Как оседлать бесконечный поток дел
Нередко руководители, особенно молодые, оказываются завалены делами, большими и маленькими. Один эпик, второй, третий, договориться с другой командой, поговорить с руководителем, зафиксировать последние соглашения, написать текст вакансии, согласовать ставки, согласовать бюджет на обучение, обсудить с Васей блокеры по задаче, что-то часто начала админка 403 отдавать, где-то просадка по метрикам… На это всё накладываются проблемы вне работы.
Вроде бы понятно, что́ нужно сделать — настроить процессы, разгрести дела, чтобы не было этих завалов. Но возникает проблема курицы и яйца: чтобы разобрать завалы, нужно время, а оно всё уходит на решение бесконечных текущих задач.
Многие в этот момент бросаются штудировать тайм-менеджмент. Вот вам Дорофеев с Кови в придачу, вот щепотка GTD, сейчас как раскидаем дела по матрице Эйзенхауэра… Чтобы всем этим управлять, нужен инструмент. Даже не так — нужен подходящий инструмент. А лучше — идеальный. Чтоб воркфлоу был — ух!
Начинается перебор инструментов. 2do, Asana и Trello сменяются Things и Omnifocus, пылятся брошенные списки в Todoist и Any.do, а идеальный вариант всё не находится. Вы просто ждёте, когда бэклог в одном приложении окончательно станет невозможно разобрать, а потом опять переходите в новый таск-трекер, с надеждой, что ВОТ ТЕПЕРЬ-ТО всё будет по-другому.
А может быть, вы даже пробуете комбинировать: одни вещи — в 2do, большие задачи — в Trello, а личные заботы — в Asana. Но дела всё равно не разгребаются!
Почему же эти сервисы не помогают вам? Как снять эту боль? Нужен простой советский…
Что не так с типичными инструментами?
На самом деле с ними всё так. Все тулзы из списка выше классные, и в мире множество людей, которым они подходят. Просто почему-то они не подходят именно вам. Почему?
На это есть ряд причин.
Сложность
Вам может быть слишком легко пользоваться инструментом. Или слишком сложно. И то и другое мешает решать задачи.
Забавно, правда?
Избыточная лёгкость пользования способствует накоплению мусора. Когда между вами и записанным делом нет даже миллисекунды паузы, чтобы задуматься: «А надо ли оно мне вообще?» — ваш бэклог засоряется за считаные недели. В идеале эта избыточная лёгкость должна компенсироваться маниакальной сложностью ревью — когда вы сидите и методично выкидываете весь мусор из своих записей. Мало кого хватает надолго (если вообще хватает). А ещё — это трудная задача.
Избыточная сложность, наоборот, приводит к тому, что вы никогда не запишете своё дело, предпочитая пытаться удержать его в голове. Если перед вашей записью стоит множество барьеров, форм, настроек, вы никогда не заставите себя заносить все дела в эту систему. В некоторых сервисах таск-менеджмента, прежде чем записать задачу, надо подумать много раз:
— В какой проект занести?
— В какой подпроект?
— Какой дедлайн?
— Какая важность?
— Какие теги проставить?
— Есть ли у задачи локация?
— Связано ли она с другими задачами?
— Включить ли напоминания?
От количества решений, которые надо принять, взрывается мозг. Да, они все маленькие, каждое по отдельности не стоит почти ничего, но все вместе они создают непреодолимый барьер для работы.
Джеймс Клир в «Атомных привычках» пишет, что для заведения привычки она должна быть простой, поскольку человеческий мозг запрограммирован делать дела, требующие минимума затрат энергии. А ещё лучше — не делать.
Информационная игла
В современном мире мы постоянно онлайн. FOMO и дофаминовые качельки — основа нашей жизни.
Да, мы тут серьёзные ребята, сконцентрированно работаем свою работу, но вот проблема — телеграм и твиттер находятся в одном коротком альт-табе от нас.
Хуже того, твиттер-то можно закрыть или заблокировать на время работы, а вот в тележеньке плодятся рабочие чаты. Да, конечно, «рабочие вещи обсуждаем в слаке», «у нас асинхронные процессы», но нет-нет, а новый чат в телеге и возникнет. А то и несколько. А потом будут расти как грибы после дождя.
Нет телеги? Ладно. В слаке нас тоже поджидают каналы #memes и #random. Переключился из VS Code что-то погуглить — раз — и подзалип на одном, втором или третьем.
К чему я это всё? То же относится и к работе с типичными инструментами. Они все находятся в онлайн-пространстве, они находятся в наших телефонах. Всплывающие сообщения, соблазн переключиться и поразвлекать свой мозг вместо обдумывания задач приводят к тому, что даже в этот интимный момент мы не можем отключиться и сосредоточиться на том самом несрочном и важном.
Фичи-фичи-фичи-фичи
Отдельная проблема всех этих таск-менеджеров — они вообще-то продукты, которые должны приносить деньги своим разработчикам. Как получать эти деньги? Развивать продукт!
Добавлять всё больше и больше фич, чтобы не отставать от конкурентов и обосновывать пользователям, почему им надо купить именно наш продукт!
Развитие в своих кастомерах нервозности и иллюзии контроля — успешная стратегия, ведь тогда они и дальше будут платить нам деньги, в страхе оказаться неудачником с тонной дел.
Вкинем графиков! Сгорание тасок, среднее время лежания дел в бэклоге, ачивки за прощёлкивание галочек в ваших делах!
Новый туллинг — вот вам геонапоминания, вот мердж сабпроектов, интеграция с goodreads, пять видов разных галочек, откладывание дела на 15 минут или час, интеграция с зумом, и ещё, ещё, ещё фичей! Разве что интеграции с умным унитазом пока нет — очень жду появления.
Чтобы пользователь о нас помнил и не уходил к конкурентам — тонны рассылок с рассказами о продуктивности, ещё 10 новых способов ведения дел, истории успеха. А заодно — пространство, чтобы объяснить пользователю, зачем все эти нововведения ему вообще нужны.
Бедный пользователь оказывается в пучине миллиарда финтифлюшек, которые только отвлекают его от сути. Вместо того чтобы думать о важных делах, он смотрит графики или бесконечно украшает и пересортировывает свой список дел.
Ручка и бумага
В современном мире предложение отказаться от технологий и вернуться на шаг назад зачастую вызывает недоумение, смех или обвинение в луддизме. Да и заставить себя отказаться от очень нужных (нет) фич бывает сложно. Тем не менее я попробую убедить вас в том, что именно это — тот самый выход, который вы искали. Осознанный минимализм для чистоты сознания.
Чем прекрасна бумага? Тем, что она аналоговая. В момент, когда вы открываете дневник, перед вами нет ничего лишнего — ни сообщений от коллег, ни уведомлений о незакрытых задачах, ни-че-го. Только вы и ваши мысли, которые ждут переноса на чистый лист.
Второе важное преимущество аналогового устройства — оно не работает со скоростью мысли! Писать от руки гораздо медленнее, чем печатать. За то же время, за которое вы наберёте целый абзац текста, от руки вы выведете одно-два предложения. И это здорово, потому что это даёт вам возможность подумать, хоть немного замедлиться. Замереть посреди этого бешеного ритма современного мира и просто подумать, не заглушая свои мысли криками разных источников информации.
Третье — вы храните всё там в том виде, в котором нужно вам. Никаких лишних фич, нет необходимости подстраиваться под чужую систему.
И последнее — это место не только для ваших задач! Там могут быть и ваши мысли, и ваши события, удачи и неудачи — и всё это вместе. Просмотр страниц дневника поможет ощутить себя в моменте и понять, куда вы вообще идёте.
А ещё бумажный журнал — он один. Вам правда не надо 10 разных инструментов, чтоб рассортировывать дела по ним. Удобнее держать под рукой всё вместе.
Как писать
Есть множество подходов к ведению личного дневника.
Если что, дневник — это не «мой дорогой дневничок» (хотя свои переживания вы тоже можете туда записывать), это скорее рабочая тетрадь, что-то среднее между ежедневником и тетрадью записей да Винчи. В английском языке есть два слова — journal и diary, в этой статье я говорю о первом. В русском языке слово «журнал» тоже есть, но совсем с другим значением.
Я просмотрел и опробовал довольно много разных подходов и выбрал за основу своего подхода Bullet Journal.
Bullet Journal
Bullet Journal — это методология и одноимённая книга, предложенные Райдером Кэроллом. А ещё — странноватая секта, возникшая вокруг неё. В секту погружаться мы не будем, а вместо этого посмотрим, что нам даёт базовый метод.
В целом метод состоит из нескольких важных пунктов:
Коллекция как базовый строительный блок дневника и правила организации коллекций.
Удобный способ кодирования записей.
Философия вокруг ведения дневника
Сразу отвечу на вопрос, стоит ли читать книгу. Если для вас процесс селф-ревью, ведения дел, отслеживания прогресса в новинку, то да. Если процесс знаком, то читать Bullet Journal я бы не советовал. Хотя в книге и есть важные и классные идеи, она больше чем наполовину состоит из воды и восторженных писем читателей. Если вы обладаете навыком пропускать целые страницы текста, когда замечаете их второстепенность, прочитать можно, займёт это один-два вечера.
Давайте я расскажу вам, как начать писать в дневник, а попутно раскрою все три пункта метода, изложенного в книге.
Начало: нумерация и указатель
Итак, первое, что нужно сделать, — пронумеровать все страницы. Да, прямо все. Да, вручную. Это на самом деле занимает не так много времени, но очень важно для дальнейшей работы.
На первом развороте мы гордо напишем «Содержание» и будем туда вписывать свои коллекции, выглядеть это будет вот так:
Это одна из самых простых, но в то же время гениальных мыслей книги Bullet Journal. В дневнике часто сложно найти какую-то конкретную запись. Как решить эту проблему? Да, блин, пронумеровать страницы и написать в содержании, на какой странице смотреть. Просто, очевидно, но почему-то зачастую мы до этого не додумываемся.
Теперь разберёмся, что такое коллекция. Коллекция — это… набор страниц с общим заголовком. Не больше и не меньше.
Что это значит на практике? Помимо ежедневных записей, в дневник удобно заносить другие связанные вещи, например:
— обратную связь с 1–1;
— трекер привычек;
— список претензий к своему руководителю;
— очередь книг на «почитать»;
— майндмап скиллов для обучения;
— любые записи, объединённые общей темой.
Вот для всех них подходит понятие «коллекция». Нашёл пустое место в дневнике, написал название страницы, вписал её в содержание — и поехали. Быстро, просто, удобно.
Продолжение: ежедневные записи
Но центр нашего внимания — это всё-таки насущные дела. Ежедневник — самая первая коллекция, идущая в дневнике, и пополняемая чаще остальных.
Для удобства записи я использую слегка модифицированную под себя систему кодирования из Bullet Journal:
Почему для задачи используется именно точка? Потому что она легко превращается в один из следующих значков:
Важный момент в этих записях — найти баланс между лаконичностью и словоблудием. Ваши записи должны быть:
— достаточно короткими, чтоб их было легко и удобно читать;
— достаточно длинными, чтобы, перечитав их через полгода, вы могли понять, что там написано.
Вот так примерно выглядят мои:
Помимо удобства фиксирования и перечитывания, у такой записи ещё одно важное преимущество — она заставляет вас сформулировать, а значит, обдумать свою мысль. Вы снова чуть-чуть замедляетесь, отделяете важное от неважного, записываете в дневник эссенцию окружающего вас мира.
Продвинутые пользователи могут к вышеперечисленному в конце дня добавлять ещё и ритуал ведения именно дневника — записать мысли и ощущения от прошедшего дня. Это не так полезно для работы, но довольно полезно для личного роста.
Завершение — практика ревью
А это самая важная практика, которую пропускать не стоит. Раз в день, неделю, месяц, год вы садитесь и обозреваете, а что же, собственно, написано у вас в дневнике. Вычёркиваете ненужные задачи, переносите нужные, обдумываете записанные мысли и формируете из них новые, смотрите на прошедшие события и думаете, а идёте ли вы туда, куда хотите.
Разумеется, ровно такая же практика есть почти в любом электронном ежедневнике. Но тут нам снова на руку играет аналоговость нашего дневника.
Во-первых, у вас гораздо меньше задач. Напомню: чтобы записать задачу, вам нужно её обдумать и пошевелить рукой — это хороший защитный барьер от неважных задач. Остаются только важные, а их не так уж и много.
Во-вторых, у вас нет опции просто взять и передвинуть таски из одной колонки в другую. А значит, вы ещё раз отсеете несущественные вещи, потому что переносить вам их будет просто лень. А в случае мыслей — вы их сгруппируете и переосмыслите ещё раз.
Ну, а в-третьих, это всё ещё пространство без информационного шума. Вы можете сконцентрироваться на своей жизни и внимательно её обдумать и оценить. Поверьте, таким образом вы сделаете немало интересных открытий о себе и направлении, в котором вы движетесь.
Вывод
Ведение дел при помощи бумаги и ручки — потрясающий и недооценённый инструмент. Некоторые вещи просто не стоит переносить в онлайн.
Порог входа очень низкий. Вам нужно лишь сесть и начать делать.
Возможно, первые дни будет сложновато. У вас ещё не выработалась привычка заглядывать в дневник, в голове — ментальные блоки, которые не позволяют выцепить и сформулировать свои идеи, а тревожность не будет давать уйти в офлайн и остаться наедине с самим собой. Хорошая новость в том, что это быстро проходит, пара недель — и вы заметите, что количество (и качество) записей в дневнике растёт.
Важный момент заключается в том, что не надо насиловать себя и снова пытаться построить систему, которая охватит вообще всё. Стремление сразу создать такую всеобъемлющую систему только вредит вашим результатам — вы забросите ведение дневника через неделю. Начните только с записей в ежедневнике. Со временем поймёте, какие ещё странички вам на самом деле нужны, а какие нет.
Бонус: как выбрать дневник
В общем и целом всё равно, какие именно дневник и ручку вы выберете. Тем не менее поделюсь несколькими соображениями, которые помогут сделать ваш опыт приятнее.
Не берите слишком большой (A4) или слишком маленький (A6) дневник. Первый неудобно носить с собой, а во втором неудобно делать записи. Что-то в районе A5 — оптимальный выбор.
Лучшая разметка — в точку или пустые страницы. В точку удобнее, так как можно рисовать прямые линии, если захочется, плюс — проще писать ровно в строчку.
Твёрдая обложка лучше мягкой, потому что позволяет писать на весу, если нужно.
Берите ту обложку, которая вам нравится. Когда дневник приятно держать в руках, писать в него гораздо легче.
Встроенная закладка — мастхев.
Как вариант, можно вбить в поиск на маркетплейсах bullet journal и посмотреть на дневники по этому запросу. Я сейчас пользуюсь как раз таким от «Бомборы» — вполне доволен (хотя страницы могли бы и пронумеровать за меня!).
