, потому что с ОКВЭД только 62-ой серии легально ваш ИП не может оказывать такие услуги.
Выбор тарифа.
Ввод реквизитов физического лица (паспорт, ИНН).
Онлайн подача документов в ФНС. Мой банк для этого сгенерировал для меня одноразовую электронную подпись, сотрудник удостоверяющего центра приехал на дом для проверки документов.
Подтверждение регистрации ИП от налоговой. Приходит на электронную почту.
Наш ИП готов. После регистрации приезжает сотрудник банка для открытия расчетного счета. Именно в это время ваш телефон начнут атаковать звонками и сообщениями все возможные банки с предложением открыть счет именно у них. Примечательно, что после открытия счета звонки не заканчиваются. В общем, если вы еще не установили антиспам на звонки, то сейчас самое время.
Шаг 2. Валютный контроль
Если бы наши заказчики были бы зарегистрированы в России, на предыдущем шаге можно было бы закончить: платить налоги, подавать декларацию, выводить средства со счета в любой момент. Но в нашу с вами реальность врывается валютный контроль.
Валютный контроль — процедура контроля соблюдения валютного законодательства. Ответственность за проведение процедуры несет банк, в котором зарегистрирован ваш расчетный счет. В каждом банке свои особенности, и я рекомендую проконсультироваться с ним по порядку взаимодействия. Обычно у банков выделенный номер телефона для вопросов по валютному контролю.
Для постановки на валютный контроль необходимо зарегистрировать договор, по которому вы поставляете (экспортируете) услуги. Учитывается вся сумма договора, а не разовая выплата. То есть если в контакте указана ежемесячная выплата в размере 100 тыс. рублей, а срок договора составляет 12 месяцев, то общая сумма договора составит 1,2 млн. рублей. Регистрировать нужно все договоры, стоимость которых превышает 200 тыс. рублей. Если сумма контракта более 6 млн. рублей по экспорту (а у нас экспорт услуг), то помимо регистрации банк должен поставить договор на учет. Я опишу сценарий, когда общая сумма не превышает 6 млн. рублей.
Для начала договор должен быть составлен и подписан сторонами. Есть базовые пункты, которые должны быть в любом типовом договоре:
номер и дата;
полные наименования и реквизиты сторон (заказчика и вашего ИП);
предмет контракта (перечень оказываемых вами услуг, должен в общем совпадать с выбранными ОКВЭД);
сумма и валюта;
условия расчета (периодичность, срок выплаты);
сроки исполнения обязательностей;
ответственность сторон;
форс-мажор;
порядок урегулирования споров;
ответственность за оплату банковских комиссий.
Скорее всего, договор сотрудничества компании-заказчика уже содержит все эти пункты. Но как всегда есть нюансы, и по моей просьбе заказчик внес изменения в стандартную форму. Вот список рекомендаций к договору, которые помогут зарегистрировать контракт в валютном контроле с первого раза:
Договор должен быть продублирован на русском языке. Не все банки просят это сейчас, но лучше перестраховаться. В идеале разделить лист вдоль на две части и переводить по абзацам.
В шапке или тексте документа написать, что договор составлен на той территории, где зарегистрирован ваш ИП (г. Москва/Иркутская обл. и т.д., без конкретизации улицы и дома).
Указать, каким способом реализован электронный документооборот между сторонами. Если это электронная почта, то указать домен.
Указать, как будет подписываться сам договор (олдовым методом сканирования или при помощи определенной утилиты/сервиса).
Прописать, что фактом приемки заказчиком оказанных услуг является оплата этих самых услуг. Это избавит от необходимости составления акта оказанных услуг за каждый расчетный период, особенно учитывая, что за рубежом этот документ не очень популярен.
К описанию состава работ можно добавить каналы связи, по которым конкретизируются задачи (почта в домене examle.com, месенджеры).
Подписанный документ нужно направить в обслуживающий банк не позднее 15-ти дней со дня заключения. Уточните у поддержки, как это сделать онлайн, так как не все банки перешли на user-friendly бизнес интерфейс. На мой взгляд, интерфейсы Azure и AWS гораздо более очевидны, чем банковские приложения валютного контроля.
Отправленный договор обычно регистрируется в течение нескольких рабочих дней. После регистрации вы сможете получать и выводить средства, отправленные заказчиком. Но не сразу.
Шаг 3. Вывод средств
Для получения средств от заказчика вам потребуется валютный счет. Обычно его можно открыть в банковском приложении без дополнительных проблем. Выберите валюту, в которой заказчик будет с вами расчитываться. Одновременно с открытием валютного счета должен открыться т.н. транзитный счет в той же валюте (если нет — свяжитесь с обслуживающим банком). Именно реквизиты транзитного счета нужно передать заказчику, на них должны приходить отчисления.
Когда средства попадают на ваш транзитный счет, они находятся в состоянии заморозки. Чтобы вывести их на расчетный валютный счет, в течение 15-ти дней после поступления нужно:
Создать распоряжение о переводе средств. Обычно оно включает сумму и привязку к зарегистрированному договору.
Прикрепить счет-фактуру или инфойс. В инвойсе указываются реквизиты сторон, перечень выполненных работ и сумма для оплаты. Шаблон инвойса можно найти на просторе интернетов или попросить у заказчика, иногда компании для внутренней отчетности составляют такие инвойсы.
Иногда эти два действия объединены в одно. Как и всегда, о порядке нажатия кнопок в веб-интерфейсе лучше уточнить в банке.
Обычно процедура вывода средств с транзитного счета занимает не более пары часов. После этого лично я предпочитаю переводить средства на валютный счет своего физического лица, где есть % на остаток и карта с кэш-беком. Наличие комиссии за переводы регулируется тарифом счета ИП.
Итого
ИП на УСН вполне можно зарегистрировать и сопровождать самостоятельно. Сейчас банки предлагают бухгалтерию как бесплатную фичу к расчетному счету. Счета на оплату взносов и налогов формируются автоматически раз в квартал, достаточно просто нажать «Оплатить». Таким образом вы не зависите от бухгалтера и полностью самостоятельны в обслуживании своего юридического лица.
ИП на УСН раз в год подает налоговую декларацию. Можно сделать это онлайн на сайте ФНС, потребуется квалифицированная электронная подпись.
ИП на УСН нужно вести книгу учета доходов и расходов, куда просто заносятся выплаты от заказчиков и платежи по взносам. В конце года книгу нужно распечатать, сброшюровать и подписать в конце. Шаблон книги в сети в открытом доступе. Высылать книгу никуда не нужно, если налоговая не запросит.
Существует также патентный налоговый режим. Вы оплачиваете патент на определенный вид деятельности на фиксированный срок вне зависимости от суммы вашего дохода. Скорее всего, это будет выгоднее, чем УСН (ссылка на калькулятор ФНС), но, разумеется, есть нюанс. Патент выдается на определенный вид деятельности, и их гораздо меньше, чем ОКВЭД. На данный момент мне не подошел ни один из существующих, но если вы разработчик, то вам идеально подойдет «разработка компьютерного программного обеспечения, в том числе системного программного обеспечения, приложений программного обеспечения, баз данных, web-страниц, включая их адаптацию и модификацию».
Однако если вы выберете патент, ИП на УСН вам все равно потребуется, потому что нельзя открыть ИП сразу на патенте. Сначала нужно зарегистрировать УСН, а потом приобретать патент. При этом декларацию по УСН подавать также нужно, но при использовании патента она будет нулевая.
В гайде я описала все кейсы, с которыми мне пришлось столкнуться от момента получения офера до заветного перечисления средств на счет. Надеюсь, было полезно, пишите вопросы/дополнения в комментариях. Всем легкой регистрации и быстрого валютного контроля!
