Как мы разгрузили руководителей проектов и освободили время для «профильных» задач08.04.2024 10:45

Руководители IT-проектов (РП) на рынке труда в остром дефиците: по данным hh.ru на 1 вакансию приходится 1,9 резюме. Поэтому часто в компаниях один РП ведет по 5–6 проектов. При такой загрузке успеть все и сохранить качество практически невозможно.

Решить проблему с загрузкой нам помог администратор проектов. Прежде чем ввести эту роль, мы детализировали все задачи РП и выделили «рутину». Её и передали администратору. Как итог у РП появилась возможность вести больше проектов, сохраняя высокий уровень качества. 

В статье Света Кыштымова, администратор проектов в Naumen, рассказала о роли администратора и задачах которые выполняет. 

Администратор проекта в Naumen — человек, который акцентирует внимание на договоренностях. Сейчас я администрирую проекты внедрения. То есть:  

— напоминаю коллегам о сроках;  
— веду протоколы встреч;  
— работаю с договорным отделом и организовываю согласование документов;
— подвожу итоги проектов. 

Ниже рассказала о проблемах, с которыми сталкиваются РП, и как администратор проектов помогает их избежать.

Сжатые сроки реализации проектов из-за долгих согласований договора

Когда компания заключает договор с клиентом, в нем указаны вполне реалистичные сроки. Но иногда внутреннее согласование может затягиваться, и времени на реализацию остается слишком мало. Поэтому я подключаюсь к проекту ещё на этапе переговоров с клиентами:

1. Вычитываю договор на предмет формальных сроков, результатов по ним и вношу в систему управления этапы проекта. Расписываю формальные артефакты, которые должны быть переданы заказчику — например, «ТЗ согласовано». То есть, создаю таймлайн, который РП наполняет задачами. В дальнейшем это помогает мне контролировать этапы проекта. 

Ситуация: в договоре прописано, что через 15 дней мы должны подготовить частное техническое задание. 

Мои действия: Фиксирую сроки в системе, периодически напоминаю о них РП и проверяю готовность документов. Заранее обращаюсь к коллегам из договорного отдела, сообщаю, чтобы документ начинали готовить, и в нужный срок он был готов к отправке.

Так как в проектах формируется большой объём документации, веду реестр документов и сверяюсь с тем что прописано в ТЗ, обрабатываю замечания от клиентов и прошу технического писателя внести правки.

2. Контролирую, чтобы все юридические договорённости были соблюдены, в том числе сроки. За несколько дней до дедлайна сверяюсь, всё ли идёт гладко. Когда возникают сложности, уточняю, могу ли помочь. 

Ситуация:  сотруднику нужно незапланированно взять отгул или больничный.

Мои действия: смотрим с руководителем на таймлайн — успеваем ли в этом случае сделать задачу в срок. Если нет, ищем замену, чтобы исключить риск срыва дедлайна.

3. Бывают ситуации, которые нельзя предусмотреть заранее, и сроки необходимо сдвинуть. 

Моя задача — помочь снизить риск эскалации конфликта. Поэтому после переговоров РП с клиентом, я слежу за реализацией договоренностей. Например, связываюсь с бэк-офисом, приоритезирую документы, которые нужные отправить в первую очередь, и контролирую сроки исполнения. 

Неоднозначные ситуации 

Если со стороны клиента несколько стейкхолдеров, некоторые задачи бывают противоречивы. Например, у нас была ситуация, когда один из стейкхолдеров попросил удалить часть функциональности из проекта, так как она оказалась не нужна. Чуть позже пришёл второй и попросил вернуть фичу — она была полезна.

Чтобы руководитель мог сфокусироваться на теме разговора и лучше погрузиться в контекст, протокол первой встречи вела я. Мы подняли текст и убедились, что с нашей стороны всё реализовано по ТЗ. Затем встретились с аналитиками и уточнили, как можем исправить ситуацию. Оказалось, нужную функциональность легко восстановить, так как мы её не удалили, а скрыли. В итоге клиент остался доволен: мы не только удовлетворили потребность клиента, но и мы смогли отстоять свою позицию, предоставив зафиксированные договоренности. 

Ещё ведение протокола встреч помогает в подготовке отчёта об обследовании и инструкций для пользователей. То есть, снимает часть задач с технического писателя и аналитиков.

Формирование задач при проведении ретроспективы 

При проведении ретроспективы важно формировать повестку, а также фиксировать договоренности, задачи и ответственных за них. Иначе отсутствие даже одной может усложнить работу технической поддержки или привести к повторению ошибок на других проектов.

Часто я присутствую на ретроспективах и фиксирую всё, о чём говорят коллеги: что получилось хорошо, какие были проблемы и как можем их исправить. Это помогает улучшать процессы.

В прошлом году по итогам большого проекта, провели ретро и нашли пробел. У клиента был большой набор функциональности, за которую отвечали разные сотрудники. У внедрения не было списка команд и ролей, поэтому трудно понять — кто и за что отвечает. Решили, что будем прописывать в уставе проекта ответственных со стороны клиента в привязке к их функциональным модулям. Также контролировать их изменения на этапе всего проекта.

«Введение роли администратора проектов помогло нам разгрузить руководителя проекта и освободить его время для решения профильных задач. А также — повысить лояльность клиентов, соблюдать договорённости, прозрачно обсуждать следующие шаги и наладить коммуникации».

Администратор проектов — человек-невидимка в мире ИТ, благодаря которому РП может спать спокойно и не волноваться о том, что он не успеет сделать «всё и сразу». 

Руководитель проекта может облегчить себе жизнь и делегировать администратору рутинные, но важные задачи: фиксацию договоренностей, общение с клиентами, работу с документами и отслеживание сроков. Так РП сможет заниматься только профильными задачами, не смещая фокус на формальности.

© Habrahabr.ru