Корпоративный софт на вырост30.03.2016 14:48

При создании компании каждый счёт кажется вызовом судьбы — руководитель изыскивает максимум возможностей оптимизировать затраты. Неизвестно, что будет дальше, и какая подушка безопасности понадобится. С другой стороны, компанию нужно обеспечить сотрудниками, сотрудников — рабочими местами, рабочие столы оснастить компьютерами, компьютеры… И вот тут начинается экономия на софте: от почтовых клиентов и офисных приложений до антивирусов. О CRM, ERP и учётных системах и речь, как правило, не идёт. А напрасно.

Как и любая кибернетическая система, организация проживает несколько этапов: становление, рост и развитие, окончание деятельности. И ключевая цель компании — как можно дальше оттянуть последний этап. Для этого существует много способов: перепрофилирование, адаптация, разработка комплементарных товаров и услуг и проч. Однако в современных условиях развития прогресса и высокой скорости изменений важную роль играет формирование грамотной ИТ-инфраструктуры, которая позволяет управлять ресурсами с высоким КПД и сохраняет время для маневра на рынке в случае необходимости.

Давайте рассмотрим жизненные этапы организации и попробуем определить основные требования к программному обеспечению на каждом этапе.

Три века компании

1. Становление

Очевидно, что это ответственный и серьёзный этап: нужно наладить бизнес-процессы, сформировать жизненный цикл продукции, набрать персонал, разработать первые прототипы и провести первые продажи. На этом этапе выстраивается вся стратегия, которая во многом определит как минимум первоначальную зону роста. Именно на этом этапе компании сталкиваются с правовыми и экономическими проблемами, ищут пути обхода трудностей и выстраивают отношения с рынком.

А что происходит с программным обеспечением? Увы, на начальном этапе формирования компании (если это не IT-бизнес и не производство) учётным системам, CRM и системам контроля уделяется минимум внимания. Проще говоря, они игнорируются. Владельцы бизнеса опасаются инвестиций в корпоративное ПО, им трудно спрогнозировать дальнейшее развитие и окупаемость. А между тем, это этап, на котором критически важно начать формировать инфраструктуру. Чем раньше компания научится собирать и анализировать информацию, технологично управлять персоналом и выстраивать реальные бизнес-процессы, вести электронный документооборот, тем проще ей будет развиваться и адаптироваться ко всем изменениям конкурентной среды.

Создаются первые бизнес-процессы и, в случае отсутствия формализации и автоматизации, они рано или поздно разрастутся и превратятся в неконтролируемый бардак. В то же время можно арендовать простую облачную систему и выстраивать бизнес-процессы внутри неё. В результате у вас будет изначально решена проблема ответственности и рутинной работы.
Формируется и накапливается клиентская база. Ошибочно полагать, что данные из блокнотов и многочисленных файлов потом можно легко перенести в CRM/xRM — на момент принятия решения о внедрении вы потеряете значительную часть информации. Привычка заносить контакты и взаимодействия в CRM не только упорядочит работу с клиентами, защитит клиентскую базу, но и поможет формировать аналитические отчёты по основной деятельности и продажам.
Бухгалтерский учёт начинается едва ли не раньше создания компании — и он тоже нуждается в автоматизации. Можно выбрать классический вариант, 1С и интегрировать с ним остальной софт, благо, способов надёжной интеграции становится всё больше, а можно подобрать систему бухгалтерского учёта другого вендора. Например, мы в Рули24 реализовали модуль бухгалтерского учёта с возможностью учета материальных и денежных средств, учета расчетов с поставщиками и покупателями т.п.
Необходимо управлять персоналом: считать эффективность, организовывать внутрикорпоративное взаимодействие, рассчитывать заработную плату и премии, вести переписку, ставить задачи. Здесь одной учётной системой не обойтись — необходимо дополнительно использовать календари, планировщики и даже элементы геймификации: прогресс выполнения задач, сравнение с другим сотрудниками и т.д. Игнорирование этих процессов в начале может пагубно сказаться на рабочей среде: сотрудники будут стремиться только к материальной мотивации, не ощущая других преимуществ компании.
Буквально с первого, даже с нулевого дня формируются проекты и задачи по ним. Своевременное использование планирования и визуализации с помощью диаграммы Ганта не даст сотрудникам расслабиться — с первого дня начнётся серьёзная работа, которая подвержена контролю.

Мы в Рули24 неоднократно анализировали причины отказа от автоматизации на ранней стадии. И причина тут одна: страх потери вложений в софт. Компания может не выдержать конкуренции, закрыться, изменить форму, сменить собственника, и деньги, потраченные на программное обеспечение, не оправдаются. Отчасти именно поэтому мы разделили систему на модули (от минимального набора для малых команд до масштабных решений для заводов и банков) и предлагаем Рули24 по SaaS — вы не выкупаете лицензии, оплачивая весь проект, а пользуетесь ими столько, сколько вам нужно. При всей критике модели аренды софта в начале деятельности компании и условиях неопределённости она вполне оправданна и экономична.

Теоретическое отступление

Чтобы понять важность автоматизации управления компанией на ранних этапах, давайте рассмотрим несколько схем. Кстати, это реально существующие схемы, отражающие положение дел в соответствующих структурах.

Схема процессов проектной организации

Схема процессов обычной коммерческой организации

Схема процессов производственной организации

Как вы видите, количество процессов сильно зависит от рода деятельности компании у и каждого учреждения будет своя — будь то банк, вуз или рекламное агентство. Соответственно, и потребности в корпоративном программном обеспечении у всех разные — главное, что модули должны охватывать все существующие процессы, без этого автоматизация управления будет не только неполноценной, но и неэффективной.

Но процессами дело не ограничивается — каждая компания проходит несколько этапов развития и эти периоды также обуславливают требования к автоматизации. Каждая организация проходит четыре основных стадии развития: ориентация, разочарование, интеграция, производство. Вместе с компанией развиваются и уровень рабочей зрелости, и стиль управления. И вместе же с ней при переходе с этапа на этап преодолеваются кризисы. Чтобы не сойти с дистанции как компания, так и её менеджмент должны стремиться развиваться по спирали, раз за разом проходя стадии снова, но уже на другом, более высоком уровне компетенции.Так, например, для саморазвивающейся организации необходимо обеспечить разработку и создание новых продуктов на стадии налаженного производства других продуктов. Тогда развитие будет планомерным и поступательным. Чтобы не грузить вас длинными описаниями теории менеджмента и мотивации, предлагаем рассмотреть схему.

Вы спросите, при чём тут CRM, xRM, ERP и вообще корпоративный софт? Дело в том, что хорошее комплексное решение создаётся вендором как раз с учётом всех аспектов и взаимосвязей субъектов и объектов управления. Если управлять информацией, компанией и персоналом отдельно, то никогда не получится собрать метрики, необходимые для своевременной идентификации кризисных и переходных периодов. Точно так же без должной автоматизации возникнут проблемы со сбором требований по новым продуктами и процессам. То есть, избегая автоматизации хотя бы одного-двух аспектов управления, можно сделать неэффективной и бесполезной всю корпоративную информационную систему.

2. Рост

Это этап развития, осознания миссии, завершения формирования стратегии. На этом этапе компания заявляет о себе как активный игрок на рынке, наращивает клиентскую базу, строит долгосрочные планы развития. В это же время формируется организационная культура, закрепляются зоны ответственности, становится устойчивым кадровый состав. Дух команды-семьи, как это ни печально, уходит и сменяется формализацией отношений. Вдохновляющий руководитель становится хорошим (а иногда и плохим) менеджером, теперь на главу компании и топ-менеджмент возложены задачи контроля за качеством продукта и экономическими показателями компании.

Если компания развивается правильно, и весь нужный софт был внедрён на этапе становления, требования к программному обеспечению меняются.

На первый план выходит аналитика: планирование продаж, анализ запасов, управление складом и производством. Количество данных возрастает, появляется потребность в инструменте для их обработки. Нередко именно на этом этапе происходит смена ранее установленных корпоративных информационных систем на более мощные, выбираются эффективные СУБД (например, мы пришли к Oracle), IT-менеджеры приступают к поискам надёжных и безопасных хранилищ данных. Именно на этом этапе к нам чаще всего обращаются клиенты и команда Рули24 готова перевести клиента на отдельную схему базы данных, на отдельную виртуальную машину.
На этом же этапе, после ревизии бизнес-процессов, наступает время функциональной доработки корпоративной системы. Совместно с менеджерами компаний собираются требования, формируется ТЗ и происходит сама доработка и имплементация изменений. Бизнес и xRM становятся одним целым.

На этапе роста бывают случаи, когда компания структурно меняется и это тоже повод вернуться к вендору и пересмотреть свой подход к КИС. Например, было небольшое дизайнерское бюро: файлы, проекты, управление задачами и контактами, бухгалтерский учёт. Заработанный капитал реинвестируется в развитие и вот бюро уже обзаводится типографией (склад и производство) и попутно открывает небольшой магазин с открытками, календарями и прочими полиграфическими услугами. Это тот случай, когда нужно подключать профильные модули (склад, производство, заказы), изменять бизнес-процессы, создавать интеграции с торговым оборудованием.

3. Развилка: зрелость, новый виток развития, упадок, разорение

Рано или поздно настаёт тот этап, на котором приходит расплата за отношение к данным и автоматизации. Это не пафос вендора — это закон рынка. Что бы ни производила компания, какой степени совершенства ни был бы продукт, в случае нежелания диверсификации и неготовности меняться её ожидает либо глубокая стагнация, либо гибель. На наших с вами глазах ушла с рынка легендарная компания Nokia — слишком поздно к ней пришло понимание того, что нужно разворачиваться. Не думаю, что это было следствием плохой работы с данными, тут причины гораздо глубже. Однако вернёмся от участи империй к делам насущным.

Итак, на первом и втором этапах корпоративный софт не был внедрён или использовался формально. В момент зрелости и появления запросов на изменения от рынка наступает потребность в основаниях для принятия решений —, а именно в аналитике. Если данные собирались некорректно, компания остаётся один на один с трудностями, она не знает своего потребителя, свой рынок, бывает даже так, что она не может выстроить динамику продаж и динамику рентабельности. Знания и накопленный опыт здесь решают. Точно так же комплиментарные услуги продукты (допродажи) строятся на анализе информации прошлых периодов.

Что должно быть на третьем этапе, чтобы компания продолжила развиваться по спирали?

Отлаженные бизнес-процессы с напоминаниями, разделением ответственности и сроками выполнения.
Полная система накопления и анализа данных (масштаб зависит от компании, это могут быть OLAP-кубы, аналитические отчёты и фильтры, таблицы и проч.).
Надёжная безотказная ИТ-инфраструктура (приватное облако, выделенный сервер).
Эффективный (а не тотально-деспотический) контроль персонала и контрагентов.

Эти факторы позволят двигаться дальше, отталкиваясь от реального положения дел, которое может быть выражено только цифрами. Именно для надёжного хранения данных и быстрой обработки данных мы в Рули24 используем БД Oracle. Соответственно, работая над интерфейсом, мы заботились не о рюшечках на графиках, а об информативности и простоте интерпретации данных. Задача Рули24: собрать данные о деятельности компании, записать, сохранить и интерпретировать их.

Как расти в «облаках» — кейс длиной в историю Ruli 24

Облачные технологии — передовой инструмент, который широко используется везде: от простых пользовательских приложений до хранения и обработки больших данных. И расти, используя облачные технологии для организации корпоративной информационной системы очень удобно и экономично. Впрочем, о преимуществах чуть ниже. А пока рассмотрим «эволюцию» компании в плане управления xRM-инфраструктурой.
Компания может отдавать управление ИТ-инфраструктурой на аутсорсинг. В этом случае аутсорсер управляет и настраивает рабочие станции, сервера и ЛВС клиента: устанавливает права доступа, создаёт систему резервного копирования (бэкапы), следит за состоянием физического оборудования. Такая политика особенно хороша на начальном этапе развития компании — услуги аутсорсера чаще всего оказываются выгоднее содержания штатной единицы системного администратора.

Компания растёт, накапливаются данные, расширяется штат и теперь задача экономии на обслуживании средств автоматизации сопрягается с проблемой безопасности, надёжности хранения данных и масштабируемости вычислительных мощностей. Эффективнее всего в такой ситуации воспользоваться услугами ЦОД, который выделит сервер и/или виртуальную машину и разместить на ней систему управления организацией, приобретённую (а точнее, арендованную) по модели SaaS. Почему это выгодно?

Отсутствие затрат, связанных с установкой, обновлением и поддержкой работоспособности оборудования и работающего на нём программного обеспечения.
Сокращаются сроки внедрения корпоративной информационной системы, улучшается её масштабируемость (как в случае расширения, так и в случае сокращения компании можно докупить нужное количество лицензий или отказаться от них).
Обновление происходит незаметно для клиентов и не прерывает рабочий процесс.
Поскольку арендованный софт ложится в оперативные расходы, значительно снижаются капитальные расходы на построение центров обработки данных, закупку серверного и сетевого оборудования, аппаратных и программных решений по обеспечению непрерывности и работоспособности. Это особенно важный фактор для крупных предприятий.
За счёт того, что компания фактически не нуждается в администрировании реальной инфраструктуры, сокращаются затраты на менеджмент.
Немаловажную роль играет интерфейс — сотрудникам удобно работать в привычном веб-браузере, обучение работе с системой ускоряется.

Кстати, нередко одним из минусов покупки программного обеспечения по модели SaaS считают «тройные отношения»: вендор, провайдер (ЦОД) и заказчик. Оппоненты утверждают, что иная схема менее надёжна, чем прямые отношения. Мы давно решили эту проблему: в компании Рули24 есть ЦОД, хранилища данных, средства бесперебойного питания, телекоммуникационная структура, системное и прикладное программное обеспечение. Таким образом, мы отвечаем не только за поставляемое нами программное обеспечение, но и за стабильность и отказоустойчивость оборудования.

Берём лучшее или используем мультитул?

Ни для кого не секрет, что для каждого бизнес-процесса в компании найдётся по несколько видов корпоративного софта: от редакторов документов до CRM и ERP. И в каждом виде есть лучшие производители, которые сумели воплотить в системе почти все мечты и реализовать все требования потребителя. Казалось, что проще — собрать всё лучшее, купить лицензии, заинтегрировать…

Со слова «заинтегрировать» начинаются проблемы. Дело в том, что многие вендоры делают всё, чтобы их софт интегрировался в ручном режиме и то не со всем: они не предоставляют платформы, API, SDK, это закрытая разработка. И в Рули24 есть возможности интегрироваться с 1С, телефонией, интернет-магазинами и др. Но ведь мы развиваемся, как и остальные вендоры, самостоятельно. Поэтому при выпуске новых версий программ, нужно будет, вероятно, интегрироваться заново, например с редактором бизнес-процессов. У нас есть свои модули, мы сторонники комплексности. И на то есть причины, выгодные как нам, так и нашим клиентам.

Простота в интеграции. Части одной системы (модули) дополняются легко и без программных проблем.
Экономия. Поставка и поддержка от одного вендора дешевле, чем разрозненные лицензии с коннекторами для интеграции.
Возможность комбинировать модули, добавлять новые при расширении бизнеса и отключать ненужные при сокращении или перепрофилировании компании.
Единство сбора и хранения данных. Когда вся совокупность информации собрана в единой системе, можно строить глубокие аналитические срезы и находить неожиданные закономерности.
Лёгкость освоения — один интерфейс и одну логику понять и запомнить проще.
Эффективная техническая поддержка — вы контактируете с одним вендором, выстраиваются по-настоящему партнёрские отношения.
Ответственность вендора за корректную работу системы и взаимодействие модулей. Кстати, мы в Рули24 пошли дальше и размещаем данные пользователей на своих серверах, то есть обеспечиваем доступность и безотказность как на стороне приложения, так и на стороне сервера.

Прямая речь от нашего генерального директора Александра Нефёдова, который работает в сфере автоматизации и облачных технологий совокупно более 30 лет:

Представьте себе, что вам поручили построить несколько мостов на речке с кисельными берегами. То есть берега плывут. И при этом не обязательно в одном направлении. Не успев построить мост, вам приходится делать что-то, что позволило бы временно зафиксировать берега. Вы скажите, что такого не бывает. Но в информационных системах большинства средних и крупных предприятий это так и есть. Старясь купить или сделать самостоятельно «лучшие ИТ решения» в каждом из направлений деятельности очень часто забывают, что эти решения необходимо между собой сопрягать, интегрировать, строить мостики. При этом каждый из производителей ИТ решений плывет в своем направлении — вот вам и кисельные берега. И новые версии программного обеспечения разрушают построенные когда-то мостики. И мостики нужно строить заново.

Комплексное решение автоматизирует практически все аспекты деятельности компании и ложится в основу формирования ИТ-инфраструктуры. Оно обеспечивает управление главным бизнес-ресурсом — информацией и значительно ускоряет работу каждого сотрудника. В общем, неплохая идея: пока вы работаете, конкуренты возятся с интеграцией и буксуют. Главное — получить это преимущество ещё на старте.